“อยากจะดึงรายการนี้ออกมาแต่สูตร VLookup ที่ทำไว้หาค่าไม่ได้ อาจารย์ช่วยด้วยค่ะ”
“อาจารย์ครับ ผมอยากหายอดสินค้าคงเหลือ แต่สูตร SumIF ที่ทำไว้หาค่าไม่ตรง ผิดตรงไหนครับ”
ประโยคคล้ายๆกับแบบนี้เป็นคำถามที่พบบ่อยมาก ถามมา ได้คำตอบไปก็จบเพียงสูตรที่ถามมาแค่นั้น อาจเป็นเพราะความเกรงใจ ไม่กล้าถามมากเลยถามสั้นๆ
ถ้าอยากเก่งขึ้น ต้องอย่าเกรงใจที่จะถามครับ พยายามจับประเด็นที่จะถามให้ชัดเจนก่อน เขียนอธิบายให้ละเอียดที่สุด ทำตัวอย่างตารางมาเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตัดส่วนที่ไม่เกี่ยวทิ้งไปให้หมด แนบแฟ้มหรือถ่ายภาพหน้าจอที่เห็นหัวตาราง row column มาด้วยจะได้อ้างกันถูกที่
อย่าคิดเองเออเองว่าต้องใช้สูตร VLookup SUMIF หรือสูตรนั้นสูตรนี้ ขอให้ตั้งใจถามเพื่อจะได้เรียนรู้ จะได้เป็นแนวทางที่ดีกว่า หลายๆวิธี ไม่ใช่ถามแค่ต้องการหาคำตอบ
เริ่มต้นควรเล่าก่อนว่า งานที่ยกมาถามเนี่ยเป็นงานเกี่ยวกับธุรกิจอะไร ขายอะไร ผลิตอะไร คุณทำหน้าที่อะไร คำตอบที่ต้องการนี้เป็นรายงานเรื่องอะไร
ที่สำคัญมาก ควรบอกมาด้วยว่า ต้องทำรายงาน หาคำตอบแบบนี้บ่อยไหม ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือนานๆทีทำทีหนึ่ง
ถ้าต้องทำบ่อยๆ ก็ควรหาทางใช้สูตรคำนวณ คิดสร้างสูตรไว้แค่ครั้งเดียวแล้วหาคำตอบได้อัตโนมัติ ซึ่งสูตรอาจจะยากมากก็ต้องคิดให้ดีว่าคิดไปแล้วคุ้มไหม กว่าจะคิดออกเสียเวลานานเกินหัวหน้ารอหรือเปล่า
ถ้าเป็นรายงานที่นานๆทำที ถ้าทำด้วยคำสั่งบนเมนูได้ก็ควรใช้เมนู อย่าไปเสียเวลาคิดสูตรที่อาจไม่ทันความต้องการ
หลายคนถามมาว่าอยากได้คำตอบแบบนั้นแบบนี้ ซึ่งเป็นคำตอบแบบของคนพูดที่ใช้ไม่ได้ เพราะคำตอบแบบ Excel ต้องบอกมาด้วยว่าจากตารางต้นทางหน้าตาเป็นแบบนี้ ต้องการคำตอบเป็นตารางหน้าตาแบบไหน ตัวเลขคำตอบที่ต้องการเป็นเท่าไร แสดงไว้ตรงไหนในตารางคำตอบ
ที่อธิบายมานี้พอจะจับประเด็นได้แล้วไหมครับว่า ควรอธิบายเรื่อง Input กับ Output มาให้ละเอียดที่สุด ส่วน Process ที่จะทำไปเพื่อหาคำตอบนั้น ปล่อยไว้ อาจจะเสนอแนะไว้บ้างว่า ผมคิดว่าน่าจะใช้วิธีนั้นวิธีนี้ ลองทำดูแล้วติดอะไรตรงไหน อธิบายมาบ้างทำให้ผู้ตอบพอจะรู้พื้นฐานว่าตนเองรู้จัก Excel มากน้อยแค่ไหน แล้วเปิดทางไว้หน่อยว่า ถ้ามีทางอื่นที่ดีกว่า อาจารย์ช่วยแนะนำด้วยครับ
ถ้าขี้เกียจเขียนถาม ผมก็ขี้เกียจเขียนตอบเหมือนกัน