WhatNew

XTS 12 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 12) มือใหม่ ของใหม่

เรื่องของมือใหม่ ชอบใช้ของใหม่ เลยจบแล้ว
ริจะใช้
Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 12 – ตอนจบ)

คุณเริ่มใช้ Excel ตั้งแต่รุ่นไหน ทราบไหมว่า Excel แต่ละรุ่นต่างกันตรงไหนบ้าง แม้แต่ Excel 365 รุ่นล่าสุดก็ยังแบ่งออกเป็นอีกหลายรุ่นแล้วแต่ว่าจะ update ไว้ตั้งแต่วันไหน อย่างสูตรรุ่นใหม่ใน Excel 365 เช่น Sort Filter Unique นั้นใน Excel 365 ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องของผมมาหลายปีแล้ว เพิ่งมีโอกาสได้ใช้สูตรพวกนี้เมื่อไม่กี่วันมานี้เอง … เพราะเพิ่ง update

Excel 365 ยังแบ่งเป็นอีกหลายรุ่น รุ่นที่ทำงานบน Desktop รุ่นที่ทำงานบน Internet รุ่นที่ทำงานบนมือถือ หรือ Mac

WhatNew

ดูรายละเอียด What’s new in Excel 365 ได้จาก

https://techcommunity.microsoft.com/t5/resources-and-community/what-s-new-in-microsoft-excel/m-p/748734?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

https://techcommunity.microsoft.com/t5/resources-and-community/what-s-new-in-excel-at-ima-greater-seattle/m-p/729012?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

https://support.microsoft.com/en-us/office/what-s-new-in-excel-for-the-web-f8f98d6b-4752-4119-a2aa-4de22ece8d81?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

https://support.microsoft.com/en-us/office/what-s-new-in-excel-for-microsoft-365-5fdb9208-ff33-45b6-9e08-1f5cdb3a6c73?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

ใครก็ตามที่ทำหน้าที่สร้างแฟ้มให้คนอื่นใช้ พอสร้างเสร็จต้องลองใช้งานกับ Excel รุ่นเก่าๆว่าใช้งานได้ไหม อย่างที่บ้านผมมีคอมอยู่ 4 เครื่อง ยังดีที่มี Excel 2010, 2013, 2019, 365 ติดตั้งเอาไว้และตั้งใจไว้ว่าจะไม่ upgrade จะได้ลองนั่นลองนี่ได้เสมอ

ถ้าสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้เองก็ไม่ว่ากัน แต่ถ้าต้องส่งแฟ้มให้คนอื่นใช้ ทางที่ดีควรใช้สูตรที่ทำงานได้กับ Excel ทุกรุ่น

บทความเรื่องริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel นี้มาถึงตอนสุดท้ายแล้ว ใครที่ติดตามทั้ง 12 ตอนมาตลอดคงพอได้ไอเดียแล้วว่ากว่าจะใช้ Excel ให้ได้ดีนั้น ไม่ใช่ง่ายๆ

เชิญติดตามอ่านย้อนหลังทั้ง 12 ตอนได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/365/index.php/xl-blog/eet-blogs/excel-application

Surface

XTS 04 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 4) Computer สำหรับ Excel

It’s the fastest 15” laptop you can buy
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 4)

“ซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ จะเลือกสเปคแบบไหนดี มี RAM แค่ไหน ยี่ห้ออะไรดี”

Surface

ถ้าตอบเอาใจคนชอบเล่นของใหม่ชอบเครื่องแรงๆ แนะนำให้เลือกเครื่องที่สามารถทำงานแบบ Multithreaded Calculation ดูที่จำนวน processor ซึ่ง quad-core จะช่วยทำให้ Excel ทำงานแบบคู่ขนานได้เร็วกว่า dual-core หรือ single-core ทำให้เครื่อง core i3 ทำงานด้วย Excel ได้เร็วกว่า core i5 เสียอีก

อ่านเรื่อง Multithreaded Calculation

ส่วน RAM ขอให้ติดตั้งไว้มากหน่อย เผื่อไว้ว่าจะใช้ app ตกแต่งภาพหรือดูวิดีโอ ไม่ใช่เพื่อใช้กับ Excel เพราะ Excel สามารถใช้กับ RAM ได้สูงสุด 2GB เท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ต่อให้คุณซื้อ Surface Laptop 3 ที่ Microsoft คุยว่า “It’s the fastest 15” laptop you can buy” แต่ใช้ Excel แบบงั้นๆ ยังไงก็ยังช้าอยู่ดี

ในการใช้ Excel เรื่องช้าหรือเร็ว ไม่ควรยึดติดที่ความเร็วของเครื่อง แต่ควรดูที่ความเร็วของมนุษย์ว่าต้องเสียเวลานานแค่ไหน

หากจับเวลาตั้งแต่ได้รับมอบงานจนถึงส่งงาน คนที่ใช้ Excel สร้างงาน “เป็น” เขาจะใช้เวลา 80% กับการคิดวางแผนสร้างงานนานมากหน่อย ถ้าคิดเป็น แฟ้มก็จะใช้เวลาคำนวณนิดเดียว ไม่ต้องพึ่งคอมเครื่องใหม่หรือไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้ Excel 365 ที่มีสูตร VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH ปรับปรุงใหม่แล้วให้ทำงานเร็วขึ้น อ่านรายละเอียด

ชมวิดีโอแสดงความเร็วของ Excel

error message

XTS 05 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 5) ลดความสวยแบบอ้วนอุ้ยอ้าย

โปรแกรมแจกฟรี ช่วยลดความสวยแบบอ้วนอุ้ยอ้าย
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 5)

error message

คุณเคยเจอคำเตือนแบบนี้บ้างไหม ไม่น่าเชื่อว่าเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากการอยากสวย พอเกิดขึ้นจะจัดเก็บ save แฟ้มไม่ได้เลยจนกว่าจะจัดการลด ละ เลิกใช้ แก้ให้หมดไปก่อน จะทำเองก็ได้ หรือจะใช้ Add-in ซึ่ง Microsoft มีโปรแกรมพิเศษแจกฟรีช่วยทำงานให้โดยอัตโนมัติ

เมื่อเกิดคำเตือนนี้ขึ้น ต้องหาทางลดจำนวนเซลล์ที่ใช้ Format ให้เหลือใช้กับพื้นที่ตารางเท่าที่จำเป็นเท่านั้น

ทดสอบได้จากการกดปุ่ม CTRL+END พร้อมกัน Excel จะกระโดดไปแสดงเซลล์ที่อยู่ด้านขวาล่างสุดที่ถูกใช้งาน ถ้าเซลล์นี้อยู่ไกลจากพื้นที่ตารางที่ใช้งานและเห็นพื้นที่เซลล์ว่างๆอยู่ด้านบนหรือด้านซ้าย แสดงว่าเซลล์ที่เห็นว่าว่างเหล่านั้นไม่ได้ว่างอย่างแท้จริง แต่ถูกกำหนด Format บางอย่างเอาไว้

สาเหตุเกิดขึ้นจากการกำหนด Format ทั้ง row หรือ column เอาไว้ หรือกำหนดพื้นที่ตารางที่ใช้ Format ไว้ใหญ่เกินไป ก่อนที่จะเห็นคำเตือนนี้แสดงขึ้น อาการแรกเริ่มดูได้จากแฟ้มมีขนาดใหญ่แบบผิดสังเกต

วิธีการแก้ไข ให้เลือกพื้นที่ตารางส่วนที่เห็นว่าว่างเหล่านั้นแล้วสั่ง delete ทิ้งไปทั้งหมด หรือจะสั่งลบเฉพาะ format ทิ้งเอง โดยใช้คำสั่งที่เมนู Home > Clear > Clear Formats หรือใช้ add-in เพื่อ Clean excess cell formatting on a worksheet ได้ตามคำแนะนำที่ลิงก์นี้ อยู่ในหัวข้อ Method 1: Eliminate excessive formatting

Add-in ตัวนี้มีอยู่แล้วในเครื่อง แค่หาทางนำมาใช้ให้เป็น และมีคำสั่งอื่นที่น่าสนใจตามมาให้ด้วย

วิธีการเปิดใช้ Add-in

1. ไปที่คำสั่ง File > Options > Add-Ins.

2. ในช่อง Manage เลือก COM Add-ins แล้วคลิก Go

3. ในรายชื่อ COM Add-Ins กาช่อง Inquire แล้ว OK.

