1. ในกรณีต้องการหายอดรวมทุกชีทจากตำแหน่งเซลล์เดียวกัน ให้สร้างสูตรหายอดรวมแบบ 3 มิติ ซึ่งจะอยู่ในโครงสร้างสูตร =SUM(ชื่อชีทแรก:ชื่อชีทสุดท้าย!ตำแหน่งเซลล์) เช่น =SUM(Sheet1:Sheet3!A1) ทำหน้าที่หายอดรวมของเซลล์ A1 ที่อยู่ในชีท Sheet1 ถึง Sheet3 ดังนั้นหากต้องการให้รวมข้อมูลจากชีทใด ให้ย้ายชีทนั้นไปวางไว้ระหว่าง Sheet1 ถึง Sheet3
    • ให้เลือกเซลล์คำตอบ พิมพ์ =sum(
    • คลิกเซลล์ในชีทแรกที่ต้องการ
    • กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วคลิกชีทสุดท้ายที่ต้องการ
    • กดปุ่ม Enter
  2. หากต้องการหายอดรวมจากทุกชีทเว้นชีทที่สร้างสูตรนี้ลงไป ให้พิมพ์สูตร =SUM('*'!ตำแหน่งเซลล์) เช่น เมื่อสร้างสูตร =SUM('*'!A1) ลงไปในชีท Sheet1 จะได้สูตร =SUM(Sheet2:Sheet3!A1)
  3. ในกรณีที่ต้องการปรับโครงสร้างของตารางในชีทหนึ่งๆให้เป็นหลายแบบ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างชีทใหม่สำหรับโครงสร้างตารางแต่ละแบบ แต่ให้ปรับโครงสร้างในชีทเดิมชีทเดียวนั้นแล้วสั่งให้ Excel จดจำโครงสร้างหน้าตาตารางโดยสั่ง View > Custom Views > Add จากนั้นให้ตั้งชื่อหน้าตาโครงสร้างตารางนั้นลงไป แล้วเมื่อใดที่ต้องการแสดงหน้าตาตารางชื่อใดให้สั่ง View > Custom Views แล้วเลือกชื่อ View ที่เคยตั้งชื่อไว้ (วิธีนี้สามารถตั้งชื่อ View ข้ามชีทได้ด้วย ทำให้ไม่ต้องพึ่งชื่อชีท แถมยังช่วยปรับ Print settings และ Filter settings ตามแบบที่กำหนดไว้ในขณะที่ตั้งชื่อให้ทันที)

    image106

  4. ขอให้ออกแบบชีททุกชีทที่เก็บข้อมูลประเภทเดียวกันไว้ให้ใช้ตำแหน่งเซลล์เดียวกันของทุกชีท โดยไม่ต้องคำนึงว่าบางชีทจะมีข้อมูลครบหรือไม่ จากนั้นให้สั่ง Hide รายการที่ไม่มีข้อมูลนั้นออกไป และให้ใช้ Custom View ช่วยบันทึกแบบโครงสร้างตารางทั้งก่อนและหลังการ Hide ไว้ด้วย
  5. พยายามหลีกเลี่ยงการใช้เซลล์ใดๆใน Column A และ Row 1 ทั้งนี้เพื่อทำให้ภาพตารางที่แสดงบนจอดูไม่อึดอัด และยังสามารถปรับขนาดความสูงความกว้างของ Column A และ Row 1 เพื่อช่วยปรับตำแหน่งตารางในหน้ากระดาษพิมพ์ได้ดีกว่าการกำหนด Margin แต่เพียงอย่างเดียว
  6. ห้าม Merge เซลล์ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ เพราะตำแหน่งอ้างอิงในสูตรที่อ้างถึงเซลล์ที่ Merge กันไว้นั้นอาจให้ตำแหน่งอ้างอิงที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงเมื่อมีการ Copy สูตรที่อ้างอิงถึงตำแหน่งเซลล์ที่ Merge ไปใช้ที่เซลล์อื่น ดังนั้นหากต้องการปรับการแสดงข้อมูลให้เห็นว่าอยู่กลางช่วงเซลล์เช่นเดียวกับ Merge แต่ว่าเซลล์แต่ละเซลล์ยังคงเป็นเซลล์ของมันเองโดยมิได้รวมเป็นเซลล์เดียวอย่าง Merge แต่อย่างใด ให้เลือกช่วงเซลล์นั้นแล้วคลิกขวา สั่ง Format Cells > Alignment > Center Across Selection

