เชิญสมัครเข้าอบรมวันอาทิตย์ที่ 5 และ 12 พฤษภาคมนี้ครับ ... คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดและลงทะเบียน

Arrow up
Arrow down

ในชีทของ Excel 2007 เป็นต้นมามีพื้นที่ตารางใหญ่กว่ารุ่นก่อนอย่างมาก จากเดิมมีเพียง 65,536 row และ 256 column ได้ปรับเพิ่มเป็น 1,048,576 row และ 16,384 column ซึ่งถ้าคุณพิมพ์ค่าลงไปแล้วพยายาม paste ให้ครบทุกเซลล์ในชีท จะพบว่า Excel ต้องใช้เวลานานแสนนานทีเดียวกว่าจะได้ข้อมูลเต็มทั้งชีท และเมื่อสั่ง save จะไม่มี hard disk เครื่องไหนที่สามารถเก็บแฟ้มข้อมูลนั้นได้ เพราะแฟ้มจะมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะรับได้ (ขออย่าพยายามทดลองทำตามนี้เด็ดขาด เพราะคุณจะรอไม่ไหวแล้วต้องหันไปปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ไปก่อนที่จะ save เสร็จ)

สาเหตุที่ Excel ขยายขนาดตารางให้ใหญ่ขึ้นจนดูเหมือนใหญ่กว่าความจำเป็น มิได้มุ่งให้คุณจำเป็นต้องใช้ให้ครบทุกเซลล์ เพียงแต่จะช่วยให้สามารถรับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาเก็บไว้ในชีทได้สะดวกขึ้น และเมื่อคุณหันมาใช้ Excel 2007 แล้วก็มิได้หมายความว่าจากนี้ไปคุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมฐานข้อมูลอื่นอีกต่อไป เพราะในที่สุดแล้วเมื่อข้อมูลมีปริมาณมากขึ้นและมีความสัมพันธ์ในตัวฐานข้อมูลซับซ้อนตามขึ้นไปแล้ว โปรแกรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะย่อมเหมาะกว่าอยู่ดี

อย่าว่าแต่ขนาดของตารางที่มีขนาดใหญ่สามารถรับข้อมูลได้มากขึ้นนี้เลย ต่อให้ใช้ Excel 2003 ที่มีขนาดตารางเล็กกว่า หากผู้ใช้ Excel ไม่เป็น พอนำข้อมูลมาเก็บไว้ในชีทอย่างไม่มีหลักการ แล้วเมื่อถึงเวลาจะต้องแยกข้อมูลออกจากกันเป็นส่วนๆก็จะทำได้ยาก จึงขอเสนอให้ใช้หลัก ICO แบ่งขอบเขตพื้นที่ตาราง กล่าวคือ

  1. ให้แบ่งแยกตารางข้อมูลออกเป็น 3 ประเภท คือ ตาราง Input, ตาราง Calculate, และ ตาราง Output (หรือใช้ตัวย่อว่า ICO)
  2. ตาราง Input คือ ตารางที่ใช้เก็บข้อมูลที่พิมพ์ลงไปหรือเป็นข้อมูลที่รับมาจากโปรแกรมอื่น หรืออีกนัยหนึ่งเป็นตารางฐานข้อมูลนั่นเอง ตาราง Input นี้ต้องออกแบบให้โครงสร้างของตารางมีลักษณะดังนี้
    • หัวตารางด้านบน ต้องเป็น row เดียว ซึ่งอาจแต่งข้อความในเซลล์ให้แสดงเป็นหลายบรรทัดได้ โดยกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อขึ้นข้อความในบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม
    • ต้องบันทึกข้อมูลใน column ใด column หนึ่งติดต่อกันไปตลอด ห้ามเว้นช่องว่าง ซึ่งโดยทั่วไป column ซ้ายสุดมักจะมีข้อมูลติดต่อกันไปอยู่แล้วเนื่องจากเป็นข้อมูลของเลขที่รายการ หรือข้อมูลรหัส หรือข้อมูลวันที่ซึ่งเรียงไปตามลำดับรายการที่เกิดขึ้น
    • ต้องเว้นขอบตารางไม่ว่าจะเป็นขอบด้านบนล่างซ้ายขวาอย่างน้อยข้างละ 1 เซลล์ ห้ามนำตาราง Input ไปติดกับเซลล์ข้อมูลอื่นซึ่งไม่ใช่ข้อมูลเรื่องเดียวกับตารางข้อมูลนั้น
  3. ตาราง Calculate คือ ตารางที่ใช้สร้างสูตรคำนวณ ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างตามแบบของตาราง Input แต่ในตาราง Calculate นี้คุณต้องหาทางสร้างสูตรที่เซลล์หัวมุมเป็นสูตรฉลาดที่สามารถปรับตำแหน่งอ้างอิงได้เอง และในขณะที่สร้างสูตรต้องใช้ปุ่ม F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิงในสูตรไปยังเซลล์ที่บันทึกค่าตัวแปรที่ใช้คำนวณไว้ ซึ่งโดยทั่วไปเซลล์ค่าตัวแปรจะวางไว้ตามแนวคู่ขนานกับแนวของตาราง Calculate เพื่อช่วยให้เครื่องหมาย $ ที่ใส่ไว้ในสูตร ทำหน้าที่ควบคุมตำแหน่งของแนวของเซลล์ตัวแปรไว้เพื่อนำค่ามาใช้คำนวณนั่นเอง
  4. ตาราง Output คือ ตารางแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยตารางนี้จะออกแบบให้มีหน้าตาอย่างไรก็ได้ตามแต่ว่าจะนำไปแสดงผลบนจอภาพหรือในหน้ากระดาษที่สั่งพิมพ์

