ชีวิตคนทำงานหนีไม่พ้นต้องย้ายงาน เปลี่ยนงาน เข้างานวันแรกก็ถูกลองของกันทุกคน ได้รับแฟ้มที่คนอื่นสร้างไว้ พอเปิดขึ้นมาก็งงเป็นไก่ตาแตก ไม่รู้ว่าจะใช้แฟ้มนั้นยังไงดี ถ้าโชคดีอาจถามวิธีใช้งานจากเจ้าของแฟ้ม แต่ส่วนใหญ่มักพบว่าเจ้าของแฟ้มเขาลาออกหรือย้ายงานไปแล้ว
😎 ทางที่ดีที่สุดคือ อย่าไปถามคนอื่นเลยครับ เสียหน้าเปล่าๆ ต้องหาทางช่วยเหลือตัวเองให้ได้ เพื่อนๆและหัวหน้าคนใหม่จะได้ทึ่งไง
วิธีแก้ปัญหาเรื่องนี้แหละเป็นบทเรียนต้นๆในหลักสูตรเรื่องรีบรู้เพื่อพร้อมใช้ Excel ทำงานแบบ Fast and Easy และในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ถือเป็นหัวข้อที่ขาดไม่ได้ ... มาหาทางเอาตัวรอดกันครับ
จากภาพนี้เป็นตัวอย่างแฟ้มที่ไมโครซอฟท์ทำแจกไว้ให้ทุกคนที่ใช้ Excel สามารถ download นำมาเป็นต้นแบบให้เรียนรู้ได้เอง พอคลิกที่เมนู File ก็จะเห็นรายชื่อแฟ้มตัวอย่างแสดงให้เห็นทันที ซึ่งอย่าไปนึกว่าเป็นตัวอย่างที่ดีเสมอไป
✋ อย่างสูตรที่เห็นนี้ใช้ "" เพื่อทำให้เห็นเป็นเซลล์ว่าง ซึ่งมักทำกันง่ายๆแบบนี้แหละ แต่ถ้านำค่าจากเซลล์ที่เห็นว่าว่างนั้นไปบวกลบต่ออีกก็จะ error ทันที เพราะ "" ถือว่ามีสถานะเป็นตัวอักษรซึ่งนำไปคำนวณต่อไม่ได้
=IF([@[Payment Number]]<>"",ScheduledPayment,"")
👍 ทางที่ดีกว่า ให้เปลี่ยน "" เป็นเลข 0 จากนั้นให้ใช้ Custom Format 0.00;-0.00; แบบนี้เพื่อซ่อนเลข 0 ไม่ให้แสดงออกมาให้เห็น
ไมโครซอฟท์ทำตัวอย่างแบบง่ายๆที่เข้าใจได้ไม่ยากเอาไว้ ถ้าใส่ Format เอาไว้หลายคนที่ไม่เข้าใจก็จะงง ... ขอแก้ตัวแทนไมโครซอฟท์สักหน่อยครับ
ย้อนกลับมาเข้าประเด็นกันต่อ ...
ภาพตารางที่เห็นนี้ ผู้สร้างแฟ้มเขาไม่ได้ใช้สีเพื่อบอกว่าเซลล์ใดบ้างที่เป็นตัวเลขหรือเป็นเซลล์สูตร จะทำยังไงดีที่จะรู้ว่าพอเห็นตารางนี้แล้วต้องไปที่เซลล์ไหนเพื่อกรอกตัวเลขใหม่ลงไป
👉 ให้เลือกเซลล์ตรงไหนก็ได้แล้วกดปุ่ม F5 > Special แล้วกาช่อง Constants
ถ้าอยากรู้ว่าเซลล์ใดบ้างที่เป็นตัวเลขที่ใส่ไว้ ให้กาช่อง Numbers
ถ้าอยากรู้ว่าเซลล์ใดบ้างที่เป็นตัวอักษรที่ใส่ไว้ ให้กาช่อง Text
👉 ถ้าอยากรู้ว่าเซลล์ใดบ้างที่เป็นเซลล์สูตร ให้กดปุ่ม F5 > Special แล้วกาช่อง Formulas แล้วเลือกต่อเองว่าอยากหาว่าเซลล์สูตรที่คืนค่าเป็นตัวเลขหรือคืนค่าเป็นตัวอักษร ก็เลือกกาช่อง Numbers หรือ Text ต่อ
👉 ถ้าอยากรู้ว่าตรงไหนที่เป็นเซลล์ว่างจริงๆบ้าง (โดยว่างจริงๆที่ว่านี้หมายถึงไม่มีอะไรสักอย่างในเซลล์ ต่างจาก "" ซึ่งแม้จะมองไม่เห็นก็ไม่ได้ถือว่าว่างจริง) ให้เลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม F5 > Special แล้วกาช่อง Blanks เพื่อสั่งให้ Excel ค้นหาเฉพาะในพื้นที่นั้นๆ
พอกดปุ่ม OK ก็จะพบว่า Excel กระโดดไปเลือกพื้นที่เซลล์ประเภทที่ต้องการให้ทันที แล้วให้เทสีลงไปจะได้แยกแยะว่าอะไรอยู่ตรงไหน
แค่นี้แหละครับ ทำงานต่อไปได้แล้ว เพื่อนๆที่ทำงานจะมองเราว่า เก่งนะ
🤩 อ้ออีกอย่างหนึ่ง วิธีจำกันลืม
ให้จำไว้ว่า F5 นี้มาจาก "เอฟห้า หรือ เอฟหา เอาไว้ใช้หาไงครับ"
