โดย สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ on Monday 10 December 2007

การใช้ Excel มิได้มีความแตกต่างจากการใช้ชีวิตในสังคมไทยยุคปัจจุบันเท่าใดนัก ทุกวันนี้คนไทยเราใช้ความอิสระเสรีกันแทบไม่มีขอบเขต อยากทำอะไรก็ทำโดยไม่คำนึงถึงกฏกติกากฎหมายบ้านเมือง พอเห็นคนอื่นทำผิดอย่างนั้นอย่างนี้ได้โดยตำรวจไม่จับ ก้อมักจะทำผิดตามกันไปจนกลายเป็นเสียงส่วนใหญ่ กลายเป็นสภาพสังคมที่ตกต่ำลงไปทุกที จนดูเหมือนว่ากฎหมู่มีอำนาจเหนือกฏหมาย ซึ่งหากจะเปรียบเทียบกับสังคมซึ่งยังพอมีกฎกติกาแล้ว การใช้ Excel หาได้มีกฎเกณฑ์กำหนดวิธีการใช้งานไว้แต่อย่างใดไม่ เราสามารถเลือกใช้เครื่องมือ สูตร คำสั่งหลายอย่างที่ Excel เตรียมไว้ให้ใช้มากมายได้อย่างอิสระ ยิ่ง Excel 2007 ได้ปรับปรุงให้เราสามารถสร้างสูตรซ้อนกันได้ไม่จำกัด สูตรจะยาวเท่าใดก็ได้ ในชีทหนึ่งๆมีจำนวน row มากกว่าหนึ่งล้าน row และมีจำนวน column มากกว่าหนึ่งหมื่น column มีขนาดตารางใหญ่เพิ่มขึ้นจนเกินกว่าที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะใช้กันจริงๆเสียอีก สิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้ Excel ที่ขาดวินัย ใช้แบบตามใจชอบ หรือใช้งานเลียนแบบเพื่อนเร่วมงานตามๆกันไป ย่อมสร้างปัญหาในการใช้ Excel ให้มีความยุ่งยากสลับซับซ้อนมากว่าแต่ก่อนหลายเท่าตัว

ปัจจัยซึ่งมีผลต่อการใช้ Excel หาได้จำกัดอยู่เฉพาะแค่ตัวโปรแกรม Excel เองเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยภายนอกอีกมากมาย ไม่จำกัดเพียงแค่ตัวผู้ใช้งาน ซึ่งผมหวังว่าบทความนี้จะช่วยแนะแนวทางให้พวกเราใช้ Excel กันอย่างมีวินัยมากขึ้น หลายเรื่องที่ทำได้จะต้องทำแล้วดีด้วย หลายอย่างที่ทำแล้วให้คำตอบได้ถูกต้อง จะต้องสามาถนำวิธีการนั้นมาใช้ซ้ำต่อไปได้อีก

ปัญหาเริ่มจากหัวหน้ากับความใหม่

เป็นเรื่องที่ต้องปวดเศียรเวียนเกล้ามาทุกยุคทุกสมัย พอเด็กจบใหม่เพิ่งผ่านรั้วมหาวิทยาลัยวิทยาลัย เปลี่ยนสถานะจากนิสิตนักศึกษามาเป็นลูกจ้างพนักงานบริษัท จะพบว่าพนักงานหน้าใหม่เหล่านั้นใช้ Excel ทำงานไม่เป็น เพราะเท่าที่ใช้กันมาสมัยอยู่ในรั้วมหาวิทยาลัยก็ใช้ Excel แค่เป็นเครื่องมือในการทำการบ้าน แม้มีหลักสูตรบังคับให้ต้องเรียนต้องฝึกใช้โปรแกรม Office มาบ้าง ก็เรียนกันแค่วิธีใช้งานพื้นฐาน ปูพื้นแค่ทำให้พอรู้กันมาก่อนว่า Excel มีเครื่องมือหรือสูตรอะไรบ้าง เรียน Excel กันไปแค่ไว้ใช้บวกลบคูณหารสามารถสอบผ่านวิชาได้แค่นั้น เด็กจบใหม่ส่วนใหญ่คิดฝันกันว่า บริษัททั่วไปเขาคงมีโปรแกรมสำเร็จรูปเช่นโปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรมอื่นที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานเฉพาะด้านกันอยู่แล้ว หารู้ไม่ว่าถึงบริษัทจะใช้โปรแกรมสำเร็จรูปก็ตาม แต่งานประจำวันจะเดินไปได้ก็ต้องใช้ Excel ช่วยในการทำงานกันทั้งนั้น หัวหน้าเองก็ไม่มีเวลาว่างหรือไม่ใคร่อยากจะสอนลูกน้องเรื่อง Excel นี้เท่าใดนัก พอเด็กจบใหม่กับหัวหน้าได้พบกัน หัวหน้าก็มักจะโยนแฟ้ม Excel ที่สร้างไว้เดิมให้ใช้ต่อๆกันไป

