เชิญสมัครเข้าอบรมวันอาทิตย์ที่ 5 และ 12 พฤษภาคมนี้ครับ ... คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดและลงทะเบียน

Arrow up
Arrow down

Self-service Pivot Table for Management!!!

Pivot Table เป็นเครื่องมือที่ Microsoft ปรับปรุงให้ดีขึ้นมาตลอด พัฒนาให้สะดวกต่อการใช้งานมากขึ้น จากเดิมที่มีหลายขั้นตอนในการสร้าง ปัจจุบันนี้เหลือไม่กี่คลิกก็สร้าง Pivot Table ขึ้นมาได้อย่างรวดเร็ว สามารถจัดกลุ่มรายการพร้อมหายอดรวมได้ในพริบตา

พอมีผู้สนใจเห็นประโยชน์ของ Pivot Table มากขึ้น พร้อมกับมีความต้องการนำข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่นมาใช้หลายหลายประเภทยิ่งขึ้น จึงมีการพัฒนา Power Query และ Power Pivot มาช่วยจัดการข้อมูลที่จะนำมาสร้างเป็น Pivot Table ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้เดิมที่ต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญจากฝ่าย IT กลายเป็นสิ่งที่ผู้ใช้ Excel สามารถทำได้ด้วยตัวเอง (Self-service) แต่เครื่องมือประเภท Power เหล่านี้จะทำให้ Pivot Table ที่เราเห็นว่าง่ายแม้แต่คนที่ใช้ Excel ไม่เป็นก็ใช้ได้นั้นกลายเป็น Pivot Table ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นอย่างมาก

คำถามสำคัญที่ควรคำนึงถึงก็คือ ผู้ใช้ Excel ที่ควรเรียนรู้ Power Query, Power Pivot, หรือ Pivot Table นั้นเป็นใครบ้าง จะให้สิทธิ์ที่พนักงานระดับล่างเข้าถึงฐานข้อมูลส่วนกลางของบริษัทได้มากน้อยแค่ไหน

ส่วนหัวหน้าหรือผู้บริหาร จำเป็นหรือไม่ว่าต้องฝึกใช้เครื่องมือเหล่านี้ ซึ่งโดยทั่วไปยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นเท่าใด ยิ่งมีความสามารถใช้ Excel น้อยลงเท่านั้น เดิมทีเมื่อผู้บริหารต้องการรายงานหน้าตาต่างไปจากเดิมก็ต้องสั่งลูกน้องให้ทำให้ ซึ่งแนวโน้มในปัจจุบันบริษัทหลายแห่งกำหนดให้ผู้บริหารต้องใช้ Excel เป็นบ้าง อย่างน้อยก็ต้องสามารถนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์วางแผน แม้ไม่ได้เป็นผู้สร้าง Pivot Table เอง แต่ก็ต้องสามารถนำข้อมูลจาก Pivot Table ไปใช้ต่อเป็นด้วย

สิ่งสำคัญที่ทำให้ Pivot Table ทำงานได้ยืดหยุ่นก็คือ Filter ช่วยทำให้สามารถเลือกรายการที่แสดงใน Pivot Table ให้เหลือตามที่ต้องการ แต่กลับกลายเป็นปัญหาว่าผู้ใช้งานดูไม่ออกว่าตารางถูก Filter ไว้หรือไม่อีกทั้งยังเป็นปุ่มเล็กๆที่ใช้งานบนจอเล็กๆไม่สะดวก

วิวัฒนาการต่อมาจึงเกิดเครื่องมือใหม่คือ Slicer ซึ่งมีขนาดใหญ่ทำให้สามารถใช้นิ้วแตะบนจอประเภทสัมผัสเพื่อเลือกได้โดยง่าย อีกทั้งยังแสดงให้เห็นได้ชัดเจนบนพื้นที่ตารางเลยว่าตารางได้ถูกกรองโดยเลือกแสดงอะไรไว้บ้าง

อย่างไรก็ตามในแง่ของการใช้งานสำหรับผู้บริหารนั้น Pivot Table ยังพัฒนาไปไม่ถึงขั้นที่ผู้บริหารต้องการนัก เนื่องจากหากมีหัวข้อรายการจำนวนมาก Pivot Table ที่สร้างขึ้นมาจะแสดงหัวข้อรายการทั้งหมดขึ้นมาก่อนเสมอ ถึงจะใช้ Custom List ช่วยจัดลำดับหัวข้อไว้ก่อนก็ตาม หลังจากนั้นผู้ใช้ข้อมูลก็ต้องคลิกปุ่ม Filter ด้านบนหรือคลิกเลือกบน Slicer เพื่อตัดรายการที่ไม่ต้องการทิ้งไป หากมีรายการนับร้อยหัวข้อ กว่าจะตัดจนเหลือเฉพาะหัวข้อที่ต้องการก็เสียเวลามิใช่น้อย อีกทั้งยังไม่มั่นใจว่าได้เลือกครบหรือไม่

FilterSlicer

ไม่ทราบว่าต้องรออีกกี่ปีที่ Microsoft จะพัฒนา Pivot Table ให้ถึงขั้นที่ผู้ใช้สามารถกำหนดหน้าตารายงานที่ต้องการไว้ก่อนได้เลย จากนั้นพอคลิกปุ่มอะไรก็ไม่รู้ (ซึ่งอาจไม่ใช่ Pivot Table แล้วก็ได้ น่าจะตั้งชื่อว่า Report Writer) Excel ก็จะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมาจัดทำรายงานตามแบบที่ต้องการให้ทันที โยนเจ้า Power ทั้งหลายทิ้งไป เมื่อนั้นก็จะเป็น Self-service สำหรับ Management ได้จริงเสียที


 

Pivot Table ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสำหรับสร้างรายงานให้ผู้บริหาร

Pivot Table เหมาะสำหรับงานในระดับต้นหรือระดับกลางเท่านั้น

หากจะสร้างรายงานให้ยืดหยุ่นกว่า Pivot Table ไม่ได้ยากนักหรอกครับ

  1. เริ่มจากสร้างตาราง Unique โดยใช้คำสั่ง Data > Advanced
  2. ตั้งชื่อ Range Name โดยใช้คำสั่ง Formula > Create from Selection
  3. ใช้สูตร SumIFS ร่วมกับ Indirect ดึง Range Name ตามที่คลิกเลือก

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/open?id=17UMHe5v5JXnvTw7m3WjFs65gHuOtn3lf

ชมวิดีโอได้จาก

https://youtu.be/gcj1SmDXkLg

https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/2076566872634424/

 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top