Excel จะมีประโยชน์ต่อเมื่อมีข้อมูลที่นำมาใช้ได้ ถ้าตีค่าประเมินราคาข้อมูลที่เก็บไว้เป็นตัวเงินได้ อาจมีค่าสูงมากกว่าราคาสินค้าที่บริษัทมีไว้ขายเสียอีก แต่มักพบว่าข้อมูลที่มีอยู่กลับนำมาใช้งานได้แค่เพียงบางส่วนหรือนำมาใช้งานไม่ได้เลย เพราะพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการเก็บข้อมูลจัดการทำลายข้อมูลเสียเองโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ จึงขอแนะนำให้นำบทความเรื่องต้องห้ามนี้ไปแปะประกาศให้พนักงานทุกคนในบริษัททราบไว้ว่า ห้ามทำแบบนี้เป็นอันขาด

สาเหตุส่วนใหญ่ของข้อมูลที่เสียหาย มักเกิดจากการบันทึกข้อมูลแบบตามใจฉัน หรือคิดเอาเองว่าเมื่อคนดูแล้วเข้าใจก็น่าจะทำให้ Excel เข้าใจตรงตามที่คนคิด

  1. ห้ามเคาะวรรคเล่นๆ บางคนแทนที่จะกดปุ่ม delete เพื่อลบข้อมูลทิ้งกลับใช้วิธีกดปุ่มวรรคแทนแล้วกดปุ่ม Enter การทำแบบนี้แม้จะไม่เห็นว่ามีข้อมูลเหมือนกับถูกลบทิ้งไปแล้วก็ตามแต่กลับมีวรรคมาแทนที่ ซึ่งวรรคก็ถือเป็นตัวอักษรตัวหนึ่ง ซึ่ง Excel ยังคงถือว่าเซลล์นั้นยังมีค่าบันทึกอยู่ ส่งผลให้สูตรทำงานผิดพลาดต่อไป
  2. ห้ามใส่วรรคขาดหรือใส่วรรคเกิน เช่นชื่อลูกค้า นาย ก กับ นายก แม้คนอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นลูกค้าชื่อนาย ก แต่ Excel จะถือว่าเป็นคนละคนกัน
  3. ห้ามย่อบ้างไม่ย่อบ้าง มีจุดบ้างไม่มีจุดบ้าง เช่น คำว่าบริษัท ไมโครซอฟท์ จำกัด จะถูก Excel ถือว่าต่างจาก บ. ไมโครซอฟท์ จำกัด หรือ บริษัท ไมโครซอฟท์ จก หรือ บจก ไมโครซอฟท์ หรือ บ ไมโครซอฟท์ จก หรือ บ. ไมโครซอฟท์ จก.
  4. ห้ามพิมพ์ตัวเลขที่มีเลข 0 นำหน้า เช่น ต้องการบันทึกรหัสลูกค้า 01234 ซึ่งตามปกติถ้าพิมพ์ 01234 ลงไป Excel จะแสดงเพียงเลข 1234 เท่านั้น พนักงานบางคนอาจใช้เครื่องหมายฝนทองนำหน้าในการบันทึกเป็น ‘01234 หรือใช้คำสั่ง Format > Number > แบบ Text แทน ทำให้รหัสที่ดูว่าเป็นรหัสเดียวกันแต่ Excel ถือว่าต่างกัน ทางแก้ที่ง่ายที่สุดคือให้กำหนดตัวอักษรนำหน้าลงไปเป็น c01234
  5. ห้ามพิมพ์ข้อมูลใดที่มีบันทึกอยู่แล้วซ้ำโดยไม่จำเป็นโดยเฉพาะชื่อและรายละเอียดคำบรรยายรายการ เพราะการพิมพ์ซ้ำย่อมเปิดโอกาสให้สะกดผิดต่างไปจากข้อความที่ถูกต้อง ทางที่ดีควรใช้ Data Validation แบบ List ช่วยในการเลือกข้อมูลที่ต้องการ หรือใช้สูตรลิงค์ข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วมาใช้ซ้ำจะเหมาะกว่า
  6. ห้ามใช้ปีพ.ศ.ในการบันทึกตลอดจนกำหนดรูปแบบของวันเดือนปีเป็นพ.ศ. เช่น บันทึกลงไปว่า 14/2/2555 ซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นวันที่ 14 เดือนกุมภาพันธ์ ปีค.ศ.2555 และถึงแม้จะใช้รูปแบบเปลี่ยนข้อมูลที่บันทึกถูกต้อง 14/2/2012 ให้แสดงเป็น 14/2/2555 แล้วก็ตาม แต่อาจทำให้พนักงานคนอื่นลอก 14/2/2555 บันทึกผิดตาม