จะพบเมนู Inquire tab แสดงขึ้นมาให้เห็น

CleanFormat

แนะนำให้อ่านคำแนะนำบทความในลิงก์นี้ด้วย ซึ่งจะได้นำมาอธิบายต่อไป โปรดติดตาม…

LinkDirection

XTS 06 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 6) วิถีซ้ายขวาบนล่าง

วิถีซ้ายขวาบนล่างของ Excel (Excel -Not- New Normal)
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 6)

“จะแยกชีทหรือจะแยกแฟ้มดีกว่ากัน” พอข้อมูลมากขึ้น ทุกคนต้องคิดถึงปัญหานี้ แต่ก่อนจะไปไกลถึงขั้นนั้น ทราบไหมว่าแค่ในชีทเดียวกันก็มีวิถีซ้ายขวาบนล่างที่ไม่ควรย้อนศร

ประเด็นนี้จะช่วยทำให้แฟ้มที่มีข้อมูลขนาดใหญ่และมีสูตรเยอะคำนวณได้เร็วขึ้น แม้วันนี้แฟ้มเล็กนิดเดียวก็ควรเริ่มต้นให้ดีแล้วอีกหน่อยจะไปได้ไกล ไม่ใช่แค่แฟ้มงานนั้นจะคำนวณเร็วเท่านั้น แต่ตัวคุณเองก็จะแกะไล่ที่ไปที่มาได้สะดวกด้วย

ในชีทเดียวกัน หากไม่จำเป็นแล้วไม่ควรกระจายแยกเซลล์ที่ต้องนำมาใช้คำนวณพร้อมกัน แต่ควรนำเซลล์เหล่านั้นมาไว้ใกล้ๆกัน และเมื่อจะสร้างสูตรลิงก์นำค่าไปใช้คำนวณทีละขั้น ควรลิงก์ส่งค่าจากเซลล์ที่อยู่ด้านบนลงไปใช้ที่เซลล์ด้านล่างและส่งค่าจากซ้ายไปทางขวา

ทางที่ดีที่สุด ควรใช้แค่ชีทเดียวเพราะเมื่อข้อมูลอยู่ในชีทเดียวกันจะสามารถใช้คำสั่งบนเมนูช่วยทำงานให้ได้ทันที ครั้นจะสร้างสูตรก็ทำได้ง่าย ดังนั้นเมื่อจะคิดแยกชีท ต้องคิดให้ดีก่อนว่า หากวันหนึ่งต้องการหาค่าที่เกี่ยวข้องกับหลายชีทจะยุ่งยากขนาดไหน

เมื่อต้องแยกชีทก็ควรลิงก์ข้อมูลจากชีทที่อยู่ซ้ายมือไปใช้ที่ชีทขวามือ ควรตั้งชื่อชีทที่เรียงชื่อชีทตามลำดับจากน้อยไปมากด้วย เพราะ Excel สร้างระบบการไล่ลำดับเซลล์สูตรที่คำนวณต่อเนื่องกันไว้แบบนี้ หากเราตั้งชื่อชีทหรือสลับชีทตามใจ Excel จะทำงานช้าลง (หลักการนี้เคยอ่านพบนานมาแล้ว หาที่มาตอนนี้ไม่ได้อีก)

ส่วนการแยกแฟ้มต้องเข้าใจก่อนว่าแฟ้มที่เปิดขึ้นมาเท่านั้นที่ Excel จะทำการคำนวณ จึงควรสร้างสูตรหรือลิงก์เซลล์ที่ต้องคำนวณพร้อมกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ ถ้าสร้างสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มไว้ก็ต้องเสียเวลาเปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่เกี่ยวข้องกันขั้นมาคำนวณพร้อมกัน

ดังนั้นหากจำเป็นต้องสร้างสูตรลิงก์ข้ามแฟ้ม ควรลิงก์เฉพาะเซลล์ผลลัพธ์ที่คำนวณเสร็จแล้วในแฟ้มต้นทางไปใช้ต่อในแฟ้มปลายทาง และให้แยกเซลล์สูตรที่ลิงก์ข้ามแฟ้มทดค่าไว้ต่างหาก อย่าสร้างสูตรที่ลิงก์ข้ามแฟ้มไปผสมกับสูตรคำนวณอื่นไว้ในเซลล์เดียวกัน

LinkDirection

หลักการแยกเซลล์ที่ลิงก์มาทดค่าไว้ก่อนนี้สำคัญมาก ควรใช้กับการลิงก์ทั้งในชีทเดียวกันหรือลิงก์ข้ามชีทด้วย แม้ทำให้ในแฟ้มมีจำนวนเซลล์สูตรมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น แต่การคำนวณไม่จำเป็นว่าจะช้าลง แถมอาจจะคำนวณเร็วกว่าแฟ้มขนาดที่เล็กกว่าเสียด้วยซ้ำ และในอนาคตจะสามารถนำเซลล์ที่ทดไว้นี้ไปใช้ต่อในการคำนวณอื่นได้อีก ยืดหยุ่นกว่าการสร้างสูตรยาวๆไว้ในเซลล์เดียวกัน

พื้นที่สีเหลืองในภาพนี้ คือ เซลล์ที่ลิงก์ค่าจากที่อื่นมาทดไว้

แนะนำให้อ่าน https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-tips-for-optimizing-performance-obstructions?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

ปล เรื่องแบบนี้เรียนรู้ได้จาก Excel Expert Training เท่านั้น ช่วยกันแชร์เพื่อช่วยให้คนอื่นทราบเรื่องนี้กันด้วยครับ

onOFFSwitch

XTS 07 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 7) ภัยเงียบของ Pivot Table

ภัยเงียบที่ร้ายกาจของ Pivot Table
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 7)

มีใครบ้างใช้ Pivot Table ครั้งเดียวแล้วทิ้ง มีใครบ้างสร้าง Pivot Table ใหม่ทุกครั้ง ไม่เคยเอาของเก่าที่ทำไว้แล้วมาใช้ซ้ำอีก … แทบทุกคนมีแต่ใช้ตาราง Pivot Table ที่สร้างขึ้นมาใช้แล้วใช้อีกใช่ไหม ทราบไหมว่าภัยเงียบที่ร้ายกาจของ Pivot Table คืออะไร

Pivot Table เป็นเครื่องมือมหัศจรรย์ที่ช่วยสร้างตารางหายอดรวมได้ในพริบตา ไม่ต้องเสียเวลามาสร้างสูตรเอง แต่ Pivot Table จะเงียบเสียง ไม่มีสัญญาณเตือนอะไรเลยให้ทราบว่า ตัวเลขที่คำนวณมาให้นั้นยังเป็นค่าเก่า ยังไม่ได้นำค่าใหม่มาใช้ในการคำนวณ

onOFFSwitch

ระบบการคำนวณตามปกติที่พวกเราคุ้นเคยกันอยู่เป็นระบบการคำนวณแบบ Automatic Calculation ซึ่งทำหน้าที่คำนวณหาคำตอบใหม่ให้ทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆกับเซลล์หรือพื้นที่ตารางที่นำมาอ้างอิงไว้ในสูตร หรือเมื่อเปิดแฟ้มขึ้นมา Excel จะคำนวณให้ใหม่เองเสมอ

AutoManualCalc

ถ้าแฟ้มมีสูตรและมีการลิงก์ค่าต่อไปมาจำนวนมาก Excel จะไม่เสียเวลาคำนวณทุกเซลล์สูตรใหม่ทุกครั้ง แต่จะเลือกคำนวณเฉพาะเซลล์สูตรที่ตำแหน่งอ้างอิงที่ใส่ไว้ในสูตรมีการเปลี่ยนแปลงค่าต่างไปจากเดิม ซึ่งระบบนี้จะช่วยทำให้ Excel คำนวณเร็วขึ้น ทั้งนี้ผู้ใช้ Excel ต้องไม่กำหนดพื้นที่ตารางอ้างอิงไว้กว้างเกินจำเป็นด้วย

สูตร VLookup จะคำนวณใหม่เองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงค่าในพื้นที่ตารางที่นำมาอ้างอิงไว้ในสูตร เช่น สร้างสูตร =VLookup(รหัส,DataRange,2) ซึ่งเลข 2 หมายถึงให้คืนค่าคำตอบมาจาก column ที่ 2 ในพื้นที่ตาราง DataRange แต่ถ้า DataRange มีพื้นที่ 10 column ทำให้เมื่อมีการเปลี่ยนค่าใน column อื่นก็จะกระตุ้นให้ VLookup คำนวณใหม่เสมอแม้ให้คำตอบเดิมก็ตาม

หากแฟ้มมีสูตรจำนวนมาก อาจเปลี่ยนระบบคำนวณไปใช้ Manual Calculation ซึ่งจะมีคำเตือนตรงมุมซ้ายล่างของจอว่า Calculate แสดงว่ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใหม่แล้วและตอนนี้ยังไม่ได้คำนวณจนกว่าจะคลิกที่คำว่า Calculate หรือกดปุ่ม F9 เมื่อคำนวณเสร็จแล้วคำเตือนว่า Calculate นี้ก็จะหายไป

ระบบการคำนวณแบบ Manual นี้ มักมีคำแนะนำว่าไม่ควรใช้เพราะคนทั่วไปติดนิสัยกับการคำนวณแบบ Automatic ซึ่งอย่างไรก็ตามระบบการคำนวณแบบ Manual Calculation ก็ยังดีกว่าการใช้ Pivot Table ที่ไม่มีคำเตือนอะไรให้ทราบแม้แต่น้อย

Pivot Table จะคำนวณใหม่ให้ต่อเมื่อสั่ง Refresh หรือ Refresh All ในกรณีที่มีหลายตาราง

ที่น่าห่วงก็คือ ถ้าคนที่ใช้แฟ้มนั้นไม่ได้เป็นคนสร้าง เขาจะทราบได้อย่างไรว่าต้องสั่ง Refresh และจะไป Refresh ที่ตรงไหนในแฟ้ม

