ทำไมต้องมีคำต่อท้ายว่า แทน Access กันดีกว่า

คุณรู้จักวิธีการจัดเก็บข้อมูลไหม

ผู้ที่ทำงานด้าน database คงมองว่า Excel ไม่เหมาะหรอกที่จะใช้ Excel จัดเก็บเป็นฐานข้อมูล แม้แต่เจ้าหน้าที่ไมโครซอฟท์ที่สร้าง Excel ขึ้นมา ตั้งใจแค่ว่าให้ใช้ Excel สำหรับวิเคราะห์ตัวเลข ไม่ได้คิดเลยว่า คนทั้งโลกจะหาทางใช้ Excel เลยเถิดกันอย่างเช่นทุกวันนี้

ผมเชื่อว่าเกือบจะร้อยทั้งร้อยของผู้ใช้ Excel ไม่เคยทราบหรอกว่าจะต้องจัดเก็บข้อมูลใน Excel ในโครงสร้างตารางหน้าตาแบบไหน จะแยกตาราง แยกชีท หรือแยกแฟ้มดี จึงจะสามารถนำสูตรหรือคำสั่งบนเมนูมาใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ทันที

พอเวลาผ่านไป ใช้ไปใช้มา ข้อมูลที่เก็บไว้เริ่มมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น ครั้นจะค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ก็ทำได้ยากเสียแล้ว

ส่วนคนที่พอจะรู้วิธีจัดเก็บข้อมูล ก็มักไม่รอบรู้ว่า Excel มีเครื่องมืออะไรไว้ให้ใช้บ้าง มัวแต่ติดอกติดใจกับ Pivot Table VLookup โดยหารู้ไม่ว่ายังมีทางอื่นที่จะสร้างรายงานได้ง่ายหรือดีกว่าอยู่อีก

ส่วนคนที่ถนัดใช้โปรแกรมฐานข้อมูลก็มักคิดแต่ว่าจะใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด แต่ลืมนึกไปว่าเพื่อนร่วมงานเขาถนัดโปรแกรมนั้นๆด้วยหรือไม่ พอตนเองย้ายงานหรือลาออกไป จะหาคนอื่นมารับงานแทนได้ยากยิ่ง

นี่คือสาเหตุของหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลว่าทำไมต้องมีคำต่อท้ายว่า แทน Access กันดีกว่า

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ

Duplicate Management Part I

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 1
เคล็ดการทำให้ค่าซ้ำกลายเป็นค่าที่ไม่ซ้ำ

จากนั้นจึงดึงข้อมูลของรายการซ้ำโดยใช้สูตร VLookup
นอกจากนี้ยังแสดงวิธีใช้สีพาดตำแหน่งรายการซ้ำ
วิธีบอกเลขตำแหน่งรายการซ้ำและสรุปรายการที่ซ้ำลำดับที่ต้องการ
วิธีสรุปรายการซ้ำทุกตัวโดยใช้คำสั่ง Data Table
(ง่ายกว่าสูตร Multiple Match)

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWZDROTVFvZGFoMkU

https://youtu.be/XUFvuz3rERY
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1910376652565477/

=====

Duplicate Management Part II

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 2
เคล็ดการป้องกันและตรวจสอบค่าซ้ำที่ตารางต้นตอ
หาทางดับที่เหตุ ค่าซ้ำจะได้ไม่มีทางเกิดขึ้น

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWZ2VwazhuTmZpNHM

https://youtu.be/V4peeDKSmqg
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1911393465797129/

=====

Duplicate Management Part III (Tie Score)

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 3
วิธีสร้างสูตรหาลำดับที่จากคะแนนที่สอบได้หรือจัดอันดับผลการแข่งขัน
เผยความลับวิธีแกะสูตรยากๆซึ่งซ้อนกันหลายสูตรว่า คำนวณทีละขั้นอย่างไร.

