Excel Expert Training ให้การอบรมแบบกลุ่มย่อย 1 - 4 คน และแบบ In-house โดยคุณสามารถเลือกนัดวันเวลาที่อบรม สามารถปรับเปลี่ยนเพิ่มลดเนื้อหาและระยะเวลาที่ใช้อบรมให้เหมาะกับพื้นฐานความรู้ และความต้องการเฉพาะตัวหรือเฉพาะกลุ่มได้ทุกเมื่อ

เหมาะสำหรับเตรียมความรู้ Excel ให้พร้อมต่อการทำงานได้ทันที เพื่อเตรียมตัวเข้าทำงาน สมัครงาน ศึกษาต่อในระดับปริญญาโท-เอก หรือกำลังหาทางปรับปรุงระบบการใช้ Excel ให้ดีขึ้น มุ่งเรียน Excel เน้นเรื่องสำคัญที่ตรงกับงานที่คุณรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเพิ่งเริ่มใช้ Excel หรือเก่ง Excel มากๆอยู่แล้วก็ตาม คุณจะพบกับทางออกที่ง่ายกว่าจนนึกไม่ถึง ช่วยเพิ่มความสุขและสนุกกับการใช้ Excel มากขึ้น

SFK scg4 640

Excel Expert Training สอนโดยอาจารย์สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ ซึ่งเคยสร้างชื่อเสียงด้านการอบรม Excel ให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มากว่า 18 ปี คุ้นเคยกับ Excel เป็นอย่างดีตั้งแต่ Excel รุ่นแรกๆ มีประสบการณ์ทั้งในระดับผู้สร้างงานและผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้สร้างเว็บ ExcelExpertTraining.com ให้ความรู้ฟรีกับคนไทยมาตั้งแต่ปีพ.ศ. 2542 และตั้งแต่ปีพ.ศ. 2550 ได้รับรางวัลจากบริษัท Microsoft ยกย่องให้เป็น Microsoft Excel MVP (Most Valuable Professional) และยังเป็นบุคคลสำคัญของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะได้เรียน Excel กับผู้มีความตั้งใจที่จะให้อย่างแท้จริง ได้ที่พึ่งซึ่งพูดจาประสาคนทำงานกันรู้เรื่อง และได้รับความรู้ที่ชัดเจนถูกต้อง 100%

 

 

 

 

 

  

 

 

คุณกำลังเฟ้นหาวิทยากรที่สอนวิธีคิดที่จะใช้ Excel อย่างเป็นระบบ มากกว่าบอกแค่วิธีใช้ Excel ให้เป็นเท่านั้นใช่ไหม ?

วิทยากรที่ช่วยคิดแทนหัวหน้า อ่านใจผู้บริหารออกว่าต้องการให้คุณใช้ Excel แบบไหนให้หัวหน้าประทับใจ

เมื่อใดจะใช้สูตร VLookup หรือ Pivot Table หรือวิธีใดที่ยืดหยุ่นกว่าดี แม้เงื่อนไขการคำนวณเปลี่ยนไปก็ไม่ต้องแก้ใหม่ แผนการทำงานไม่หยุดชะงัก

เบื่อเนื้อหาที่ไม่ตรงกับใจ ไม่อยากเรียนกับกลุ่มใหญ่ๆ พอยกแฟ้มที่ติดขัดขึ้นมาถามก็ตอบไม่ได้

ไม่ต้องไปหาที่อื่นไกล ที่นี่มีทางออกพร้อมแก้ไขปัญหาให้กับคุณ

ความสำเร็จของคุณ=ผลงานของเรา

เลือกอบรมให้ตรงกับใจคุณ

จะอบรม Excel ทั้งทีต้องสามารถนำความรู้ที่เรียนไปใช้แก้ปัญหาได้ทันที ใช้เวลาอบรมมากหรือน้อยพอดีกับความสามารถในการเรียนรู้ของตัวเอง
เลือกหลักสูตรอบรมให้คุ้มค่าคุ้มเวลา ดีกว่าที่จะเรียนอะไรก็ไม่รู้เยอะแยะไปหมดแต่นำไปใช้ได้เพียง 2 - 3 อย่าง พอไม่ได้ใช้บ่อยๆ ไม่นานก็ลืม

ถ้าอยากรอบรู้วิธีใช้ Excel ให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น สนุกขึ้น มีความสุขมากขึ้น
ต้องมีเวลาให้กับการอบรมมากหน่อย แนะนำ หลักสูตรอบรม 18 ชั่วโมง 
เริ่มต้นจาก หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel 

สำหรับผู้อยากเรียนเฉพาะเรื่องสำคัญที่ต้องรีบใช้ให้เป็นไว้ก่อน
และไม่ค่อยมีเวลาสำหรับอบรม แนะนำ หลักสูตรอบรม 6 ชั่วโมง 
เริ่มต้นจาก หลักสูตรฉลาดใช้เคล็ดลับของ Excel อย่างมืออาชีพ

 

56787border

คลิกเพื่อชมวิดีโอการอบรม

Excel Expert Training เป็นผู้จัดอบรม Excel ระดับแนวหน้าของประเทศ มีระบบสนับสนุนการเรียนรู้ครบวงจรทั้งก่อนและหลังการอบรม

เว็บไซต์ของ Excel Expert Training มีจำนวนสมาชิกกว่า 24,000 ราย และมีข้อมูล on-line มากมายเปิดให้เรียนรู้ได้เต็มที่ ทุกคนสามารถถามปัญหาการใช้ Excel ได้ฟรีจาก Excel Expert Forum ส่วนผู้เข้าอบรมยังมีฟอรัมพิเศษโดยเฉพาะเพื่อสอบถามข้อสงสัยในเนื้อหาที่เรียนไป

ลองค้นหาจาก Google โดยใช้คำว่า "อบรม Excel" จะพบว่าจากผลการค้นหากว่า 400,000 รายการ Google แสดงเว็บไซต์ Excel Expert Training ไว้อันดับต้นๆในหน้าแรกให้เอง ซึ่งได้มาโดยไม่ต้องจ่ายเงินเพื่อซื้อโฆษณาแต่อย่างใด

วิทยากรเป็นผู้เชี่ยวชาญการประยุกต์ใช้ Excel ในงานธุรกิจซึ่งมีผลงานการสอนเป็นที่รับรองจากบริษัทชั้นนำ

อาจารย์สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ มีประสบการณ์ประยุกต์ใช้ Excel ในบริษัทชั้นนำมากว่า 10 ปี เคยเป็นทั้งระดับปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง ผ่านการเป็นวิทยากรให้กับบริษัทปูนซิเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน) มานานกว่า 5 ปีและสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มานานกว่า 18 ปี อีกทั้งได้รับเกียรติจากบริษัทไมโครซอฟท์ ตั้งแต่พ.ศ. 2550 แต่งตั้งให้เป็น Microsoft Excel MVP (Most Valuable Professional) คนที่ 2 ในเอเซียตะวันออกเฉียงใต้

เชื่อมั่น 100% ว่าจะได้รับความรู้ที่ถูกต้อง ชัดเจน และนำไปใช้ได้จริงอย่างปลอดภัย

เนื้อหาที่นำมาอบรมผ่านการกลั่นกรองเลือกสรรมาอย่างดี มุ่งให้คิดใช้เหตุผลในการสร้างงานมากกว่าท่องจำ สามารถใช้แฟ้มงานร่วมกันได้ในระยะยาว และลดความเสี่ยงจากการใช้ Excel

