ด้วยนิสัยรักอิสรเสรีของคนไทย อยากจะทำอะไรก็ทำได้เสมอไม่ต้องยึดถือระเบียบวินัย ทำให้ Excel น่าจะเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกใจคนไทยมากที่สุด เพราะสามารถใช้ Excel แบบตามใจชอบ ไม่ต้องยึดกฎเกณฑ์กติกาใดๆ ยิ่งรู้ว่าตัวโปรแกรม Excel ยังไม่มีระบบตรวจสอบถึงตัวผู้ใช้งานว่าใครเป็นผู้บันทึกแก้ไขข้อมูลในแฟ้มที่เก็บไว้ ทำให้ใช้ Excel โดยไม่ต้องห่วงว่าตัวเองต้องรับผิดชอบ (แม้เก็บแฟ้มไว้ในระบบเครือข่ายก็ต้องพึ่งระบบของเครื่อง server เพื่อตรวจสอบถึงชื่อคนที่เปิดแฟ้ม หรือในขณะที่หลายคนเปิดแฟ้มพร้อมกันจึงจะตรวจสอบพบชื่อคนที่กำลังใช้แฟ้มร่วมกันอยู่ในเวลาเดียวกันเท่านั้น)
หลีกเลี่ยงการใช้แฟ้มพร้อมกันบนระบบเครือข่าย เพราะสร้างปัญหาให้เกิดขึ้นมากกว่าประโยชน์ที่ได้รับ ลองใช้ Google ค้นหาโดยใช้คำว่า “excel shared file problems” จะพบปัญหาแสดงขึ้นมานับล้านเรื่อง
หากอยากจะทำให้พนักงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันผ่านระบบเครือข่าย ควรใช้ Access หรือโปรแกรมอื่นซึ่งสร้างมาให้มีระบบควบคุมการใช้งานพร้อมกันที่รัดกุม หากจะใช้ Excel ต้องกำหนดเป็นระเบียบให้ใช้แฟ้มได้เพียงคนเดียวในขณะหนึ่งๆ
ไมโครซอฟท์ตระหนักดีถึงความเสี่ยงที่เกิดจากการใช้โปรแกรม Excel จึงสร้างโปรแกรมพิเศษใน Office Professional Plus 2013 ทำหน้าที่เปรียบเทียบหาข้อมูลในแฟ้มที่ต่างกัน โดยเรียกใช้ผ่านเมนู Office 2013 Tools (ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก Spreadsheet management with the New Office http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=280264)
นอกจากนี้ยังสร้าง Discovery and Risk Assessment Server และ Office Audit and Control Management Server ที่ทำงานบนระบบ Server ช่วยควบคุมและสร้างรายงานการใช้แฟ้ม Excel ตลอดจนค้นหาเซลล์สูตรที่ผิดพลาดหรือไม่สอดคล้องกัน
แทนที่จะหันไปพึ่งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์ซึ่งต้องลงทุนอีกมาก ขอแนะนำให้นำระเบียบต่อไปนี้ไปติดประกาศให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม
- เฉพาะแฟ้มสำคัญตามรายชื่อแฟ้มที่ผู้บริหารกำหนด เมื่อมีการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลใดๆในแฟ้ม ให้พนักงานผู้เปิดแฟ้ม พิมพ์รายละเอียดของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงลงกระดาษแล้วใช้ปากกาสีขีดเส้นให้เห็นชัดว่าได้ทำการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลส่วนใดและลงนามกำกับเพื่อส่งให้ผู้บริหารรับทราบ
