“A Life Without Risk Is Not Worth Living” เป็นคำกล่าวของ Charles Lindbergh นักบินชาวอเมริกันผู้สร้างสถิติบินเดี่ยวข้ามทวีปโดยไม่หยุดพักจากนิวยอร์กไปปารีสเป็นครั้งแรก เป็นข้อความที่กระตุ้นให้เห็นว่าการใช้ชีวิตอย่างเสี่ยงบ้างจะทำให้รู้สึกว่าชีวิตมีค่ามากขึ้น แต่ถ้าใช้ชีวิตอยู่กับการใช้ Excel ทุกวันแต่ไม่มั่นใจในวิธีที่ใช้ Excel อยู่ว่ามีช่องโหว่หรือไม่ ยังรู้สึกว่าเสี่ยงอยู่เสมอเพราะกลัวว่าพรุ่งนี้ลูกน้องที่เก่ง Excel อยู่คนเดียวจะลาออกไป ความเสี่ยงแบบนี้ไม่ทำให้รู้สึกว่าชีวิตมีค่ามากขึ้นเป็นแน่

ทุกวันนี้คนทั่วไปชอบใช้โปรแกรม Excel สำหรับเก็บตัวเลขแทบทุกอย่างในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าบริษัทเล็กใหญ่ SME บริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ ตลอดจนหน่วยงานของรัฐ ถ้านับรวมกิจกรรมทางการเงินแล้วมีค่าเป็นล้านล้านบาท ล้วนพึ่งพาโปรแกรมสเปรดชีตที่มีชื่อว่า Microsoft Excel เป็นเครื่องมือหลักในการทำงานกันทั้งนั้น หากอยู่ดีๆแฟ้มที่สร้างจาก Excel เกิดหยุดคำนวณขึ้นมาโดยไม่ทราบสาเหตุ ย่อมสร้างความเสียหายตามมาอย่างมหาศาล

ประมาณ 1.3 พันล้านคนใช้โปรแกรม Microsoft Office โดยส่วนใหญ่ใช้โปรแกรม Microsoft Excel

กว่า 70% ของบริษัทในสหรัฐอเมริกาใช้สเปรดชีตในการวางแผนกลยุทธ์
95% ใช้สเปรดชีตในการรายงานทางการเงิน
47% ของบริษัทขนาดกลางใช้สเปรดชีตในการวางแผนและงบประมาณ
80% ของบริษัทข้ามชาติที่ไปดำเนินธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้สเปรดชีตในการดำเนินงานทั่วไปและรายงานการเงิน

ความเสียหายที่เกิดจาก Excel ไม่ได้จำกัดเฉพาะความเสียหายที่เป็นตัวเงินเท่านั้น ถ้าเจ้าหน้าที่โรงพยาบาลจ่ายยาผิดเพราะใส่หน่วยไมโครกรัมเป็นมิลลิกรัม เจ้าหน้าที่ประกันภัยคำนวณอายุประกันผิดแม้พลาดไปเพียงไม่กี่วัน หรือนักเศรษฐศาสตร์ที่พยากรณ์อัตราความก้าวหน้าทางเศรษฐกิจของโลกแต่ลืมนำตัวเลขของทวีปออสเตรเลียมารวมด้วย ส่งผลเป็นความเสียหายต่อชีวิตความเป็นอยู่ของคนเราอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และทำให้เกิดคดีความเพื่อเรียกร้องค่าเสียหาย กระทบกับชื่อเสียง เสียเครดิตที่สร้างสมมา จนถึงต้องออกจากงาน

แม้ปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้บริหารงานด้านการผลิต การขาย การเงินการบัญชี หรืองานเฉพาะด้านอื่นๆมีราคาถูกลงอย่างมาก จนเห็นนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรทุกขนาด มิได้ทำให้ลดการใช้ Excel ลงแต่กลับจะใช้ Excel มากขึ้นด้วยซ้ำ เนื่องจาก Excel มีความยืดหยุ่นกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปอย่างมาก ผู้ใช้งานที่มีพื้นฐาน Excel เพียงเล็กน้อยสามารถแก้ไขดัดแปลงหน้าตารายงานได้ง่ายกว่าและตัวโปรแกรม Excel ยังมีราคาถูกกว่าหลายเท่าเสียอีก บางบริษัทถึงกับเลิกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปแล้วหันไปใช้ Excel แทน บริษัทบางแห่งใช้ Excel เพื่อรวบรวมข้อมูลจากโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานต่างๆเข้าด้วยกันเพื่อส่งข้อมูลไปใช้ต่อในโปรแกรมอื่น ข้อมูลที่ได้จาก Excel กลายเป็นแหล่งข้อมูลที่มีการใช้งานบ่อยที่สุดในระบบสารสนเทศไปแล้ว