นัดอบรมได้ตามสะดวก พึ่งพากันได้ตลอดไป

อยากเรียนวันไหนเวลาไหนขอให้นัดมา เมื่อได้มาเรียนและทำความรู้จักกันแล้วก็เหมือนมี Excel Expert Training เป็นอาจารย์ที่ปรึกษาส่วนตัวไปชั่วชีวิต


EasyView 640

อบรม Excel แบบ 1 - 4 คน ใกล้ชิดวิทยากร คมชัดทั้งภาพและเนื้อหา สามารถเลือกวันอบรมได้ตามใจ

วิทยากรไม่ใช่เซลล์แมนนะ จะบอกให้

กว่า 18 ปีที่ผมเป็นวิทยากรให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) จวบจนปัจจุบันนี้ก็ตาม ทุกครั้งที่ Excel รุ่นใหม่ออกวางตลาด หลักสูตรหนึ่งที่ผมจะไม่สอนตามกระแสความนิยมเพราะอาจสร้างความเสียหายให้กับผู้ใช้ Excel ก็คือ หลักสูตรแนะนำ Excel รุ่นใหม่นั่นเอง แม้ใน Excel รุ่นใหม่มีเครื่องไม้เครื่องมือที่ดีกว่า น่าใช้กว่าก็ตาม แต่สิ่งหนึ่งที่ติดโปรแกรมรุ่นใหม่มาให้เห็นทุกครั้งด้วยก็หนีไม่พ้นสิ่งที่เรียกว่า Bug

Bug คือ สิ่งที่ทำให้โปรแกรมทำงานต่างไปจากที่ควรจะเป็น ได้ในสิ่งที่ไม่ควรทำได้ หรือทำไม่ได้ในสิ่งที่ควรทำได้ หรือทำได้บ้างไม่ได้บ้าง เช่น เปิดแฟ้มช้ากว่าปกติ จัดเก็บแฟ้มแล้วแฟ้มเสีย หรือมีอาการหน้าจอค้างไม่ยอมทำงานต่อ หรือร้ายแรงถึงขั้นคำนวณผิดพลาด เป็นต้น

ประมาณทุกรอบปีครึ่งถึง 2 ปีที่บริษัทไมโครซอฟท์จะออกโปรแกรม Office รุ่นใหม่มาให้พวกเราใช้กัน พอออกวางตลาด ผู้ใช้ Excel ที่ชอบใช้ของใหม่ก็จะกลายเป็นหนูให้ทดลองยา พอพบว่าโปรแกรมมีอาการผิดปกติและรายงานขึ้นไป ไมโครซอฟท์ก็จะสร้างโปรแกรมแก้ Bug ส่งมา update โปรแกรมที่ติดตั้งไว้ในเครื่องให้ทีละเล็กทีละน้อย ซึ่งบริษัทใดปิดระบบอินเตอร์เน็ตไม่ยอมให้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ทำงานอยู่สื่อสารกับไมโครซอฟท์ก็เท่ากับยังคงใช้โปรแกรมที่มี Bug ไปเรื่อยๆโดยปริยาย

ผมจะรอสักปีหรือสองปีจึงจะนำโปรแกรมรุ่นใหม่มาใช้ในการอบรม อย่างตอนนี้ผมแนะนำให้ใช้ Excel 2010 ไปก่อนเพราะเสถียรที่สุด แต่จะติดตั้ง Excel 2016 ไว้ในเครื่องที่ไม่ได้ใช้ทำงานเพื่อทดลองใช้ก็ไม่ว่ากัน

ดังนั้นหากรอได้ ผู้ใช้ Excel ควรรออย่างน้อยสักปีหนึ่ง ให้มีการแก้ไข Bug จนหมดก่อนแล้วจึงติดตั้งโปรแกรม Excel รุ่นใหม่ แต่บริษัทไมโครซอฟท์ก็ใช้วิธีเลิกขายโปรแกรมรุ่นเก่าเพื่อผลักดันให้รีบใช้ของใหม่

คนบางคนใช้วิธีทำตนเป็นพิธีกรเปิดโชว์รูมอวด Excel ว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง พอผู้ชมได้เห็นในสิ่งไม่น่าเชื่อว่า Excel ทำได้ก็ตื่นตาตื่นใจกันใหญ่และมองพิธีกรว่าเป็นวิทยากรที่เก่งกาจ Excel ตามขึ้นมาทันที ถ้าปิดเวทีเพียงเท่านี้ก็เป็นได้แค่เซลล์แมนที่เสนอการขายเสร็จแล้ว แต่วิทยากรที่ดีควรอธิบายให้เห็นทั้งข้อเสียและข้อควรระวังด้วย ต้องอธิบายทางเลือกอื่นๆให้เปรียบเทียบกัน มิใช่ทำแบบขายของที่เปิดให้ดูข้อดีอย่างเดียว

ดูง่ายๆแค่นี้ ก็รู้แล้วว่ามีฝีมือ Excel ขนาดไหน

พอเปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาแล้วคนดูต้องหลับตาปี๋ เพราะในแฟ้มนั้นตกแต่งตารางโดยใช้ Font สีแดง แสด ส้ม ชมพู ฟ้า เลอะเทอะไปหมด เห็นแค่นี้ใครๆก็ดูได้ไม่ยากหรอกว่าคนที่สร้างแฟ้มนี้ใช้ไม่ได้ ถ้าเป็นงานศิลปะก็ว่าไปอย่าง แต่นี่เป็นแฟ้มที่ใช้ในงานก็ควรใช้สีและแบบตัวอักษรเท่าที่จำเป็น ทุกแฟ้มที่พนักงานใช้อยู่ควรเลือกใช้สีและแบบตัวอักษรให้เป็นมาตรฐานเหมือนกันทุกคน พอเปิดแฟ้มให้ใครดูก็จะอดชมไม่ได้ว่าบริษัทนี้เขามีระบบดีจริงๆ

ส่วนตัวผมจะชอบใช้ Font ชื่อ Tahoma เป็นหลักเพราะอ่านง่ายทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ส่วนสีก็จะใช้ Font สีดำเป็นหลัก เว้นแต่เซลล์ที่เป็นตัวแปรที่เปิดให้บันทึกค่าทับได้จะใช้ Font สีม่วงหรือชมพูเข้มๆ และถ้าแฟ้มใดที่มีการลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มเยอะมาก ก็จะใช้สี Font ในเซลล์สูตรที่ลิงก์ข้ามชีทจะใช้สีน้ำเงิน ถ้าลิงก์ข้ามแฟ้มจะใช้สีเขียว ซึ่งเมื่อกดปุ่ม Tab ไปเรื่อยๆ จะพบว่า Excel เลื่อนไปหาเซลล์ที่เป็นตัวแปรให้เองอีกด้วย ผู้ใช้แฟ้มไม่ต้องกลัวว่าจะบันทึกค่าใหม่ทับเซลล์สูตรเพราะจะบันทึกค่าใหม่ได้เฉพาะเซลล์สีม่วงหรือชมพูเข้มๆที่ใช้เป็นเซลล์รับตัวแปรเท่านั้น