สมัยที่ผมทำงานอยู่บริษัทซีพีซึ่งต้องเปิดธุรกิจใหม่เป็นกิจวัตร เมื่อบริษัทใหม่ผสมโรงเข้ากับหัวหน้าใหม่ ที่ต้องร่วมงานกับลูกน้องจบใหม่ด้วยแล้ว กลายเป็นสภาพที่เรียกได้ว่า มืดแปดด้าน รายงานแต่ละชิ้นใช้ Excel สร้างขึ้นมาอย่างยากลำบาก ต้องจับโน่นมาผสมนี่ ลองผิดลองถูกไปเรื่อยๆ หลายครั้งทีเดียวที่ต้องยอมนำแฟ้ม Excel ที่สร้างเพื่อใช้งานในบริษัทอื่นมาใช้ไปพลางก่อน

สภาวะเช่นนี้เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่พ้น เพราะบริษัทต้องค้าขายจำเป็นต้องเดินหน้าไปตลอด ไม่สามารถหยุดรอหรือให้เวลาพนักงานมาค่อยๆสร้างตารางกันใหม่ตั้งแต่ต้น มีอะไรที่พอจะคว้าได้ต้องคว้ามาใช้ก่อน ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องที่ทำกันอยู่ทั่วไปไม่น่าจะเข้าข่ายต้องนำมาตักเตือนกันในที่นี้ แต่ปัญหาที่พบเกิดจากแฟ้มที่นำมาใช้ต่อๆกันไปตั้งแต่ต้นนี่แหละ เพราะมักจะใช้ต่อๆกันไปตลอดไม่ยอมสร้างขึ้นใหม่เสียที พอพนักงานคนเก่าลาออกไปแล้วรับคนใหม่เข้ามาแทนก็ยังส่งแฟ้มเดิมให้ใช้ต่อกันไปเป็นมรดกตกทอดต่อกันไปอีก หลายครั้งที่ลูกศิษย์ที่มาเข้าอบรมเล่าให้ฟังว่า ตนจำเป็นต้องใช้แฟ้มเดิมของพนักงานรุ่นพี่ที่เขาลาออกไปนานแล้ว บางครั้งแฟ้มที่ใช้ก็คำนวณให้คำตอบถูกต้อง แต่หลายครั้งทีเดียวที่คำตอบไม่ตรง ทำให้ต้องเสียเวลามาใช้เครื่องคิดเลขคำนวณใหม่อีกหลายๆรอบ ครั้นจะแกะสูตรก็แกะไม่ไหวเพราะคนเก่าเขาสร้างสูตรซ้อนกันไปซ้อนกันมา แถมยังมีการใช้สูตรที่สร้างด้วย VBA ซึ่งยากเกินกว่าพื้นฐานของพนักงานคนใหม่จะเข้าใจ

ซ้ำร้ายกว่านั้นแฟ้มที่ใช้ต่อๆกันมา อาจถูกสร้างให้คำนวณผิดพลาดอย่างเจตนาทำให้คำนวณถูกบ้างผิดบ้าง ขอถามหน่อยว่า มีใครบ้างที่ลาออกจากบริษัทไปโดยที่เขาเองไม่มีปัญหาบ้าง มีบ้างไหมที่ลาออกไปทั้งๆที่ยังรักเจ้านายยังรักบริษัทเดิมอย่างเหลือเกิน มีบ้างไหมที่ลาออกไปทั้งๆที่ไม่อยากลาออกแม้แต่น้อย เป็นไปได้ไหมที่คนที่กำลังตัดสินใจลาออกไปนั้น เขาได้ปรับสูตรคำนวณเพื่อให้คำตอบถูกต้องต่อไปอีกในช่วง 6 เดือน จะได้หลอกผู้ใช้งานอื่นให้ใช้แฟ้มนั้นต่ออย่างตายใจ แต่พอพ้นระยะ 6 เดือนไปแล้ว หากเปิดแฟ้มของเขาขึ้นมาใช้งานในช่วง 4-5 โมงเย็น แฟ้มจะคำนวณเพี้ยนต่างไปจากเดิม

