ใครที่คิดว่าบริษัทขนาดใหญ่ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรม Excel ก็ได้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมขาย โปรแกรมควบคุมสินค้า หรือโปรแกรม SAP ซึ่งมีราคาแพงแสนแพงใช้งานอยู่แล้ว ถือว่าเป็นความเข้าใจผิดอย่างยิ่ง บริษัทยิ่งมีขนาดใหญ่ มีปริมาณข้อมูลมหาศาล ยิ่งต้องใช้ Excel มากขึ้น เนื่องจาก Excel มีความยืดหยุ่นและสะดวกรวดเร็วกว่าการจัดหน้าตารายงานใหม่ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป โดยเฉพาะการจัดทำรายงานเพื่อการบริหาร วิเคราะห์ และตัดสินใจอย่างเร่งด่วน

แม้ข้อมูลซึ่งเก็บไว้ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปจะมีปริมาณมหาศาล มีจำนวนรายการเกินกว่าจำนวน row ที่ Excel เตรียมไว้และไม่ได้เก็บไว้เป็นแฟ้มนามสกุล xls ก็ตาม Excel มีความสามารถพิเศษในการเลือก (Extract) เฉพาะรายการที่ตรงตามเงื่อนไขเข้ามาใช้ในชีทผ่านคำสั่ง Query

วิธีใช้คำสั่ง Query เพื่อ Connect

  1. เปิด File ใหม่ว่างๆขึ้นมาแล้วสั่ง Data > From other Sources > From Microsoft Query
  2. ใน Choose Data Source เลือก <New Data Source> แล้วกด OK

image069

  1. ใน Create New Data Source ช่องที่ 1 ให้พิมพ์ชื่อเรียกฐานข้อมูลที่คุณตั้งขึ้นเอง ในช่องที่ 2 ให้คลิกเลือกประเภทของ File ฐานข้อมูลว่าใช้ Driver ตัวใด (เลือกให้ตรงกับนามสกุลของแฟ้ม) และในช่องที่ 3 ให้กด Connect (ไม่ต้องใช้ช่องที่ 4)

    image070

  2. ใน ODBC dBase Setup ให้ตัดกาในช่อง Use Current Directory แล้วกดปุ่ม Select Directory เพื่อหาชื่อ Directory ที่เก็บ File ฐานข้อมูลนั้นไว้

image071

  1. กด OK 2 ครั้งเพื่อกลับไปสู่ Dialog Choose Data Source ตามขั้นตอนที่ 2 สังเกตว่าจะปรากฏชื่อเรียกฐานข้อมูลถูกเลือกไว้ ให้กด OK

    image072
     
  2. Query Wizard จะปรากฏขึ้น

การใช้ Query Wizard

  1. ใน Choose Columns ให้เลือกชื่อ Column เฉพาะบางชื่อที่ต้องการในช่องด้านซ้าย แล้วกดปุ่มเครื่องหมายลูกศร > เพื่อเลือกมาแสดงในช่องด้านขวา แล้วกดปุ่ม Next

    image073
     
  2. ใน Filter Data ให้เลือกนำข้อมูลเฉพาะที่ตรงตามเงื่อนไขใน Only include rows where ทั้งนี้จะเลือกทำขั้นตอนนี้กับทุก Column to filter หรือไม่ก็ได้แล้วกด Next

    image074
     
  3. ใน Sort Order ให้เลือกลำดับการจัดเรียงข้อมูล ว่าต้องการให้จัดเรียงข้อมูลใดก่อนหลัง แล้วกด Next

    image075
     
  4. ใน Finish ให้กด Finish แล้ว Excel จะให้กำหนดสถานที่คืนข้อมูลที่ต้องการ เมื่อเลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแล้วให้กด OK

    image076

    หากต้องการ Update Query ข้อมูลใหม่ ให้กดปุ่ม Refresh บนเมนู Table Tools โดยไม่จำเป็นต้องทำทีละขึ้นใหม่อีก

image077


 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top