InputColored

Download แฟ้มตัวอย่าง ProductSummary

ถ้าจะดูฝีมือคนสร้างแฟ้มให้ชัดขึ้นไปอีก ต้องดูวิธีที่เขาสร้างว่าเลือกใช้วิธีใด โดยเฉพาะตอนที่พิมพ์สูตรว่าเขาพิมพ์ชื่อสูตรด้วยตัวเล็กหรือตัวใหญ่ ถ้าใช้ตัวใหญ่เช่นพิมพ์ =SUM แสดงว่าฝีมือยังไม่ถึงขั้น แต่ถ้าพิมพ์ด้วยตัวเล็กทั้งหมด =sum แสดงว่าฝีมือใช้ได้เพราะถ้าสะกดชื่อสูตรผิด Excel จะไม่ยอมเปลี่ยนตัวเล็กไปเป็นตัวใหญ่ซึ่งเป็นอาการเตือนให้คนสร้างรู้ตัวทันทีว่าสะกดผิดแล้ว ส่วนคนที่ชอบใช้เมนู AutoSum กับข้อมูลที่มีนับร้อยนับพันรายการนั่นแสดงว่าเขาไม่ค่อยรอบคอบเท่าใดนัก เพราะ AutoSum อาจเลือกพื้นที่ที่ต้องการหายอดรวมไม่ครบทุกเซลล์ที่ต้องการก็ได้ แทนที่จะใช้ AutoSum น่าจะพิมพ์สูตรแล้วกำหนดขอบเขตพื้นที่เองจะมั่นใจได้ดีที่สุด

นอกจากนี้ถ้าหายอดรวมของค่าสำคัญๆที่ห้ามคำนวณผิดพลาด โดยเลือกใช้สูตร Sum, SubTotal, หรือ SumProduct โดยอ้างอิงถึงพื้นที่ตารางโดยตรงก็อาจสร้างความเสียหายได้โดยไม่รู้ตัวหรือเปิดช่องทางให้ทุจริต เพราะสูตรเหล่านี้จะคำนวณผิดพลาดได้ทันทีหากตัวเลขที่บันทึกไว้ไม่ใช่ตัวเลขจริงแต่กลับบันทึกตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษร เช่น ใช้เครื่องหมายฝนทองพิมพ์นำหน้าตัวเลข ‘10 หรือกำหนด Format แบบ Text

SumNotCorrect

สูตรหายอดรวมเหล่านี้ถือเป็นสูตรยอดนิยมและจำเป็นต้องใช้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยเฉพาะสูตร Sum แต่ก่อนจะใช้ต้องตรวจสอบข้อมูลตัวเลขที่ตัวเองไม่ได้เป็นผู้บันทึกเองก่อนว่ามีสถานะเป็นตัวเลขจริงหรือไม่โดยเลิกจัดให้แสดงข้อมูลชิดข้างใดข้างหนึ่งของเซลล์ ซึ่งตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวเลขจะชิดขวา ส่วนตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษรจะชิดซ้ายของเซลล์ให้เห็นเองทันที อย่าเอาแต่จัดข้อมูลให้ดูสวยงามอย่างเดียว เช่น เซลล์ B2:B4 ตามภาพข้างบนนี้ หรือต้องเพิ่มการใช้วิธีตรวจสอบว่าสูตร Count เท่ากับ CountA หรือไม่ หากไม่เท่ากันแสดงว่ามีข้อมูลบางเซลล์ที่ไม่ได้มีสถานะเป็นตัวเลขแฝงอยู่

พวกเราทราบกันบ้างไหมว่าสูตรอะไรที่สามารถคำนวณหายอดรวมได้ถูกต้องไม่ว่าตัวเลขจะบันทึกไว้แบบใด แถมถ้ามีใครพิมพ์ตัวอักษรแทนที่จะเป็นตัวเลขลงไป Excel จะแสดงคำเตือนขึ้นมาทันทีว่าผิดแล้ว ขอให้ลองหาคำตอบกันเอง รับรองว่าเป็นสูตรง่ายแสนง่ายที่ทุกคนใช้เป็นกันอยู่แล้วแต่นึกไม่ถึง
Download แฟ้มเฉลยคำตอบ

ถ้าเป็นคนที่สร้างสูตรเป็นประจำ อย่างน้อยต้องรู้วิธีใช้เครื่องหมาย $ เพื่อกำหนดตำแหน่งอ้างอิง และต้องรู้ด้วยว่าสามารถกดปุ่ม F4 เพื่อเปลี่ยนการใส่ $ ได้หลายแบบให้เอง บางคนทราบวิธีกดปุ่ม F4 โดยรู้เพียงว่ากด F4 เพียงครั้งเดียว เช่น ทำให้ A1 กลายเป็น $A$1 แล้วต้องเสียเวลาคลิกย้อนไปลบ $ ทิ้งเองให้เป็น A$1 หรือ $A1

นอกจากดูที่ตัวแฟ้มกับวิธีที่สร้างสูตรแล้ว ที่ง่ายกว่านั้นอีกให้ยกมือขวาของคนที่ใช้ Excel ขึ้นมาดู ถ้าปลายนิ้วชี้กับปลายนิ้วกลางห่างกัน และนิ้วกลางเอียงไปติดกับนิ้วนางล่ะก้อแสดงว่า เขาน่าจะเก่งคอมพิวเตอร์เพราะการที่นิ้วชี้ห่างจากนิ้วกลางยิ่งห่างมากๆ ยิ่งแสดงว่าใช้มือจับเมาส์เป็นประจำนั่นเอง

 

ก่อนวางแผนตัดสินใจด้วยสูตร IF คุณทำให้ Excel คิดรอบคอบแล้วหรือยัง

“ข้าน้อย ไม่ทราบเรื่องนี้มาก่อน ขอหัวหน้าทั้งหลายโปรดอภัยให้ข้าน้อยด้วย”

หากย้อนเวลากลับไปได้ ผมอยากจะถือดอกไม้ธูปเทียนไปขอขมาหัวหน้า เพราะสูตร IF และสูตรอื่นที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในแฟ้ม Excel ที่ผมสร้างขึ้นในสมัยทำงาน อาจจะใช้ตัดสินใจผิดพลาดได้เสมอ

ฝ่ายบัญชีปิดงบไม่ได้เสียที เพราะสูตร IF ให้คำตอบที่เป็นเท็จโดยไม่รู้ตัว บางวันยอดเดบิตกลายเป็นเครดิต บางวันก็กลับกันเสียอีก ทั้งๆที่กำหนดเงื่อนไขในสูตรไว้ถูกต้องแล้วก็ตาม

บริษัทต้องเสียหน้าเมื่อส่งจดหมายไปทวงหนี้ลูกค้าที่จ่ายขำระเงินครบไปตั้งนานแล้ว ทั้งๆที่เห็นกับตาว่ามียอดคงเหลือเท่ากับ 0 แต่ Excel บอกว่าลูกค้ารายนี้ยังติดหนี้อยู่เลย

ผมเคยทำงานในฝ่ายวิจัยและวางแผน ธนาคารไทยพาณิชย์แล้วย้ายมาเครือเจริญโภคภัณฑ์ CP ทำงานเป็น Planning Analyst ต้องจับตัวเลขหลักแสนล้านบาทในโครงการโทรศัพท์ซึ่งเป็นบริษัท True ในปัจจุบัน หลังจากนั้นจึงออกมาทำงานในระดับบริหารดูแลสายงานบัญชี ธุรการและบุคคลให้กับบริษัทอสังหาริมทรัพย์ ต้องเกี่ยวข้องกับสูตร IF, VLookup, Match, และ Index ซึ่งใช้ในการวางแผนและตัดสินใจตลอดเวลา แต่ไม่เคยทราบเลยว่าตัวเลขใน Excel ที่ได้จากการคำนวณนั้นห้ามรีบนำไปใช้กับสูตรเหล่านี้ เพราะค่าที่เกิดจากการคำนวณใน Excel อาจผิดเพี้ยนไปจากค่าที่แสดงออกมาให้เห็น

