ในบรรดาคำสั่งทั้งหมดของ Excel นั้น Pivot Table จัดว่าเป็นคำสั่งที่ทำให้ผู้พบเห็นโดยเฉพาะผู้บริหารพากันตื่นเต้น อยากกระตุ้นให้พนักงานของตนใช้ Pivot Table ให้เป็นกันทุกคน เพราะในชั่วเวลาเพียงไม่กี่อึดใจก็สามารถสร้างตารางเปรียบเทียบข้อมูลเพื่อแสดงคำตอบที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรยากๆยาวๆแม้แต่น้อย ด้วยเหตุนี้เอง Pivot Table จึงถูกพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ กลายเป็นจุดขายที่ทำให้ผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Excel ต้องหาซื้อโปรแกรม Excel รุ่นใหม่ที่มี Pivot Table รุ่นล่าสุดมาใช้กัน

ด้วยความง่ายแสนง่ายในการใช้ Pivot Table หาคำตอบมาให้นี่เอง ทำให้ผู้ใช้ Excel ละเลยที่จะใช้สูตร กลายเป็นข้ออ้างว่าไม่ต้องเรียนรู้สูตรที่ต้องสร้างขึ้นมาเองหรือหาทางใช้เครื่องมืออื่นที่อาจจะให้คำตอบที่ถูกต้องแม่นยำกว่า บางคนใช้ Pivot Table สร้างตารางขนาดมหึมาเพียงเพื่อหาคำตอบเพียงค่าเดียว Pivot Table จึงกลับกลายเป็นเครื่องมือที่เสมือนกับการขี่ช้างจับตั๊กแตน ดังนั้นก่อนที่จะรู้จักวิธีใช้ Pivot Table มีประเด็นที่ควรคำนึง ดังนี้