แก้ปัญหาสูตร Rank ที่ไม่สามารถหาลำดับที่ซ้ำกันได้ถูกต้อง

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWMXJMVEFTbkRSXzg

https://youtu.be/MMkI3HkumQk
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1911795782423564/

=====

Duplicate Management Part IV (Repeating Number)

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 4
วิธีสร้างเลขลำดับซ้ำเป็นชุด หรือทำเลขซ้ำกี่ครั้งก็ได้ตามต้องการ
และทำสีพื้นแบ่งตัวเลขแต่ละชุดให้สลับสีกันไปมา

ช่วยในการแสดงข้อมูลเป็นกลุ่มใหญ่แล้วแยกเป็นกลุ่มย่อย
เช่น ดึงข้อมูลชื่อสินค้าและประเภทสินค้ามาแสดงซ้ำโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำเอง
หรือสร้างตารางสำหรับจัดการแข่งขันกีฬา

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWU3psbXBDMTdNZEE

https://youtu.be/oLcIwaQUufw
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1912346805701795/

=====

Duplicate Management Part V (Random between 2 numbers No-Repeat)

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 5
วิธีตรวจสอบว่าตัวเลขที่สุ่มขึ้นมานั้นมีค่าซ้ำหรือไม่
วิธีสุ่มตัวเลขระหว่างช่วงค่าที่กำหนด โดยไม่ให้มีเลขซ้ำ

ช่วยในการคัดเลือกคนหรือขั้นตอนที่ไม่ซ้ำกัน

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWNmZSSDZlNjRKTlE

In early Excel versions, prior to Excel 2003, the random generation algorithm had a relatively small period (less than 1 million nonrecurring random number sequence) and it failed several standard tests of randomness on lengthy random sequences. So, if someone still works with an old Excel version, you’d better not use the RAND function with large simulation models.

This paper by Guy Melard “On the accuracy of statistical procedures in Microsoft Excel 2010” tested the RAND() function in Excel 2010 and found it to be substantially improved over 2007 or 2003. Microsoft switched from an incorrect Wichmann and Hill generator (2007/2003) to the Mersenne Twister algorithm which has a much, much greater cycle length.

https://youtu.be/s8lLCJYGgo4
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1913514298918379/

=====

Duplicate Management Part VI (Tables Comparison)

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 6

วิธีตรวจสอบข้อมูลในตารางว่า มีค่าซ้ำกับข้อมูลในอีกตารางหนึ่งหรือไม่
และวิธีป้องกันไม่ให้บันทึกข้อมูลซ้ำ

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWdEJiTFR3aHhUMjQ

https://youtu.be/NJjYzddGzWU
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1917148741888268/

=====

Duplicate Management Part VII (Split Table into Sheets)

วิธีจัดการกับรายการซ้ำ ตอนที่ 7

เคล็ดการแยกข้อมูลที่ซ้ำๆกันออกเป็นหลายชีท … ในพริบตา
โดยใช้เครื่องมือยอดนิยมที่ใครๆก็คิดไม่ถึง
ไม่ต้องเสียเวลาคิดสูตรยากๆยาวๆ ไม่ต้องใช้ VBA แม้แต่นิดเดียว

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=0Bxpfgh-rqhIWaXZqekR2TGRDSjQ

https://youtu.be/YX-ccNsL-JA
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1917482655188210/

 

MVP Code of Conduct

Hello MVPs,

Congratulations again to all our newly awarded and renewing Most Valued Professionals! 

We are so honored to have you as Microsoft MVPs and truly look forward to your continued innovation, leadership, and support of our technical communities.  We also wanted to take this opportunity to provide a friendly reminder about the importance of our Code of Conduct. As well as resources on how we can all continue to support this amazing community.

Microsoft is committed to creating a safe environment for all employees and community members. We strongly believe in the importance of diversity and inclusion within the Microsoft MVP program. As a company and program, we take reports of harassment and conduct violations very seriously. There are reporting mechanisms in place to provide our MVPs and the broader community with the help needed in threatening, harassing, or otherwise unsafe circumstances.  We strictly enforce the standards within our Code of Conduct and investigate all allegations raised.   

To report any concerning or violating behavior you, or anyone else in the community, encounter on or offline, please contact your Community Program Manager (CPM) immediately. You may also use the MVP Global Support Tool to submit any issues in need off attention.  Additionally, should you feel more comfortable, you may also raise an anonymous concern via the Microsoft Runs on Trust website.

As a community, it is important that everyone help in upholding and exemplifying our values:

  • Treat everyone with respect.
  • Lead with integrity.
  • Hold yourself and others accountable.

This is our community, and each one of us has a responsibility in making it better every day. Thank you for the positive and invaluable impact that you, Microsoft MVPs, contribute to our technical communities all year round. It is truly remarkable!

