ในขณะที่องค์กรให้ความสำคัญและตระหนักถึงความเสี่ยงความเสี่ยงด้านต่างๆในการดำเนินธุรกิจนั้น แต่ความเสี่ยงจากการใช้สเปรดชีตหรือ Excel กลับถูกมองข้ามหรือให้ความสำคัญน้อยมาก จนกระทั่งในปีค.ศ.2002 รัฐสภาของสหรัฐอเมริกาได้ออกกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act เพื่อช่วยกระตุ้นให้เริ่มคิดปรับปรุงระบบการใช้ Excel จากการกำหนดให้ CEO ต้องประเมินระบบรายงานทางการเงินของตนด้วยว่ามีประสิทธิภาพ

เนื่องจาก Excel มีราคาค่าโปรแกรมถูกมากเมื่อเทียบกับการลงทุนเป็นแสนเป็นล้านบาทในกิจกรรมอื่น ผู้บริหารจึงไม่ได้ให้ความสำคัญเร่งด่วน หรือรอจนกว่าจะมีกฎหมายหรือมาตรฐาน ISO มาบังคับก่อน

ยิ่งองค์กรเห็นความสำคัญมากขึ้นเท่าใด ยิ่งรีบขวนขวายหาทางกระตุ้นให้ปรับปรุงวิธีการใช้ Excel ให้รัดกุมมากขึ้นเท่านั้น

สาเหตุที่ผู้บริหารไม่เห็นว่าการใช้ Excel เป็นความเสี่ยงที่สำคัญ เนื่องจากไม่เคยรู้ไม่เคยเห็นความยากและความสลับซับซ้อนในวิธีใช้ Excel จึงมีมุมมองผิดๆว่า โปรแกรม Excel ใช้งานง่ายมาก ใครๆก็มีวิธีใช้เหมือนกัน มันเป็นเพียงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการคำนวณในลักษณะการใช้งานเช่นเดียวกับเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด จะดีกว่าตรงที่ใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์และสามารถเก็บข้อมูลไว้ได้โดยไม่ต้องบันทึกใหม่ซ้ำอีก ดังนั้นหากจะคำนวณผิดบ้างย่อมเป็นเรื่องธรรมดา ถือเป็นสิ่งปกติที่ผู้ใช้งานจะทำผิดพลาดบ้าง จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะป้องกันไม่ให้เกิด Human Error ขึ้นเลย

ภาพสะท้อนซึ่งแสดงให้เห็นว่าผู้บริหารไม่ได้ให้ความสำคัญกับความเสี่ยงจากการใช้ Excel ดูได้จาก

  1. การเลิกใช้โปรแกรม Excel แล้วหันไปใช้สเปรดชีตอื่นหรือใช้โปรแกรมที่แจกให้ใช้ฟรีเพื่อประหยัดต้นทุน เพราะเข้าใจว่าไม่ว่าจะใช้สเปรดชีตยี่ห้อใดก็นำมาใช้คำนวณตัวเลขได้เหมือนกัน โดยไม่รู้ว่า Excel มีความสามารถเหนือกว่าสเปรดชีตอื่นอย่างมาก และไม่ตระหนักถึงค่าเสียโอกาสที่มีต้นทุนแพงจากการเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมฟรี
  2. เมื่อพบว่า Excel คำนวณผิดพลาดหรือแสดงข้อมูลไม่ตรงกับความต้องการก็จัดการแก้ปัญหาเป็นครั้งไป ไม่ได้วางนโยบายหรือออกระเบียบเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดขึ้นอีกในอนาคต
  3. ไม่เห็นความจำเป็นในการส่งพนักงานไปฝึกอบรมเพราะเสียดายเวลางาน มองว่า Excel เป็นโปรแกรมใช้ง่ายและเรียนจากหนังสือคู่มือได้เอง ใครๆก็มีวิธีใช้เหมือนกัน ไม่คุ้มที่จะจ่ายเงินค่าฝึกอบรม
  4. ถ้าใครอยากจะเข้าอบรมก็ห้ามใช้เวลางานลาไปเรียนและต้องออกเงินเรียนเอง หรือถ้ายอมส่งไปอบรมก็ไม่บ่อยนัก ให้เวลาสำหรับการอบรมไม่กี่วันและหาที่เรียนกันเอง โดยเลือกเรียนจากที่ไหนก็ได้เพราะเชื่อว่าได้ความรู้ไม่ต่างกัน ขอให้เน้นอบรมเฉพาะเรื่องที่จะเอาไปใช้งานได้ทันทีกับปัญหาเฉพาะหน้าก็แล้วกัน

ส่วนสาเหตุที่ผู้ใช้งานไม่เห็นความสำคัญในความเสี่ยงจากการใช้ Excel มีดังนี้

  1. มีความมั่นใจอย่างยิ่งว่าแฟ้มที่ตนสร้างขึ้นปราศจากความผิดพลาดโดยสิ้นเชิง
  2. เชื่อว่าการที่แฟ้มมีความผิดพลาดบ้างเล็กน้อยเป็นเรื่องธรรมดา
  3. ไม่เคยเห็นตัวอย่างวิธีการสร้างงานที่ดีกว่า
  4. ขาดความรู้ในวิธีการทดสอบและตรวจสอบเพื่อหาความผิดพลาด
  5. มองไม่ออกว่าเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้นจะส่งผลเสียต่อองค์กรอย่างไร
  6. คิดว่าเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร ไม่ใช่หน้าที่ความรับผิดชอบของตน
  7. ต้องการความอิสระ ไม่ต้องการให้มีใครมาควบคุม ตรวจสอบ หรือคอยจับผิด
  8. กำลังจะลาออก จึงไม่สนใจว่าใครจะนำแฟ้มที่ตนสร้างมาใช้งานต่อหรือไม่แล้วจะเกิดผลเสียอย่างไร
  9. แอบซ่อนข้อมูลทุจริตเอาไว้

ผู้ที่คลุกคลีกับการใช้ Excel นานขึ้น จะพัฒนาวิธีใช้ของตนให้ซับซ้อนขึ้นทีละเล็กทีละน้อย โดยเฉพาะคนที่มีพื้นฐานทางคณิตศาสตร์หรือชอบคิดคำนวณ จะฝึกใช้ Excel เป็นเหมือนสนามแข่งขันประลองฝีมือ ทดลองสร้างสูตรที่ไม่เคยใช้ ฝึกใช้คำสั่งบนเมนูที่ช่วยลัดขั้นตอนการทำงาน จนถึงขั้นทดลองใช้ VBA เพื่อหาทางทำให้ Excel ทำงานเองโดยอัตโนมัติ ลองผิดลองถูกไปเรื่อยๆ ซึ่งจะพบว่ามีช่วงความแตกต่างของความรู้ความสามารถระหว่างผู้บริหารหรือคนที่เพิ่งเริ่มฝึกใช้ Excel กับคนที่ใช้ Excel จนถึงขั้นเก่ง VBA อย่างมาก

ยิ่งเก่ง Excel มากขึ้นเท่าใด ยิ่งสามารถมองข้อผิดพลาดของผู้อื่นได้มากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะวิธีใช้ Excel ที่นิยมใช้กันของคนทั่วไปซึ่งมักมองไม่ออกว่ามีความเสี่ยงแฝงอยู่ เช่น การใช้สูตร VLookup หรือคำสั่ง Pivot Table ก็เหมาะกับบางงานและผู้ใช้บางระดับเท่านั้น หรือการใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+v เพื่อลอกข้อมูลก็เสี่ยงที่จะได้ข้อมูลผิด เป็นต้น

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top