หลังจากเปลี่ยนงานมาเป็นอาจารย์สอน Excel ได้พักหนึ่ง กำลังจะสร้างหลักสูตรด้านเครื่องมือวัดเพื่อใช้ในการ calibration ซึ่งต้องใช้ Excel คำนวณอย่างละเอียด จึงจำเป็นต้องศึกษาค้นคว้าในเรื่องเหล่านี้เพิ่มเติม ได้พบเรื่องราวที่น่าตกใจว่า ตัวเลขที่เกิดจากการคำนวณไม่ว่าจะบวกลบคูณหารหรือคำนวณโดยใช้สูตรมาตรฐานที่ Excel มีอยู่ สามารถคำนวณให้คำตอบที่เพี้ยนมากไปบ้างหรือน้อยไปบ้างได้เสมอ เช่น เมื่อคำนวณ =22.3-22.2 ซึ่งจะเห็นคำตอบแสดงในเซลล์เป็น 0.1 แต่เมื่อแกะดูค่าที่แท้จริงจึงพบว่ามีค่าเท่ากับ 0.100000000000001

อย่านึกว่าค่าเพี้ยนเพียงเล็กน้อยไม่เป็นไร เพราะเมื่อนำไปใช้กับสูตร IF เพื่อตรวจสอบว่าเท่ากับ 0.1 หรือไม่ จะพบว่าไม่เท่ากับ 0.1 เนื่องจาก Excel ไม่เคยโกหกใคร แม้จะมีค่าต่างกันนิดเดียวก็ยังถือว่าต่างกัน เมื่อนำค่าใดๆที่เกิดจากการคำนวณไปใช้ต่อกับสูตร IF ก่อนอื่นจำเป็นต้องปรับค่าด้วยสูตร Round เพื่อทำให้มีค่าตามที่ต้องการจริงๆก่อนเสมอ จากนั้นจึงค่อยใช้คำสั่ง Format ปรับการแสดงตัวเลขตามต้องการ

ทุกคนที่ใช้สูตร IF ต้องเรียนรู้เรื่องความเพี้ยนนี้เสมอ ถือเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้ ใครก็ตามที่จะแนะนำสูตร IF ห้ามลืมสอนประเด็นเรื่องความเพี้ยนและวิธีแก้ไขนี้อย่างเด็ดขาด และห้ามรีบใช้ Format ก่อนโดยที่ยังไม่ได้ใช้สูตรปรับค่าให้ถูกต้อง

นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น ยังมีการคำนวณซึ่งทำให้เกิดค่าเพี้ยนได้อีกหลายวิธีและสามารถแก้ไขให้ถูกต้องด้วยสูตรอื่นนอกเหนือจาก Round ได้อีก

 

MRP คือความภูมิใจที่เป็นหนึ่งเดียวในโลก

ตามปกติผมจะไม่แนะนำให้ใครคุยโอ้อวดตัวเองเท่าใดนักเพราะถ้าอวดไปแล้วต่อมากลับพบว่าไม่ได้เป็นจริงตามนั้นก็มีแต่จะเสียชื่อเสียง ยิ่งการอวดอ้างประเภทที่ยากจะหาทางพิสูจน์ว่าตัวเองเป็นอันดับหนึ่ง เยี่ยมที่สุด ดีที่สุด หรือเก่งขั้นเทพ ยิ่งไม่ต้องพูดถึง ไม่เคยมีความคิดเช่นนี้มาแต่ไหนแต่ไรแล้ว ทางที่ดีที่สุดต้องให้ผู้อื่นเขาเป็นผู้ให้ความเห็นหลังจากได้พิสูจน์ด้วยตัวเองก่อน ต้องให้คำชมออกมาจากความเห็นของคนอื่นมิใช่ออกมาจากฝีมือของตัวเอง

คราวนี้ผมขอคุยโอ้อวดสิ่งที่ทำให้ Excel Expert Training เป็นหนึ่งเดียวในโลก (ไม่ได้อวดว่าเป็นที่หนึ่งในโลก) เพราะเท่าที่คลุกคลีกับการใช้ Excel สำหรับการวางแผนการผลิตมานับสิบปี พบว่าไม่มีผู้อื่นที่สามารถดัดแปลงนำ Excel มาใช้ในงานวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirement Planning – MRP) ซึ่งมี Bill of Material (BOM) หลายระดับได้เลย เท่าที่ค้นหาดูพบแต่ว่าสามารถใช้ได้กับ BOM แค่ระดับเดียว หรือไม่ก็แนะนำว่าให้ใช้ VBA ช่วยหรือซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงแสนแพงมาใช้แทน Excel กันดีกว่า

การโอ้อวดคราวนี้เพื่อทำให้ผู้วางแผนการผลิตชาวไทยรู้ว่ายังมีหนทางที่จะใช้ Excel ประหยัดเงินได้อย่างมาก ขอความกรุณาช่วยบอกต่อกันไปจะเกิดประโยชน์อย่างยิ่ง

แฟ้มวางแผน MRP ที่ผมใช้ Excel สร้างขึ้นยังสามารถดัดแปลงโครงสร้างของ BOM ที่มีหลายชั้นให้ผู้วางแผนสามารถย้ายระดับชั้นของ BOM ได้ทันที เช่น เดิมทีการผลิตสินค้า A ต้องใช้วัตถุดิบ B และ C แต่ต่อมามีการเปลี่ยนแปลงวิธีการผลิตให้ A ใช้วัตถุดิบ B เพียงอย่างเดียว ส่วน C กลายเป็นวัตถุดิบที่ใช้ผลิต B แทน อีกทั้งยังสามารถนำ B และ C ไปวางแผนการผลิตสินค้าอื่นๆร่วมกับ A ได้ในตารางการวางแผนเดียวอีกด้วยโดยไม่ต้องแก้ไขสูตรแม้แต่น้อย

BOM

นอกจากนี้การใช้ Excel วางแผนการผลิตที่ดีต้องตอบลูกค้าได้ทันทีว่าสามารถผลิตสินค้าส่งให้ทันตามกำหนดเวลาหรือไม่ และเมื่อใดต้องสั่งซื้อวัตถุดิบจำนวนเท่าใดจากผู้ขายเพื่อสำรองใช้ในการผลิตได้อย่างพอเพียง ไม่ว่าจะมีวันหยุดแทรกหรือไม่อีกด้วย

คุณสามารถ Download และอ่านคำอธิบายการสร้างตารางคำนวณเพื่อวางแผน MRP ได้จาก
http://www.excelexperttraining.com/forums/showthread.php?t=11794
หรือหากสนใจจะอบรมหลักสูตรประยุกต์ใช้ Excel เพื่อวางแผนความต้องการวัสดุและจัดตารางการผลิต ดูเนื้อหาได้จาก
http://www.excelexperttraining.com/home/excel-classes/18-hours-classes/material-requirements-planning-with-excel