ยิ่งมีการลิงก์ค่าจากยอดรวมที่ได้จากตาราง Pivot Table ไปใช้คำนวณต่อร่วมกับเซลล์สูตรอื่นด้วยแล้ว ยิ่งน่ากลัวขึ้นไปอีกเพราะที่เห็นว่า Excel คำนวณหาคำตอบใหม่ นั่นเป็นเพราะระบบ Automatic Calculation แต่ไม่ได้มาจากข้อมูลใหม่ในฐานข้อมูลของ Pivot Table

แนะนำให้อ่าน

https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-improving-calculation-performance?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

3DSUM

XTS 08 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 8) 3D Excel

มิติที่ 3 ของ Excel
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 8)

ทุกวันนี้เราใช้ Excel กันอย่างอิสระเสรี ออกแบบตารางตามใจฉัน เพิ่มชีทใหม่ตามใจหัวหน้า โดยหารู้ไม่ว่าเมื่อถึงเวลาต้องเพิ่มชีทนั้น ควรออกแบบตารางให้ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในเซลล์ตำแหน่งเดียวกันของทุกชีท เพราะ Excel มีสูตรที่ทำงานแบบมิติที่ 3 ได้ด้วย

สมัยที่ผมเริ่มใช้ Excel รุ่นแรกๆในแฟ้มหนึ่งมีแค่ชีทเดียว ต่อมา Microsoft ก็ออกโฆษณาว่า Excel รุ่นใหม่จะทำงานแบบ 3 มิติได้ด้วย นั่งรอพร้อมจินตนาการว่าหน้าตาของตารางคงจะออกมาเป็นรูปสี่เหลี่ยมลูกบาศก์ที่มีแนว Row Column แบบเดิม และคงมีอีกแนวเป็นความลึกเข้าไปในจอ พอเจอของจริงก็ถึงบางอ้อว่า 3 มิติที่ว่านั้นก็คือมีหลายชีทนั่นเอง

3DSUM

จากภาพนี้มี 3 ชีทที่มีข้อมูลเรื่องเดียวกันบันทึกไว้ในเซลล์ A1 ของแต่ละชีท เมื่อต้องการหายอดรวมทั้งหมด แทนที่จะสร้างสูตรจับเซลล์มาบวกกันทีละเซลล์แบบนี้

=Sheet1!A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1

ให้สร้างสูตรหายอดรวมแบบ 3 มิติ แบบนี้แทน

=SUM(Sheet1:Sheet3!A1)

เริ่มจากพิมพ์ =sum( แล้วคลิกไปที่เซลล์ A1 ของชีทซ้ายสุดจากนั้นกดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วไปคลิกที่เซลล์ A1 ของชีทขวาสุดที่ต้องการ

ที่ไม่น่าเชื่อ คือ หากต้องการหายอดรวมจากทุกชีท “เว้นชีทที่สร้างสูตรนี้ลงไป” ให้พิมพ์สูตร =SUM(‘*’!ตำแหน่งเซลล์) เช่น เมื่อสร้างสูตร =SUM(‘*’!A1) ลงไปในชีท Sheet1 จะได้สูตร =SUM(Sheet2:Sheet3!A1)

แนะนำให้อ่าน

https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-improving-calculation-performance?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

CumSUM

XTS 09 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 9) Cumulative Sum

สูตร Sum SumIF หายอดรวมสะสมแบบพิสดาร
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 9)

CumSUM

ตั้งแต่ต้นปีขายสินค้าได้เงินรวมแล้วเท่าไหร่ คำถามแบบที่ต้องหายอดรวมสะสมนี้เป็นเรื่องหนึ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงาน ซึ่งตามปกติเรามักจะนำยอดรวมสะสมเดิมไปบวกกับยอดใหม่ ตามภาพนี้ใน Column C มี Amount จำนวนการขาย ถ้าจะหายอดรวมสะสมแบบบวกใน Column D เซลล์ D6 สร้างสูตร =D5+C6 แล้ว copy ต่อลงไปตามแนวตั้ง หรืออีกทางหนึ่งอาจสร้างสูตร =SUM($C$5:C5) ลงไปในเซลล์ E5 แทนแล้ว copy ต่อลงไปตามแนวตั้งก็ได้ … วิธีไหนดีกว่ากัน

ถ้าต้อง copy สูตรลงไป 1000 row วิธีสร้างสูตรบวก Excel เสียเวลาคำนวณเพียง 2,000 ครั้ง แต่ถ้าใช้สูตร SUM จะคำนวณถึง 500,000 ครั้ง ดูหลักฐานได้จาก https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-tips-for-optimizing-performance-obstructions?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

แม้สูตรบวกใช้เวลาคำนวณน้อยกว่า แต่ต้องระวังว่ายอดรวมสะสมที่ก่อนหน้านั้นถูกต้องมาตลอด ไม่มีที่ผิดพลาด สูตรจึงจะหายอดสะสมได้ถูกต้องต่อไป ส่วนสูตร SUM แม้เสียเวลาคำนวณนานกว่า แต่เนื่องจากสูตรในแต่ละเซลล์ไม่ได้พึ่งพายอดรวมสะสม โดยจะหาจากยอดขายโดยตรง จึงมีโอกาสที่จะคำนวณผิดพลาดน้อยกว่าหรือแทบไม่มีทางผิดเลย

แต่ถ้าถามว่าสินค้าแต่ละตัวขายรวมสะสมเป็นเท่าไร จะไม่สามารถใช้สูตร SUM แบบธรรมดา ต้องเปลี่ยนไปใช้สูตร SUMIF ในเซลล์ F5 =SUMIF($B$5:B5,B5,$C$5:C5) แล้ว copy ต่อลงไปตามแนวตั้ง ซึ่งสูตรนี้เป็นสูตรที่หัวหน้าหลายคนต้องถามหาแน่นอน

XTS 10 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 10) Open and save faster

วิธีใช้ Excel ให้เปิดปิดแฟ้มเร็วขึ้น
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 10)

  • Save file นามสกุล XLSB แทนที่จะใช้ XLSX เพื่อลดขนาดแฟ้ม
  • ลบ Temporary files ทิ้ง
  • อย่าใช้ Tracking changes ในการ share workbook
  • Defragment hard disk บ่อยๆ
  • อย่าใสรหัสป้องกัน Protect Workbook
  • ใช้พื้นที่ตารางเท่าที่จำเป็น
  • อย่าใช้ check boxes, hyperlinks หรือปุ่ม controls อื่นให้มากนัก
  • เปิดแฟ้มต้นทางก่อนแฟ้มปลายทางที่มีสูตรลิงก์
  • ปรับระบบป้องกันไวรัส
  • เปลี่ยนไปใช้ระบบ Manual Calculation และปิดระบบ Calculate before save
  • ใช้ Pivot Table แทนการสร้างสูตรหายอดรวมแยกประเภท
  • ใช้ Conditional Formats และ Data Validation เฉพาะพื้นที่เล็กๆ
  • ลดการใช้ Range Name ในการอ้างอิงพื้นที่ข้ามชีท หรือสูตรที่ต้องใช้งานบ่อยๆ
  • ควรสร้างสูตรที่ต้องใช้บ่อยๆไว้ในเซลล์แล้วลิงก์ผลลัพธ์ไปใช้ ไม่ควรนำสูตรไปซ้อนกัน
  • อย่าสร้างสูตรทิ้งไว้หากไม่ต้องใช้ในการคำนวณใหม่อีกแล้ว

อ่านรายละเอียดได้จาก

Excel performance: Tips for optimizing performance obstructions

AutomaticManual

XTS 07a ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 7 ภาค 2) วิธีจัดการกับภัยเงียบของ Pivot Table (2)

วิธีจัดการกับภัยเงียบที่ร้ายกาจของ Pivot Table
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 7 ภาค 2)

เมื่อใดงานใดที่ใช้คำสั่งบนเมนูสร้างขึ้น หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใหม่ เมื่อนั้นงานนั้นต้องใช้คำสั่งบนเมนูนั้นใหม่ซ้ำอีก แต่ Pivot Table น่ากลัวยิ่งกว่านั้นอีกเพราะเมื่อเปลี่ยนข้อมูลใหม่แล้วนำไปสร้าง Pivot Table ใหม่ จะพบว่า Excel ไม่ได้นำข้อมูลใหม่มาใช้ในตารางยอดรวมใหม่แต่อย่างใด

เมื่อใดจะสร้าง Pivot Table ซ้ำใหม่ พึงระลึกไว้ว่า ต้องสั่ง Refresh หรือ Refresh All ก่อนทุกครั้ง เพื่อทำให้ Pivot Table ปรับข้อมูลใน cache หรือระบบข้อมูลภายในให้รับรู้ถึงข้อมูลใหม่ก่อนเสมอ ตาราง Pivot ที่สร้างใหม่จึงจะแสดงข้อมูลใหม่ตาม

AutomaticManual

ถ้าใช้คำสั่งบนเมนูแล้วต้องการให้ Excel ทำงานซ้ำเองโดยอัตโนมัติ ต้องหันไปพึ่ง VBA มาช่วย เช่น

เมื่อต้องการให้ตาราง Pivot ใน Sheet1 ที่สร้างไว้ตรงเซลล์ A3 ทำการ refresh ตัวเอง ต้องใช้ VBA ตามนี้

Set pvtTable = Worksheets(“Sheet1”).Range(“A3”).PivotTable
pvtTable.RefreshTable

ที่มา
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/excel.pivottable.refreshtable?WT.mc_id=M365-MVP-4000499


 

หากต้องการ refresh cache

Worksheets(1).PivotTables(1).PivotCache.Refresh

ที่มา
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/excel.pivotcache.refresh?WT.mc_id=M365-MVP-4000499


 

หากต้องการให้ Excel แสดงรายงานว่าได้ refesh แล้วเรียบร้อย

Private Sub Worksheet_PivotTableUpdate(ByVal Target As PivotTable)

MsgBox “The PivotTable connection has been updated.”

