คนที่ใช้ Excel แบบผิดๆ มักจัดเก็บข้อมูลกระจายกันไว้หลายๆที่เพื่อหวังว่าจะได้มีข้อมูลไว้ใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องค้นหาข้อมูล ทำให้ในแฟ้มหนึ่งๆมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้ซ้ำซ้อนกันเต็มไปหมด อาจมีชีทหลายชีทหรือแฟ้มหลายแฟ้มที่มีข้อมูลจัดเก็บไว้ซ้ำกัน พอถึงคราวต้องย้อนกลับมาแก้ไขข้อมูล ก็จำเป็นต้องไล่เปิดแฟ้มแก้ไขข้อมูลที่บันทึกไว้ให้ครบทุกที่ ถ้าพลั้งเผลอไม่ได้แก้ไขให้ครบ ย่อมทำให้มีข้อมูลทั้งผิดและถูกคละกันไป
วิธีการที่ถูกต้อง เมื่อนำเซลล์ข้อมูลที่เก็บไว้มาวางติดกันในโครงสร้างของตาราง จะช่วยทำให้ใช้ Excel ค้นหาข้อมูลได้สะดวกขึ้นมาก ต่อเมื่อต้องการนำข้อมูลไปใช้ก็สามารถใช้คำสั่งบนเมนูหรือใช้สูตรดึงค่าในรายการที่ต้องการไปใช้ต่ออีกทีหนึ่ง หากต้องการแก้ไขข้อมูลก็สามารถทำได้ง่ายเพียงย้อนกลับมาแก้ไขที่ตารางเดิมตารางเดียว
ตารางที่จัดเก็บข้อมูลไว้ต้องมีโครงสร้างตามแบบฐานข้อมูลที่ดี กล่าวคือ
- หัวตาราง (Field Name) ซึ่งเป็นบรรทัดบนสุดของตาราง ต้องใช้ row เดียวเท่านั้น หากต้องการบันทึกหลายบรรทัด ให้ใช้วิธีกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อพิมพ์ข้อความในบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน
- ต้องมี column ใด column หนึ่งซึ่งบันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกันไปตลอดทุกเซลล์ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือเลขรหัส เพื่อใช้กำกับแต่ละรายการว่าเป็นรายการอะไรและไม่ซ้ำกับรายการอื่น
ห้ามนำตารางฐานข้อมูลไปติดกับข้อมูลอื่นในเซลล์อื่นรอบข้าง ให้เว้นระยะไว้อย่างน้อย 1 เซลล์รอบข้าง เพื่อทำให้ Excel สามารถรู้ขอบเขตของตารางจากพื้นที่ข้อมูลที่ติดต่อกันไปได้เอง โดยเฉพาะชื่อตารางที่พิมพ์ไว้ด้านบนเหนือหัวตาราง ควรเว้นระยะห่างจากหัวตารางไว้ 1 row เช่นกัน
