Excel เป็นโปรแกรมที่สามารถนำมาใช้กับงานธุรกิจได้แทบทุกอย่าง ถึงจะด้อยกว่าโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้กับงานเฉพาะด้าน เช่น Word, Access, PowerPoint, หรือแม้แต่ PhotoShop แต่ถ้าไม่ได้ต้องการสร้างงานชั้นเยี่ยมเช่นที่โปรแกรมเหล่านี้ทำได้ดีกว่า Excel อยู่แล้ว การที่โปรแกรม Excel มีราคาถูกกว่าและใช้งานได้เช่นเดียวกับโปรแกรมดังกล่าว จึงเป็นทางเลือกที่นิยมใช้ Excel กันอย่างมาก โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็กพอคิดจะเริ่มต้นทำธุรกิจก็ต้องหาโปรแกรม Excel มาใช้ก่อนการหาโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมาใช้เสียอีก

แม้ Excel จะใช้งานง่ายแต่พอเปิด Excel ขึ้นมาจะมีเพียงตารางว่างๆเท่านั้น ต้องอาศัยจินตนาการของผู้ใช้งานออกแบบตารางขึ้นมาเอง ผู้สร้างงานมือใหม่มักเริ่มต้นจากการสร้างตารางเลียนแบบหน้าตาของรายงานหรือหน้ากระดาษที่ต้องการพิมพ์ ซึ่งได้รูปแบบกำหนดมาจากหัวหน้า เมื่อมีข้อมูลใหม่ก็ใช้วิธีบันทึกค่าใหม่ทับลงไปในตารางเดิม แต่ถ้าต้องการเก็บข้อมูลในตารางเดิมไว้ด้วยก็จะสร้างชีทใหม่หรือแฟ้มใหม่ไปเรื่อยๆเพื่อบันทึกข้อมูลที่ได้มาใหม่ พอเวลาผ่านไปจะมีจำนวนชีทและจำนวนแฟ้มที่มีตารางหน้าตาแบบเดียวกันมากมาย

ถ้าใช้แต่ละชีทสร้างเป็นตารางรายงานแต่ละเดือน พอครบปีจะมี 12 ชีท แต่ถ้าเป็นรายงานรายวันพอครบปีจะมี 365 ชีท หรือถ้าเป็นรายงานตามรายสินค้าแต่ละประเภทจะมีจำนวนชีทนับร้อยนับพันชีทก็เป็นไปได้เพื่อแสดงตามประเภทสินค้าที่มีอยู่ ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่มากและคอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง หากแทนที่จะใช้ชีทแยกรายงานแต่กลับแยกเป็นแฟ้มขนาดเล็กก็จะมีจำนวนแฟ้มมากมาย เมื่อเวลาผ่านไปหลายปีก็ต้องซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ที่ทำงานเร็วขึ้นและใช้ฮาร์ดดิสก์ขนาดใหญ่ขึ้นมาเก็บแฟ้มทั้งหมดจึงจะพอ ซึ่งการใช้ Excel แบบนี้เป็นวิธีที่พบว่าใช้กันมากที่สุด อย่าว่าแต่มือใหม่เลย ผู้ที่ใช้ Excel มานานนับสิบปีก็ยังติดนิสัยสร้างงานแบบนี้ ซึ่งเป็นวิธีใช้ที่ไม่ได้แตกต่างจากการใช้เครื่องพิมพ์ดีดเท่าใดนัก ยังถือว่าห่างไกลจากการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์

แม้การสร้างตารางเลียนแบบหน้ารายงานทำให้ผู้บริหารสามารถดูรายงานจากหน้าชีทได้ทันที แต่จะทำให้มีข้อมูลที่ต้องบันทึกซ้ำเต็มไปหมด เสี่ยงต่อการบันทึกผิดบ้างถูกบ้างต่างกันบ้าง เช่น วิบูลย์ บันทึกเป็น วิบุลย หรือ Terayut บันทึกเป็น Teeravut หรือ Pantip บันทึกเป็น Pantib เป็นต้น ซึ่ง Excel ถือว่าไม่ใช่ข้อมูลเดียวกัน และเมื่อต้องแก้ไขข้อมูลก็ต้องแก้ในทุกชีทหรือทุกแฟ้มทั้งหมดให้ตรงกัน เสี่ยงที่จะหลงลืมแก้ไขให้ครบทุกแห่ง