Best Regards,

Kerry Herger

MVP Award Team

VLookup 2 แบบ จะทำอย่างไรให้เป็น Smart VLookup

การเลือกใช้ VLookup ว่าจะใช้แบบ Approching Match หรือ Exact Match ตามปกติผมจะสอนให้ดูจากประเภทของข้อมูลเป็นหลัก

สูตรแบบ Exact Match ใช้กับข้อมูลประเภทรหัส ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งหากหาค่าไม่พบต้องแสดง error ขึ้นมาให้เห็น โดยข้อมูลใน column ซ้ายสุดไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับ

สูตรแบบ Approaching Match ใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ต้องการหาค่าเป็นช่วงๆ เช่น คะแนนสอบ ปริมาณสินค้า โดยข้อมูลใน column ซ้ายสุดต้องเรียงค่าจากน้อยไปมาก

อย่างไรก็ตามมิใช่ว่าจะปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้สร้างสูตรเป็นคนเลือกใช้สูตรตามประเภทข้อมูล แต่เราสามารถใช้สูตรตรวจสอบซ้อนเข้าไปเพื่อทำให้ Excel สามารถรับรู้ได้เองก็ได้ว่าเมื่อใด VLookup จะทำงานแบบใด ขึ้นกับลักษณะของข้อมูลว่าเรียงกับมีค่าเดียวหรือไม่

เนื่องจากสูตรแบบ Approaching Match ทำงานเร็วกว่าแบบ Exact Match อย่างมากเพราะข้อมูลเรียงจากน้อยไปมากทำให้ประหยัดเวลาไม่ต้องเทียบค่าทีละรายการไปเรื่อยๆ หากพบว่าข้อมูลเรียงลำดับจากน้อยไปมากและค่าที่ใช้หาไม่มีค่าซ้ำ ก็ควรหาทางทำให้ VLookup ทำงานแบบ Approaching Match แทน

โดยไม่ใช่ว่าเราจะต้องคอยไปสั่งจัดเรียงค่าแล้วแก้ไขสูตรใหม่ แต่ให้กำหนดเงื่อนไขส่วนสุดท้ายในวงเล็บของ VLookup เป็นตัวแปร True หรือ False ไม่ใช่ค่าคงที่อีกต่อไป ตามนี้

=VLookup(ค่าที่ใช้หา,พื้นที่ตารางฐานข้อมูล, เลขที่ column ของคำตอบ, TRUE)
เพื่อทำงานแบบ Approaching Match

=VLookup(ค่าที่ใช้หา,พื้นที่ตารางฐานข้อมูล, เลขที่ column ของคำตอบ, FALSE)
เพื่อทำงานแบบ Exact Match

หน้าตาสูตรเป็นอย่างไรคิดออกไหมครับ

เนื้อหานี้อยู่ในหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า(ภาค 2) ครับ ตัวอย่างอยู่ท้ายวิดีโอตอนที่ 5 – 6

แนะนำลำดับการเรียนออนไลน์

ที่นี่เตรียมเนื้อหา Excel ไว้หลายหลักสูตร เพื่อให้เลือกเรียนแล้วสามารถนำไปใช้ได้ทันทีและตรงกับงานที่รับผิดชอบ ดีกว่าที่จะเรียนหลักสูตรเดียวแบบรวบลัดที่มีเนื้อหาเยอะแยะแต่ไม่นานก็ลืมเพราะไม่ได้นำไปใช้งาน

หลักสูตรที่แนะนำว่าควรเรียนก่อน

จากเนื้อหาใน 2 หลักสูตรนี้ จะได้รับการแนะนำวิธีใช้ Excel ให้สร้างงานได้เร็วขึ้น เทียบได้กับการสอนให้เดินแล้ววิ่งเป็นไว้ก่อน จากนั้นพอเรียนหลักสูตรอื่น จะพาไปเที่ยวที่ไหนก็จะไปด้วยกันได้สบาย

ถัดจากนั้น ควรเลือกเรียนหลักสูตรที่ตรงกับงานที่ทำอยู่ หรือสมัครเรียนแบบแพครวม ซึ่งจัดหลักสูตรให้มีเนื้อหาเป็นลำดับไว้ครบเครื่องในราคาพิเศษ

ค่อยๆเรียนกันทีละนิด จากนั้นเมื่อคุณก้าวหน้าในการทำงาน ต้องรับผิดชอบงานมากขึ้น อยากนำ Excel ไปสร้างประโยชน์มากกว่าเดิม จึงเรียนเพิ่ม