แนะนำให้อ่านวิธีออกแบบตารางคำนวณทั้ง 4 ตอน จาก

Part 1 - http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3603.aspx
Part 2 - http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3605.aspx
Part 3 - http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3606.aspx
Part 4 - http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3607.aspx

รับรองความถูกต้อง 99.99% … มั้ง

เคยสงสัยกันบ้างไหมว่า แฟ้ม Excel ที่คุณใช้หรือสร้างขึ้นมากับมือนั้น คุณมั่นใจว่าถูกต้อง 100 เปอร์เซ็นต์หรือเปล่า ถ้ามั่นใจเต็มร้อยก็ต้องถามต่อไปอีกว่าแล้วทราบได้อย่างไรว่าไม่มีความผิดพลาดเลย ใช้วิธีการอะไรหรือจึงตอบออกมาอย่างมั่นใจได้เช่นนั้น เป็นไปได้แค่ไหนว่าในอนาคตจะยังคงความถูกต้องเช่นเดิมตลอดไป

วิธีการที่หลายคนใช้ดูว่าถูกต้องหรือไม่ก็มักจำกัดอยู่แค่การดู เมื่อดูเพียงแค่ผลลัพธ์ที่คำนวณออกมาได้ตรงกับคำตอบที่คาดหวังไว้จึงมั่นใจว่าถูกต้องแล้ว แต่ถ้าเป็นการคำนวณที่ซับซ้อนและไม่มีข้อมูลคำตอบที่ถูกต้องที่ทราบมาก่อนไว้เทียบล่ะ จะยืนยันได้อย่างไรว่าถูกต้องจริง

ที่น่าห่วงกว่านั้นหากใช้ Excel ถึงขั้นหาคำตอบที่บอกให้ตัดสินใจ เช่น สร้างสูตรให้แสดงประโยคออกมาให้เห็นชัดเจนว่า ลงทุนหรือไม่ลงทุน หรือกำหนดให้เซลล์เปลี่ยนเป็นสีเขียวเมื่อลูกค้าผ่อนเงินค่างวดหมดแล้ว แต่ตัวเลขที่แสดงคำตอบขึ้นมาให้ดูนั้นบอกว่าจ่ายชำระค่างวดครบเพราะยอดหนี้คงเหลือเท่ากับ 0 แต่สีในเซลล์ยังไม่ยอมเปลี่ยนเป็นสีเขียว ผู้ที่สร้างแฟ้มแล้วเกิดปัญหาแบบนี้เคยทราบหรือไม่ว่า ความเพี้ยนเช่นนี้เป็นพฤติกรรมปกติของ Excel ซึ่งผู้ที่ใช้ Excel โดยเฉพาะในงานวางแผนและตัดสินใจต้องทราบที่ไปที่มาเพื่อหาทางป้องกันไว้ก่อน

วิธีจัดการกับความเสี่ยงของสเปรดชีต

ตามแนวทางของผู้สอบบัญชีในอเมริกา ผู้บริหารควรจัดให้มีการตรวจสอบการใช้สเปรดชีตโดยใช้หน่วยงานตรวจสอบภายใน หน่วยงานประเมินความเสี่ยง หน่วยงานทางระบบข้อมูล ฝ่าย IT หรือหน่วยงานเฉพาะกิจ ซึ่งมีความเชี่ยวชาญในการออกแบบแฟ้มสเปรดชีต เชี่ยวชาญในการใช้สูตรและ VBA เพื่อดำเนินงาน ดังนี้

1. ระบุกลุ่มของแฟ้มสเปรดชีตทั้งหมดที่เข้าข่ายต้องตรวจสอบ โดยการสัมภาษณ์ผู้ใช้งาน หรือตรวจสอบขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ต้องใช้สเปรดชีต หรือจัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาสแกนหาชื่อแฟ้มที่ใช้งาน

1.1. สอบถามผู้ปฏิบัติงานอย่างไม่เป็นทางการว่ามีแฟ้มสเปรดชีตที่ใช้อะไรบ้าง วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดแต่มีโอกาสสูงที่จะไม่ได้รายชื่อแฟ้มทั้งหมดที่ใช้อยู่เนื่องจากเป็นการสอบถามอย่างไม่เป็นทางการ

1.2. สร้างแผนผังการดำเนินงานแล้วทำหมายเหตุไว้หากขั้นตอนนั้นเกี่ยวข้องกับสเปรดชีต วิธีนี้ต้องเสียเวลามาก แต่ให้ข้อมูลที่ละเอียดกว่าการสอบถามและยังมีความเสี่ยงว่ายังไม่สามารถรวบรวมชื่อสเปรดชีตครบทั้งหมด

1.3. ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ค้นหารายชื่อแฟ้มสเปรดชีตผ่านระบบเน็ตเวิร์คและแต่ละเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ วิธีนี้ให้ข้อมูลที่ละเอียดที่สุดแต่ยังขาดแฟ้มที่จัดเก็บไว้ในสื่ออื่นๆ เช่น FlashDrive หรือบนระบบอินเตอร์เน็ต

2. รวบรวมรายละเอียดของแฟ้ม

2.1.    ชื่อแฟ้มและขนาดแฟ้ม

2.2.    ชื่อเจ้าของแฟ้มและชื่อผู้สร้างแฟ้ม

2.3.    ชื่อผู้ใช้แฟ้ม

2.4.    หน้าที่ของแฟ้มใช้สำหรับอะไร

2.5.    แฟ้มเกี่ยวข้องกับด้านการเงินหรือการปฏิบัติงานทั่วไป
(พบว่ากว่าร้อยละ 70 ของบริษัทใช้สเปรดชีตในงานที่สำคัญของธุรกิจ)

2.6.    ขนาดของมูลค่าเงินหรือปริมาณงาน

2.7.    ระดับความลับของข้อมูลในแฟ้ม

2.8.    ระดับความอ่อนไหว (sensitive) ของข้อมูล

3. กำหนดระดับความเสี่ยงให้กับแฟ้ม ตามระดับความซับซ้อนและความสำคัญ

ความซับซ้อน (complexity) เกี่ยวข้องการระดับความยากง่ายในการคำนวณจากการใช้งานง่ายๆเพื่อแสดงข้อมูลเฉยๆไปจนถึงขั้นยากซึ่งใช้เครื่องมือระดับสูงช่วยในการคำนวณ เช่น ใช้ macro หรือ pivot table หรือมีการลิงค์ข้อมูลข้ามแฟ้ม หรือลิงค์มาจากโปรแกรมอื่นหรือเว็บ

ความสำคัญ (magnitude) ตามมูลค่าของเงินหรือปริมาณทางการปฏิบัติงาน เช่น ปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบ หรือแบ่งตามระดับความเสียหายหากเกิดขึ้น เช่น เกิดความเสียหายต่อประเทศและสาธารณชน ละเมิดกฎเกณฑ์ เสียหายต่อการดำเนินธุรกิจ เสียหายต่อการปฏิบัติงานและความรับผิดชอบของบุคคลที่ใช้