ในแง่การบริหาร หากต้องการสรุปแนวโน้มจากวันนั้นถึงวันนี้ในช่วงปีนั้นถึงปีนี้ของสินค้าที่ต้องการจะทำได้ยากมาก ก่อนอื่นต้องจำให้ได้ก่อนว่าข้อมูลที่ต้องการบันทึกไว้ในแฟ้มชื่ออะไร ชีทไหน และอยู่ที่เซลล์ไหน พนักงานต้องเปิดแฟ้มมากมายเพื่อ copy หรือสร้างสูตรลิงก์จากแต่ละเซลล์มาสรุปเป็นรายงาน ซึ่งเป็นงานที่น่าเบื่อ ผิดพลาดได้ง่าย และสร้างความเครียดอย่างมาก พอทำได้ไม่นานก็อยากลาออก

พอใช้ Excel เก่งขึ้นผู้สร้างงานมักอยากทดลองใช้ VBA เพื่อเป็นการฝึกฝนและเรียนรู้ไปในตัว โดยพยายามสร้างรหัส VBA ขึ้นมาควบคุมการเปิดแฟ้มหรือชีทแล้วทำหน้าที่ copy ข้อมูลมาให้โดยอัตโนมัติ แม้จะทำได้และได้รับคำชมเชยจากหัวหน้าว่าเก่ง Excel ก็ตาม แต่มักพบว่ารหัส VBA ที่สร้างขึ้นจะหยุดทำงานทันทีเมื่อมีการย้ายตำแหน่งเซลล์หรือชื่อเดิมของชีทหรือแฟ้มถูกแก้ไขต่างไป ทำให้ต้องย้อนไปแก้ชื่อที่อ้างไว้ในตัวรหัสทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือหากวันหนึ่ง VBA ทำงานผิดพลาดแล้วคนที่สร้างรหัสไม่อยู่ ทำให้ต้องโยนแฟ้มทิ้งไปเลย

ในรหัส VBA หากมีค่าคงที่ ชื่อชีท และตำแหน่งเซลล์ (ตัวเข้ม) ต้องแก้ไขใหม่เสมอ

Sheets("TestOLDP").Select
lastRow = Range("B" & Rows.Count).End(xlUp).Row
For i = 1 To 21
Range("B3:B" & lastRow).Offset(0, i).FillDown
Next i

Excel เป็นโปรแกรมที่สามารถนำมาใช้งานแทนโปรแกรมสำเร็จรูป โดยขึ้นกับความรู้ความสามารถของผู้สร้างงานและต้องใช้เวลานานมาก กว่าจะสร้างแฟ้มงานที่ทำงานได้เหมือนโปรแกรมสำเร็จรูป

นอกเหนือจากความรู้ความสามารถใช้สูตร คำสั่งบนเมนู หรือ VBA แล้ว ผู้สร้างงานต้องใช้ความคิดและการวางแผนอย่างมาก ก่อนจะเริ่มสร้างต้องคำนึงว่าในอนาคตจะนำข้อมูลไปใช้อย่างไรบ้าง ใครเป็นผู้ใช้ และมีวิธีการใช้งานอย่างไร เพื่อการออกแบบตารางเก็บข้อมูลและตารางคำนวณให้ถูกต้อง แทนที่จะสร้างชีทเยอะแยะมากมายแล้วถึงขั้นต้องใช้ VBA ช่วยในที่สุดนั้น เพียงแค่สร้างตารางฐานข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้แล้วใช้สูตรเลือกดึงข้อมูลออกมาสร้างเป็นรายงานตามแบบที่ต้องการ จะเกิดชีทขึ้นเพียง 2 ชีทเท่านั้น คือ ชีทฐานข้อมูลกับชีทรายงาน โดยไม่จำเป็นต้องเสี่ยงใช้ VBA แม้แต่น้อย