จากจุดเด่นในความยืดหยุ่นในการใช้งานและราคาที่ถูกกว่าของ Excel เป็นปัจจัยที่ดึงดูดใจทำให้ความนิยมใช้ Excel มีเพิ่มมากขึ้น แต่ความยืดหยุ่นซึ่งเป็นจุดเด่นนี่เองกลับกลายเป็นความเสี่ยงที่ทำให้ต้องคิดพิจารณาให้ถี่ถ้วนก่อนว่าเหมาะจะนำ Excel มาใช้กับงานประเภทนั้นหรือไม่ ตราบใดที่ Excel ยังยอมให้มนุษย์เข้าไปมีส่วนควบคุมการทำงานของ Excel ได้โดยตรงหรือผ่านการใช้คำสั่งบนเมนูได้เอง ตราบนั้นย่อมเท่ากับยังคงเปิดโอกาสให้เกิดความผิดพลาดจากตัวผู้ใช้งาน (Human Error) ได้ตลอดเวลา และเมื่อนำแฟ้มไปใช้งานพร้อมกันหรือส่งแฟ้มให้คนอื่นใช้งานต่อแล้วเกิดความผิดพลาดขึ้นก็ยากจะหาตัวผู้รับผิดชอบ ถึงจะใช้โปรแกรม VBA มาเสริมเพื่อช่วยทำให้ Excel ทำงานเองโดยอัตโนมัติแล้วใส่รหัสป้องกันแฟ้มไว้ก็สามารถหาโปรแกรมฟรีจากอินเตอร์เน็ตมาถอดรหัสป้องกันได้ง่าย ใครก็ไม่รู้ที่เปิดแฟ้มได้จะสามารถย้อนไปแก้ไขข้อมูลที่เก็บไว้อย่างปราศจากร่องรอย

เกือบ 94% ของแฟ้มสเปรดชีตที่ใช้มีสิ่งผิดพลาด แม้แต่แฟ้มที่สร้างมาอย่างดี ยังมีสิ่งผิดพลาดอยู่อย่างน้อย 1% ของจำนวนเซลล์ และ 5.2% ของสูตร

ผู้สร้างแฟ้มสเปรดชีตมักมีความเชื่อมั่นอย่างมากในความถูกต้องแม่นยำในแฟ้มที่ตนสร้างขึ้นโดยไม่ได้ทดสอบอย่างจริงจัง

นอกจากนี้รูปแบบการควบคุมในระบบสารสนเทศที่ใช้กันอยู่ยังล้าสมัย จากระบบเดิมซึ่งใช้โปรแกรมแบบรวมศูนย์แล้วให้ใช้งานผ่านระบบเครือข่ายที่มีระบบการรักษาความปลอดภัยอย่างรัดกุม กลับกลายเป็นระบบที่มีข้อมูลกระจายไปตามเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะหรือแล็ปท็อปที่พนักงานมีอิสระในการใช้ Excel ได้ตามใจ จึงเป็นเหตุจำเป็นอย่างยิ่งต้องหาทางสร้างระบบการควบคุมขึ้นใหม่

ไม่ว่ากำลังใช้โปรแกรม Excel หรือสเปรดชีตอื่นใดอยู่ก็ตาม แทนที่จะปล่อยให้มีความเสี่ยงแล้วรอให้เกิดความเสียหายขึ้นก่อนทำนองวัวหายแล้วล้อมคอก เจ้าของกิจการ ผู้บริหารทุกระดับ และผู้ที่คลุกคลีใช้ชีวิตอยู่กับ Excel ทุกวัน ควรรีบหันมาปรับปรุงระบบการใช้โปรแกรม Excel ให้ปลอดจากความเสี่ยงโดยเร็วที่สุด จะได้ใช้ Excel อย่างมีความสุขและพร้อมที่จะสนุกกับการใช้ Excel มากขึ้น

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top