นอกจากนี้สามารถกำหนดระดับความเสี่ยงตามความถี่ที่ใช้แฟ้มว่าใช้เป็นประจำหรือไม่บ่อยนัก หรือเป็นแฟ้มที่ใช้คนเดียวหรือใช้ร่วมกันหลายคนหลายหน่วยงาน แม้มูลค่าตามตัวเงินจะไม่สูงแต่เมื่อต้องนำมาใช้บ่อยๆหรือใช้ร่วมกันหลายหน่วยงานย่อมก่อให้เกิดผลเสียหายได้มากขึ้น อีกทั้งประเมินความเสี่ยงจากประวัติของแฟ้มว่าผู้สร้างแฟ้มมีพื้นฐาน Excel ขนาดไหน เข้าใจหลักการออกแบบสเปรดชีตหรือไม่ และเคยมีการทดสอบมากน้อยเพียงใดก่อนที่จะนำแฟ้มมาใช้งาน อย่างไรก็ตามแม้ผู้สร้างแฟ้มมั่นใจร้อยเปอร์เซ็นต์ว่าแฟ้มของตนถูกต้องแน่นอน แต่จากการวิจัยพบว่าหากใช้คนหลายคนช่วยกันตรวจสอบจะพบว่าในแฟ้มสเปรดชีตมีสิ่งผิดพลาดอยู่อีก

4. ตรวจสอบเงื่อนไขการใช้แต่ละแฟ้ม นำตารางข้อมูลในแฟ้มตรวจสอบกับฐานข้อมูลต้นทางว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ และทดสอบสูตรคำนวณว่าถูกต้องตรงตามเจตนาของผู้บริหารหรือไม่

5. ประเมินนโยบายและขั้นตอนการใช้แฟ้มว่ามีระบบการควบคุมและตรวจสอบความถูกต้องเรื่อยไปตราบเท่าที่ยังใช้งานอยู่

5.1.    เมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงในแฟ้ม ต้องมีตัวชี้ให้เห็นว่าต่างจากเดิมแล้ว เช่น ตั้งชื่อแฟ้มให้ต่างไปจากเดิมหรือทำหมายเหตุ (comment) ไว้ที่เซลล์

5.2.    การแก้ไขได้รับการตรวจสอบและอนุมัติแล้วโดยบุคคลอื่นซึ่งไม่ได้เป็นผู้แก้ไข

5.3.    ควรเก็บแฟ้มไว้ในระบบ server เพื่อควบคุมตัวผู้ใช้งาน

5.4.    มีการทำสำรองข้อมูลไว้เป็นประจำและแยกเก็บแฟ้มสำรองไว้ต่างหาก

5.5.    ตัวแฟ้มมีรหัสป้องกันการเปิดแฟ้มและมีระบบป้องกันผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องให้เข้าไม่ถึงตัวแฟ้ม

5.6.    ตารางคำนวณหรือเซลล์สูตรมีรหัสป้องกันไม่ให้มีการแก้ไข

มั่นใจแค่ไหนกับ Pivot Table

ทุกวันนี้มีผู้ใช้ Pivot Table กว่า 75 ล้านคน ด้วยความง่ายเพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็ได้ตัวเลขคำตอบที่ต้องการมาแล้ว จึงทำให้นับวันจะมีผู้ใช้ Pivot Table มากขึ้นเรื่อยๆ ผู้จัดอบรม Excel ก็หนีไม่พ้นต้องหาทางจัดอบรมเรื่อง Pivot Table ให้ได้ ใครที่ใช้ Pivot Table เป็นพอนำไปอวดให้คนอื่นเห็นก็ต้องตื่นตะลึงกันทั้งนั้นเพราะ Pivot Table สามารถทำสิ่งที่ยากให้เสร็จในพริบตา โดยหารู้ไม่ว่า Pivot Table เป็นสิ่งที่ให้คุณอนันต์และสามารถให้โทษอย่างมหันต์ได้เช่นกัน

สาเหตุที่ Pivot Table มีชื่อว่า Pivot เพราะผู้ใช้ Excel สามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างตารางได้เอง จะทำให้หัวตารางด้านบนหรือด้านข้างให้แสดงเรื่องอะไรก็เลือกได้ทันที ถือเป็นความยืดหยุ่นซึ่งเป็นจุดเด่นของ Pivot Table แต่จุดเด่นนี้จะกลายเป็นจุดอ่อนทันทีเมื่อในฐานข้อมูลไม่มีรายการเรื่องนั้น เช่น เดิมมีข้อมูลของลูกค้าทั้งชายและหญิง แต่ต่อมาไม่มีข้อมูลชื่อรายการของผู้ชายในฐานข้อมูล จะส่งผลทำให้ Pivot Table แสดงเฉพาะผู้หญิงให้เห็นเท่านั้น โดยไม่มีสัญญาณเตือนให้ทราบแม้แต่น้อยว่าไม่มีผู้ชายแล้ว ถ้ามีข้อมูลนับร้อยนับพันประเภท หาก Pivot Table แสดงข้อมูลขาดไปบ้างบางประเภทย่อมไม่มีทางสังเกตเห็น ยิ่งกว่านั้นหากต่อมามีการใช้ Filter ซ่อนบางรายการย่อมทำให้ผู้ใช้งานต้องตีความหมายของผลลัพธ์ที่ได้ให้รอบคอบ นี่คือสาเหตุสำคัญที่ Excel จำเป็นต้องมี Slicer สร้างขึ้นมาช่วยใน Excel รุ่นหลัง เพื่อช่วยบ่งบอกให้เห็นชัดว่าข้อมูลอะไรที่มีและข้อมูลอะไรที่หายไป

นอกจากประเด็นที่ Pivot Table จะแสดงชื่อรายการบนหัวตารางเฉพาะเรื่องที่มีในฐานข้อมูลเท่านั้น ทำให้โครงสร้างตารางอาจต่างไปจากเดิมได้โดยไม่มีการเตือนแล้ว Pivot Table ยังแสดงคำตอบได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น ไม่สามารถดึงข้อความที่เป็นตัวอักษรซึ่งเป็นคำอธิบายมาแสดงประกอบตัวเลขยอดรวม เพราะ Pivot Table ทำงานเลียนแบบสูตรคำนวณตัวเลขประเภท Sum, Average, Max, Min แต่ไม่สามารถดึงตัวอักษรมาแสดงได้เหมือนกับสูตรประเภท Lookup

ในมุมมองของระบบสารสนเทศ รายงานที่ได้จากการใช้ Pivot Table สร้างขึ้นยังไม่ใช่ระบบที่ดีเพราะไม่สามารถควบคุมโครงสร้างตารางให้มีตำแหน่งข้อมูลเป็นมาตรฐานคงตำแหน่งเดิมไว้ตลอด ผู้ใช้ข้อมูลไม่สามารถใช้ความคุ้นเคย มองค่าที่ต้องการได้จากเซลล์ตำแหน่งเดิมเสมอไป ถ้าเปรียบกับแผนที่ก็เหมือนกับบ้านเลขที่ซึ่งย้ายซอยไปมาได้เองเสมอ กว่าจะหาบ้านเจอก็ต้องหลงไปเป็นพักๆ หรือไม่มีทางหาบ้านพบเพราะไม่มีข้อมูลของบ้านเลขที่นั้นไปแล้ว

Pivot Table จะมีประโยชน์ต่อเมื่อผู้ใช้ Excel ต้องการปรับเปลี่ยนโครงสร้างรายงานเพื่อเปรียบเทียบตัวเลขตามมุมมองที่ต่างกันไปและเป็นการใช้งานระยะสั้นเท่านั้น หากรายงานมีโครงสร้างแน่นอนตายตัวแล้วควรใช้สูตรหาคำตอบมาแสดงแทน