ปัญหาเช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นหากหัวหน้าจะยอมรับสภาพความเป็นจริงว่า ทุกครั้งที่พนักงานลาออก มิได้เป็นการสูญเสียเพียงแค่ตัวบุคคลากรเท่านั้น ยังส่งผลทำให้ต้องใช้ Excel เริ่มต้นสร้างงานกันใหม่ด้วย ถ้าจำเป็นต้องใช้ข้อมูลจากแฟ้มเก่าของพนักงานที่ลาออกไปแล้วต่อ ขอให้ใช้เฉพาะข้อมูลที่เป็นค่าคงที่ซึ่งไม่ใช่สูตรและขอให้ลบรูปแบบที่เกิดจากการใช้คำสั่ง Format ออกไปให้หมด จากนั้นต้องยอมเสียเวลาสร้างสูตรและกำหนดรูปแบบการแสดงผลกันใหม่

ดังนั้นแทนที่จะสนับสนุนให้คนที่ขึ้นชื่อว่าเก่ง Excel ในบริษัทมีอิสระเสรีสามารถสร้างงานตามแบบที่ตนพอใจ หัวหน้าควรสนับสนุนให้พนักงานทุกคนใช้ Excel สร้างสูตรที่ไม่ซับซ้อนเกินไป หากจำเป็นต้องใช้สูตรยากๆหรือถึงขั้นต้องใช้ VBA ก็ต้องมีพนักงานซึ่งเก่งพอๆกันหลายๆคน สามารถเป็นตัวตายตัวแทน เก่งพอที่จะนำแฟ้มงานของคนที่ลาออกไปแล้วมาแกะแยกแยะเป็นส่วนๆเพื่อปรับปรุงแก้ไข หรือสามารถค้นหาว่าตัวเลขที่คำนวณได้นั้นเป็นสูตรซึ่งมีที่มาที่ไปจากเซลล์ใดชีทใดแฟ้มใดบ้าง

ถ้าจะทำให้ดีกว่านั้น ตัวหัวหน้าเองนั่นแหละที่ควรเข้าไปคลุกคลีกับการใช้ Excel ของลูกน้องบ้าง ถ้าสามารถร่วมวางโครงสร้างตารางและคิดสูตรร่วมกันได้จะยิ่งดีมาก แต่หัวหน้าทั่วไปมักไม่ทำเช่นนั้นหรอก พอมอบงานไปแล้วหัวหน้าชอบดูแค่รายงานที่พิมพ์ออกมาให้ดู ขอแค่ได้ตัวเลขคำนวณถูกต้องมาส่งให้ทันเวลาก็พอใจแล้วใช่ไหม

ปัญหาซ้ำร้ายขึ้นไปอีกจากความฝันของหัวหน้า

หัวหน้าที่อ่านบทความนี้อย่าเพิ่งน้อยใจว่า ทำไมหนอ อะไรๆต้องยกปัญหามาโทษที่หัวหน้าเป็นคนแรก ก้อจริงไหมล่ะว่าหัวหน้านั่นแหละที่เป็นคนสั่งงานให้ลูกน้องทำงานอย่างนั้นอย่างนี้ ยากนักหนาที่จะเจอลูกน้องเป็นต้นคิดนำเสนองานอะไรมาเพิ่มภาระหน้าที่ของตัวเอง และที่น่าเสียดายที่สุดเห็นจะเป็นความเก่ง Excel ของหัวหน้า เพราะพนักงานที่ใช้ Excel มาสักพัก พอเริ่มเก่ง Excel มากขึ้น มักได้รับเลื่อนขั้นปรับตำแหน่งให้เป็นหัวหน้า พอเป็นหัวหน้าแล้วก้อเลิกจับ Excel หันไปใช้ลูกน้องใช้ Excel แทนตน และแล้ววงจรนี้ก็เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก สุดท้ายแล้วในบริษัทกลับไม่มีใครสักคนที่เก่ง Excel เป็นเรื่องเป็นราว คนที่เก่ง Excel ที่สุดกลายเป็นลูกน้องที่กำลังจะได้รับการเลื่อนขั้นเป็นหัวหน้า และคนที่เก่ง Excel น้อยลงไปทุกทีคือหัวหน้า ยิ่งเป็นหัวหน้านานมากขึ้นเท่าใดก็จะเริ่มลืมเลือนรู้จักวิธีใช้ Excel น้อยลงไปเท่านั้น

