ถ้าเทียบ Excel กับคนที่ประพฤติปฏิบัติตนตามศีลห้า กล่าวได้ว่า Excel เป็นคนที่ซื่อสัตย์ไม่เคยพูดปดแม้แต่น้อย ข้อมูลที่บันทึกไว้อย่างไร Excel ก็จะนำข้อมูลตามที่บันทึกไว้มาใช้ต่อด้วยความซื่อสัตย์สุจริต หากสูตร VLookup ที่สร้างไว้อย่างถูกต้องแต่หาค่าที่ต้องการไม่พบ กลับแสดงคำตอบเป็น Error แบบ Not Available (NA) มิได้หมายถึงว่าสูตรที่สร้างไว้ผิด แต่นั่นแสดงว่าไม่มีค่านั้นบันทึกไว้หรือบันทึกไว้ไม่ถูกต้อง

ขั้นแรกของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้เริ่มจากทำลายรูปแบบ Format ที่กำหนดไว้ในพื้นที่ตารางข้อมูล โดยสั่ง Home > Clear > Clear Formats เพื่อทำให้ Excel แสดงค่าที่แท้จริง สิ่งแรกที่ต้องสังเกตคือ ค่าที่เห็นเป็นตัวเลข ต้องชิดขวาของเซลล์ ส่วนค่าที่เห็นเป็นตัวอักษร ต้องชิดซ้ายของเซลล์ ซึ่งถ้าเซลล์ใดเห็นว่าชิดซ้าย แต่ดูแล้วเป็นตัวเลข 001 นั่นย่อมแสดงว่าตัวเลข 001 ที่เห็นไม่ใช่ค่าที่มีสถานะเป็นตัวเลข

แม้การลบ Format ทิ้งจะทำให้เห็นค่าที่แท้จริงได้ก็ตาม แต่ยังไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ร้อยเปอร์เซ็นต์ และเป็นวิธีที่ผู้ใช้ Excel ต้องคอยสังเกตทีละเซลล์ทำให้ต้องเสียเวลาอย่างมาก อีกทั้งทำให้เสียรูปแบบที่กำหนดไว้ ผู้ใช้ Excel จึงจำเป็นต้องเรียนรู้สูตรต่อไปนี้เพื่อช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  1. สูตร IsNumber(cell) คืนค่าเป็น True ถ้าค่าในเซลล์มีสถานะของค่าเป็นตัวเลข
  2. สูตร IsText(cell) คืนค่าเป็น True ถ้าค่าในเซลล์มีสถานะของค่าเป็นตัวอักษร
  3. สูตร IsBlank(cell) คืนค่าเป็น True ถ้าเซลล์ไม่มีค่าใดๆบันทึกไว้
  4. สูตร CountBlank(range) นับจำนวนเซลล์ที่เป็นเซลล์ว่าง
  5. สูตร Len(cell) คืนค่าเป็นจำนวนอักขระหรือความยาวของค่าที่อยู่ในเซลล์
  6. สูตร Exact(cell1,cell2) คืนค่าเป็น True ถ้าในเซลล์ทั้งสองมีค่าที่บันทึกตรงกัน โดยสูตรนี้จะตรวจสอบลักษณะตัวเล็กตัวใหญ๋ของค่าที่บันทึกไว้ด้วย

ถ้าพบว่าข้อมูลในเซลล์ใดบันทึกไว้ผิดพลาด แทนที่จะเสียเวลาบันทึกค่าใหม่ทีละเซลล์ ให้ใช้คำสั่ง Home > Find and Select > Replace แก้ไขข้อมูลพร้อมกันทั้งตาราง หรือจะใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อแก้ไขให้เป็นข้อมูลใหม่ที่ถูกต้องหรือนำผลไป copy ทับข้อมูลที่บันทึกผิดไว้

  1. สูตร Trim(cell) จะตัดช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังข้อมูลทิ้งไป และตัดช่องว่างตรงกลางระว่างข้อมูลให้เหลือแค่ช่องเดียว เช่น ‘ aa bb   ’  จะแกเป็น ‘aa bb’
  2. สูตร Substitute(cell,”ข้อความเดิม”,”ข้อความใหม่”) ใช้แก้ข้อความบางส่วนในเซลล์ให้เปลี่ยนเป็นข้อความใหม่ เช่น ถ้า A1 มีค่าเป็น 12345 แล้วต้องการเปลี่ยนเป็น 17895 ให้ใช้สูตร =Substitute(A1,234,789) แต่ขอให้สังเกตว่าเลข 17895 ที่ได้กลับชิดซ้ายของเซลล์ ดังนั้นถ้าจะนำค่านี้ไปใช้แบบตัวเลขที่ชิดขวาของเซลล์ ต้องแก้สูตรเป็น =Substitute(A1,234,789)*1 หรือ =--Substitute(A1,234,789)
  3. สูตร Clean(cell) จะตัดอักขระที่ไม่แสดงในการพิมพ์ทิ้งไป เพราะบางครั้งข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งอื่นที่ไม่ได้ใช้ Excel อาจติดอักขระพิเศษที่มองไม่เห็นติดมาด้วย ทำให้ข้อมูลที่เห็นนั้นไม่ใช่ข้อมูลจริงทั้งหมด
  4. สูตร Upper(cell) ปรับตัวอักษรเป็นตัวใหญ่ทั้งหมด
  5. สูตร Lower(cell) ปรับตัวอักษรเป็นตัวเล็กทั้งหมด
  6. สูตร Proper(cell) ปรับตัวอักษรเฉพาะตัวแรกเป็นตัวใหญ่
  7. สูตรที่ใช้แยกตัวอักษรออกมาจากคำ โดยใช้สูตร Left Right Mid เช่น =Mid(12345,2,3) จะได้ 234 เพราะเลข 2 เป็นตำแหน่งที่ 2 และ 234 เป็น 3 ตัวที่ต้องการ
  8. สูตรหาตำแหน่งของตัวอักษรหรืออักขระนั้นๆในข้อความ โดยใช้สูตร Find เช่น =Find("\","C:\EXCEL\XLSTART\",10) คืนค่าเป็นเลข 17 โดยจะหาตำแหน่งของเครื่องหมาย \ ว่าถัดจากตำแหน่งที่ 10 แล้วยังมีเครื่องหมาย \ อีกอยู่ที่ตำแหน่งตัวที่ 17
Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top