End Sub

ที่มา
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/excel.worksheet.pivottableupdate?WT.mc_id=M365-MVP-4000499


 

เมื่อใดที่ต้องการให้ Excel ทำสิ่งที่ทำไม่ได้ เมื่อนั้นต้องพึ่ง VBA มาเป็นพระเอกขี่ม้าขาวมาช่วย

อย่านึกว่า VBA เป็นเรื่องยากที่เป็นขั้นสูงอะไรแบบนั้น เพียงแต่ต้องมั่นใจก่อนว่าที่ว่า Excel ทำไม่ได้นั้น Excel ทำไม่ได้แล้วจริงๆ ไม่ใช่เพราะผู้ใช้ Excel ไม่รู้ว่าจะใช้ Excel ยังไง

SlowVBA

XTS 11 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 11) เก่งแบบย้าวยาว

เก่งแบบย้าวยาว ต้องอย่าขัดขา Excel
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา
Excel (ตอนที่ 11)

=INDEX(Begin,COUNTIF(Cum_Hour,”<“&(I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1,1)+(((I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10 – VLOOKUP(J10, Begin, 1))*24)))-(INDEX(Cum_Hour,(COUNTIF(Cum_Hour,”<“&(I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1),1)-INDEX(Working_Hour,(COUNTIF(Cum_Hour,”<“&(I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1),1)))/24)

พอเห็นสูตรย้าวยาวที่ซ้อนกันไปซ้อนกันมาแบบนี้ เห็นแล้วต้องคิดว่าคนที่สร้างสูตรนี้ต้องเก่งมากใช่ไหม ตอนแรกที่ผมสร้างสูตรยาวเป็น รู้สึกว่าตัวเองเก่งเหมือนกัน ชอบสร้างสูตรยาวๆไปช่วยเหลือคนอื่นที่ตั้งคำถามมา แม้ได้รับคำชมแต่กลับต้องแบกภาระต่อไปไม่รู้จบ เพราะคนที่ลอกสูตรคำตอบไปใช้ แก้ไขสูตรเองไม่เป็น พอติดปัญหาก็ย้อนมาขอความช่วยเหลืออีก เดี๋ยวนี้ผมจึงพยายามเลี่ยงไม่ตอบเป็นสูตรยาวๆอีกแล้ว

สูตรย้าวยาวมีประโยชน์ต่อเมื่อใช้คำนวณเพื่อหาคำตอบในเซลล์เดียว ไม่เหมาะที่จะ copy สูตรไปใช้คำนวณซ้ำอีกที่เซลล์อื่น เพราะสูตรส่วนที่เขียนเหมือนกันจะต้องคำนวณซ้ำแล้วซ้ำอีก ทำให้ Excel คำนวณช้าลงและแฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น

สูตรสั้นๆก็ทำให้ Excel คำนวณช้าลงและแฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นได้เช่นกัน เช่น =3*4*A1 พอ copy สูตรนี้ไปใช้อีก 1,000 เซลล์ ตำแหน่งอ้างอิง A1 จะเปลี่ยนไปใช่ไหม แต่ส่วนของ 3*4 จะต้องคำนวณซ้ำอีกถึง 1,000 ครั้ง

ก่อนจะคิดสร้างสูตรย้าวยาว ต้องสร้างสูตรส่วนที่ต้องคำนวณซ้ำที่ให้คำตอบเดียวกันแยกไว้ในเซลล์หนึ่งไว้ก่อนเพื่อให้ Excel เสียเวลาคำนวณเพียงครั้งเดียว จากนั้นจึงลิงก์คำตอบที่ได้ไปใช้คำนวณต่อในสูตรอื่นที่ทำหน้าที่คำนวณขั้นตอนต่อไป

ในตัวอย่างสูตรย้าวยาวข้างต้น ขอให้สังเกตว่ามีส่วนของสูตร VLOOKUP(J10,Begin,1) ซ้ำกันหลายครั้ง ซึ่งควรแยกสูตรนี้ไปคำนวณของมันเองก่อนดีกว่า

หากสูตรย้าวยาวที่สร้างขึ้นไม่มีส่วนในในสูตรที่ต้องคำนวณซ้ำแบบหาคำตอบเดียวกันเลย ก็จำเป็นต้องใช้สูตรย้าวยาว copy ไปใช้ที่เซลล์อื่น แต่แน่นอนว่าแฟ้มจะคำนวณช้าลง แฟ้มใหญ่ขึ้น และที่สำคัญจะมีแต่คนสร้างสูตรคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจที่ไปทีมาของสูตร

ทางออกที่ดีกว่าสำหรับ Excel แต่ยากกว่าสำหรับคน ก็คือหันไปใช้สูตรที่สร้างขึ้นด้วย VBA ซึ่งแทนที่จะใช้ VBA รับค่าจากเซลล์ทีละเซลล์ไปคำนวณหาคำตอบแล้วส่งผลลัพธ์กลับลงมาในตารางทีละเซลล์ ควรสร้างรหัส VBA ที่รับค่าทุกเซลล์จากตารางไปคำนวณ เก็บผลลัพธ์ไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ก่อน จากนั้นจึงส่งผลลัพธ์กลับมาทีเดียวพร้อมกันทั้งตาราง

แทนที่จะเขียนรหัสแบบนี้

SlowVBA

เปลี่ยนมาใช้แบบนี้จะเร็วกว่ามาก

Slow2FaterVBA

ดูรายละเอียดของรหัส VBA นี้ได้จาก

https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-tips-for-optimizing-performance-obstructions?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

ส่วนสูตรย้าวยาวของผมข้างต้น พอหันมาใช้ VBA จะกลายเป็นแบบนี้ ดูวิดีโอแสดงวิธีการที่

https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/excel-formulas-articles/611

BE2AD Diff

XTS 03 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 3) ปีพ.ศ. – ปีค.ศ. = ?

ปีพ.ศ.-ปีค.ศ.= 542 ไม่ใช่ 543 ได้ด้วยนะ
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 3)

คนไทยทั่วไปทราบกันว่าเลขปีพ.ศ.มากกว่าเลขปีค.ศ.อยู่ 543 ปี เช่น ปีพ.ศ. 2563 – 543 จะได้ปีค.ศ.2020 แต่น้อยคนนักที่จะรู้ว่า ไม่เสมอไปหรอก บางช่วงเดือนของบางปีต้องลบด้วย 542

ก่อนปีพ.ศ. 2484 วันขึ้นปีใหม่ไทยเราคือวันที่ 1 เมษายน ปีพ.ศ.หนึ่งๆเริ่มจากวันที่ 1 เมษายนถึง 31 มีนาคม ต่อมารัฐบาลในยุคนั้นได้ประกาศในปีพ.ศ. 2483 ว่าให้ปีใหม่ของปีต่อไปเปลี่ยนมาเป็นวันที่ 1 มกราคม เริ่มต้นตั้งแต่มกราคม ปีพ.ศ. 2484  ทำให้ปีพ.ศ. 2483 มีเพียง 9 เดือนตั้งแต่เมษายนถึงธันวาคม (1/4/2483 – 31/12/2483)

ถ้าในแฟ้มมีการกรอกข้อมูลของทรัพย์สินถาวร หรือวันเกิด หรือวันที่ทางประวัติศาสตร์ไว้ว่าเกิดขึ้นในช่วงเดือนมกราคมถึงมีนาคมปีพ.ศ. 2483 (1/1/2483 – 31/3/2483) แสดงว่าบันทึกไว้ผิดพลาด เพราะประเทศไทยในระบบปีพ.ศ.ไม่มีวันที่ในช่วงนี้ไปแล้วตามกฎหมาย ซึ่งไม่ควรมีใครใช้อีก

ในการคำนวณหาความแตกต่างว่าจะใช้ 543 หรือ 542 ให้ใช้หลักว่า “เฉพาะช่วงเดือนมกราคมถึงมีนาคมของปีพ.ศ. 2483 หรือของปีพ.ศ.ก่อนนั้น” ต้องใช้เลข 542 เพราะเป็นช่วงปลายปีของปีพ.ศ.เดิม และรับรู้ว่าเป็นต้นปีค.ศ.ปีถัดไป เช่น ช่วงเดือนมกราคมถึงมีนาคม พ.ศ. 2483 (ถ้ามีใครใช้) หรือปีพ.ศ.ก่อนนั้น เป็นปีค.ศ. 1941

=IF(And(ปีพ.ศ.<=2843,เลขเดือน>=1,เลขเดือน<=3),542,543)

BE2AD Diff

ส่วนระบบวันที่ของ Excel ไม่รับรู้ถึงความแตกต่างนี้ Excel จะใช้ 543 ตลอด เมื่อใช้ Format d/m/bbbb เปลี่ยนเลขปีที่บันทึกไว้เป็น 15/3/1938 จะแสดง 15/3/2481 ซึ่งที่จริงต้องเป็นวันที่ 15/3/2480

…โปรดติดตามตอนต่อไป

ThaiDate01

XTS 02 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 2) ปีพ.ศ.ที่เป็นปีค.ศ.