หัวหน้าเองย่อมมีหัวหน้าของหัวหน้า มีผู้จัดการ ผู้อำนวยการ หรือผู้บริหารที่สั่งงานต่อกันเป็นขั้นๆ คนซึ่งเป็นหัวหน้าที่ใหญ่ที่สุดในบริษัทมักรู้จัก Excel น้อยที่สุด แค่เอ่ยปากสั่งงานให้ลูกน้องหาตัวเลขแค่ตัวเดียว หัวหน้าของหัวหน้าก็จะสั่งงานต่อๆๆๆกันมาลงมา ถ้าตัวเลขคำตอบที่ต้องการนั้นมีในรายงานซึ่งเกิดจากโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ประจำอยู่แล้วปัญหานี้ก็จบไป แต่ถ้าสิ่งที่ต้องการต้องเกิดจากการนำข้อมูลหลายๆเรื่องมาคำนวณร่วมกันใหม่ จากตัวเลขตัวเดียวที่ต้องการ เริ่มขยายออกเป็นตารางตัวเลขที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจไม่ใช่แค่ตารางเดียวแต่เป็นตารางซึ่งแยกออกเป็นหลายชีทหรือหลายแฟ้ม และยังถูกกำหนดให้แสดงออกมาในหน้าตารายงานที่หัวหน้าเป็นผู้ออกแบบมาให้เสียอีก หัวหน้าบางคนอาจต้องการให้ในรายงานแยกยอดรวมเป็นส่วนๆ บางคนต้องการรายละเอียดส่งมาให้ทุกขั้นของการคำนวณ เพราะตนอยากตรวจสอบการคำนวณย้อนกลับไปได้ว่าตัวเลขที่ได้มานั้นถุกต้องหรือไม่

ปัญหาน้ำผึ้งหยดเดียว จากตัวเลขตัวเดียวที่ต้องการนี่เองสามารถเพิ่มภาระเพิ่มงานให้กับระบบงานโดยไม่รู้ตัว เมื่อต้องสร้างตารางเพิ่มเติม มีสูตรยากๆยาวๆใช้ร่วมกันมากขึ้น โอกาสที่การคำนวณจะผิดพลาดก็ย่อมมีมากขึ้น ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะลดความรุนแรงลงไปมากหากหัวหน้าจะเลิกฝัน แทนที่จะสั่งงานแบบกำหนดหน้าตารายงานหรือกำหนดโครงสร้างตารางชนิดตามใจฉัน หัวหน้าควรปล่อยให้ลูกน้องเป็นผู้สร้างสรรค์หน้าตารายงานมานำเสนอจะสร้างความยืดหยุ่นให้กับการใช้ Excel มากขึ้น รายงานบางแบบที่เคยคิดว่าต้องใช้เวลาสร้างเป็นวัน อาจสามารถใช้ Excel สร้างเสร็จภายในเวลาเพียงไม่กี่วินาที ตัวเลขคำตอบบางตัวไม่จำเป็นต้องสร้างตารางใหม่เสียด้วยซ้ำ แค่ยอมเสียแรงเสียเวลาใช้มือคลิกเมาส์เพียงไม่กี่คลิก หัวหน้าควรยอมลดความสวยของหน้าตาตารางคำตอบที่ตนฝันไว้ออกไปบ้าง แล้วหันมาเรียนรู้คร่าวๆว่า Excel สามารถทำอะไรให้กับผู้บริหาร จากนั้นเมื่อสั่งงานก็จะสามารถทำได้ดีขึ้นและกำหนดระยะเวลาที่ต้องการไปพร้อมกัน ขอแต่เพียงว่า ขอให้ยอมรับหน้าตารายงานที่ Excel พร้อมจะผลิตให้ แม้ไม่สวย ไม่ดูดีตามที่หัวหน้าฝันไว้ก่อนก็ตาม

