ตัวอย่างของหลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพนี้ ต่างจากหลักสูตรอื่นตรงที่ไม่ได้เตรียมข้อมูลให้ง่ายที่จะนำมาใช้ได้กับสูตรที่จะเรียนกันได้ทันที แต่ได้จำลองสภาพในชีวิตจริงมาให้ทดลองใช้สูตรกันว่า กว่าจะใช้สูตรนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด

ข้อมูลที่บันทึกไว้อาจไม่ได้เป็นตัวเลขอย่างที่เห็นว่าเป็นตัวเลข ตัวอักษรหรือข้อความที่เห็นก็อาจไม่ได้เป็นข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ยิ่งเป็นแฟ้มที่ใช้งานร่วมกัน ยิ่งเสี่ยงที่จะมีข้อมูลที่แปลกแตกต่างไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว หรืออาจถูกใครก็ไม่รู้เข้าไปปรับระบบของ Excel ให้คำนวณต่างไปจากเดิม

แทนที่จะคอยตามไปแก้ไขที่ตัวข้อมูล ซึ่งแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำได้ตลอดเวลา ขอแนะนำให้เลือกใช้สูตรที่ช่วยตรวจสอบหรือคำนวณหาค่าที่ต้องการได้ตามเงื่อนไขจะเหมาะกว่ามาก

ด่านแรกที่จะช่วยทำให้ใช้ Excel หาคำตอบได้ถูกต้อง

ค่าที่ Excel ถือว่าเป็นตัวเลข ต้องเป็นตัวเลขที่ชิดขวาของเซลล์ พอใช้สูตร =IsNumber(Cell) จะได้ TRUE

ค่าที่ Excel ถือว่าเป็นตัวอักษร ต้องเป็นค่าที่ชิดซ้ายของเซลล์ พอใช้สูตร =IsNumber(Cell) จะได้ FALSE

=IsText(Cell) ตรวจสอบว่าข้อมูลในเซลล์เป็นตัวอักษรหรือไม่

=IsBlank(Cell) ตรวจสอบว่าเซลล์เป็นช่องว่างจริงๆหรือไม่

ถ้าไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรจัดค่าให้ชิดข้างไหนของเซลล์ ควรปล่อยให้ชิดข้างไหนของเซลล์เป็นไปตามธรรมชาติ จะได้มองออกว่าข้อมูลเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร

=Count(พื้นที่เซลล์) หรือ =SubTotal(2,พื้นที่เซลล์) นับจำนวนเซลล์ที่เป็นตัวเลข

=CountA(พื้นที่เซลล์) นับจำนวนเซลล์ที่มีค่าบันทึกไว้ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตร

=CountBlank(พื้นที่เซลล์) นับจำนวนเซลล์ที่เป็นช่องว่าง

=Rows(พื้นที่เซลล์) นับจำนวน row ในพื้นที่นั้น

=Columns(พื้นที่เซลล์) นับจำนวน column ในพื้นที่นั้น

เมื่อนำจำนวน row x จำนวน column จะได้จำนวนเซลล์ของพื้นที่ตาราง

แทนที่จะใช้สูตร Count หรือ CountA ถ้าไม่แน่ใจว่าพื้นที่ตารางบันทึกค่าอะไรไว้หรือมีโอกาสที่ผู้ใช้งานจะบันทึกค่าที่ไม่คาดคิดลงไป ควรใช้สูตร CountIF หรือสูตร Array เพื่อสั่งให้ Excel เลือกคำนวณตามเงื่อนไขที่กำหนด

=CountIF(Range,”เงื่อนไข”)

นอกจากการนับจำนวนเซลล์แล้ว ในกรณีที่ต้องการนับจำนวนตัวอักษรหรือจำนวนตัวเลขในเซลล์ว่ามีกี่ตัว ให้ใช้สูตรนับความยาว Length

=Len(Cell)