ไอม่ายช่ายคนไทยนะ
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 2)

วันที่เป็นข้อมูลประเภทหนึ่งที่หนีไม่พ้นต้องถูกบันทึกไว้ในแฟ้ม Excel เพื่อบอกว่าเป็นรายงานเมื่อไหร่ รายการเกิดขึ้นที่วันไหน ซึ่งผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่จะกรอกวันที่ซึ่งตามด้วยปีพ.ศ.อยู่เสมอ เช่น 30/8/2563 หรือ 30 สิงหาคม 2563 เพราะเราเป็นคนไทยก็ต้องใช้ปีพ.ศ.

ในการอบรมครั้งหนึ่ง ลูกศิษย์สารภาพออกมาว่าบันทึกโดยใช้ปีพ.ศ.มาตลอด ไม่เป็นไรได้ไหมเพราะตัวเองรู้ว่าผิด ผมจึงต้องไล่เรียงให้ทราบว่า ผลที่เกิดขึ้นตามมาเมื่อวันเดือนปีที่บันทึกใช้ปีพ.ศ.มีดังนี้

  1. สมมติตัวอย่างง่ายๆว่า บันทึกวันที่ไว้เป็น 29/2/2563 เลขปี 2563 ที่บันทึกลงไปนั้น Excel ไม่ได้รับรู้ว่าเป็นปีพ.ศ. 2563 แต่จะถือว่าเป็นค.ศ.2563 ซึ่งในปีค.ศ.2563 เดือนกุมภาพันธ์ไม่ได้มี 29 วัน จึงไม่มีทางที่จะมีวันที่ 29/2/2563 ในโลกนี้หรือไม่ว่าโลกไหนในจักรวาล ดังนั้น Excel ก็จะแสดงอาการออกมาให้เห็นโดยชิดซ้ายเซลล์เตือนให้ทราบว่า “ฉานม่ายรู้จักวันที่นี้น้ะ”
  2. พอค่าชิดซ้ายของเซลล์ย่อมแสดงว่า Excel ถือว่ามีค่าเป็น Text ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณต่อได้
  3. ถ้าบันทึกวันที่อื่นเช่น 1/1/2563 ลงไป แม้จะเห็นว่าชิดขวาของเซลล์ก็ตาม แต่เมื่อนำค่าไปใช้หาว่าเป็นวันอะไรในสัปดาห์ด้วยสูตร Weekday จะได้วันเสาร์ (7) ทั้งๆที่ของจริงต้องเป็นวันพุธ (4)

วิธีที่ถูกต้อง ให้บันทึกปีค.ศ.เท่านั้นแล้วปรับให้แสดงผลเป็นพ.ศ.ด้วย Format ตามภาพนี้

ThaiDate01

Download ตัวอย่างได้จาก

https://drive.google.com/file/d/1pyIMwWaqI7FKmfhGa4vFx-k8Q4a_OkBc/view?usp=sharing

อย่างไรก็ตามเรื่องการบันทึกวันที่ ทางที่ดีที่สุดคือให้ใช้ปีค.ศ.ตลอดสำหรับข้อมูลภายในองค์กร ส่วนข้อมูลที่ส่งให้บุคคลภายนอกแล้วแต่จะใช้กัน พยายามใช้ปีค.ศ.ให้มากที่สุดโดยไม่ต้องปรับการแสดงผลด้วย Format ให้เป็นพ.ศ.

เพื่อทำให้ข้อมูลที่ลอกต่อกันภายในบริษัท ลดข้อผิดพลาดให้มากที่สุด ป้องกันเด็กใหม่เห็นปีพ.ศ.อาจลอกผิดๆตามกันไปอีก

…โปรดติดตามตอนต่อไป

XTS 01 ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 1) วิธีใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์

คุณใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์เป็นกันหรือยัง ไม่ใช่ว่าใช้คอมพิวเตอร์แล้ว Excel จะทำงานแบบคอมพิวเตอร์ ที่แย่กว่านั้นกลับไปขัดขา Excel เสียอีก แค่คุณสร้างสูตร =2*3 ลงไป ทำให้คอมพิวเตอร์แสนแพงที่มีชิปทำงานรวดเร็วสุดๆ กลายเป็นเครื่องพิมพ์ดีดเครื่องคิดเลขไปแล้ว

สาเหตุหลักที่ทำให้ Excel ของคุณทำงานได้ไม่เต็มที่ เกิดจากความไม่รู้รอบว่า Excel มีอะไรไว้ใช้บ้างและจะนำมาใช้ร่วมกันอย่างไร บางอย่างมีให้ใช้แบบนี้กลับนำไปใช้แบบนั้น ใช้ผิดประเภทไปเสียอีก

ในแฟ้มหนึ่งๆสามารถเพิ่มชีทได้เยอะมากเท่าที่หน่วยความจำในเครื่องจะรับได้ ผู้ใช้ Excel ก็เลยเพิ่มชีทกันเป็นว่าเล่น ต่างจากยุคแรกๆของ Excel ที่สมัยนั้นมีแค่ชีทเดียวเพิ่มอีกไม่ได้ ทำให้ต้องหาทางใช้ตารางเดียว ชีทเดียวหน้าเดียวทำให้ใช้งานได้เต็มที่ จนคนทั่วไปนึกไม่ถึงว่าจะทำได้

อย่างสูตร =2*3 ที่สร้างลงไปนี่แหละ ถ้าเข้าใช้วิธีที่ Excel ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของมนุษย์ จะเป็นความเข้าใจแบบเดียวกันกับการใช้ชีทได้เช่นเดียวกัน

นอกจากสูตร =2*3 แล้ว ถ้าต้องการหาคำตอบของการคูณเลขอื่นๆเข้าด้วยกัน จะทำอย่างไร เทียบกับถ้ามีชีทที่ใช้คำนวณสูตรเยอะแยะไปหมดแล้วต้องการหาผลลัพธ์ของการคำนวณจากตัวเลขที่เปลี่ยนไปจะทำอย่างไร

คุณคิดจะสร้างสูตร =2*3 หรือ =3*4 หรือ =1234567*7654321 หรือเลขอื่นๆมาคูณกันไว้ หรือจะต้องสร้างชีทใหม่ที่มีหน้าตาตารางสูตรคำนวณแบบเดียวกันแต่ตัวเลขต่างกันไว้อีกหลายชีท

แทนที่จะต้องสร้างสูตรคูณกันซ้ำๆเยอะแยะไปหมด หรือเพิ่มชีทที่มีหน้าตาแบบเดียวกันหลายๆชีท แค่เปลี่ยนจาก =2*3 เป็น =A1*A2 แล้วไปกรอกตัวเลขที่เป็นตัวแปรที่ต้องการนำไปคำนวณใหม่ลงไปในเซลล์ A1 กับ A2 สูตรเดียวที่สร้างไว้ก็จะคำนวณหาค่าใหม่ได้ในพริบตา

แทนที่จะต้องสร้างชีทใหม่ที่มีหน้าตาซ้ำกันเต็มไปหมด แค่ใช้ชีทเดียวแล้วเปลี่ยนตัวเลขตัวแปรใหม่ หรือหากต้องการทำชีทเดียวให้แสดงโครงสร้างที่เปลี่ยนไปหลายๆแบบ ก็สามารถใช้คำสั่งบนเมนูมาช่วยปรับโครงสร้าง โดยเฉพาะจากการใช้เมนูคำสั่ง View > Custom View ร่วมกับ Filter + Data Table เข้าไปอีกนิด

….. โปรดติดตามตอนต่อไป

NewDriver

เมื่อมือใหม่หัดขับ อยากใช้ Excel ……..แบบ รถสปอต

NewDriver

มือใหม่เพิ่งใช้ Excel มักชอบใช้อะไรที่ดูว่าทำได้ง่าย พอหาค่าคำตอบที่ต้องการได้ก็ดีใจ จากนั้นก็บอกต่อ แนะนำต่อ สอนต่อ พอเวลาผ่านไปมือใหม่หัดขับกลายเป็นมือเก๋าไปแล้วก็ยังติดใช้วิธีการแบบเดิมต่อไปอีก ติดจนเป็นนิสัย เรื่องที่ดีกลับไม่ทำ ทำแต่เรื่องที่ตัวเองชอบ โดยไม่รู้หรอกว่าเรื่องเหล่านี้มีข้อแม้ในการใช้งาน ต้องใช้อย่างระวัง หรือไม่ก็ไม่ควรใช้