เมื่อใช้ความง่ายของ Excel เกินความพอดี

เรื่องยอดนิยมที่หลายๆบริษัทชอบติดต่อขอให้ผมช่วยจัดอบรมให้กับพนักงาน มักหนีไม่พ้นเรื่องสูตร VLookup กับวิธีใช้ Pivot Table โดยหารู้ไม่ว่าสิ่งที่ขอมานั้นไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดหรอก หากใช้สูตร VLookup กับตารางที่ใหญ่ขึ้น Excel จะทำงานช้าลง แถมสูตรนี้ไม่สามารถใช้หาข้อมูลที่อยู่ข้ามชีทข้ามแฟ้ม ส่วน Pivot Table มักเป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารชอบใช้กัน ด้วยเห็นว่าง่าย สะดวก รวดเร็ว พอผู้บริหารใช้ Pivot Table จนติดใจแล้ว จะพยายามสนับสนุนให้พนักงานใช้ Pivot Table ตามไปด้วย ไปๆมาๆพนักงานในบริษัทจะพากันใช้สูตร Excel ไม่เป็น ต่างเลิกใช้สมองคิดหาทางสร้างสูตรมาคำนวณหาคำตอบ พออยากได้ตัวเลขคำตอบใดก็จะใช้ Pivot Table สร้างตารางที่มีตัวเลขนับร้อยนับพันตัวให้ได้ก่อน แล้วจึงเลือกตัวเลขคำตอบที่ต้องการออกมาใช้แค่ตัวเดียว ซึ่งสภาวะเช่นนี้มิได้ต่างจากคำพังเพยที่ว่า ขี่ช้างจับตั๊กแตน แม้แต่น้อย

ในเรื่องขี่ช้างจักตั๊กแตนนี้ เราอาจใช้คำสั่งบนเมนูของ Excel อย่างไม่ได้พิจารณาก่อนให้รอบคอบว่า ผลจากการใช้คำสั่งนั้นจะมีผลต่อเนื่องตลอดไปหรือไม่ และขอบเขตของผลที่เกิดขึ้นมีต่อพื้นที่ตารางขนาดเช่นใด เพราะบางคำสั่งจะเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของ Excel ต่อเนื่องไปตลอดไม่ว่าจะปิดคอมพิวเตอร์แล้วเปิดใหม่หรือไม่ก็ตาม บางคำสั่งมีผลแค่ระหว่างตอนที่เปิดใช้ Excel แต่เมื่อปิดแล้วเปิดใช้โปรแกรม Excel ใหม่ก็จะคืนสู่สภาพเดิม บางคำสั่งมีผลเฉพาะพื้นที่ตารางที่เลือกไว้ แต่บางคำสั่งสามารถส่งผลต่อทุกเซลล์ทุกชีทหรือแม้แต่ทุกแฟ้มที่เปิดอยู่ในขณะนั้นทีเดียว

ในแง่ของการใช้สูตรก็มีหลายสูตรที่พวกเราใช้กันประจำอย่างไม่ได้คิดให้ถี่ถ้วนก่อน อย่างสูตรหายอดรวมเช่น Sum ยอดนิยมนี่แหละ พอคิดจะบวกก็ต้องคลิกปุ่ม AutoSum เพื่อสร้างสูตร Sum ครอบคลุมแนวซึ่งต้องการหายอดรวมได้โดยมิได้พยายามเปรียบเทียบว่าสูตรใดที่จะตรงกับจุดประสงค์ของการคำนวณตามที่เราต้องการมากที่สุด แทนที่จะใช้ Sum อาจเลือกใช้สูตรบวกกันทีละเซลล์หรือสูตร SubTotal หรือสูตรอื่นมาใช้แทนก็ได้