สาเหตุที่ต้องใช้หลัก ICO แยกข้อมูลแต่ละประเภทออกจากกัน เพื่อช่วยทำให้เราสามารถใช้ Excel รองรับกับข้อมูลที่มีปริมาณมากขึ้นไปเรื่อยๆได้ตลอด ซึ่งในช่วงแรกที่ยังมีข้อมูลไม่มากนัก อาจใช้ชีทเดียวเก็บข้อมูลทั้ง I C และ O ไว้ด้วยกัน จากนั้นเมื่อมีปริมาณข้อมูลมากขึ้นหรือข้อมูลมีความสลับซับซ้อนมากขึ้นจึงค่อยย้ายตารางแยกไปเก็บในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันทีโดยไม่กระทบกับสูตรคำนวณที่สร้างไว้

ข้อผิดพลาดที่พบเห็นบ่อยครั้งเกิดจากการออกแบบตารางตามแบบรายงานที่ต้องพิมพ์ เช่น หากมีรายงานยาว 100 หน้า ก็มักออกแบบตารางใน Excel ให้ยาวเหยียดต่อๆกันลงมาทั้ง 100 หน้าแล้วจึงสั่งพิมพ์ออกไปทีละหน้า ซึ่งวิธีนี้ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่และยากต่อการแก้ไขเพราะจำเป็นต้องย้อนกลับไปไล่แก้ไขในตารางแต่ละหน้า

แต่หากออกแบบตารางแบบ ICO เป็น ให้เริ่มจากแยกตารางข้อมูลที่เป็น Input ออกไป แล้วใช้สูตรดึงค่าจากตาราง Input มาคำนวณในตาราง Calculate จากนั้นจึงดึงผลลัพธ์ที่คำนวณเสร็จแล้วไปสร้างตาราง Output ซึ่งจุดสำคัญอยู่ที่ตาราง Output นี่แหละ โดยเราต้องหาทางสร้างตาราง Output ไว้เพียงหน้าเดียว จากนั้นต้องสร้างสูตรดึงข้อมูลแต่ละหน้ามาแสดงในตาราง Output หน้าเดียวนี้ให้ได้ ช่วยให้แฟ้มมีขนาดเล็กและแก้ไขได้ง่ายกว่ามาก

สมมติว่าหน้ากระดาษที่พิมพ์มี 30 บรรทัดต่อหน้า ดังนั้นพอพิมพ์เลขหน้าที่ 1 ลงไป ต้องสร้างสูตรดึงผลลัพธ์บรรทัดที่ 1 - 30 มาแสดงในหน้านี้ จากนั้นพอเปลี่ยนเลขหน้าเป็นเลข 2 ก็จะได้บรรทัดที่ 31 – 60 มาแสดง พอเป็นหน้า 3 ก็ได้บรรทัดที่ 61 - 90 มาแสดง ซึ่งสูตรที่ดึงข้อมูลเช่นนี้ได้ก็คือสูตร VLookup, Match, Index เป็นต้น

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top