สมัยทำงานอยู่ฝ่ายวิจัยและวางแผน ธนาคารไทยพาณิชย์ วันแรกที่ผมได้โอกาสใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ IBM AT ซึ่งเป็นเครื่องที่เร็วที่สุดในโลกตอนนั้น ด้วยความอยากรู้ว่าเครื่องนี้ทำอะไรได้บ้าง ผมลองใช้โปรแกรมทุกอย่างที่ติดตั้งไว้ ลองสั่งรันทุกแฟ้มที่มีนามสกุล .exe กับ .com ลองไปลองมาแล้วก็หน้าซีดต้องรีบไปแจ้งหัวหน้าว่า ผมทำเครื่องเจ๊งแล้วครับ ยังดีที่สามารถกู้เครื่องกลับมาได้ พอสร้างแฟ้มคำนวณด้วย Lotus เสร็จ หัวหน้ายังต้องตรวจสอบซ้ำอีกครั้งว่าผมสร้างสูตรคำนวณไว้ถูกต้องไหม
ยุคนั้นเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นของหายาก ทั้งธนาคารมีไม่กี่ฝ่ายที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้และต้องแชร์ให้สลับกันใช้งาน ต่างจากสมัยนี้ที่แทบทุกคนในบริษัทใหญ่ๆมีคอมพิวเตอร์ของตนเอง บริษัทเล็กๆอย่าง SME มักยังแชร์เครื่องให้ใช้งานอยู่เหมือนกัน
ในกรณีที่ต้องใช้เครื่องส่วนรวมที่ต้องใช้ร่วมกัน ต้องระวังว่าอย่าไปซนกับคำสั่งใน Excel Options ที่จะทำให้ Excel ทำงานแตกต่างไปจากเดิม ห้ามไปซนโยกย้ายปรับหน้าตาเมนู เวลาปิดเครื่องต้องสั่งปิดโปรแกรมก่อนปิดไฟที่เครื่อง
ไม่ว่าจะใช้เครื่องส่วนตัวหรือส่วนรวมก็ตาม เวลาเดินออกไปจากโต๊ะ ห้ามเปิดแฟ้มทิ้งไว้ให้เห็นบนหน้าจอเด็ดขาด ข้อมูลของบริษัทไม่ว่าเป็นเรื่องอะไรต้องถือว่าเป็นความลับ
นอกจากการจัดเก็บแฟ้มไว้ในตัวเครื่องหรือแฟลชไดรฟ์แล้ว ควรพิมพ์ลงกระดาษไว้ด้วย เพราะ Excel ไม่ใช่โปรแกรมที่จะย้อนดูได้ว่าตัวเลขก่อนแก้ไขเป็นยังไง ก่อนจะแก้ไขหรือเพิ่มรายการใหม่ ควรจัดเก็บแฟ้มรุ่นเก่าไว้เป็นหลักฐาน แนะนำให้ตั้งชื่อแฟ้มตามด้วยหมายเลข 01 02 03 หรือ a b c ไปตามรุ่นที่แก้ไข
ถ้าจะตั้งชื่อโฟลเดอร์หรือชื่อแฟ้มตามวันเวลา ให้ตั้งชื่อโดยใช้เลขปีเลขเดือนเลขวัน เช่น 20220203_Satatement01 ซึ่งจะช่วยให้ชื่อแฟ้มเรียงลำดับให้เห็นก่อนหลังได้ทันที ห้ามตั้งชื่อแฟ้มโดยใช้วันเดือนปี
เวลากรอกข้อมูลลงไปในเซลล์ ตัวเลขต้องเป็นตัวเลขที่ Excel รับรู้ว่าเป็นตัวเลข โดยจะแสดงให้เห็นทันทีที่ Enter ว่าตัวเลขนั้นจะชิดข้างขวาของเซลล์ให้เห็น ถ้าไม่จำเป็นแล้วอย่าไปจัดรูปแบบให้ชิดข้างไหน จะได้มองเห็นด้วยสายตาได้ทันทีว่านั่นเป็นตัวเลขที่ Excel จะนำไปคำนวณต่อได้
เรื่องความสวยความงามของหน้าตารายงาน ขอให้เป็นขั้นตอนหลังสุดเมื่อใช้สูตรตรวจสอบแล้วว่าได้ผลลัพธ์ถูกต้อง อย่ารีบไปจัดรูปแบบให้แสดงทศนิยม 2 หลัก เพราะรูปแบบ Format นี่แหละที่จะซ่อนค่าที่แท้จริงทำให้มองด้วยตาไม่ออกว่าตัวเลขจริงๆมีค่าเป็นเท่าไร
สูตรที่ต้องใช้ให้เป็นถัดจากการหายอดรวมยอดนับก็คือสูตร Round เพื่อปัดเศษทศนิยมให้เหลือเท่าที่ต้องการ เมื่อปัดค่าด้วยสูตรเสร็จแล้วจากนั้นจึงตามด้วยการใช้ Format
ถ้าการคำนวณมีหลายขั้นตอน อย่าสร้างสูตรรวบลัดไว้ในเซลล์เดียว แต่ให้ใช้เซลล์แยกคำนวณทีละขั้นซึ่งจะช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายว่าคำนวณถูกต้องหรือไม่ และสามารถแก้ไขใหม่ได้ง่ายกว่าแก้สูตรยาวๆ
พึงคิดไว้เสมอว่าการใช้ Excel ไม่ได้ขึ้นกับแค่ตัวโปรแกรม Excel แต่ยังขึ้นกับความรอบคอบของคนใช้ Excel ด้วยว่าจะพาตัวคุณให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงานไปจนถึงสุดขอบฟ้าได้หรือไม่