ข้อมูลหลายอย่างที่บันทึกไว้ในตารางตามความต้องการของมนุษย์อาจไม่มีประโยชน์ต่อการใช้ Excel หรืออาจส่งผลเสียทำให้ Excel คำนวณให้คำตอบต่างจากที่ควร เช่น การพิมพ์เลข 0 ลงไปเพียงเพื่ออยากให้เซลล์ไม่เว้นว่างไว้ หรือการใช้สูตร IF เพื่อปรับค่า error ให้ดูเหมือนเป็นช่องว่างโดยแทนที่ด้วยเครื่องหมาย " " หรือการใช้คำสั่งปรับรูปแบบในเซลล์ให้เลขหายตัวไปทั้งๆที่ภายในเซลล์ยังมีตัวเลขใดๆอยู่แต่รูปแบบทำให้เรามองไม่เห็นค่านั้นๆ หรือการพิมพ์ชื่อเดือน เช่น Jan Feb Mar กำกับบนหัวตารางเพื่อกำหนดเวลาของค่าในแถวนั้นโดย Excel ไม่สามารถนำค่า Jan ซึ่งปรากฏ ไปคำนวณต่อว่าเป็นวันที่อะไรของเดือนมกราคมและเป็นเดือนมกราคมของปีใด

ขอให้ผู้ใช้ Excel พึงระลึกไว้เสมอว่า ของทุกอย่างมีได้ก็ย่อมมีเสีย ได้อย่างก็ต้องเสียอย่าง สิ่งซึ่งใช้กันง่ายๆแล้วให้ผลเห็นทันตาอย่างง่ายดาย อาจส่งผลเสียต่อการใช้งานในระยะยาวอย่างคาดไม่ถึง ถ้าอยากได้ของดีที่ใช้ได้ทนใช้ได้นาน ต้องออกแรงบ้าง ต้องเหนื่อยคิดให้ละเอียดรอบคอบมากขึ้น กว่าจะหาทางทำให้เกิดผลตามต้องการ อาจจำเป็นต้องใช้คำสั่งหลายอย่างหรือใช้สูตรมาประกอบกัน

หลักที่ควรคำนึงเพื่อช่วยให้ใช้ Excel ได้อย่างราบรื่น

อาจกล่าวอย่างย่อว่า "ขอให้บันทึกข้อมูลและคำนวณต่อให้ตรงตามความเป็นจริง" ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ถ้าบันทึกเป็นตัวเลขต้องเป็นตัวเลขจริง ซึ่งดูได้จากตัวเลขต้องชิดขวาของเซลล์ทันทีเมื่อพิมพ์แล้วกด Enter เพื่อรับค่าลงไปในเซลล์ อย่าพยายามใช้ตัวเลขแต่ทำให้ Excel ถือว่าเป็น Text (โดยเฉพาะค่าเกี่ยวข้องกับวันที่และเวลา ต้องชิดขวาเซลล์เองทันทีเมื่อบันทึกลงไปในเซลล์)

ให้เว้นเซลล์ว่าง หากยังไม่เคยมีค่ามาก่อน ถ้ามีค่าเป็น 0 จึงบันทึกเลข 0 แต่ถ้าเคยมีค่ามาก่อนแต่ตอนนี้ยังหาค่าไม่ได้ ขอให้บันทึกคำว่า "NA" (Not Available) หรือใช้สูตร =NA() เพื่อแสดงค่าเป็น error ไว้ก่อน

เฉพาะพื้นที่ตารางส่วนที่ต้องการแสดงผลคำตอบสุดท้ายเป็นรายงานเท่านั้นที่เปิดให้ใช้คำสั่งกำหนดรูปแบบการแสดงผลได้ตามใจ แต่ถ้าเป็นเซลล์ซึ่งยังต้องใช้ส่งค่าไปคำนวณต่อ ขอให้ใช้สูตรปรับค่าให้ถูกต้องแม่นยำตามที่เราต้องการก่อน แล้วจึงใช้รูปแบบช่วยแสดงค่าที่แท้จริงหรือแสดงตัวเลขพร้อมจำนวนหลักทศนิยมให้ละเอียดที่สุด

ในวงจรของการคำนวณ ถ้าเป็นเรื่องการคำนวณตัวเลข ต้องใช้ค่าที่เป็นตัวเลขไปตลอดในวงจรของการคำนวณนั้น หากไม่จำเป็นแล้ว อย่าแปลงตัวเลขให้เป็น Text
ขอให้เลือกใช้คำสั่งซึ่งมีผลเฉพาะเซลล์หรือพื้นที่ตารางที่เรากำหนดเท่านั้น