  7. ห้ามพิมพ์วันที่ซึ่งเมื่อกดปุ่ม enter แล้วจะเห็นว่าชิดซ้ายให้เองทันที เพราะแสดงว่าเป็นวันที่ในโครงสร้างที่ Excel ไม่ยอมรับ
  8. ห้ามใช้ตัวเลขมาบันทึกปนกับตัวอักษร เช่น ข้อมูลยอดขายควรบันทึกเฉพาะตัวเลข 100 แต่กลับบันทึกผิดไปเป็น 100 บาท หรือถ้ายังไม่เปิดขาย แทนที่จะปล่อยให้เซลล์เว้นว่างไว้ก่อน กลับพิมพ์บันทึกข้อความหมายเหตุส่วนตัวลงไปว่า ยังไม่ได้ยอดเงิน
  9. ห้าม insert row เพื่อบันทึกแทรกรายการ แต่ให้บันทึกข้อมูลต่อท้ายรายการล่าสุดเดิมที่มีอยู่แล้วเท่านั้น และต้องไม่สั่งลบรายการข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้แล้วโดยเด็ดขาด
  10. ห้ามเว้นว่างข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ โดยเฉพาะข้อมูลของชื่อ รหัส วันที่ ต้องมีข้อมูลเหล่านี้กำกับรายการไว้เสมอ
  11. ห้ามบันทึกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น บันทึกคำว่า ขายแล้ว จองแล้ว รับของแล้ว เพราะหากมีวันที่ที่ขาย วันที่ที่จอง วันที่ที่รับของ ย่อมแสดงว่าเกิดเหตุการณ์นั้นๆอยู่แล้ว (ถ้าอยากจะแสดงข้อความเพื่อเตือน ให้ใช้สูตรเลือกแสดงข้อความแทนที่จะพิมพ์เอง)
  12. ห้ามสั่ง sort เพราะลำดับข้อมูลจะเสียไปทันที หากต้องการสั่ง sort ต้องมีเลขลำดับรายการกำกับไว้จากน้อยไปมากเพื่อจะได้สั่ง sort ให้เรียงกลับสู่ลำดับรายการตามเดิม
  13. ห้ามใช้สูตรใหม่ที่เพิ่งมีใน Excel 2007/2010 หรือรุ่นใหม่ เพราะเมื่อนำแฟ้มกลับไปเปิดใน Excel 2003 หรือรุ่นก่อนนั้นสูตรจะไม่ทำงาน จนกว่าจะมั่นใจแล้วว่ามีไม่ใช้ Excel รุ่นเก่าอีกต่อไป
  14. ห้าม merge เซลล์ที่ต้องนำไปคำนวณต่อ เพราะการลิงค์เซลล์ที่ merge จะเกิดสูตรที่เพี้ยนต่างไปจากที่ต้องการได้ง่าย หากต้องการให้ตัวเลขแสดงอยู่กลางเซลล์หลายเซลล์ ให้ใช้คำสั่ง Format > Alignment > Horizontal แบบ Center across selection แทน
  15. ไม่ควรกำหนดสีหรือ font ตามใจจนมากเกินไป เพราะจะทำให้แฟ้มที่ตัวเองดูแล้วว่าสวยแต่อาจดูไม่ได้ในสายตาของคนอื่น และจะทำให้บุคคลภายนอกมองดูแฟ้มแล้วส่ายหน้าว่าบริษัทนี้ไม่มีมาตรฐานในการทำงาน
  16. ไม่ควรพิมพ์รหัสที่ยาวหลายหลักจนเกินไป โดยเฉพาะรหัสซึ่งกำหนดให้ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรแต่ละตัวมีความหมายในตัวเอง แต่ควรกำหนดรหัสใหม่ที่สั้นลงให้คนพิมพ์ได้ง่ายแล้วจึงใช้สูตรดึงรหัสยาวๆนั้นขึ้นมาแสดง เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึก
Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top