เคล็ดการจัดการกับระบบ link ข้ามแฟ้ม

Online Tips Tricks Traps Hits: 6578

ใน Excel 2003 ระบบการ link ไม่ค่อยยุ่งยากเท่าใดนัก พอคุณเปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาแฟ้มเดียว จะพบว่า Excel เปิดหน้าจอขึ้นมาถามว่าต้องการ Update Links ไหม

ถ้าเลือก Update จะพบว่าไฟแสดงการทำงานของ Hard disk กระพริบอยู่พักหนึ่ง แสดงว่า Excel กำลังแอบไปเปิดแฟ้มต้นทางขึ้นมาเพื่อดึงข้อมูลในแฟ้มต้นทางไปเก็บไว้ที่ cache ในแฟ้มปลายทาง พอเก็บข้อมูลเสร็จแล้ว Excel ก็จะปิดแฟ้มต้นทางโดยที่เราไม่มีส่วนรู้เห็นในการไปเปิดปิดแฟ้มต้นทางแม้แต่น้อย จากนั้นแฟ้มปลายทางก็จะมีข้อมูลใหม่ตามข้อมูลในแฟ้มต้นทาง
ถ้าเลือก Don’t Update จะพบว่าแฟ้มปลายทางเปิดขึ้นมาให้ใช้งานได้ทันที เพียงแต่ว่าข้อมูลในแฟ้มปลายทางยังคงเป็นข้อมูลเก่า ไม่ได้ข้อมูลใหม่ตามแฟ้มต้นทาง จากนั้นหากคุณต้องการ update หลังจากที่เปิดแฟ้มมาแล้ว ให้สั่ง Edit > Links > คลิกชื่อแฟ้มต้นทาง > กดปุ่ม Update Values

นอกจากนั้นยังสามารถสั่งให้ Excel 2003 เลิกถามว่าต้องการ Update Links อย่างถาวรเลยก็ได้ โดยใช้คำสั่ง Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Ask to update automatic links ซึ่งจะส่งผลให้ Excel 2003 เลิกถามการ update และจะจัดการ update ให้เองทันทีเมื่อคุณเปิดแฟ้มปลายทางใดๆขึ้นมา

ถ้าพบว่าแฟ้มปลายทางเก็บ cache ซึ่งเป็นข้อมูลจากแฟ้มต้นทางไว้จนแฟ้มปลายทางมีขนาดใหญ่มาก ก็สามารถตัด cache ทิ้งได้โดยเปิดแฟ้มปลายทางที่ต้องการตัด cache ขึ้นมาก่อนแล้วสั่ง Tools > Options > Calculation > ตัดกาช่อง Save external links values ทิ้งไป ซึ่งจะพบว่าแฟ้มปลายทางมีขนาดแฟ้มลดลงอย่างมาก แต่เมื่อต้องการใช้งานก็จำเป็นต้องเปิดทุกแฟ้มที่ link กันขึ้นมาพร้อมกันให้ครบก่อน หรือถ้าอยากเปิดแฟ้มปลายทางเพียงแฟ้มเดียว ต้องสั่ง Update Links เสมอเพื่อทำให้เกิด cache ชั่วคราวขึ้นมาใช้งาน

ส่วนระบบการ link ใน Excel 2010 แม้จะมีคำสั่งและลักษณะบนจอที่ต่างจากเดิมไปบ้าง แต่ก็ทำหน้าที่ไม่ได้แตกต่างจาก Excel 2003 เท่าใดนักกล่าวคือ

เมื่อเปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาแฟ้มเดียวโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง จะมี Security Warning Tab เปิดขึ้นเหนือขอบพื้นที่ตารางเพื่อบอกว่า Excel ไม่ได้ update link จนกว่าจะกดปุ่ม Enable Content
หาก Security Warning Tab ถูกปิดหายไป คุณสามารถสั่ง update link ได้เองจากคำสั่ง Data > Edit Links แล้วคลิกชื่อแฟ้มต้นทางในช่อง Source แล้วกดปุ่ม Update Values
ใน Edit Links ตามรูปข้างต้น หากต้องการปรับระบบการเตือน update ของแฟ้มปลายทางที่กำลังเปิดอยู่ ให้กดปุ่ม Startup Prompt ด้านล่างสุด จะสามารถกำหนดให้เมื่อเปิดแฟ้มนั้นมีการเตือน update link และ/หรือ ให้ update link ทันทีที่เปิดแฟ้มด้วยได้ตามต้องการ (ไม่ควรเลือกช่อง Don’t display the alert and don’t update automatic links เพราะในขณะเปิดแฟ้ม คุณจะไม่มีทางทราบเลยว่าข้อมูลในแฟ้มที่เปิดนั้นเป็นข้อมูลที่ update แล้วหรือยัง)

แทนที่จะปรับระบบการเตือน update link ให้กับแต่ละแฟ้ม คุณสามารถปรับระบบของ Excel ให้เลิกเตือนการ update link ในขณะเปิดแฟ้มปลายทางทุกแฟ้ม เพื่อให้มีการ update link เองทันทีที่เปิดแฟ้ม โดยสั่ง File > Options > Advanced > General > ตัดกาช่อง Ask to update automatic links ซึ่งคำสั่งนี้จะมีผลต่อเนื่องไปตลอดไม่ว่าจะปิดเปิดตัวโปรแกรม Excel มาใช้ใหม่ก็ตาม
หากแฟ้มปลายทางมีขนาดใหญ่มาก คุณสามารถตัด cache ที่เก็บไว้ในแฟ้มปลายทางทิ้งได้เพื่อลดขนาดแฟ้มลง โดยเปิดแฟ้มปลายทางนั้นแล้วสั่ง File > Options > Advanced > When calculating this workbook > ตัดกาช่อง Save external link values ตามภาพข้างต้น (และเมื่อจะใช้ข้อมูลในแฟ้มปลายทางที่ไม่มี cache ก็ต้องเปิดแฟ้มแบบ update link เสมอ หรือต้องใช้วิธีเปิดแฟ้มทั้งต้นทางและปลายทางขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน)
ใน Excel 2007 เป็นต้นมา มีระบบ update link เมื่อมีการคำนวณ ซึ่งเป็นระบบใหม่ที่ไม่เคยมีใน Excel 2003 จากการสั่ง File > Options > Advanced > When calculating this workbook ตามภาพข้างต้น จากนั้นให้เลือกกาในช่อง Update links to other documents ซึ่งปกติช่องนี้จะถูกเลือกไว้อยู่ก่อนแล้ว
ใน Excel 2007 เป็นต้นมา มีระบบ Trust Folder โดยคุณสามารถกำหนดให้ Excel ยอมรับข้อมูลจากแฟ้มทุกแฟ้มที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่คุณไว้ใจโดย Excel จะไม่ต้องเสียเวลาถาม update link หรือ enable macro เมื่อคุณเปิดแฟ้ม เริ่มจากการสั่ง File > Options > Trust Center > กดปุ่ม Trust Center Settings

จากนั้นในหน้าจอถัดไปให้คลิกเลือก Trusted Locations > กดปุ่ม Add new location เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่ไว้ใจได้ จากนั้นเมื่อเปิดแฟ้มที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนด Excel ก็จะเปิดแฟ้มให้ทันทีโดยไม่มีการเตือนใดๆทั้งสิ้น