  1. Pivot Table ไม่ใช่เครื่องมือที่มีไว้ใช้หาคำตอบจากการคำนวณ แต่ Pivot Table เป็นเครื่องมือช่วยสร้างตารางเพื่อนำข้อมูลมาสรุปเป็นตัวเลขเปรียบเทียบเพื่อทราบถึงแนวโน้ม ความมากน้อย หรือจัดลำดับตามความสำคัญให้เห็นเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ
  2. Pivot Table ไม่สามารถสรุปข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น แสดงรายชื่อลูกค้า หรือรายชื่อสินค้า โดยข้อมูลที่เป็นตัวอักษรจะถูกเลือกใช้เป็นหัวตาราง (Row Label หรือ Column Label) ของ Pivot Table ได้เท่านั้น
  3. ในการสร้าง Pivot Table ไม่ควรนำข้อมูลที่เกิดจากสูตรการคำนวณมาใช้สร้าง เพราะสูตรจะทำให้เสียเวลาในการดึงข้อมูลมาแสดง แต่ควรใช้ข้อมูลดิบซึ่งปราศจากสูตรคำนวณมาสรุปด้วย Pivot Table (หากเป็นข้อมูลที่ได้จากการคำนวณควรนำไปใช้กับคำสั่ง Data Table จะเหมาะสมกว่า)
  4. โจทย์ยากๆ เช่น ให้คำนวณหายอดรวมสูงสุดของสินค้า 3 รายการแรกที่มีลูกค้าเป็นผู้ชาย ซึ่งคำตอบของโจทย์ประเภทนี้แม้จะใช้สูตรหาคำตอบได้ก็ตามแต่ไม่ใช่เรื่องที่จะคิดสูตรกันได้ง่ายๆ จึงจำเป็นต้องใช้ Pivot Table
  5. ผลของ Pivot Table เป็นตารางที่ไม่ได้อยู่ในแบบโครงสร้างฐานข้อมูลที่ดี จึงไม่เหมาะที่จะนำค่าจากตาราง Pivot Table ไปใช้ต่อในการอ้างอิง หากต้องการนำข้อมูลจากตาราง Pivot Table ไปใช้ในการอ้างอิงต่อ สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้
    • Copy ตารางไป Paste แบบ Value เพื่อนำข้อมูลทั้งตารางที่เป็นผลลัพธ์ไปใช้ แต่วิธีนี้ต้องทำใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
    • พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = แล้วคลิกลงไปในเซลล์ตัวเลขคำตอบในตาราง Pivot Table จะได้สูตร =GetPivotData สร้างขึ้นให้เองทันที ซึ่งสูตรนี้จะทำหน้าที่คงตัวเลขคำตอบไว้ตามเดิมเสมอไม่ว่าจะมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างตาราง Pivot Table ให้ต่างไปจากเดิมก็ตาม
    • ให้ดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์ผลลัพธ์ตัวเลขใดๆในตาราง จะพบว่า Excel สร้างชีทใหม่ที่เป็นตารางฐานข้อมูลซึ่งเกี่ยวข้องและเป็นที่มาของตัวเลขนั้นๆ จากนั้นจึงนำตารางใหม่นี้ไปใช้งานกับสูตรด้านฐานข้อมูลต่อไป
  6. ก่อนจะนำข้อมูลไปใช้สร้าง Pivot Table ต้องตรวจสอบและแก้ไขปรับปรุงข้อมูลดังนี้
    • หากไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรนำข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณไปใช้ในการสร้าง Pivot Table เพราะจะทำให้ Excel ทำงานช้าลง ให้ตรวจสอบว่าเซลล์ใดมีสูตรโดยกดปุ่ม F5 > Special > กาช่อง Formulas
    • ต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวเลขมีสถานะที่เป็นตัวเลขจริง และข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวอักษรมีสถานะเป็นตัวอักษรจริง โดยการทดลองยกเลิกการกำหนด Format ทั้งหมดเพื่อทำให้เห็นค่าที่แท้จริง
    • ข้อมูลที่เป็นวันที่ ต้องบันทึกไว้ในรูปแบบของวันเดือนปีและเวลาที่ Excel รู้จัก เช่น บันทึกข้อมูลไว้เป็นวันเดือนปี 14/2/2012 หรือเวลา 12:30:45 เพื่อช่วยให้สามารถใช้คำสั่งใน Pivot Table จัด Group เพื่อสรุปเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือตามช่วงระยะที่ต้องการได้ทันที
    • ตารางข้อมูลที่จะนำมาใช้สร้าง Pivot Table ต้องอยู่ในแบบโครงสร้างฐานข้อมูลที่ดี
    • ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ห้ามเว้นเซลล์ใดเว้นว่างไว้ โดยต้องบันทึกเลข 0 ไว้แทน เพื่อช่วยให้ Pivot Table นำตัวเลขไปหายอดรวมตามสูตร Sum (ถ้ามีเซลล์ตัวเลขเว้นว่างไว้ Pivot Table จะหาคำตอบแบบนับให้เสมอ) โดยกดปุ่ม F5 > Special > กาช่อง Blanks เพื่อสั่งให้ Excel เลือกเซลล์ที่เป็นช่องว่าง จากนั้นพิมพ์เลข 0 แล้วกดปุ่ม Ctrl+Enter พร้อมกันเพื่อบันทึกเลข 0 ลงไปในเซลล์ว่างที่เลือกไว้
    • ควรตั้งชื่อ Range Name ให้กับตารางฐานข้อมูลเพื่อความสะดวกในการอ้างอิงกับ Pivot Table เมื่อมีการปรับขนาดตารางต่างไปจากเดิม โดยชื่อที่ตั้งนี้ต้องกำหนดให้ครอบคลุมถึงพื้นที่เซลล์ส่วนที่เป็นหัวตารางร่วมกับรายการข้อมูลทั้งหมด
    • ควรกำหนดรายการที่ต้องการให้เรียงลำดับแบบพิเศษไว้ใน Custom List เพื่อช่วยให้ Pivot Table สร้างตารางที่มีหัวตารางเรียงลำดับแบบพิเศษนี้ให้ด้วย
  7. ตาราง Pivot Table ที่สร้างขึ้นควรนำมาใช้งานเพียงครั้งเดียว และสร้างขึ้นในชีทอื่นหรือแฟ้มที่แยกต่างหากจากเรื่องอื่น และไม่ควรนำตาราง Pivot Table มาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะอาจหลงลืมว่าตัวเองได้เคยปรับเปลี่ยนแก้ไขอะไรไปแล้วบ้าง
  8. หากจำเป็นต้องสร้าง Pivot Table ขึ้นอีกโดยใช้ฐานข้อมูลเดิมซ้ำกับ Pivot Table ที่มีอยู่แล้ว ต้องสั่ง Refresh ก่อนเสมอ เพราะในความเป็นจริงแล้ว Pivot Table จะสร้าง pivot cache ขึ้นมาก่อนจากนั้นจึงนำข้อมูลจาก cache ไปสร้างเป็น Pivot Table อีกทีหนึ่ง โดยไม่ได้ใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลต้นตออีกแต่อย่างใด (ต่างจาก Excel 2003 ซึ่งผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้เองว่าจะสร้าง cache ตัวใหม่หรือใช้ตัวเดิม)
  9. แทนที่จะสั่ง Refresh ตาราง Pivot Table เพียงตารางหนึ่งตารางเดียว ควรใช้คำสั่ง Refresh All เพื่อปรับค่าในทุกตาราง จะได้หมดปัญหาว่าเป็นตารางที่ใช้ cache แยกกันหรือไม่

ผู้ใช้ Pivot Table ควรเป็นผู้สร้าง Pivot Table นั้นขึ้นมาเองเพื่อเข้าใจที่ไปที่มาตั้งแต่แรกว่าสร้างขึ้นมาจากฐานข้อมูลใดและมีเงื่อนไขที่กำหนดไว้เป็นพิเศษอย่างไรบ้าง โดยฝึกหัดสร้างตาราง Pivot Table จากฐานข้อมูลขนาดเล็กๆที่ตนทราบผลลัพธ์ที่ถูกต้อง จะได้เกิดความมั่นใจในผลลัพธ์เหล่านั้น

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top