  1. ชอบสร้างสูตร แนะนำให้สร้างสูตรที่อ้างอิงทั้งแนว column เช่น =Sum(A:A) จะได้ไม่ต้องเสียเวลาแก้สูตรเมื่อมีรายการเพิ่ม แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  2. ชอบใช้ “” เพื่อทำให้เซลล์กลายเป็นช่องว่าง เช่น =IF(A1=0,””,A1) แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  3. ชอบใช้สูตร VLookup เพื่อหาค่าที่ต้องการได้ตลอด แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  4. ชอบใช้วันเดือนปีพ.ศ. แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  5. ชอบใช้สูตร DateDif เพื่อหาระยะเวลากี่ปี กี่เดือน กี่วัน แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  6. ชอบพิมพ์สูตรด้วยตัวอักษรตัวใหญ่เสมอ เช่น =VLOOKUP แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  7. ชอบใช้คำสั่ง Remove Duplicates เพื่อตัดรายการที่ซ้ำ แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  8. ชอบใช้ Table เพื่อช่วยทำให้สูตรปรับขนาดพื้นที่อ้างอิงตามรายการที่เพิ่มให้เอง แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  9. ชอบใช้คำสั่ง Set precision as displayed เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปใช้สูตร Round แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  10. ชอบใช้คำสั่งสร้าง Pivot Table สร้างตารางใหม่ขึ้นมาอีกโดยไม่ได้สั่ง Refresh ก่อน แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  11. ชอบแยกชีทเพื่อแบ่งตารางรายงานเป็นแต่ละเรื่อง จะได้ดูง่ายดี แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  12. ชอบสร้างสูตรซ้อนกันย้าวยาว ดูโก้ดี แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  13. ชอบใช้ VBA ที่ใช้การอ้างอิงที่มีชื่อชีทหรือตำแหน่งเซลล์ แต่ไม่รู้หรอกว่า …
  14. ชอบใช้สูตรใหม่ๆ ชอบใช้เครื่องมือใหม่ๆที่เพิ่งเกิด เช่น Power Query, Power BI แต่ไม่รู้หรอกว่า …

ยังมีอีกหลายเรื่องที่ชอบใช้กัน พอเห็นแล้วอยากจะห้าม อยากจะเตือน เตือนแล้วเตือนอีกก็ยังชอบทำ ชอบใช้ ชอบแนะนำ ชอบสอนกันอยู่อีก ครั้งนี้ก็ไม่ทราบเป็นการเตือนครั้งที่เท่าไร เตือนกันจนเบื่อจะเตือนแล้ว

นอกจากเรื่องที่ชอบใช้ แต่ไม่รู้หรอกว่า …นี้ยังไม่เรื่องที่ตัวเขาเองไม่ชอบใช้ แล้วแนะนำกัน สอนกันต่อไปอีกให้ไม่ชอบใช้แบบตัวเองตามกัน ทั้งๆที่เป็นเรื่องที่ควรทำแต่กลับไม่ทำกัน เช่น การใช้ Range Name การใช้สูตร GetPivotData การใช้คำสั่ง Data Advanced

ก่อนจะเชื่ออะไรหรือเอาคำแนะนำที่พบไปใช้ เดี๋ยวนี้อากู๋ หน้าแรก หน้า 1 – 3 ของ Google ก็เป็นทำเลทองที่จ่ายเงินซื้อพื้นที่มาโฆษณากัน ดังนั้นขอให้คลิกดูหน้าอื่นๆด้วยว่า ที่อื่น คนอื่น เขาแนะนำให้หัดขับกันแบบไหนจึงจะปลอดภัยที่สุด ทั้งต่อคนขับเอง ผู้โดยสาร และคนอื่น

คำถาม 3 ข้อนี้ ตอบได้ไหม

ก่อนจะคุยว่าเก่ง VLookup หรือ Pivot Table หรือยกตัวเองว่ามีพื้นการใช้ Excel ดีพออยู่แล้ว คุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้หรือยัง

1. สมมติว่าเมื่อเก็บรายการข้อมูลต่อๆกันไว้ในชีทจนเต็มพื้นที่ทุก row ที่มีแล้ว จะนำข้อมูลรายการต่อไปไปเก็บไว้ที่ไหน จะเก็บไว้ในชีทใหม่หรือเปิดแฟ้มขึ้นมาใหม่
2. ข้อมูลประเภทใดที่ต้องเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ ห้ามแยกแฟ้มเด็ดขาด
3. ระหว่างการลิงก์ข้อมูลข้ามชีทกับข้ามแฟ้ม วิธีไหนดีกว่ากัน เพราะอะไร

นอกจากคำถามเหล่านี้แล้วยังมีอีกหลายประเด็นซึ่งผู้ใช้ Excel ต้องมีพื้นฐานมาก่อน ลองนึกดูซิว่าถ้าอยากจะใช้ VLookup แต่ยังสร้างลิงก์แบบง่ายๆไม่เป็น ไม่รู้ว่าเครื่องหมาย $ คืออะไร ใช้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร ตารางเก็บข้อมูลที่ใช้ค้นหายังขาดรูปแบบมาตรฐาน ยังมีข้อมูลกระจัดกระจายกันทำให้มีจำนวนชีทหรือจำนวนแฟ้มมากมายเต็มฮาร์ดดิสก์ไปหมด สูตร VLookup ที่ว่าใช้เป็นแล้วจะใช้ในการทำงานจริงไม่ได้หรอก

3 ข้อนี้คือหลักที่ต้องเข้าใจและตอบให้ได้ ยิ่งข้อมูลมีมากขึ้นแต่ขาดความเข้าใจยิ่งสร้างปัญหาที่แก้ยากขึ้นในอนาคต ข้อมูลแค่หลักพันรายการแต่จัดการไม่เป็นก็แย่ไม่ต่างกันครับ

เรียนออนไลน์ ราคาสบายกระเป๋า

“อาจารย์อย่าโกรธผมนะครับ ถ้าผมจะเรียนตรงๆ”

ลูกศิษย์เรียนออนไลน์โทรมาจากต่างจังหวัด

“อยากให้อาจารย์ทำหลักสูตรราคาสัก 250 บาท เดี๋ยวนี้มีวิดีโอให้ดูฟรีเยอะแยะไปหมด ถ้าตั้งราคาไว้แพงจะไม่มีใครสนใจ”

ลูกศิษย์อีกหลายคนโทรมาบอกทำนองเดียวกัน ราคา 500 บาททำให้ลองมาเรียนดู ถ้าไม่ดีก็ไม่เสียดายเงิน

พอดูวิดีโอที่ผมทำแล้วบอกว่า งานที่เคยทำใช้เวลาหลายอาทิตย์ ตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่ชั่วโมง หัวหน้ามอบงานให้ทำเพิ่มอีก … พูดอย่างน่าภูมิใจ

บางคนพอเรียนออนไลน์ไปได้สักพัก เพิ่งทราบโปรไฟล์ของผมว่าเป็นใครมาจากไหน เพิ่งรู้ว่ามีฝีมือการสอนมานานแล้ว บอกว่าราคาของอาจารย์ถูกมาก

ที่น่าดีใจมากตรงที่ส่วนใหญ่เป็นลูกศิษย์ออนไลน์ที่อยู่ต่างจังหวัด ตั้งใจอยากจะเรียนกับผมมานานแล้ว ได้เรียนสมใจตอนที่ผมทำออนไลน์นี่เอง

ขอบคุณทุกคนเช่นกันครับ ผมเองเคยแต่ให้ฟรีมาตลอด ตอนนี้มาคิดเงินยังรู้สึกแปลกๆอยู่ คงไม่ว่ากันนะครับ ยังไงราคาของผมก็ถูกมาก ถือว่าให้อีกแบบหนึ่งก็แล้วกัน

การมาสมัครเรียนกับผมก็เป็นการให้ ช่วยผมในช่วงที่เปิดสอนไม่ได้นี้เหมือนกัน

อีกทางเลือกสำหรับคนที่พอจะเก่งอยู่แล้ว คิดว่าตัวเองจะเรียนจบภายใน 1 ปี สามารถเลือกเรียน Fast and Easy ราคา 495 บาท ได้ด้วย (ส่วนคนที่ไม่แน่ใจว่าตัวเองมีพื้น Excel พอใช้ได้หรือเปล่า แนะนำให้สมัคร Fast and Easy แบบ 2 ปี ราคา 950 บาทครับ จะได้มีเวลาให้เรียนทบทวนได้นานหน่อย)

ระยะเวลาสมาชิก 1 ปี ควรจะพอเพียงและช่วยกระตุ้นในการเรียนออนไลน์ ไม่อยากให้เรียนซ้ำชั้นสอบตกเรียนซ้ำชั้นเกิน 1 ปี ราคาจะได้ไม่แพงอีกด้วย ค่อยๆจ่ายกันทีละปี

รอให้คุณแม่ศรัทธาโยมก่อน

หลายปีมาแล้ว สมัยที่คุณแม่ของผมยังใช้ Excel เวลาเจอผมก็จะให้ผมช่วยสอนวิธีใช้ Excel แต่พอคุณแม่ทำแบบนั้นแบบนี้ที่ไม่ถูกต้อง เมื่อผมแนะนำ สอนว่าต้องทำแบบนั้นแบบนี้ มักพบว่าคุณแม่ดุกลับมา ทำให้คุณแม่โมโหอยู่เสมอ

ผมนำเรื่องนี้กราบเรียนถามหลวงพ่อบุญส่ง ท่านเป็นพระป่า อยู่ที่จังหวัดจันทบุรี ท่านเมตตาให้คำแนะนำว่า

“โยมอย่าเพิ่งสอนคุณแม่ อย่างไรคุณแม่ก็ถือว่าตัวเองเป็นคุณแม่ โยมเป็นลูก ไม่ควรสอนคุณแม่หรอกนะ ถ้าไปดุคุณแม่จะเป็นบาปนะ โยมรอให้คุณแม่ศรัทธาโยมก่อน”

