การนำตำแหน่งอ้างอิงไปใช้ซ้ำ

การนำตำแหน่งอ้างอิงไปใช้ซ้ำเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะทำให้คุณใช้ Excel ได้อย่างคอมพิวเตอร์เพราะไม่เพียงช่วยลดเวลาในการสร้างงานทำให้ไม่ต้องสร้างสูตรใหม่ทุกครั้งที่อยากได้แล้ว หากทราบเคล็ดลับที่นำมาอธิบายนี้ยังช่วยให้คุณเกิดความรู้สึกว่า Excel เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้งานได้ง่ายอีกด้วย

เพื่อทำให้เข้าใจประเด็นของการนำตำแหน่งอ้างอิงไปใช้ซ้ำว่าคืออะไร ขอให้ลองทำตัวอย่างง่ายๆต่อไปนี้ดูสักหน่อยว่าจะหาทางนำสูตรในเซลล์ D2 ที่นำตำแหน่งอ้างอิงจากเซลล์ B2 และ C2 มาคูณกันด้วยสูตร =B2*C2 นี้ไปใช้ซ้ำที่เซลล์อื่นได้อย่างไรกัน

โปรดสังเกตว่าในตัวสูตร =B2*C2 มิได้ใส่เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งใดไว้ ดังนั้นหากใช้วิธี Copy เซลล์ D2 ไปใช้ที่เซลล์อื่น จะทำให้ตำแหน่งอ้างอิงในตัวสูตรเขยื้อนจากตำแหน่งเดิม เช่น ถ้า Copy ไปใช้ที่เซลล์ D3 จะได้สูตร =B3*C3 ซึ่งได้คำตอบผิดพลาดต่างไปจากเดิม ดังนั้นหากต้องการนำสูตร =B2*C2 ไปใช้ซ้ำที่เซลล์อื่นได้ทันทีโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการใส่เครื่องหมาย $ จะทำได้อย่างไร

วิธีที่ 1 : Copy สูตรที่เปลี่ยนเป็น Text ไว้ก่อน

ให้แก้ไขสูตรจากเดิม =B2*C2 ให้กลายเป็น Text โดยใส่ตัวอักษรใดๆก็ได้ลงไปไว้หน้าเครื่องหมายเท่ากับ เช่น c=B2*C2 จากนั้นจึง Copy เซลล์ D2 ไป Paste ที่เซลล์อื่น แล้วย้อนกลับมาแก้ไขสูตรในเซลล์ทั้งเซลล์เดิมและเซลล์ใหม่ให้กลับคืนเป็น =B2*C2 ตามเดิม

ในการแก้ไขสูตรนี้ หากมีเซลล์สูตรเป็นจำนวนมาก ให้ใช้คำสั่ง Replace ช่วยแก้ไขในการเปลี่ยนเครื่องหมายเท่ากับ = เป็น c= แล้ว Replace กลับมาสู่สูตรที่มีเพียงเครื่องหมายเท่ากับนำหน้าตามเดิม (ห้ามใส่เครื่องหมายฝนทอง ‘ นำหน้าเครื่องหมายเท่ากับ เนื่องจากคำสั่ง Replace จะค้นหาเครื่องหมายฝนทองไม่พบ) 

วิธีที่ 2 : Copy > Move > Copy เซลล์สูตร

1. ให้เริ่มจาก Copy เซลล์ D2 ซึ่งมีสูตร =B2*C2 ไปเก็บไว้ที่เซลล์ใดก็ได้ จากรูปสมมติว่านำไปเก็บไว้ที่เซลล์ D6 โดยไม่ต้องสนใจว่าจะทำให้สูตรมีตำแหน่งอ้างอิงต่างไปจากเดิมกลายเป็น =B6*C6 ซึ่งไม่ใช่ตำแหน่งเซลล์เดิม B2 และ C2 ก็ตาม
2. จากนั้นให้ Cut เซลล์ D2 ไปยังตำแหน่งเซลล์ใหม่ตามต้องการ เช่น ย้ายเซลล์ไปไว้ที่เซลล์ F2 ทำให้ได้สูตร =B2*C2 ตามเดิม (วิธี Cut นี้ยังช่วยให้สามารถนำสูตรไปใช้ซ้ำในชีทอื่นได้ด้วย)
3. ขั้นสุดท้ายให้ Copy เซลล์ D6 กลับไปที่เซลล์ D2 จะทำให้ได้สูตร =B2*C2 กลับมาตามเดิม

เนื่องจากมีการ Cut เซลล์ D2 ไปที่ตำแหน่งเซลล์ใหม่ จึงต้องทำความเข้าใจด้วยว่า หากเดิมมีสูตรในเซลล์อื่นที่เคยกำหนดตำแหน่งอ้างอิงกับเซลล์ D2 เอาไว้ จะทำให้ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรถูกแก้ไขตามการย้ายไปยังตำแหน่งเซลล์ใหม่ด้วยโดยอัตโนมัติ

วิธีที่ 3 : Copy สูตรในเซลล์ไปใช้ซ้ำที่เซลล์อื่น

1. ให้เริ่มจากใช้ Mouse คลิกลากทับส่วนของสูตรที่แสดงใน Formula Bar
2. คลิกขวาสั่ง Copy
3. กดปุ่ม Esc
4. จากนั้นให้คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วสั่ง Paste

นอกจาก 3 วิธีข้างต้นนี้แล้วยังมีวิธีอื่นอยู่อีก เพียงแต่จะต้องรู้จักการตั้งชื่อและใช้ชื่อ Range Name ก่อน ซึ่งจะนำมาอธิบายในลำดับต่อไป