ธรรมชาติของสูตร

ถ้าเข้าใจธรรมชาติต่อไปนี้ของสูตร จะทำให้เราใช้สูตร Excel ได้ง่ายโดยไม่ต้องท่องจำและลดข้อผิดพลาดเมื่อนำสูตรมาใช้

1. ชื่อสูตรเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวใหญ่ เช่น IF, MAX, MIN ดังนั้นเวลาพิมพ์สูตรให้พิมพ์ตัวเล็ก พอกดปุ่ม Enter แล้วจะพบว่า ถ้าเราสะกดชื่อสูตรถูกต้อง Excel จะเปลี่ยนตัวอักษรจากตัวเล็กไปเป็นตัวใหญ่ทั้งหมดให้ทันที
2. เราสามารถพิมพ์สูตรโดยถ้าในสูตรมีเครื่องหมายวงเล็บเปิดเพียงวงเล็บเดียว พอกดปุ่ม Enter จะพบว่า Excel พิมพ์เครื่องหมายวงเล็บปิดให้เอง แต่ถ้ามีวงเล็บเปิดหลายตัว เราต้องใส่เครื่องหมายปิดวงเล็บให้ครบทุกคู่ เพราะถ้ากดปุ่ม Enter ลงไป Excel จะพยายามคิดใส่เครื่องหมายวงเล็บปิดให้ครบแต่อาจใส่วงเล็บปิดผิดคู่ให้ก็ได้
3. วงเล็บในสูตรต้องใส่ให้ครบคู่และถูกตำแหน่ง มีวงเล็บเกินดีกว่าขาดวงเล็บ
4. ถ้าไม่ใส่วงเล็บ Excel จะไล่คำนวณตามลำดับดังนี้ ยกกำลังก่อนแล้วตามด้วยคูณหรือหารแล้วตามด้วยบวกหรือลบ (คูณหาร หรือบวกลบ มีศักดิ์ศรีเท่ากัน จะไล่คำนวณจากซ้ายไปขวาแล้วแต่ว่าเครื่องหมายใดมีก่อน) ดูตัวอย่างท้ายข้อ 7
5. โครงสร้างสูตร Excel ถูกสร้างขึ้นมาเลียนแบบลำดับความคิดของมนุษย์ ดังนั้นถ้าเราเข้าใจตัวเองว่าเรามองเราคิดทีละขั้นอย่างไร เราก็จะสร้างสูตรได้ง่ายโดยไม่ต้องท่อง เช่น เวลาเราคิดเรื่องเงื่อนไขว่า ถ้าทำดี ต้องได้ดี แต่ถ้าไม่ทำดี ต้องได้เรื่องอื่นๆ ตัวสูตร IF ของ Excel ก็จะมีลำดับในโครงสร้างสูตรตามแบบที่เราคิดออกมาเป็น =IF(ทำดีใช่ไหม, ได้ดี, ได้อื่นๆ) ขอให้อ่านรายละเอียดประเด็นนี้จากบทความเรื่อง เมื่อสูตร Excel มีชีวิตจิตใจ หรือจากลิงค์ www.excelexperttraining.com/blogs/archives/z300-ExcelCore000706.php
6. ในโครงสร้างสูตร ถ้ามีการอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ตามแนวนอนและแนวตั้ง จะต้องใส่ตำแหน่งอ้างอิงตามแนวนอนไว้ก่อนแนวตั้งเสมอ ดูได้จากสูตร Index หรือสูตร Offset (ดังนั้นเราควรสร้างสูตรคำนวณบวกลบคูณหารอื่นๆให้ใช้ตำแหน่งอ้างอิงตามแนวนอนก่อนแนวตั้งด้วยเช่นกัน เพื่อเป็นแบบแผนช่วยให้เข้าใจที่ไปที่มาและแกะสูตรได้ง่าย)
7. ถ้าในโครงสร้างสูตรประเภทฐานข้อมูล มีตัวแปร (Option) ที่อาจใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เช่นสูตร VLookup หรือสูตร Match ขอให้ยึดหลักว่า
   • ถ้าไม่ใส่ Option หรือละไว้ หรือใส่ตัวเลข 1 นั้น สูตรนี้จะใช้กับตารางข้อมูล ที่เรียงค่าจากน้อยไปมาก (จำไว้ว่าเรียงตามธรรมชาติต้องเรียงจากน้อยไปมากเสมอ)
   • ถ้าใส่ Option เป็น False หรือใส่ตัวเลข 0 สูตรนี้จะใช้กับตารางข้อมูลที่ไม่เรียงลำดับ (จำไว้ว่า 0 แปลว่าไม่ หมายถึงไม่ต้องเรียงลำดับ)
   • ถ้าใส่ Option เป็นตัวเลข -1 นั้น สูตรนี้จะใช้กับตารางข้อมูล ที่เรียงค่าจากมากไปน้อย (จำไว้ว่าเรียงผิดธรรมชาติต้องเรียงจากมากไปน้อย)

ตัวอย่างลำดับการคำนวณตามเครื่องหมายบวกลบคูณหาร

ถ้าสร้างสูตร =1+2-3*4/5^6 ลงไปในเซลล์ Excel จะคำนวณตามหลักการดังนี้

1. คำนวณเครื่องหมายยกกำลัง ^ ก่อน นั่นคือจะคำนวณ 5^6
2. ตามด้วยการคำนวณคูณหรือหาร แล้วแต่ว่าเครื่องหมายใดมาก่อนจากซ้ายไปขวา นั่นคือจะคำนวณ 3*4 แล้วจึงนำผลคูณที่ได้ไปหารด้วยคำตอบที่ได้จาก 5^6
3. ตามด้วยการคำนวณบวกหรือลบ แล้วแต่ว่าเครื่องหมายใดมาก่อนจากซ้ายไปขวา นั่นคือจะคำนวณ 1+2 แล้วจึงนำผลบวกที่ได้ไปลบกับผลลัพธ์ที่ได้จาก 3*4/5^6