โดยทั่วไปบริษัทขนาดกลางขนาดเล็กมีพนักงานไม่กี่คน จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะมีหน่วยงานสำหรับ User Specialist แค่จะดึงพนักงานให้ทำงานด้วยกันข้ามปีก็ยากอยู่แล้ว ถ้าเปิดรับสมัครงานแล้วได้คนที่เก่ง Excel อยู่แล้วก็ถือว่าโชคดีไป แต่มักจะได้คนที่อวดอ้างว่าเก่ง Excel ซึ่งพอเอาเข้าจริงก็ได้แต่คุย ประสบการณ์ที่อ้างมาในใบสมัครงานว่าผ่านการใช้ Excel มานานนับสิบปี ไม่ได้เป็นข้อพิสูจน์หรอกว่าจะใช้ Excel ได้เรื่อง เพราะคำว่าเก่ง Excel มีหลายระดับตามความสำคัญและความจำเป็นในการใช้งานจากน้อยไปมาก (ไม่ได้เรียงตามความยากง่าย) ดังนี้

  1. สามารถใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ในการบันทึก แก้ไข หรือลบข้อมูลและสูตรคำนวณ
  2. สามารถใช้เมนูคำสั่ง Excel ได้คล่อง เช่น ทราบว่าจะสั่ง Sort, Filter, SubTotal ได้จากเมนูตรงไหน โดยเฉพาะใน Excel 2007 ขึ้นไปซึ่งมีโครงสร้างเมนูต่างไปจาก Excel รุ่นก่อนอย่างสิ้นเชิง
  3. สามารถสร้างสูตรคำนวณที่จำเป็นต้องใช้เป็นประจำ เช่น If, And, Or, Choose, VLookup, Match, Index
  4. สามารถสร้างสูตร Array เพื่อหายอดรวมแยกประเภท เช่น สามารถสร้างสูตรหายอดขายสินค้า A ที่ขายให้กับลูกค้าชื่อ B ระหว่างวันที่ C ถึง D (สูตร Array จะช่วยลัดขั้นตอนการหาค่าที่ต้องการได้ดีกว่าการใช้ Pivot Table หลายเท่านัก)
  5. สามารถใช้เมนูคำสั่งร่วมกับสูตรคำนวณ โดยเฉพาะการตั้งชื่อ Range Name, Formula Name, และ Constant Name ซึ่งช่วยทำให้สร้างและแก้ไขสูตรไม่ว่าจะลิงค์ในชีทเดียวกันหรือลิงค์ข้ามชีทข้ามแฟ้มก็ตามได้ง่าย อีกทั้งชื่อที่ตั้งขึ้นจะเป็นสื่อกลางทำให้ใช้ Excel ร่วมกันระหว่างผู้ร่วมงานได้สะดวกขึ้น
  6. สามารถใช้ Goal Seek และ Data Table เพื่อช่วยในการวางแผนและตัดสินใจ และวิธีใช้ Data Table เพื่อคำนวณหาค่าคำตอบที่ต้องการใหม่โดยไม่ต้องสร้างสูตรซ้ำ
  7. สามารถใช้ Excel VBA (Visual Basic for Applications) หรืออย่างน้อยที่สุดต้องเคยใช้ Macro Recorder เพื่อช่วยงานที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกให้สามารถทำซ้ำได้เองโดยอัตโนมัติ
  8. สามารถออกแบบตารางให้เหมาะสมและรู้จักเลือกใช้เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิง เมื่อตารางที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยทำให้สามารถใช้ Excel ทุกข้อที่กล่าวมาแล้วได้ทันทีและง่ายจนนึกไม่ถึง

คนเก่ง Excel นอกจากต้องมีความรอบรู้และเชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวแล้ว ยังต้องสามารถสร้างงานเพื่อสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารได้ทันที ซึ่งความเร็วในการหาคำตอบที่ถูกต้องให้ถือเป็นตัวชี้วัดที่ดีที่สุด

สำหรับ SME ซึ่งมีพนักงานไม่กี่คน ผู้รับผิดชอบสร้างงานด้วย Excel ย่อมหนีไม่พ้นหน้าที่ของหัวหน้า ซึ่งสามารถมองภาพรวมของความต้องการของบริษัทได้ดีกว่าพนักงานระดับล่าง จึงควรหาทางส่งพนักงานระดับหัวหน้าไปอบรมวิธีการใช้ Excel ให้เก่งกว่าพนักงานระดับอื่น เพื่อจะได้สร้างแฟ้ม Excel เป็นตัวอย่างหรือแนวทางมาตรฐานให้ลูกน้องสร้างเลียนแบบ ส่วนเรื่องที่พนักงานทุกคนร่วมกันทำได้ง่ายที่สุดแต่สำคัญที่สุด คือ ขอให้ช่วยกันออกแบบตารางให้เหมาะสม โดยแบ่งตารางที่ใช้งานเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ตารางฐานข้อมูล ตารางคำนวณ และตารางรายงาน

ผู้บริหารในบริษัทระดับนี้ต้องรู้สภาพบริษัทของตัวเองเพื่อสร้างระบบงานให้เหมาะสมกับปริมาณงานและกำลังคนเท่าที่จะเป็นได้ อย่ามุ่งหวังอะไรที่เกินตัว อย่าอยากได้หน้าตารายงานแบบตามใจฉันที่เปลี่ยนใจไปเรื่อยๆ ควรค่อยๆพัฒนาระบบงานให้เติบโตไปทีละเล็กทีละน้อย งานใดที่มียากเกินกว่าจะใช้ Excel หรือพนักงานยังขาดความชำนาญในการใช้ Excel บริษัทควรซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนแล้วปรับระบบงานของตนให้เข้ากับโปรแกรมที่ซื้อมา

ถ้าบริษัทยังมีระบบงานที่ไม่เป็นมาตรฐาน พึงหลีกเลี่ยงการว่าจ้างบริษัทมาเขียนโปรแกรมให้อย่างเด็ดขาด เพราะผู้รับจ้างเขียนโปรแกรมไม่สามารถอ่านใจหรือทราบความต้องการที่ชัดเจนจากผู้ใช้ โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมามักกลายเป็นระบบงานใหม่ที่ไม่เข้ากับระบบงานเดิม สุดท้ายแล้วลงเอยด้วยการเลิกใช้โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมาด้วยราคาแพงแสนแพงเหล่านั้น

หากบริษัทมั่นใจว่าระบบงานของตนพร้อมที่จะจัดจ้างมาเขียนโปรแกรมให้ ควรมุ่งแก้ไขระบบให้ทำงานอัตโนมัติโดยเริ่มต้นใช้กับบางขั้นตอนก่อน โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นบางส่วนที่ยังคงใช้คนทำงานด้วยมือ บางส่วนให้ใช้ Excel และบางส่วนให้ใช้กับโปรแกรมที่ทำงานอัตโนมัติ นอกจากนี้ควรพิจารณาแก้ไขระบบงานเดิมของตนทั้งหน้าตาเอกสาร ขั้นตอนการทำงาน อำนาจอนุมัติ และกำลังคนให้เหมาะสมกับโปรแกรมใหม่ด้วย

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top