อย่าใช้ Pivot Table จนลืมไปว่าทุกอย่างที่ Pivot Table ทำได้ก็สามารถใช้สูตรสร้างตารางขึ้นมาได้เช่นกัน แต่กลับกันแล้วตารางที่สร้างได้ด้วยสูตร ไม่สามารถใช้ Pivot Table สร้างขึ้นมาได้เสมอไป เช่น การแสดงคำตอบที่เป็นตัวอักษร หรือแม้จะทำได้ด้วย Pivot Table แต่ก็ทำได้ยากมากๆ เช่น เมื่อต้องการนำข้อมูลจากหลายตารางมาสรุปยอดรวมกันในขณะที่ใช้สูตรได้ง่ายมาก

หากคิดจะใช้ Pivot Table แนะนำให้ผู้สร้างกับผู้ใช้ Pivot Table ควรเป็นคนเดียวกัน ควรใช้แบบง่ายๆและใช้ครั้งเดียวทิ้ง อย่าใช้ตาราง Pivot Table มาดัดแปลงหรือกำหนดเงื่อนไขซับซ้อนแล้วใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะยากที่ผู้ใช้งานจะจำเงื่อนไขที่กำหนดลงไป

ในการรักษาข้อมูลลับ หากต้องส่งข้อมูลให้ผู้อื่นไปใช้ต่อ ควรปิดระบบ drill down หรือ copy นำเฉพาะค่าไปใช้ต่อในตารางใหม่เท่านั้น ห้ามส่งตาราง Pivot Table ไปให้ผู้อื่นอย่างเด็ดขาด อย่านึกว่าตัวเลขใน Pivot Table ไม่ได้แสดงสูตรก็น่าจะปลอดภัยพอแล้ว เพราะเพียงแค่ double คลิกลงไปในยอดตัวเลขที่แสดงใน Pivot Table จะกระตุ้นให้สร้างชีทเปิดเผยรายละเอียดของรายการทั้งหมดซึ่งเป็นที่มาของตัวเลขนั้นทันที

ไม่ใช่ IT Support แล้วจะเป็นหน้าที่ใคร

เวลาติดปัญหา Excel ขึ้นมา เรามักจะหันไปถามเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์เพราะเข้าใจผิดว่าเขาต้องมีความรู้ Excel มากกว่าคนอื่นในบริษัท ซึ่งความคิดเช่นนี้ไม่ได้มีแต่ผู้ใช้ Excel หากยังเป็นความเข้าใจผิดของผู้บริหารอีกด้วย ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ๆอาจมีหน่วยงาน IT Support หรือ Help Desk ที่ตั้งแยกขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่ช่วยแก้ปัญหาให้กับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ส่วนบริษัทเล็กมักมีพนักงานเพียงคนเดียวทำหน้าที่ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย ซึ่งไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ สุดท้ายแล้วเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานนี้กลับต้องรับภาระจิปาถะ ทุกอย่างที่ขึ้นชื่อว่าใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะมีสายหรือไร้สาย มีปุ่มหรือไม่มีปุ่ม ไปๆมาๆอะไรก็ตามที่ใช้ไฟฟ้าก็หนีไม่พ้นหน้าที่ของ IT Support

ปัญหา Excel ที่ควรเป็นหน้าที่ของ IT Support ควรจำกัดเพียงแค่ปัญหาที่เกิดจากการติดตั้งโปรแกรมให้เหมาะสมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ อาจขยายหน้าที่ให้ความรู้กับผู้ใช้ Excel ในการเปิดปิดโปรแกรมและวิธีจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง ช่วยแก้ปัญหาเมื่อเปิดคอมพิวเตอร์แล้ว Excel ไม่ทำงานหรือหน้าจอค้างขึ้นมาหรือพิมพ์ไม่ออกแค่นี้เท่านั้น เว้นแต่จะตั้งหน่วยงานที่ชื่อว่า Excel Support ขึ้นมาโดยตรง

ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทุกคนต้องเข้าใจพื้นฐานความรู้ของคนที่เรียนมาทางสายคอมพิวเตอร์ว่า เขาอาจจบการศึกษามาทางวิทยาการคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ วิศวคอมพิวเตอร์ หรือวิศวกรรมซอฟต์แวร์ มิใช่ทุกคนที่เรียนรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ธุรกิจและแม้เรียน Excel มาก็เป็นเพียงแค่พื้นฐานเท่านั้น ถึงเรียนมาอย่างละเอียดแต่ไม่ได้นำมาใช้งานบ่อยๆก็ลืม และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีใครที่เก่งกาจรู้ลึกในทุกโปรแกรมทั้ง Excel, Access, PowerPoint, และ Word ต่อให้ไปถามปัญหา Excel กับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมที่เคยสอนวิธีใช้โปรแกรมต่างๆให้กับคุณ เขาก็ไม่มีทางรู้ลึกในวิธีการนำ Excel ไปประยุกต์ใช้ในงานด้านต่างๆได้เลย

การฝึกอบรมพนักงานให้เรียนรู้ Excel ให้มากที่สุดมักเป็นนโยบายที่หลายบริษัทใช้กันแต่ต้องหาขอบเขตให้ชัดเจนด้วยว่าต้องใช้ Excel เป็นแค่ไหนจึงจะพอและจำเป็นต้องอบรมทุกคนที่ใช้ Excel หรือไม่ กว่าพนักงานจะนำความรู้ที่เรียนไปลองผิดลองถูกจนสามารถสร้างงานที่ใช้การได้ต้องเสียเวลานาน ถ้าปล่อยให้พนักงานสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้กันเองแบบตัวใครตัวมันย่อมทำให้ขาดมาตรฐานและยังเสี่ยงที่จะสร้างสูตรผิดขึ้นมาใช้งานโดยไม่รู้ตัว

หากผู้บริหารต้องการสร้างหน่วยงาน IT Support ให้ทำหน้าที่ช่วยตอบปัญหา Excel ได้ดีที่สุดก็ต้องเป็นบุคคลที่เชี่ยวชาญเป็น user specialist เฉพาะ Excel โดยดึงพนักงานที่แสดงฝีมือด้าน Excel ขึ้นมาทำหน้าที่นี้อย่างน้อย 2 คน(เพื่อมีตัวแทนกันได้)แล้วพยายามส่งเสริมพัฒนาความรู้ความสามารถให้เต็มที่ นอกจากจะทำหน้าที่ช่วยแก้ปัญหาให้แล้วยังรับหน้าที่สร้างแฟ้ม Excel ให้คนอื่นนำไปใช้ต่อ จะช่วยทำให้มีมาตรฐานในการสร้างงานและลดภาระค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานได้อย่างมาก โดยให้ความรู้พนักงานทั่วไปเพียงแค่รู้จักใช้แฟ้ม Excel ให้ถูกต้องต่อไปก็พอแล้ว

ห้ามใช้ Set precision as displayed

Excel จะมีประโยชน์อย่างแท้จริงต่อเมื่อสามารถคำนวณหาคำตอบได้ถูกต้อง แต่หลายครั้งทีเดียวที่พบว่าผลลัพธ์ที่ Excel แสดงออกมาให้เห็นไม่ตรงกันกับผลลัพธ์ที่ได้จากเครื่องคิดเลข บางครั้งอาจแตกต่างกันในตัวเลขหลักทศนิยม หรือต่างกันเป็นแสนเป็นล้านก็ได้หากในแฟ้มมีตัวเลขที่ใช้คำนวณกันมากมาย ซึ่ง Set precision as displayed เป็นทางออกหนึ่งที่ในหมู่นักบัญชีชอบแนะนำให้ใช้กัน โดยหารู้ไม่ว่าจะส่งผลเสียอย่างไรบ้าง