- ถ้าตัวเลขใดยังไม่เคยมีมาก่อน ให้เว้นว่างในเซลล์นั้น
- ถ้าเคยมีตัวเลขและตอนนี้มีค่าเท่ากับ 0 เช่น รายการนั้นขายหมดแล้วหรือใช้ของจนหมดแล้ว ให้พิมพ์เลข 0 ลงไป
- ถ้าเคยมีตัวเลขแต่ตอนนี้ยังหาค่าไม่พบ ให้พิมพ์สูตร =NA() ลงไป (NA = Not available) หรือพิมพ์ข้อความว่า ยังหาค่าไม่ได้
- ในการลบข้อมูลต้องใช้วิธีกดปุ่ม Delete เท่านั้น ห้ามใช้วิธีเคาะวรรคแทนแล้วกดปุ่ม Enter เพราะการทำแบบนี้แม้จะไม่เห็นว่ามีข้อมูลเหมือนกับถูกลบทิ้งไปแล้วก็ตามแต่กลับมีวรรคมาแทนที่ ซึ่งวรรคถือเป็นตัวอักษรตัวหนึ่งที่ Excel ยังคงถือว่าเซลล์นั้นยังมีค่าบันทึกอยู่ ส่งผลให้สูตรทำงานผิดพลาดต่อไป
- ห้ามใส่วรรคขาดหรือใส่วรรคเกิน เช่นชื่อลูกค้า นาย ก กับ นายก แม้คนอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นลูกค้าชื่อนาย ก แต่ Excel ถือว่าเป็นคนละคนกัน
- ห้ามย่อบ้างไม่ย่อบ้าง มีจุดบ้างไม่มีจุดบ้าง เช่น คำว่าบริษัท ไมโครซอฟท์ จำกัด จะถูก Excel ถือว่าต่างจาก บ. ไมโครซอฟท์ จำกัด หรือ บริษัท ไมโครซอฟท์ จก หรือ บจก ไมโครซอฟท์ หรือ บ ไมโครซอฟท์ จก หรือ บ. ไมโครซอฟท์ จก.
- ห้ามพิมพ์ตัวเลขที่มีเลข 0 นำหน้า เช่น ต้องการบันทึกรหัสลูกค้า 01234 ซึ่งตามปกติถ้าพิมพ์ 01234 ลงไป Excel จะแสดงเพียงเลข 1234 เท่านั้น ทำให้เมื่อต้องการมีเลข 0 นำตัวเลขอื่น พนักงานอาจใช้เครื่องหมายฝนทองนำหน้าในการบันทึกเป็น ‘01234 หรือใช้คำสั่ง Format > Number > แบบ Text แทน ทำให้รหัสที่ดูว่าเป็นรหัสเดียวกันแต่ Excel ถือว่าต่างกัน ทางแก้ที่ง่ายที่สุดคือให้กำหนดตัวอักษรนำหน้าตัวเลขรหัสเสมอ เช่น c01234 เพื่อทำให้ Excel รับรู้ว่ามีสถานะเป็นตัวอักษรเสมอ
- ห้ามพิมพ์ข้อมูลใดที่มีบันทึกอยู่แล้วซ้ำโดยไม่จำเป็นโดยเฉพาะชื่อและรายละเอียดคำบรรยายรายการ เพราะการพิมพ์ซ้ำย่อมเปิดโอกาสให้สะกดผิดต่างไปจากข้อความที่ถูกต้อง ทางที่ดีควรใช้ Data Validation แบบ List ช่วยในการเลือกข้อมูลที่ต้องการ หรือใช้สูตรลิงค์ข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วมาใช้ซ้ำจะเหมาะกว่า
- ห้ามใช้ปีพ.ศ.ในการบันทึกและห้ามกำหนดรูปแบบของวันเดือนปีเป็นพ.ศ. เช่น บันทึกลงไปว่า 14/2/2558 ซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นวันที่ 14 เดือนกุมภาพันธ์ ปีค.ศ.2558 และถึงแม้จะใช้รูปแบบเปลี่ยนข้อมูลที่บันทึกถูกต้อง 14/2/2015 ให้แสดงเป็น 14/2/2558 ได้แล้วก็ตาม แต่ทำให้พนักงานคนอื่นลอก 14/2/2558 ตามที่เห็นไปบันทึกผิดตาม
- ห้ามพิมพ์วันที่ซึ่งเมื่อกดปุ่ม Enter แล้วจะเห็นว่าชิดซ้ายให้เองทันที เพราะแสดงว่าเป็นการบันทึกวันที่ในโครงสร้างซึ่ง Excel ไม่ยอมรับ
