- หากต้องการทำการแก้ไขใดๆในแฟ้มที่ link กัน ต้องเปิดแฟ้มที่ link กันทุกแฟ้มขึ้นมาทั้งแฟ้มต้นทางและแฟ้มปลายทางก่อนที่จะเริ่มทำการแก้ไขเสมอ เพื่อทำให้การแก้ไขที่เกิดขึ้น เช่น การย้ายตำแหน่งเซลล์ การเปลี่ยนชื่อชีทหรือแม้แต่ชื่อแฟ้ม ส่งผลให้ Excel ไล่แก้ตำแหน่งอ้างอิงในสูตร link ข้ามแฟ้มให้เอง (Excel รุ่นก่อน 2013 สามารถจำว่าต้องเปิดแฟ้มใดบ้างพร้อมกันโดยใช้การเปิดแฟ้ม Workspace ช่วย)
- หากต้องการ Save as เพื่อเปลี่ยนชื่อแฟ้มหรือย้ายโฟลเดอร์ที่เก็บ ให้ทำการ Save แฟ้มต้นทางก่อนแล้วจึง Save แฟ้มปลายทางตามทีหลัง โดยการ Save ที่ว่านี้ให้ใช้โปรแกรม Excel เปิดแฟ้มแล้ว Save จากโปรแกรม Excel เท่านั้น เพื่อทำให้ Excel ปรับตำแหน่งอ้างอิงในสูตรตามตำแหน่งของโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มที่เปลี่ยนไป (ต่างจากการใช้ Windows Explorer ในการย้ายโฟลเดอร์หรือเปลี่ยนชื่อแฟ้ม ซึ่งจะไม่ช่วยให้สูตรมีการแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงตามแม้แต่น้อย)
- หากต้องการแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงเนื่องจาก Excel เตือนว่าค้นหา link ไม่พบ อาจเป็นเพราะคุณพลั้งเผลอไม่ได้ปฏิบัติตามข้อควรระวัง 2 ข้อข้างต้น ก็ยังสามารถแก้ไขให้ link ทำงานตามเดิมได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ โดย Excel จะไล่แก้ไขชื่อแฟ้มต้นทางในเซลล์สูตร link ทุกเซลล์ให้เองไม่ว่าอยู่ในชีทใด
- ให้เปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาก่อนโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง (แฟ้มปลายทางนี้ก็คือแฟ้มที่เปิดขึ้นมาแล้วพบว่า Excel มีคำเตือนว่าหา link ไม่พบ) จากนั้น
- ตรวจสอบว่าไม่มีชีทใดถูกสั่ง Protect Sheet เอาไว้ (เพราะถ้าชีทใดถูก Protect จะไม่สามารถแก้ไขสูตร link ที่มีอยู่ในชีทนั้นได้เลย แม้จะสั่งผ่าน Excel ก็ตาม)
- จากนั้นให้ใช้คำสั่ง Data > Edit Links
- คลิกเลือกชื่อแฟ้มต้นทางที่แสดงในช่องรายชื่อ Source
- กดปุ่ม Change Source แล้วคลิกไล่หาแฟ้มต้นทางที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องการ
- เคล็ดอื่นๆซึ่งสามารถนำมาใช้ร่วมกับคำสั่ง Edit Links จากรูปข้างต้น
- ปุ่ม Update Values ทำหน้าที่ update ข้อมูลจากแฟ้มต้นทางที่เลือกชื่อไว้จากช่อง Source ช่วยทำให้สามารถเปิดแฟ้มขึ้นมาโดยไม่ต้อง update ในตอนเปิดแฟ้มก็ได้ (เพราะหากสั่ง update ตอนเปิดแฟ้ม จะทำให้ Excel เสียเวลาอย่างมากในการไล่ update แฟ้มต้นทางที่มีทุกแฟ้ม) แล้วต่อเมื่อต้องการดึงข้อมูลใหม่จากแฟ้มต้นทางเมื่อใด จึงค่อยคลิกปุ่ม Update Values นี้ทีละแฟ้มที่ต้องการ
- ปุ่ม Open Source ทำหน้าที่เปิดแฟ้มต้นทาง ตามชื่อแฟ้มที่เลือกไว้จากช่อง Source
- ปุ่ม Break Link ทำหน้าที่ทำลายสูตรทั้งหมดในเซลล์ทุกเซลล์ที่มีสูตร link ข้ามแฟ้มให้กลายเป็นค่า value หรือผลลัพธ์ ซึ่งไม่แนะนำให้ใช้วิธีนี้เพราะ Excel จะทำลายสูตร link ในแฟ้มนั้นทั้งหมดโดยเราไม่มีทางทราบได้เลยว่าเป็นเซลล์ใดบ้างและยังไม่สามารถ Undo ดังนั้นหากต้องการทำลายสูตร link ในเซลล์ใด ให้ค้นหาตำแหน่งเซลล์ที่มีสูตร link โดยใช้ชื่อแฟ้มที่แสดงในช่อง Source สำหรับค้นหาตำแหน่งเซลล์นั้น เพื่อ Copy แล้ว Paste Special แบบ Value ทับเฉพาะเซลล์นั้นๆจะเหมาะกว่า
วิธีใช้ Excel รุ่นก่อน 2013 ไล่เปิดแฟ้มทั้งหมดที่ต้องการให้เอง
- ให้เปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ต้องการเปิดขึ้นมาพร้อมกันไว้ก่อน
- สั่ง View > Save Workspace (Excel 2003 สั่ง File > Save Workspace) แล้วให้ตั้งชื่อแฟ้มใหม่ที่จะมีนามสกุล .xlw และมีขนาดแฟ้มเล็กมาก
- จากนั้นเมื่อต้องการเปิดแฟ้มทั้งหมด ให้เปิดแฟ้ม .xlw นี้แฟ้มเดียว จะพบว่า Excel ไล่เปิดแฟ้มทั้งหมดให้เองทันที โดยแฟ้ม .xlw นั้นจะไม่แสดงขึ้นบนจอตามแฟ้มอื่นๆที่เปิดขึ้น