Set precision as displayed เป็นคำสั่งจากเมนู File > Options > Advanced ซึ่งตามปกติจะไม่ถูกเลือกเอาไว้ตั้งแต่แรก

SetPrecisionAsDisplayed                       

เมื่อคลิกกาช่องนี้ Excel จะแสดงคำเตือนขึ้นมาบนจอเพียงครั้งเดียวว่า Data will permanently lost accuracy แล้วจะไม่มีคำเตือนเช่นนี้แสดงขึ้นมาอีก และไม่มีการแสดงให้เห็นที่ส่วนใดบนหน้าจอเลยว่าแฟ้มนี้กำลังใช้คำสั่งนี้อยู่ ซึ่งเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่งเพราะผู้ใช้แฟ้มไม่มีทางจำได้เลยว่าแฟ้มใดบ้างที่ใช้คำสั่งนี้ (หากแนะนำให้ใช้คำสั่งนี้กับทุกแฟ้มก็ยิ่งสร้างผลเสียหายร้ายขึ้นไปอีก)

Set precision as displayed เป็นคำสั่งที่มีผลเฉพาะแฟ้มที่กาเลือกใช้คำสั่งนี้เท่านั้นและจะไม่มีผลกับแฟ้มอื่น ทำให้เฉพาะเซลล์ซึ่งถูกกำหนดรูปแบบ Format ไว้เท่านั้นจะมีค่าเท่าที่แสดงให้เห็น ซึ่งน่าจะเขียนว่า Set precision as displayed by format จะให้ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

Set precision as displayed ไม่มีผลกับเซลล์ซึ่งไม่ได้ถูกกำหนดรูปแบบ และไม่มีผลกับค่าที่อยู่ระหว่างการคำนวณในสูตร

Set precision as displayed ไม่มีผลกับเซลล์ซึ่งไม่ได้ถูกกำหนดรูปแบบ เช่น ถ้าสร้างสูตร =MOD(123.45,1) จะแสดงคำตอบเป็น 0.45 ซึ่งแสดงตัวเลขทศนิยม 2 หลักให้เอง แต่ตราบใดที่ยังไม่ได้กำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยม 2 หลัก จะยังคงมีค่าที่แท้จริงเท่ากับ 0.450000000000003 ซึ่งไม่เท่ากับ 0.45 ตามที่เห็น

Set precision as displayed ไม่มีผลกับค่าที่อยู่ระหว่างการคำนวณในสูตร เช่น =IF( 22.3-22.2 = 2.3-2.2, 100, 200) ยังคงให้คำตอบเท่ากับ 200 (เนื่องจาก Excel คำนวณค่า 22.3-22.2= 0.100000000000001 และคำนวณค่า 2.3-2.2= 0.0999999999999996 ซึ่งมีค่าไม่เท่ากัน)

แต่ถ้าสร้างสูตรในเซลล์ A1 =22.3-22.2 และเซลล์ A2 =2.3-2.2 แล้วสูตร =IF(A1=A2, 100, 200) จะให้คำตอบเท่ากับ 100 ทั้งนี้ต้องใช้คำสั่ง Set precision as displayed และกำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยมจนแสดงค่า 0.1 ที่เท่ากันให้เห็นด้วย ซึ่งในความเป็นจริงจะไม่มีทางทราบล่วงหน้าเลยว่า ต้องกำหนดรูปแบบตัวเลขให้แสดงทศนิยมกี่หลักไว้ก่อนจึงจะทำให้ได้ค่าตามที่ต้องการ

หากใช้คำสั่ง Set precision as displayed ต้องมั่นใจว่าทุกเซลล์ถูกกำหนดรูปแบบตามต้องการและต้องกระจายการคำนวณแต่ละขั้นลงไปในเซลล์ที่ถูกกำหนดรูปแบบไว้แล้วเท่านั้น ห้ามสร้างสูตรที่คำนวณหลายขั้นในเซลล์เดียวเป็นอันขาด ที่สำคัญที่สุดคือต้องจำให้ได้ด้วยว่าแฟ้มใดบ้างใช้คำสั่งนี้อยู่และประกาศให้ผู้ใช้แฟ้มทุกคนทราบโดยทั่วถึงกัน

ถ้าวันหนึ่งมีการบันทึกค่า 123.456 โดยมีเจตนาต้องการเก็บตัวเลขตามที่บันทึกไว้ใช้งานลงไปในเซลล์ที่ใช้รูปแบบทศนิยม 2 หลัก จะไม่มีใครเตือนให้ทราบเลยว่าตัวเลขกลายเป็น 123.46 ไปเสียแล้ว

Set precision as displayed เป็นคำสั่งที่ควรใช้เฉพาะกิจเป็นครั้งคราว ต่อเมื่อมีงานเร่งด่วนต้องการปรับตัวเลขที่แสดงให้มีค่าที่จะนำไปใช้ต่อเท่ากับค่าที่เห็นจากการกำหนดรูปแบบลงไป จากนั้นให้ Copy ตัวเลขไปวางแบบ Paste Special แบบ Values ลงไปในแฟ้มอื่น

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักบัญชีหรือไม่ หากต้องการให้ Excel คำนวณผลลัพธ์ถูกต้อง วิธีที่ดีกว่าและรัดกุมกว่าควรใช้สูตร Round, Trunc, Int, Ceiling, หรือ Floor ปรับค่าในแต่ละเซลล์แทนการใช้ Set precision as displayed แม้จะต้องเสียแรงเสียเวลาสร้างสูตรปรับค่าในทุกเซลล์ที่จำเป็นก็ตาม

 

About Excel Expert Training

 

  

Excel Expert Training เป็นผู้จัดอบรม Microsft Excel ชั้นนำของประเทศ
มุ่งการประยุกต์ใช้ Excel ในงานธุรกิจเพื่อเพิ่มผลงานและลดความซับซ้อนของงาน

ดำเนินการอบรมโดยอาจารย์สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ เริ่มสอนตั้งแต่ปีพ.ศ. 2539 เป็นต้นมา
ได้รับเกียรติจากบริษัทไมโครซอฟท์แต่งตั้งให้เป็น Microsoft Excel MVP กว่า 8 ปี
เป็นวิทยากรให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) กว่า 18 ปี
เป็นวิทยากรให้กับบริษัทปูนซิเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน) กว่า 5 ปี
นี่คือหลักฐานแห่งความมั่นใจในคุณภาพ

 2007 2014a800

 

Excel Expert Training รับจัดอบรม In-house ตัวต่อตัว หรือกลุ่มย่อย
คุณสามารถกำหนดเนื้อหาที่ต้องการอบรมได้เอง และนัดอบรมในวันและเวลาที่สะดวก

Excel-logo-icon 90bw

 

xlroom01 850

EasyView 856

จากจอภาพด้านหน้า ผู้เข้าอบรมสามารถชมภาพจากเครื่องของวิทยากรได้คมชัดทั้งภาพและเนื้อหา

xlroom850

EETLogo wTableSML

Go to top