เชิญคลิกเพื่อดูคลิปเลือกเรียนตามความต้องการ

สงสัยว่าที่นี่ระบบการเรียนเป็นยังไง
กำลังเตรียมเข้าทำงาน เรียนต่อปริญญาโท
สร้างรายงานสรุป ด้วย Pivot Table Dashboards
ทำงานใกล้ชิดผู้บริหาร
นำเสนอผลงานให้ดูดี
สร้างรายงานหน้าตาตามใจหัวหน้า
สนใจเรียนโหราศาสตร์ไทยให้ง่ายขึ้นโดยใช้ Excel
สร้าง Dashboards รายงานที่ยืดหยุ่น
สร้างกราฟที่ยืดหยุ่น ยืดได้หดได้
จัดการข้อมูลหลากหลายประเภท พร้อมรับ Big Data
วิธีใช้ Excel แนวใหม่
เตรียมพร้อมใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น
สร้างแฟ้มเพื่อใช้งานร่วมกันอย่างเป็นระบบ
อยากทำงานสบายๆ ใช้วิธีที่ง่ายกว่าคนอื่น
วางแผนรับจ่ายในอนาคต
สร้างสูตรที่พิเศษเพื่อใช้ในงานของตนเอง
รู้จักสูตรที่ต้องใช้ประจำ
พิมพ์สลิปเงินเดือนหรือรายงานโดยอัตโนมัติ
หาต้นทุนขายแบบ FIFO
ใช้ Excel แบบที่ไม่น่าเป็นไปได้ ผลงานเพิ่มหลายเท่าตัว
ทำให้ Excel ทำงานเอง กดปุ่มปั้บ ทำเสร็จปุ้บ
ป้องกันแฟ้มแบบพิสดาร คนอื่นลอกแฟ้มไปก็ใช้ไม่ได้
ประยุกต์ใช้สูตร Array
วางแผนกำหนดการผลิตตาม BOM ที่ยืดหยุ่น
Sensitivity Study และคำนวณแบบวงกลม
เก่ง Excel เหนือกว่าคนทั่วไป
คำนวณหาค่าแรงและระยะเวลาทำงาน

วิธีใช้สูตรจัดข้อมูลในตารางเรียงให้เองโดยเราไม่ต้องสั่ง

Automatic Sorting Trick (Part I) 

เคล็ดการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ตอนที่ 1
 

โดยไม่ต้องสั่ง Data > Sort และไม่ต้องใช้ VBA

Download ตัวอย่างได้จาก

=====

Automatic Sorting Trick (Part II) 

เคล็ดการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ตอนที่ 2
 

วิธีสั่ง Data > Sort เพียงชั้นเดียว ไม่ต้องกำหนดหลายชั้นให้ยุ่งยากอีกต่อไป

Download ตัวอย่างได้จาก

=====

Automatic Sorting Trick (Part III) 

เคล็ดการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ตอนที่ 3

อธิบายรายละเอียดการใช้สูตร Index และ Large ร่วมกันในการจัดเรียงลำดับข้อมูล

แสดงหลักการปรับปรุงสูตรจากเดิมต้องคำนวณถึง 5 ขั้นตอนและใช้ 5 ตารางเพื่อช่วยคิดทีละลำดับ

มาเป็นการคำนวณเพียง 2 ขั้น ก็สามารถจัดเรียงให้ลำดับผลการแข่งขันปิงปองว่าใครได้ที่เท่าใด

โดยไม่ต้องสั่งเรียงลำดับโดยการใช้เมนู Data Sort หรือใช้ VBA ช่วยแม้แต่น้อย

Download ตัวอย่างได้จาก

=====

Automatic Sorting Trick (Part IV) 

เคล็ดการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ตอนที่ 4

วิธีสั่งเรียงลำดับข้อมูลตามลำดับตามใจฉัน ไม่ใช่เรียงจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย

และไม่ต้องพึ่งพา Custom List ซึ่งจะใช้ได้จำกัดเฉพาะที่ตั้งไว้ในแต่ละเครื่องอีกต่อไป

Download ตัวอย่างได้จาก

=====

Automatic Sorting Trick (Part V) 

เคล็ดการจัดเรียงลำดับข้อมูลแบบอัตโนมัติ ตอนที่ 5

วิธีการใช้ Excel แบบง่ายๆที่คิดไม่ถึงว่าจะเป็นไปได้

บทสรุปของวิธีสั่งเรียงลำดับข้อมูลตามลำดับตามใจฉัน

แค่คลิกเลือกลำดับแบบที่ต้องการจัดเรียง ตารางข้อมูลก็จะจัดเรียงลำดับให้เอง

โดยไม่ต้องใช้เมนู Data Sort หรือใช้ VBA แม้แต่น้อย

Download ตัวอย่างได้จาก

=====