ต่อมาอีกหลายปี วันไปทำบุญวันเกิดคุณแม่ที่วัดพระรามเก้า ผมกราบเรียนหลวงตาเคน ขอให้ท่านช่วยสอนสมาธิให้คุณแม่ด้วย เรียนท่านว่า ลูกๆพยายามแนะนำให้คุณแม่ฝึกสมาธิ แต่คุณแม่ไม่ยอมฝึกเสียที ท่านตอบมาว่าดังนี้

“โยมไปสอนคุณแม่ไม่เหมาะหรอก ท่านถือว่าโยมเป็นลูก เดี๋ยวอาตมาสอนคุณแม่ให้เอง” จากนั้นท่านก็เล่าเรื่องนี้ให้คุณแม่กับผมและน้องๆฟังว่า

“คุณแม่เป็นคนโชคดีมีทรัพย์ ทั้งทรัพย์สมบัติ วิชาสมบัติ คุณวุฒิสมบัติ มนุษย์สมบัติ โยมควรสร้างสมอีกอย่างให้ครบคือ นิพพานสมบัติ ขอให้ภาวนา พุทโธ พุทโธ พุทโธ ต่อกันไปเรื่องๆ ฝึกภาวนาคำว่าพุทโธต่อกันไปจนชิน พอเกิดอะไรขึ้นขอให้คิดถึงพุทโธก่อนเพื่อน …. ฝึกไว้แค่นี้แหละ ขอให้ฝึกจนชิน

ลูกศิษย์นิมนต์เชิญอาตมาไปที่บ้าน แม่บ้านมาบอกว่า ยังเห็นคุณยายที่เสียไปแล้วเดินไปเดินมาอยู่ในบ้านอยู่เลย คุณยายคนนี้ฝึกสมาธิเหมือนกัน เพราะห่วงบ้านกับหวงทรัพย์สิน จึงคิดเสมอว่าหวง ห่วง หวง ห่วง ๆๆๆๆ พอเสียไปเลยวิญญาณไม่ไปไหน ยังอยู่ที่บ้านนั่นเอง บางคนตายไปก็กลับมาเกิดเป็นจิ้งจก เป็นสัตว์อยู่ในบ้านนั่นเอง”

…. ทุกครั้งก่อนจะเริ่มสอน Excel ผมจะเปิดแฟ้มที่ผมสร้าง อวดให้ลูกศิษย์ดูกันว่าผมใช้ Excel ได้ถึงขั้นไหน นี่ก็เพื่อสร้างศรัทธาให้เกิดขึ้นก่อนนั่นเองครับ

แจกแฟ้มรวมสูตร Excel ของ Peter Noneley

Peter Noneley เป็นผู้รวบรวมสูตร Excel ทั้งหมดมาทำเป็นคู่มือการใช้งานพร้อมมีตัวอย่างแต่ละสูตรไว้เรียบร้อย ซึ่งบางสูตรเขาไม่มีความรู้จึงขอความช่วยเหลือจากคนทั้งโลกให้ช่วยกันแนะนำ

ในแฟ้ม zip นี้มีแฟ้มที่สร้างไว้ 2 รุ่น ชื่อ xlfdic01 กับ xlfdic03 โดยรุ่นแรกใช้ VBA ช่วยในการคลิกที่ชื่อสูตรแล้วพาไปที่ชีทตัวอย่าง ส่วนในแฟ้มรุ่น 03 ใช้เพียง HyperLink ช่วยนำไปยังชีทตัวอย่างโดยไม่ได้ใช้ VBA แม้แต่น้อย เป็นวิธีการที่น่าสนใจมาก (น่าเสียดายที่ผมหาแฟ้มรุ่น 02 ไม่เจอ)

ผมได้อีเมลไปขออนุญาต Peter Noneley เพื่อนำมาแจกให้กับคนไทยได้ใช้กันนานมาแล้วครับ เชื่อว่าอาจจะนานหลายปีก่อนหลายคนคิดจะใช้ Excel เสียด้วยซ้ำแต่สูตรก็ยังคงใช้ได้อยู่

เชิญ download Zip ได้จาก
https://drive.google.com/open?id=16XoxZMlaSe8tjJ5yXWpnyZ93b27MGbIJ

Download แฟ้มที่ใช้ VBA ช่วยในการไปดูตัวอย่าง ได้จาก
http://excelexperttraining.com/download/xlfdic01.xls

หรือแฟ้มที่ไม่ได้ใช้ VBA จาก
http://excelexperttraining.com/download/XLFDIC03.xls
เชิญแชร์แจกกันได้ตามสบายครับ จะได้สมกับความตั้งใจของ Peter Noneley

thief

เมื่อถูกหลอก

เมื่อถูกหลอกว่า “การบินไทยโล๊ะขายเครื่องโน้ตบุ้คใช้แล้วราคาถูก”

 

thief

เรื่องขายของนี้ไม่เป็นความจริงนะครับ มันเกิดขึ้นหลายสิบปีมาแล้ว

เพื่อนผมบอกว่า ขอให้ผมไปเป็นเพื่อนช่วยดูเครื่องโน้ตบุ้คที่พี่ชายจะซื้อให้หน่อย เพื่อนพี่ชายจะเอามาขายให้ 5 เครื่อง ราคาเครื่องละ 15,000 บาท เป็นของใช้แล้วของบริษัทการบินไทย

นัดไปดูของกันที่คลังสินค้าสนามบินดอนเมือง พอใกล้ถึงเวลานัดก็โทรมาบอกว่า ติดธุระมาไม่ได้ แต่จะส่งลูกน้องเอาของมาให้

พอไปที่คลังสินค้าชั้นสอง เจอกับคนที่เป็นลูกน้อง ผิวดำ ท้วม ตัวเตี้ย ใส่ชุดซาฟารี เขาก็บอกว่าขอให้นั่งรอตรงทางเดินหน้าห้องผู้จัดการก่อน จากนั้นเขาก็เดินเข้าไปในห้องผู้จัดการ เดินเข้าห้องนั้นไปออกห้องนี้ ทำให้น่าเชื่อว่าทำงานที่นี่จริง แล้วเดินมาบอกว่า หัวหน้าสั่งมาว่าขอรับเงินก่อน เดี๋ยวจะพาไปดูเครื่องคอม

พอเขารับเงินไปแล้วก็บอกให้ผมกับเพื่อนเดินตามลงมาชั้นล่าง บอกให้ผมยื่นบัตรประชาชนแลกบัตรผ่านเข้าคลังสินค้าแล้วเดินตามเขาไป ส่วนเพื่อนผมขอให้นั่งรอตรงที่แลกบัตร

เขาพาผมเดินไปจนสุดทางถึงบันไดแล้วบอกว่า ชั้นสองนี้บุคคลภายนอกห้ามเข้า ขอให้ผมยืนรอตรงนี้ … นั้นแหละคือครั้งสุดท้ายที่เจอกัน

ผมยืนรอสักพักไม่เห็นลงมาก็เลยเดินขึ้นไป พบว่าเป็นชั้นสองธรรมดานี่เอง มีห้องหลายห้องและมีทางเดินลงอีกหลายทาง

ผมเดินกลับมาบอกเพื่อนว่า เขาเอาเงินไปแล้ว เราถูกหลอกแล้วล่ะ

จากนั้นเราก็ไปแจ้งความที่สถานีตำรวจซึ่งอยู่ในดอนเมือง พอเล่าเรื่องเสร็จ ตอนแรกคุณตำรวจจะหาเรื่องฝ่ายเราเสียอีกว่า เนี่ยเพราะอยากจะซื้อของหนีภาษีใช่ไหมล่ะ จนต้องเล่าเรื่องให้ฟังว่าตั้งใจจะซื้อของเก่าของการบินไทย

คุณตำรวจก็ชี้ไปที่ภาพวาดเสก็ตหน้าตาบนผนังว่าคนนี้ใช่ไหม เขาหลอกสำเร็จมาแล้วหลายราย รายหนึ่งถูกหลอกว่า จะส่งของไปให้ฟรี พอเดินทางถึงสนามบินปลายทางจะรับของได้เลย

เขาทำกันเป็นขบวนการ คนแรกพูดเก่ง สร้างความน่าเชื่อถือ มีเลขาช่วยรับสายก่อนแล้วจึงให้คุยกับท่าน เวลาคุยด้วยเลยต้องเรียกว่าท่านตามไปอีก ที่น่าเชื่อถืออีกขั้นจนหลงส่งเงินไปให้ก่อนรับของก็เพราะคิดว่าเป็นเพื่อนของพี่ชาย

ส่วนพี่ชายของเพื่อนพอทราบเรื่องก็บอกว่า เพื่อนที่ว่านั้นไม่เคยรู้จักกันมาก่อน เป็นเพียงคนรู้จักแนะนำต่อกันมาอีกที เคยคุยกันทางโทรศัพท์เท่านั้น

เรื่องนี้ถ้าใครไม่เคยเจอกับตัวเอง คงบอกว่าทำไมจึงถูกเขาหลอกได้ ทำไมไม่เฉลียวใจบ้าง สำหรับผมนั้นขอว่า อย่าเจอพวก 18 มงกุฏนี่อีกเลยเป็นดีที่สุด พวกนี้มีวิธีหลอกหลายชั้นจนคนดี ไม่มีทางรู้ทันหรอกครับ

