ภาคสอง แนวทางการประยุกต์ใช้สูตร
ภาคสาม สูตร Array
ภาคพิเศษ
100%

11 วิธีแก้เงื่อนไข โดยไม่ต้องแก้สูตร

11 วิธีแก้เงื่อนไข โดยไม่ต้องแก้สูตร

สูตร Excel ไม่เคยโกหกใคร ถ้าได้คำตอบไม่เหมือนกับที่คิดไว้ต้องกลับไปตรวจสอบข้อมูลให้ดีว่าข้อมูลที่บันทึกไว้นั้น ตัวเลขเป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ตัวอักษรเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ และที่สำคัญเซลล์ที่เป็นช่องว่าง จะปล่อยให้ว่างไว้ หรือจะใส่เลข 0 หรือจะใส่อะไรลงไปดี ซึ่งขอแนะนำให้ใช้หลักตามความเป็นจริงดังนี้

  • ปล่อยให้ว่างไว้ หากเซลล์นั้นไม่เคยมีค่ามาก่อน
  • ใส่เลข 0 หากมีค่าเท่ากับ 0
  • ใส่ข้อความว่า na หรือใส่สูตร =NA() หากเซลล์นั้นเคยมีค่ามาก่อนแต่ตอนนี้หาค่าไม่ได้ (not available)

ในเรื่องของข้อมูลจำนวนสินค้า จำนวนลูกค้า ถ้าปล่อยเซลล์ข้อมูลให้ว่างไว้ สูตร =Min(NumberRange) จะคืนค่าเป็นตัวเลขที่ต่ำที่สุด แต่ถ้าใส่เลข 0 ลงไป สูตรนี้ก็จะให้คำตอบเท่ากับ 0 ทันที ทำให้ด้วยสูตร Min ไม่สามารถหาตัวเลขน้อยที่สุดที่ยังมากกว่า 0 แต่ต้องหันไปสร้างสูตร Array ตามนี้แทน

{=Min(IF(NuberRange>0,NumberRange))}

วงเล็บ {} ของสูตรนี้เกิดจากการกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter พร้อมกันแทนการกดปุ่ม Enter

จะนำเรื่อง Array มาเรียนกันภายหลังในแฟ้มที่นำหน้าด้วยเลข 03 ช่วงนี้ขอให้ดูกันไว้ก่อนสูตรธรรมดากับสูตร Array หาค่าต่างกันหรือเหมือนกันอย่างไร

ส่วนการนับ แทนที่จะใช้สูตร Count หรือ CountA หากไม่แน่ใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นเป็นอะไรบ้าง ควรใช้สูตร CountIF แทนเสมอ เพื่อควบคุมให้นับตามเงื่อนไขที่กำหนดได้เอง

ภาพนี้มาจากคู่มือสูตรติดไม้ติดมือหน้า 12 (อย่าลืมไปลงเรียนหลักสูตร ฟรี จับประเด็นการใช้สูตรติดไม้ติดมือด้วยครับ)

หากต้องการนับจำนวนเซลล์ตัวเลขที่มีค่ามากกว่า 20 สามารถใช้เงื่อนไข “>”&5+15 เพราะ Excel จะแยกคำนวณ 5+15 เป็น 20 ได้ แต่ถ้าใช้เงื่อนไขเป็น “>5+15″ จะไม่เกิดการคำนวณ 5+15 แม้แต่น้อยเพราะ Excel จะถือว่าเงื่อนไขที่อยู่ระหว่างเครื่องหมาย ” “เป็นข้อความว่า >5+15 ทำให้ได้คำตอบเท่ากับ 0 เพราะเงื่อนไขนี้ไม่มี

ถ้าต้องการทำให้สูตรยืดหยุ่น ควรแยกส่วนของเครื่องหมาย > < = และส่วนของข้อมูลที่ใช้เทียบ เป็นตัวแปรที่ลิงก์มาจากเซลล์ ทำให้สูตรสามารถหาคำตอบตามเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขสูตร

การแยกส่วนที่เป็นสมการเครื่องหมาย > < = ออกไปลิงก์เข้ามาใช้ในสูตรได้นี่คือข้อได้เปรียบที่เงื่อนไขใช้แบบ Text ของสูตร CountIF และสูตรที่หายอดตามเงื่อนไขอื่นๆอีก เช่น SumIF CountIF MaxIF MinIF หรือสูตรใหม่ๆที่ชื่อสูตรลงท้ายด้วย …F กับ …FS แต่สูตรเหล่านี้มีข้อจำกัดว่าไม่สามารถนำสูตรอื่นซ้อนเข้าไปช่วยตรวจสอบเงื่อนไขได้เหมือนกับสูตร Array ที่ผสมสูตรเองขึ้นมาใช้งาน