สมมติว่าคุณเก็บข้อมูลไว้จนเต็มชีท ถ้าเก็บข้อมูลไว้จนถึง row สุดท้ายในชีทแล้ว ช่วยคิดกันหน่อยว่า ข้อมูลรายการถัดไปนั้น จะนำไปเก็บไว้ที่ไหน จะ Insert ชีทใหม่ หรือจะเปิดแฟ้มใหม่เพื่อบันทึกรายการต่อไป
ถ้าคุณตอบว่า ต้องขึ้นชีทใหม่เพื่อบันทึกรายการถัดไป
ขอถามกลับว่า แล้วชีทใหม่นั้นยังคงอยู่ในแฟ้มเดิมใช่ไหม ถ้าทำแบบนี้ย่อมทำให้แฟ้มของคุณมีขนาดแฟ้มใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ แล้วคุณเคยจำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่อุตส่าห์เก็บไว้นั้นทุกรายการพร้อมกันบ้างไหม
ผมเชื่อว่าน้อยคนนักที่มีโอกาสใช้ข้อมูลพร้อมกันทุกรายการ ทั้ง 65,536 row ในชีทของ Excel 2003 หรือทุก row ในชีทที่มีจำนวน row มากกว่านั้นใน Excel 2007 แสดงว่าข้อมูลที่เก็บไว้กลายเป็นภาระที่ต้องแบกเอาไว้เรื่อยไป พอแฟ้มใหญ่ขึ้นจะส่งผลให้ Excel ทำงานช้าลง แล้วพอเครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานช้าลงจนเป็นเต่า คุณต้องวิ่งไปหาหัวหน้าเพื่อของบซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่หรือเปล่าล่ะ ถ้าเป็นเช่นนี้ ผมรับรองว่าคุณต้องหาซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่อยู่บ่อยๆทีเดียว ซึ่งถ้าคุณใช้ Excel เป็น ขอให้ยึดหลักในการแยกชีทหรือแยกแฟ้มดังต่อไปนี้แล้วรับรองว่า คุณจะสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณต่อไปได้อีกนาน ไม่ว่าปริมาณข้อมูลจากมากขึ้นเพียงใด
|
ข้อมูลใดที่ต้องคำนวณพร้อมกัน ให้เก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันโดยจะแยกชีทแต่ละตารางหรือไม่ก็ได้ ส่วนข้อมูลใดที่ไม่ต้องคำนวณพร้อมกันหรือเลือกคำนวณได้ ให้แยกเก็บไว้ในแฟ้มอื่น แล้วสร้างสูตร Link เพื่อนำข้อมูลมาใช้เมื่อต้องการ |
ยกตัวอย่างเช่น ในงบกำไรขาดทุนอาจแบ่งตารางค่าใช้จ่ายออกมาเป็นค่าใช้จ่ายคงที่กับค่าใช้จ่ายผันแปร ซึ่งหากคุณนำตารางคำนวณค่าใช้จ่ายคงที่มารวมไว้ในแฟ้มเดียวกับตารางค่าใช้จ่ายผันแปร ย่อมทำให้แฟ้มนั้นมีขนาดใหญ่และต้องเสียเวลาคำนวณที่ไม่จำเป็นทุกครั้งทำให้คำนวณช้าลง แต่ถ้าแยกตารางคำนวณค่าใช้จ่ายคงที่ออกไปเป็นแฟ้มต่างหาก เพื่อทำให้แฟ้มนี้คำนวณแยกจากสูตรอื่น แล้วพอได้ผลลัพธ์เป็นยอดค่าใช้จ่ายคงที่แล้วจึง Link ผลลัพธ์ที่ได้มาแสดงในแฟ้มงบกำไรขาดทุน โดยอาจรวมตารางคำนวณค่าใช้จ่ายผันแปรไว้ในแฟ้มงบหรือแยกเป็นแฟ้มต่างหาก แล้วดึงผลลัพธ์มาแสดงในงบเช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายคงที่ก็ได้
การแยกแฟ้มเพื่อให้คำนวณแต่ละเรื่องแยกจากกันนี้ จะทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลงอย่างมาก แต่เราต้องเสียเวลาเปิดแต่ละแฟ้มเพื่อไล่คำนวณแต่ละขั้นให้เสร็จก่อน ซึ่งถ้าใช้ Macro Recorder บันทึกการไล่เปิดปิดแฟ้มตามลำดับคำนวณ จะช่วยทำให้ขั้นตอนนี้ทำงานต่อเนื่องกันไปโดยอัตโนมัติและใช้เวลาทั้งหมดเร็วกว่าการรวมตารางทุกอย่างไว้ในแฟ้มเดียวกัน
สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้สูตร link ข้ามแฟ้มมาก่อน อาจสงสัยว่าทำไมจึงต้องไล่เปิดแฟ้มที่ link กันทีละคู่ด้วย ทั้งๆที่ตอนที่เปิดแค่แฟ้มปลายทางขึ้นมาก็จะพบว่า Excel จัดการ Update link ให้ทันทีอยู่แล้ว คำตอบก็คือการเปิดแฟ้มปลายทางที่รับค่าจากแฟ้มอื่นขึ้นมานั้น ไม่ได้ทำให้เกิดการคำนวณในแฟ้มต้นทาง แต่เป็นการดึงผลจากการคำนวณที่เกิดขึ้นคราวก่อนนั้นมาใช้ในแฟ้มปลายทางเท่านั้น หากต้องการให้แฟ้มใดคำนวณ เราต้องเปิดแฟ้มคู่ที่ link กันนั้นขึ้นมาก่อนเสมอจึงจะกระตุ้นให้การคำนวณเกิดขึ้นมาได้