ยิ่งยุคนี้มีไลน์ มี facebook ที่ใช้นามแฝงได้ตามสบาย ต่อให้ใช้ชื่อจริงใส่หน้าตามาก็ไม่รู้ว่าจะเป็นตัวจริงหรือเปล่า ระวังตัวกันด้วยนะครับ

ภาพเสก็ตหน้าผู้ร้าย คนซ้ายคือคนที่มาหลอกที่ดอนเมือง คนขวาตำรวจบอกว่าเป็นทีมเดียวกัน ทำหน้าที่รับสายโทรศัพท์ทำทีเป็นผู้ใหญ่ เจ้าหน้าที่ตำรวจบอกว่าถ้าเจอที่ไหนให้แจ้งตำรวจจับได้ทันที (ภาพตั้งแต่ปี 2544 เพิ่งหาภาพเจอ)

สูตร DateDif ควรหรือไม่ควรใช้กันแน่

หลายคนอยากจะหาระยะเวลาจากวันนั้นถึงวันนี้ว่าเป็นกี่ปี กี่เดือน กี่วัน สูตร DateDif เป็นสูตรที่แนะนำให้ใช้กัน ซึ่งผมเองจะสอนสูตรนี้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ใช้หรือถ้าอยากจะใช้ก็ควรใช้อย่างระมัดระวัง อย่านำไปใช้กับงานสำคัญ

อ่านคำแนะนำของผมได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/home/online/articles/general/258-datedif-false-answer

Microsoft แนะนำว่า The “MD” argument may result in a negative number, a zero, or an inaccurate result.

https://support.microsoft.com/en-us/office/datedif-function-25dba1a4-2812-480b-84dd-8b32a451b35c

มาดูคำแนะนำจากคนเก่ง Excel

Is DATEDIF a safe function?

I know this is a bit strange but many Excel Gurus say that it’s not good to use DATEDIF in your important workbooks. As this is an undocumented function and going forward there may be a chance that Microsoft may remove support for this function.

https://www.exceltrick.com/formulas_macros/excel-datedif-function/

==========================

An informal survey of fellow MVPs shows the above formula works correctly in the initial release of XL2007 and its SP1, but does not work correctly in SP2; hence, it appears to be broken at that level. The problem is that the extent of the breakage is unknown (and probably indeterminable). In addition, I would say, being an undocumented (and, thus, probably an unsupported) function, the odds of Microsoft spending the time to search down and fix whatever broke is slim. In addition, again because it is probably unsupported, the extent of any future breakage in the function due to other code change Microsoft makes elsewhere in Excel is unknowable… something that works today may not work tomorrow and Microsoft will probably never fix it…..

Personally, I am still holding firm to my recommendation that DATEDIF not be used anymore (for the reasons I gave in the paragraph before my ADDITIONAL FOLLOW-UP #1).

https://excelfox.com/forum/showthread.php/321-Recommendation-Do-not-use-the-undocumented-DATEDIF-function

คำแนะนำสุดท้ายนี้ น่าสนใจมากเพราะเป็นคำเตือนให้เราระวังด้วยว่า Excel ต่างรุ่นกัน อาจได้คำตอบต่างกันได้ด้วย


 

หากจะคิดสูตรใหม่ขึ้นมาใช้ ต้องกำหนดหลักการนับให้ชัดเจนก่อน

จะนับเป็น 1 ปี เมื่อใด
1/10/1996 – 1/10/1997 นับวันชนวัน
หรือ
1/10/1996 – 2/10/1997 นับถึงวันถัดไปจึงครบปี

จะนับเป็น 1 ปี 1 เดือนเมื่อใด
31/1/1996 – 28/2/1997 นับวันสิ้นเดือนชนกัน
หรือ
31/1/1996 – 29/2/1997 สมมตว่ากพมี 29 วัน
หรือ
31/1/1996 – 1/3/1997 นับเดือนกพเต็ม 1 เดือน
หรือ
31/1/1996 – 2/3/1997 ถ้ากพมี 29 วัน ต้องเพิ่มไปอีก 2 วัน
หรือ
31/1/1996 – 3/3/1997 นับถึงวันถัดไป

จะนับเป็น 1 วันเมื่อใด
1/10/1996 – 1/10/1996
หรือ
1/10/1996 – 2/10/1996

เรื่องหลักการนับนี่แหละครับที่สูตรลัดใดๆ อาจหาไม่ตรงกับหลักนับของผู้ใช้งานแต่ละคนแต่ละบริษัท

ErrorType

วิธีลดข้อผิดพลาดในการใช้ Excel

ErrorType

ภาพนี้คือสาเหตุที่ว่า ทำไมผมจึงต้องย้ำว่าแค่รู้จักเลือกใช้สูตร VLookup หรือสูตรอื่นให้ถูกกับประเภทข้อมูลและลักษณะของโครงสร้างตาราง เรียนรู้แค่นี้ยังไม่พอ ไม่ได้จบเพียงแค่นั้น

เมื่อจะสร้างสูตรต้องฝึกใช้ Range Name เพื่ออ้างอิงตำแหน่งเซลล์แทนการใช้เมาส์จิ้มเลือกพื้นที่ตาราง พวกเราจะเห็นจากวิดีโอและการสอนของผมว่า มีการใช้ Range Name เสมอ

อย่าสร้างสูตรที่อ้างถึงพื้นที่ทั้ง column ไว้ล่วงหน้าเพียงเพราะสูตรจะได้หาคำตอบให้เสมอแม้ว่าจะมีรายการข้อมูลเพิ่มขึ้น

พึงหลีกเลี่ยงการใส่ค่าคงที่ใดๆลงไปในสูตร

บางคนที่เห็นคำแนะนำนี้ของผม พากันโต้แย้งและหาเหตุผลต่างๆนานามายันว่าคำแนะนำนี้เว่อเกินไป

มาดูหลักฐานกันหน่อย

ภาพนี้เป็นผลการวิจัยพบว่า ข้อผิดพลาดในการใช้ Excel เกิดจากการใช้ Logic ผิดและการใช้ตำแหน่งอ้างอิงผิดเป็นต้นเหตุสำคัญที่ทำให้ถึงกับหาคำตอบผิด

ส่วนพฤติกรรมที่ไม่ควรทำแต่นิยมใช้กันมากที่สุด คือ การใส่ค่าคงที่ลงไปในสูตร แม้ว่ายังไม่ทำให้คำนวณผิดพลาดได้ทันทีก็ตามแต่อาจผิดขึ้นมาเมื่อใดก็ได้

บริษัทการเงินแห่งหนึ่งของสหรัฐตัดสินใจเลิกใช้ Excel ไปแล้ว หันไปใช้โปรแกรมสำเร็จรูปแทน เพราะเมื่อสั่งให้หลายๆหน่วยงานช่วยกันตัวเลขกลับได้คำตอบที่ไม่ตรงกัน

ยังมีอีกหลายเคสที่ Excel ถึงกับสร้างความเสียหาย ถูกปรับเงิน หรือถูกฟ้องร้อง

คำอธิบายประกอบ

1. Hard-coding in a formula – one or more numbers appear in formulas

2. Reference error – a formula contains one or more incorrect references to other cells

3. Logic error – a formula is used incorrectly, leading to an incorrect result

4. Copy/Paste error – a formula is wrong due to inaccurate use of copy/paste

5. Omission error – a formula is wrong because one or more of its input cells is blank

6. Data input error – an incorrect data input is used

ที่มา
http://www.strategy-at-risk.com/2009/03/03/the-risk-of-spreadsheet-errors/

cell errors instances

cell errors cells

career

เรียนออนไลน์ดีกว่า

พลิกวิกฤติ เป็นโอกาสที่จะได้เรียน Excel ออนไลน์กันครับ

ว่างเมื่อไหร่ สะดวกตอนไหน เชิญ Login เข้าเรียนออนไลน์เพื่อเรียนรู้วันละนิดได้ตามสบาย

หลายคนโทรมาบอกว่า อยากมาเรียนตั้งนานแล้ว ติดที่ต้องเดินทางไกล ราคาเกินงบในกระเป๋า ไม่สามารถเรียนติดต่อกันหลายวัน

ผมเองก็อยากสอนให้เต็มที่ ติดที่มีเวลาสอนน้อยนิดในแต่ละวัน ครั้นจะเพิ่มวัน ราคาก็จะแพงขึ้นอีก

หลายเรื่องได้เปิดเผยให้เรียนรู้กันอย่างหมดเปลือกก็คราวนี้เอง

ที่ไม่เหมือนคนอื่น ไม่ใช่แค่ราคาที่ถูกมาก ไม่ถึง 500 บาทต่อหลักสูตร ฝีมือระดับนี้แทนที่ราคาต้องแพงกว่าคนอื่น ขอให้ราคาเท่านี้แหละครับเพื่อช่วยเหลือกันในยามนี้

เนื้อหาหลักสูตรสร้างไว้ให้ครบถ้วนสำหรับการเรียนรู้เพื่อใช้ในการทำงาน สอดคล้องกับ career path และหน้าที่รับผิดชอบในงาน ไม่ใช่เรียนแค่นิดเดียวแล้วฝันว่าเป็นยาสารพัดนึกที่ใช้ได้กับงานทุกอย่าง ซึ่งเป็นไปไม่ได้หรอก

career