- ห้ามใช้ตัวเลขมาบันทึกปนกับตัวอักษร เช่น ข้อมูลยอดขายควรบันทึกเฉพาะตัวเลข 100 แต่กลับบันทึกตัวเลข 100 ตามด้วยคำว่า บาท ลงไปในเซลล์เดียวกัน หรือถ้ายังไม่เปิดขาย แทนที่จะปล่อยให้เซลล์เว้นว่างไว้ก่อน กลับพิมพ์บันทึกข้อความหมายเหตุส่วนตัวลงไปว่า ยังไม่เปิดขาย
- ห้ามบันทึกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น บันทึกคำว่า ขายแล้ว จองแล้ว รับของแล้ว เพราะหากมีวันที่ที่ขาย วันที่ที่จอง วันที่ที่รับของ ย่อมแสดงว่าเกิดเหตุการณ์นั้นๆอยู่แล้ว (ถ้าอยากจะแสดงข้อความเพื่อเตือน ให้ใช้สูตรเลือกแสดงข้อความแทนที่จะพิมพ์เอง)
- ห้ามสั่ง insert Row เพื่อบันทึกแทรกรายการใหม่ แต่ให้บันทึกข้อมูลรายการใหม่ต่อท้ายรายการล่าสุดเดิมที่มีอยู่แล้วเท่านั้น
- ห้ามลบรายการข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้แล้วโดยเด็ดขาด
- ห้ามสั่ง sort เพราะลำดับข้อมูลจะเสียไปทันที หากต้องการสั่ง sort ต้องมีเลขลำดับรายการกำกับไว้จากน้อยไปมากเพื่อจะได้สั่ง sort ให้เรียงกลับสู่ลำดับรายการตามเดิม
- ห้ามเว้นว่างข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ โดยเฉพาะข้อมูลของชื่อ รหัส วันที่ ต้องมีข้อมูลเหล่านี้กำกับรายการไว้เสมอ
- ห้ามใช้สูตรใหม่ที่เพิ่งมีใน Excel 2007/2010/2013 หรือรุ่นใหม่ เพราะเมื่อนำแฟ้มกลับไปเปิดใน Excel 2003 หรือรุ่นก่อนนั้นสูตรจะไม่ทำงาน ควรรอจนกว่าจะมั่นใจว่าไม่มีใครใช้ Excel รุ่นเก่าอีกต่อไป
- ห้ามแก้ไขเซลล์สูตรที่แสดงผลเป็น error ให้เปลี่ยนเป็นค่าอื่นโดยไม่จำเป็น และห้ามเปลี่ยนเซลล์สูตรที่คืนค่าเท่ากับ 0 หรือ error เป็น Null Text โดยใช้ “” แทน
- ห้าม merge เซลล์ที่ต้องนำไปคำนวณต่อ เพราะการลิงค์เซลล์ที่ merge จะเกิดสูตรที่เพี้ยนต่างไปจากที่ต้องการได้ง่าย หากต้องการให้ตัวเลขแสดงอยู่กลางเซลล์หลายเซลล์ ให้ใช้คำสั่ง Format > Alignment > Horizontal แบบ Center across selection แทน
- ไม่ควรกำหนดสีหรือ font ตามใจจนมากเกินไป เพราะจะทำให้แฟ้มที่ตัวเองดูแล้วว่าสวยแต่อาจดูไม่ได้ในสายตาของคนอื่น และจะทำให้บุคคลภายนอกมองดูแฟ้มแล้วส่ายหน้าว่าบริษัทนี้ไม่มีมาตรฐานในการทำงาน
- ไม่ควรพิมพ์รหัสที่ยาวหลายหลักจนเกินไป โดยเฉพาะรหัสซึ่งกำหนดให้ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรแต่ละตัวมีความหมายในตัวเอง แต่ควรกำหนดรหัสใหม่ที่สั้นลงให้คนพิมพ์ได้ง่ายแล้วจึงใช้สูตรดึงรหัสยาวๆนั้นขึ้นมาแสดง เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึก