ด้วยนิสัยรักอิสรเสรีของคนไทย อยากจะทำอะไรก็ทำได้เสมอไม่ต้องยึดถือระเบียบวินัย ทำให้ Excel น่าจะเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกใจคนไทยมากที่สุด เพราะสามารถใช้ Excel แบบตามใจชอบ ไม่ต้องยึดกฎเกณฑ์กติกาใดๆ ยิ่งรู้ว่าตัวโปรแกรม Excel ยังไม่มีระบบตรวจสอบถึงตัวผู้ใช้งานว่าใครเป็นผู้บันทึกแก้ไขข้อมูลในแฟ้มที่เก็บไว้ ทำให้ใช้ Excel โดยไม่ต้องห่วงว่าตัวเองต้องรับผิดชอบ (แม้เก็บแฟ้มไว้ในระบบเครือข่ายก็ต้องพึ่งระบบของเครื่อง server เพื่อตรวจสอบถึงชื่อคนที่เปิดแฟ้ม หรือในขณะที่หลายคนเปิดแฟ้มพร้อมกันจึงจะตรวจสอบพบชื่อคนที่กำลังใช้แฟ้มร่วมกันอยู่ในเวลาเดียวกันเท่านั้น)

หลีกเลี่ยงการใช้แฟ้มพร้อมกันบนระบบเครือข่าย เพราะสร้างปัญหาให้เกิดขึ้นมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับ ลองใช้ Google ค้นหาโดยใช้คำว่า “excel shared file problems” จะพบปัญหาแสดงขึ้นมานับล้านเรื่อง

หากอยากจะทำให้พนักงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันผ่านระบบเครือข่าย ควรใช้ Access หรือโปรแกรมอื่นซึ่งสร้างมาให้มีระบบควบคุมการใช้งานพร้อมกันที่รัดกุม หากจะใช้ Excel ต้องกำหนดเป็นระเบียบให้ใช้แฟ้มได้เพียงคนเดียวในขณะหนึ่งๆ

ไมโครซอฟท์ตระหนักดีถึงความเสี่ยงที่เกิดจากการใช้โปรแกรม Excel จึงสร้างโปรแกรมพิเศษใน Office Professional Plus 2013 ทำหน้าที่เปรียบเทียบหาข้อมูลในแฟ้มที่ต่างกัน โดยเรียกใช้ผ่านเมนู Office 2013 Tools (ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก Spreadsheet management with the New Office http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=280264)

นอกจากนี้ยังสร้าง Discovery and Risk Assessment Server และ Office Audit and Control Management Server ที่ทำงานบนระบบ Server ช่วยควบคุมและสร้างรายงานการใช้แฟ้ม Excel ตลอดจนค้นหาเซลล์สูตรที่ผิดพลาดหรือไม่สอดคล้องกัน

แทนที่จะหันไปพึ่งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์ซึ่งต้องลงทุนอีกมาก ขอแนะนำให้นำระเบียบต่อไปนี้ไปติดประกาศให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม

  1. เฉพาะแฟ้มสำคัญตามรายชื่อแฟ้มที่ผู้บริหารกำหนด เมื่อมีการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลใดๆในแฟ้ม ให้พนักงานผู้เปิดแฟ้ม พิมพ์รายละเอียดของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงลงกระดาษแล้วใช้ปากกาสีขีดเส้นให้เห็นชัดว่าได้ทำการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลส่วนใดและลงนามกำกับเพื่อส่งให้ผู้บริหารรับทราบ
  2. ถ้าตัวเลขใดยังไม่เคยมีมาก่อน ให้เว้นว่างในเซลล์นั้น
  3. ถ้าเคยมีตัวเลขและตอนนี้มีค่าเท่ากับ 0 เช่น รายการนั้นขายหมดแล้วหรือใช้ของจนหมดแล้ว ให้พิมพ์เลข 0 ลงไป
  4. ถ้าเคยมีตัวเลขแต่ตอนนี้ยังหาค่าไม่พบ ให้พิมพ์สูตร =NA() ลงไป (NA = Not available) หรือพิมพ์ข้อความว่า ยังหาค่าไม่ได้
  5. ในการลบข้อมูลต้องใช้วิธีกดปุ่ม Delete เท่านั้น ห้ามใช้วิธีเคาะวรรคแทนแล้วกดปุ่ม Enter เพราะการทำแบบนี้แม้จะไม่เห็นว่ามีข้อมูลเหมือนกับถูกลบทิ้งไปแล้วก็ตามแต่กลับมีวรรคมาแทนที่ ซึ่งวรรคถือเป็นตัวอักษรตัวหนึ่งที่ Excel ยังคงถือว่าเซลล์นั้นยังมีค่าบันทึกอยู่ ส่งผลให้สูตรทำงานผิดพลาดต่อไป
  6. ห้ามใส่วรรคขาดหรือใส่วรรคเกิน เช่นชื่อลูกค้า นาย ก กับ นายก แม้คนอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นลูกค้าชื่อนาย ก แต่ Excel ถือว่าเป็นคนละคนกัน
  7. ห้ามย่อบ้างไม่ย่อบ้าง มีจุดบ้างไม่มีจุดบ้าง เช่น คำว่าบริษัท ไมโครซอฟท์ จำกัด จะถูก Excel ถือว่าต่างจาก บ. ไมโครซอฟท์ จำกัด หรือ บริษัท ไมโครซอฟท์ จก หรือ บจก ไมโครซอฟท์ หรือ บ ไมโครซอฟท์ จก หรือ บ. ไมโครซอฟท์ จก.
  8. ห้ามพิมพ์ตัวเลขที่มีเลข 0 นำหน้า เช่น ต้องการบันทึกรหัสลูกค้า 01234 ซึ่งตามปกติถ้าพิมพ์ 01234 ลงไป Excel จะแสดงเพียงเลข 1234 เท่านั้น ทำให้เมื่อต้องการมีเลข 0 นำตัวเลขอื่น พนักงานอาจใช้เครื่องหมายฝนทองนำหน้าในการบันทึกเป็น ‘01234 หรือใช้คำสั่ง Format > Number > แบบ Text แทน ทำให้รหัสที่ดูว่าเป็นรหัสเดียวกันแต่ Excel ถือว่าต่างกัน ทางแก้ที่ง่ายที่สุดคือให้กำหนดตัวอักษรนำหน้าตัวเลขรหัสเสมอ เช่น c01234 เพื่อทำให้ Excel รับรู้ว่ามีสถานะเป็นตัวอักษรเสมอ
  9. ห้ามพิมพ์ข้อมูลใดที่มีบันทึกอยู่แล้วซ้ำโดยไม่จำเป็นโดยเฉพาะชื่อและรายละเอียดคำบรรยายรายการ เพราะการพิมพ์ซ้ำย่อมเปิดโอกาสให้สะกดผิดต่างไปจากข้อความที่ถูกต้อง ทางที่ดีควรใช้ Data Validation แบบ List ช่วยในการเลือกข้อมูลที่ต้องการ หรือใช้สูตรลิงค์ข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วมาใช้ซ้ำจะเหมาะกว่า
  10. ห้ามใช้ปีพ.ศ.ในการบันทึกและห้ามกำหนดรูปแบบของวันเดือนปีเป็นพ.ศ. เช่น บันทึกลงไปว่า 14/2/2558 ซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นวันที่ 14 เดือนกุมภาพันธ์ ปีค.ศ.2558 และถึงแม้จะใช้รูปแบบเปลี่ยนข้อมูลที่บันทึกถูกต้อง 14/2/2015 ให้แสดงเป็น 14/2/2558 ได้แล้วก็ตาม แต่ทำให้พนักงานคนอื่นลอก 14/2/2558 ตามที่เห็นไปบันทึกผิดตาม