เมื่อใช้ความยากของ Excel เกินความพอดี

สมัยที่ผมยังทำงานเป็นลูกจ้างยังไม่ได้เริ่มต้นเป็นวิทยากร ถ้าพูดถึงความหวงที่มีต่อแฟ้ม Excel ที่สร้างมากับมือ ในช่วงนั้นมีความหวงแหนในแฟ้มงานมากกว่าช่วงหลังๆนี้เป็นอย่างมาก พอหัวหน้าสั่งให้ผมส่งแฟ้มไปให้คนอื่น ผมจะขัดใจหัวหน้าแบบหัวชนฝา ไม่ยอมปล่อยแฟ้มที่สร้างมาเองกับมือไปให้คนอื่นเอาไปใช้ต่อเป็นอันขาด เป็นเพราะกลัวว่าคนอื่นเขาจะแกะแฟ้มแล้วสามารถเรียนรู้เคล็ดลับหลายๆอย่างที่ผมใช้อยู่ แต่พอเริ่มต้นชีวิตเป็นวิทยากร ได้สัมผัสกับตัวอย่างปัญหาหลายหลากจากผู้เข้าอบรม จึงพบว่าผมไม่จำเป็นต้องหวงแฟ้มอีกต่อไป แทนที่จะหวง ควรเปลี่ยนเป็นความห่วงมากกว่า น่าห่วงว่าคนอื่นเขาจะแกะสูตรแกะลำดับการคำนวณในแฟ้มของผมได้อย่างไร ไม่น่าเชื่อว่าคนที่ใช้ Excel ส่วนมากใช้ Excel เป็นกันแบบพื้นๆเท่านั้น คนส่วนใหญ่ใช้ Excel กันแบบเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด มีคนจำนวนน้อยเหลือเกินที่พอจะใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์เป็น และยิ่งมีคนน้อยลงไปอีกซึ่งมีความสามารถนำ VBA มาใช้ร่วมกับ Excel

ในประเด็นเรื่องการใช้ความยากของ Excel เกินความพอดีนี้ จะไม่มีความสำคัญให้ต้องหยิบยกขึ้นมากล่าวให้ต้องวิตกกังวลกันเลยหากในสภาพการทำงานจริง ไม่มีข้อจำกัดในเรื่องเวลาความรีบด่วน หรือไม่มีข้อจำกัดด้านทรัพยากร ต้นทุน และระบบงาน แฟ้มใดที่ใครสร้างขึ้นก็ให้คนๆนั้นใช้ต่อไปเพียงคนเดียว พอคอมพิวเตอร์ทำงานช้าลงเพราะแฟ้มใหญ่ขึ้น ก็แก้ปัญหากันง่ายๆโดยจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ที่ทำงานเร็วและแรงสุดๆมาใช้แทน

ผู้ใช้ Excel ควรคำนึงไว้เสมอว่าแฟ้มที่มีขนาดเล็กเพราะบันทึกข้อมูลไว้ไม่มากในวันนี้ ต่อไปจะมีขนาดใหญ่ขึ้นตามปริมาณข้อมูลซึ่งจะมากขึ้นไปเรื่อยๆ จากเดิมซึ่งมีตารางข้อมูลเพียงตารางเดียว ในไม่ช้าจะมีตารางเพิ่มขึ้นอีกหลายแบบเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่ไม่รู้จักจบสิ้น แรกเริ่มอาจใช้สูตรสั้นๆไม่ต้องคำนวณซับซ้อน แต่ต่อมาเมื่อเงื่อนไขในการคำนวณมีมากขึ้น สูตรก็ต้องซับซ้อนมากขึ้นตาม ดังนั้นผู้ใช้ Excel ควรวางแผนเตรียมการไว้ตั้งแต่ต้นว่าแฟ้มงานที่สร้างขึ้นต้องสามารถนำมาแยกแยะแป็นส่วนๆได้ง่าย เมื่อใดที่ต้องการแตกแฟ้มใหญ่ให้กลายเป็นแฟ้มย่อยเพื่อทำให้มีขนาดเล็กลง ต้องสามารถทำได้ทันทีและไม่กระทบต่อโครงสร้างตารางและลำดับการคำนวณที่มีอยู่ ครั้นต่อมาต้องส่งมอบแฟ้มให้เพื่อนพนักงานใช้งานเป็นมรดกตกทอด ทุกคนต้องสามารถนำแฟ้มงานเดิมมาปรับปรุงแก้ไขได้โดยสะดวก

