ในหน้ารายงานของทุกคน ต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับวันเดือนปีของรายงานนั้นกำกับอยู่ด้วยเสมอ ขอให้เปิดแฟ้มของคุณขึ้นมาดูซิว่าในเซลล์ที่มีข้อมูลแสดงวันเดือนปี ถ้าไม่ได้กำหนดรูปแบบให้ชิดซ้ายหรือชิดขวา ข้อมูลวันเดือนปีของคุณชิดซ้ายของเซลล์ตามรูปข้างบนนี้เหมือนใน Column B หรือชิดขวาของเซลล์เหมือนใน Column C
Column B เป็นชื่อเดือนที่ชิดซ้ายของเซลล์ ไม่ว่าคุณจะบันทึกไว้เป็นเพียงเลขที่วัน หรือเฉพาะเลขที่เดือน หรือชื่อเดือนเท่านั้นตามแบบที่เห็นในภาพนี้ ถ้ามันชิดซ้ายเองโดยคุณไม่ได้กำหนดให้มันชิดซ้าย แสดงว่าข้อมูลนั้นมีค่าเป็น Text ซึ่งไม่มีประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้คำนวณต่อแม้แต่น้อย อย่างเช่นเซลล์ B2 ที่มีคำว่า Jan ไม่ได้ให้รายละเอียดว่าเป็นวันที่ใดของเดือนมกราคมหรือเป็นเดือนมกราคมของปีใด คำว่า Jan ที่ชิดซ้ายให้ความหมายแต่เพียงบอกว่าเป็นเดือนมกราคมเท่านั้น ซึ่งหลายคนแก้ปัญหาโดยการเพิ่มเซลล์บันทึกเลขปีลงไปอีก
Column C เป็นการบันทึกแบบที่ถูกต้อง สังเกตว่าชื่อเดือนชิดขวาของเซลล์ และแม้ในเซลล์ C2 แสดงคำว่า Jan ก็ตาม แต่เมื่อมองที่ช่อง Formula Bar ด้านบน จะพบว่ามีค่าที่แท้จริงเป็น 15/1/2010 ซึ่งหากต้องการให้แสดงชื่อเดือนตั้งแต่เซลล์ C3 ต่อๆกันไป ให้สร้างสูตร =C2+30 ลงไปในเซลล์ C3 แล้ว Copy สูตรนี้ต่อลงไปในแนวตั้ง จากนั้นให้กำหนด Format Cells ใน Column C เป็น [$-409]mmm จะทำให้ค่า 15/1/2010, 14/2/2010, 16/3/2010 แสดงเฉพาะชื่อเดือน Jan, Feb, Mar ที่ชิดขวาของเซลล์
สาเหตุที่ใช้ค่าแรกในเซลล์ C2 เป็นวันที่ 15 นั้นเพื่อช่วยให้เราสามารถบวกเพิ่มต่อไปเซลล์ละ 30 วัน เพื่อทำให้ได้เดือนต่อไปเพิ่มทีละเดือนได้ง่ายกว่าที่จะเริ่มเซลล์แรกเป็นวันที่สิ้นเดือน ซึ่งต้องบวกเพิ่มด้วยจำนวน 31 วัน 30 วัน 28-29 วันแตกต่างกันไปในแต่ละเดือน