    image108

  7. ในกรณีที่ต้องการ Cut ตารางจากชีทหนึ่งไปยังชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ให้เริ่มจากเลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการจะ Cut ไปทั้งหมด (โดยต้องตรวจสอบว่าเป็นพื้นที่ตารางทั้งหมดที่มีสูตรที่เกี่ยวข้องกัน มิฉะนั้นจะมีเซลล์สูตรบางเซลล์ที่กลายเป็นสูตร link ข้ามแฟ้ม) จากนั้นเมื่อต้องการ Paste สามารถเลือก Paste ที่เซลล์ใดในชีทใหม่ก็ได้ โดย Excel จะปรับตำแหน่งอ้างอิงตามตำแหน่งในชีทใหม่ให้เอง
  8. ในกรณีที่ต้องการ Copy ตารางจากชีทหนึ่งไปยังชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ให้เริ่มจากเลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการจะ Copy จากนั้นเมื่อต้องการ Paste ให้เลือกเซลล์ในชีทใหม่ที่เป็นเซลล์เดียวกับเซลล์แรกของตารางที่ Copy ไว้ก่อน แล้วจึงสั่ง Paste
  9. หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นนำแฟ้มไปแก้ไขสูตร ไม่จำเป็นต้อง Protect Sheet ก็ได้ แต่ให้สั่งตัดเครื่องหมาย $ ออกจากเซลล์สูตรทุกเซลล์โดยใช้คำสั่ง Replace เพื่อทำให้สูตรทั้งหมดถูกแก้ไขหรือสร้างใหม่ได้ยากมาก (น่าสังเกตว่าพอตัดเครื่องหมาย $ ทิ้งไป แฟ้มจะมีขนาดใหญ่ขึ้น)
  10. หากต้องการป้องกันการ Insert Row หรือ Insert Column ในพื้นที่ช่วงใด ให้สร้างสูตร Array ลงไปพร้อมกันเป็นรั้วขอบเขตนั้น เช่น เลือกเซลล์ A1:A10 แล้วพิมพ์สูตร =0 หรือ =”” (=”” นี้ จะกลายเป็นรั้วไฟฟ้าที่มองไม่เห็นข้อมูลในเซลล์รั้วนั้นด้วย)แล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter ลงไป จะได้รั้วป้องกันการ Insert Row ในช่วง Row 1 ถึง Row 10
  11. หากต้องการใช้ Windows Explorer ในการ copy แฟ้ม Excel ที่ link กันหลายๆแฟ้มไปเก็บที่ drive อื่นหรือโฟลเดอร์อื่น ให้ Copy ทั้งโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้มที่ link กันนั้นไปพร้อมกันทั้งหมด เช่น ใน ถ้าเก็บแฟ้มที่ link กันไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ MyExcelFile ก็ให้ Copy ตัวโฟลเดอร์ MyExcelFile ซึ่งมีแฟ้มที่ link กันอยู่ภายในนั้นไปทั้งชุด โดยในโฟลเดอร์ชื่อ MyExcelFile อาจมีโฟลเดอร์ย่อยสร้างไว้ด้วยก็ได้ เมื่อ Copy ไปไว้ที่ drive อื่นแล้ว คุณจะเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ MyExcelFile เป็นชื่ออื่นก็ได้ แต่ห้ามเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ย่อยเพราะสูตร link ในแฟ้ม Excel จะจำชื่อโฟลเดอร์ย่อยไว้ในสูตร (แต่ไม่จำชื่อโฟลเดอร์ MyExcelFile)
  12. แทนที่จะจัดเก็บแฟ้มไว้ในชื่อเดิม ขอให้จัดเก็บแฟ้มในชื่ออื่นทุกครั้งที่มีการแก้ไขใดๆในแฟ้มนั้น ทั้งนี้เพื่อทำให้มีแฟ้มเก่าเก็บไว้หลายๆรุ่น ดีกว่าการมีแฟ้มรุ่นเดียวแฟ้มเดียว ซึ่งเสี่ยงหากแฟ้มนั้นอาจเสียหายจนเปิดไม่ได้
Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top