Excel สามารถช่วยแก้ปัญหาการทำงานแทนโปรแกรมสำเร็จรูปได้เพียงช่วงระยะเวลาหนึ่ง ถึงแม้จะสร้างแฟ้ม Excel ให้ดีเยี่ยมอย่างไร จะมีอายุการใช้งานได้เพียงเท่าที่ยังมีคนที่เก่ง Excel พอมาคอยตามแก้ไขปรับปรุงให้ได้ และผู้ใช้แฟ้มทุกคนต้องเป็นคนที่ซื่อสัตย์ไว้วางใจได้อีกด้วย เพราะระบบการป้องกันในตัวแฟ้ม Excel ที่ใส่รหัสไว้สามารถหาโปรแกรมมาถอดรหัสแล้วบันทึกข้อมูลทุจริตอย่างไร้ร่องรอย ไม่มีทางหาว่าใคร เมื่อใด และทำไว้ที่เซลล์ใด

คนเก่ง Excel อาจสร้างเงื่อนไขในการคำนวณทิ้งไว้ให้ใช้ว่า ตราบใดที่ยังมีชื่อของเขาบันทึกไว้ในเซลล์หัวมุมของรายงาน ตราบนั้นสูตรจะยังคงคำนวณถูกต้อง แต่เมื่อใดที่ชื่อของเขาถูกลบไป หลังจากนั้นแม้จะย้อนกลับมาบันทึกชื่อของเขาลงไปใหม่ก็ตาม การคำนวณจะเพี้ยนไปทันที บางวันเพี้ยนไปสิบล้าน บางวันเพี้ยนไปร้อยล้าน กรณีเช่นนี้เป็นเรื่องจริงที่เกิดขึ้นมาแล้ว

Excel มีจุดแข็งจากความยืดหยุ่นที่เปิดโอกาสให้ปรับปรุงแก้ไขได้ง่าย แต่ความยืดหยุ่นนี่เองที่กลายเป็นจุดอ่อนทำให้ต้องระวังอย่างมากโดยเฉพาะความเสี่ยงที่เกิดจากคน ส่วนโปรแกรมสำเร็จรูปแม้มีหน้าตารายงานและวิธีใช้งานที่ตายตัวแก้ไขไม่ได้ ก่อนจะจัดหามาใช้งานต้องทดลองใช้อย่างรอบคอบว่าถูกสร้างมาอย่างดีพอจะรับได้หรือไม่ และโปรแกรมสำเร็จรูปมีจุดแข็งที่ดีกว่า Excel หลายอย่างหากมีระบบต่อไปนี้เตรียมไว้ให้ใช้งาน เช่น ระบบตรวจสอบการบันทึกแก้ไขข้อมูล ระบบการรักษาความปลอดภัย ระบบการเก็บประวัติการใช้งาน และที่สำคัญต้องมีระบบการส่งออกข้อมูล (Export) ในโครงสร้างซึ่งเตรียมพร้อมให้นำมาใช้ต่อกับ Excel ได้ทันที

แทนที่จะเลือกใช้แต่โปรแกรมสำเร็จรูปหรือใช้เฉพาะโปรแกรม Excel อย่างเดียว การนำโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ร่วมกับ Excel เป็นทางออกที่ดีกว่า ไม่จำเป็นต้องเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงหรือเสียเงินเสียเวลาไปจ้างโปรแกรมเมอร์สร้างโปรแกรมสำเร็จรูปให้สามารถสร้างรายงานหลายแบบตามที่ต้องการ ขอเพียงจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีระบบเก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้องปลอดภัยแล้วสามารถส่งข้อมูลออกมาเพื่อใช้ Excel สร้างรายงานตามแบบที่ต้องการ งานบางขั้นปล่อยให้เก็บด้วยมือลงสมุดบันทึกประจำวันที่เป็นกระดาษบ้างก็ได้ ไม่จำเป็นต้องหาทางทำงานแบบอัตโนมัติในทุกขั้นตอน

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top