  11. ห้ามพิมพ์วันที่ซึ่งเมื่อกดปุ่ม Enter แล้วจะเห็นว่าชิดซ้ายให้เองทันที เพราะแสดงว่าเป็นการบันทึกวันที่ในโครงสร้างซึ่ง Excel ไม่ยอมรับ
  12. ห้ามใช้ตัวเลขมาบันทึกปนกับตัวอักษร เช่น ข้อมูลยอดขายควรบันทึกเฉพาะตัวเลข 100 แต่กลับบันทึกตัวเลข 100 ตามด้วยคำว่า บาท ลงไปในเซลล์เดียวกัน หรือถ้ายังไม่เปิดขาย แทนที่จะปล่อยให้เซลล์เว้นว่างไว้ก่อน กลับพิมพ์บันทึกข้อความหมายเหตุส่วนตัวลงไปว่า ยังไม่เปิดขาย
  13. ห้ามบันทึกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น บันทึกคำว่า ขายแล้ว จองแล้ว รับของแล้ว เพราะหากมีวันที่ที่ขาย วันที่ที่จอง วันที่ที่รับของ ย่อมแสดงว่าเกิดเหตุการณ์นั้นๆอยู่แล้ว (ถ้าอยากจะแสดงข้อความเพื่อเตือน ให้ใช้สูตรเลือกแสดงข้อความแทนที่จะพิมพ์เอง)
  14. ห้ามสั่ง insert Row เพื่อบันทึกแทรกรายการใหม่ แต่ให้บันทึกข้อมูลรายการใหม่ต่อท้ายรายการล่าสุดเดิมที่มีอยู่แล้วเท่านั้น
  15. ห้ามลบรายการข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้แล้วโดยเด็ดขาด
  16. ห้ามสั่ง sort เพราะลำดับข้อมูลจะเสียไปทันที หากต้องการสั่ง sort ต้องมีเลขลำดับรายการกำกับไว้จากน้อยไปมากเพื่อจะได้สั่ง sort ให้เรียงกลับสู่ลำดับรายการตามเดิม
  17. ห้ามเว้นว่างข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ โดยเฉพาะข้อมูลของชื่อ รหัส วันที่ ต้องมีข้อมูลเหล่านี้กำกับรายการไว้เสมอ
  18. ห้ามใช้สูตรใหม่ที่เพิ่งมีใน Excel 2007/2010/2013 หรือรุ่นใหม่ เพราะเมื่อนำแฟ้มกลับไปเปิดใน Excel 2003 หรือรุ่นก่อนนั้นสูตรจะไม่ทำงาน ควรรอจนกว่าจะมั่นใจว่าไม่มีใครใช้ Excel รุ่นเก่าอีกต่อไป
  19. ห้ามแก้ไขเซลล์สูตรที่แสดงผลเป็น error ให้เปลี่ยนเป็นค่าอื่นโดยไม่จำเป็น และห้ามเปลี่ยนเซลล์สูตรที่คืนค่าเท่ากับ 0 หรือ error เป็น Null Text โดยใช้ “” แทน
  20. ห้าม merge เซลล์ที่ต้องนำไปคำนวณต่อ เพราะการลิงค์เซลล์ที่ merge จะเกิดสูตรที่เพี้ยนต่างไปจากที่ต้องการได้ง่าย หากต้องการให้ตัวเลขแสดงอยู่กลางเซลล์หลายเซลล์ ให้ใช้คำสั่ง Format > Alignment > Horizontal แบบ Center across selection แทน
  21. ไม่ควรกำหนดสีหรือ font ตามใจจนมากเกินไป เพราะจะทำให้แฟ้มที่ตัวเองดูแล้วว่าสวยแต่อาจดูไม่ได้ในสายตาของคนอื่น และจะทำให้บุคคลภายนอกมองดูแฟ้มแล้วส่ายหน้าว่าบริษัทนี้ไม่มีมาตรฐานในการทำงาน
  22. ไม่ควรพิมพ์รหัสที่ยาวหลายหลักจนเกินไป โดยเฉพาะรหัสซึ่งกำหนดให้ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรแต่ละตัวมีความหมายในตัวเอง แต่ควรกำหนดรหัสใหม่ที่สั้นลงให้คนพิมพ์ได้ง่ายแล้วจึงใช้สูตรดึงรหัสยาวๆนั้นขึ้นมาแสดง เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึก
Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top