จากประสบการณ์กว่ายี่สิบปีที่ผ่านมาของผู้เขียนพบว่า สิ่งที่ทำให้ Excel ยาก ไม่ใช่เกิดจากการใช้คำสั่งบนเมนู แต่เกิดจากวิธีออกแบบโครงสร้างตารางและวิธีสร้างสูตร ผู้ใช้ Excel หลายคนไม่ทราบวิธีนำข้อมูลในตารางเดิมและสูตรเดิมกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก คนส่วนมากมักจะต้องเสียเวลาสร้างตารางที่มีข้อมูลซ้ำเพียงเพื่อนำไปคำนวณต่างเรื่องไปจากเดิม หรือบางคนต้องเสียเวลาสร้างสูตรซ้ำเพียงเพื่อหาผลลัพธ์ในกรณีที่ค่าตัวแปรต่างไปจากเดิม ส่งผลให้แฟ้มงานจากการใช้งานดังกล่าวนี้มีหลายชีทหรือหลายแฟ้มที่มีหน้าตาตารางซ้ำกัน ครั้นจำเป็นต้องย้อนกลับมาใช้ซ้ำ ก็ต้องเสียเวลาไล่แก้ไขข้อมูลในชีทและแฟ้มต่างๆใหม่ทีละเซลล์ ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าผู้ใช้ Excel รู้จักหลักการออกแบบตารางฐานข้อมูลที่ดีเพื่อออกแบบตารางแยกเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันไว้ด้วยกัน สามารถสร้างสูตร link ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มเพื่อนำค่าไปคำนวณต่อ และรู้จักการใช้ Data Table เพื่อนำตารางเดิมและสูตรเดิมไปใช้ซ้ำ

โดยทั่วไปเมื่อผู้ใช้ Excel มีความชำนาญในการสร้างสูตรมากขึ้น สูตรที่เขาสร้างขึ้นในเซลล์หนึ่งๆจะเริ่มซ้อนสูตรกันได้ยาวมากขึ้นโดยอัตโนมัติ บางคนที่พอสร้างสูตรเป็น จะชอบทดลองวิชาโดยสร้างสูตรซ้อนสูตรกันยาวเหยียดหลายบรรทัด โดยลืมนึกถึงความสามารถของเพื่อนร่วมงานว่าเขาจะสามารถเข้าใจที่ไปที่มาของสูตรซ้อนสูตรได้มากน้อยเพียงใด แถมบางคนอาจสร้างสูตรซ้อนกันยาวทำให้ Excel คำนวณซ้ำโดยไม่จำเป็น เช่นสูตรบวกเลขง่ายๆต่อไปนี้ซึ่งจะเห็นได้ว่ามีส่วนของการคำนวณ (1+2+3+4) ซ้ำกันอยู่

=(1+2+3+4)*A$5 + (1+2+3+4)*A$6 + (1+2+3+4)*A$7 + (1+2+3+4)*A$8

ถ้าในตารางมีเซลล์ที่ใช้สูตรนี้ไม่กี่เซลล์ก็ไม่น่าห่วงนัก แต่ถ้าต้อง copy เซลล์สูตรนี้ไปใช้คำนวณต่ออีกนับร้อยนับพันเซลล์ นอกเหนือจากการทำให้ Excel ต้องคำนวณซ้ำโดยไม่จำเป็นแล้ว ยังทำให้แฟ้มทีขนาดใหญ่เพราะสูตรที่ใช้ยาวมากอีกด้วย ซึ่งจะดีกว่ามากหากเรายอมสร้างสูตรไว้ที่เซลล์ A1 =1+2+3+4 ให้คำนวณผลลัพธ์เป็นเลข 10 ทดไว้ก่อน จากนั้นจึงนำค่าจากเซลล์ A1 ไปใช้คำนวณต่อในสูตรที่ปรับปรุงใหม่เป็น

=$A$1*A$5 + $A$1*A$6 + $A$1*A$7 + $A$1*A$8

หรือปรับต่อให้สูตรสั้นลงเป็น

=$A$1 * (A$5 + A$6 + A$7 + A$8)

 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top