สมมติว่าเรามีเซลล์ A1 A2 และ A3 มีค่าเป็นตัวเลข 10 20 30 ตามลำดับ มาช่วยกันดูสูตรต่อไปนี้ซิว่า ถ้าเราพิมพ์สูตรตามตัวอย่างแล้วจะผิดตรงไหน

  • สูตรที่ 1 =A1+A2+A3
  • สูตรที่ 2 =SUM(A1:A3)

หากยังมองไม่ออก หาที่ผิดไม่เจอ ขอตั้งตัวอย่างต่ออีกสักหน่อย สมมติต่อไปว่า ตั้งชื่อเซลล์ A1 A2 และ A3 ว่า MYCELL1 MYCELL2 และ MYCELL3 ตามลำดับ มาช่วยกันดูสูตรต่อไปนี้ซิว่า ถ้าเราพิมพ์สูตรตามตัวอย่างแล้วจะผิดตรงไหน

  • สูตรที่ 3 =MYCELL1+MYCELL2+MYCELL3
  • สูตรที่ 4 =SUM(MYCELL1,MYCELL2,MYCELL3)

ผลลัพธ์ที่ได้จากทั้ง 4 สูตรตัวอย่างข้างต้น จะได้ 60 เท่ากันทุกสูตร ได้ค่าถูกต้องทุกประการ คือเท่ากับ 10+20+30 = 60 แล้วทำไมจึงยังจะผิดตรงไหนอีก

เชื่อหรือไม่ว่า หนังสือ Excel แทบทุกเล่ม อาจารย์สอน Excel แทบทุกคน ผู้ใช้ Excel เกือบทั้งหมดล้วนมีความผิดเรื่องการสร้างสูตรนี้กันทั้งนั้น เพราะทราบกันเพียงว่า รูปแบบสูตรที่ถูกต้องเป็นอย่างไร แต่มักจะไม่เคยบอกให้ทราบกันเลยว่า เวลาที่คุณจะเอาสูตรไปใช้เองสร้างเองกับมือนั้น ต้องสร้างอย่างไร หรือมีลำดับขั้นตอนของมนุษย์ที่จะต้องพิมพ์หรือคลิ้กอะไร เมื่อไร และอย่างไร

สูตรที่ 1 =A1+A2+A3

สูตรนี้ผิดตรงที่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ในการพิมพ์สูตร เชื่อว่าพวกเราหลายคนติดนิสัยกดปุ่ม Caps Lock ค้างไว้ เพราะต้องการพิมพ์ให้เหมือนกับรูปแบบสูตรที่กำหนดไว้เลยตั้งแต่ต้น แต่จะตัดโอกาสที่ Excel จะช่วยเตือนเมื่อคุณสร้างสูตรผิดหรือมีบางส่วนของสูตรผิดพลาดขึ้นมา

ถ้าลองพิมพ์สูตรซึ่งตั้งใจทำให้ผิดตามนี้ลงไปในเซลล์ D1 : =Al+A2+A3 สังเกตว่าใช้ ตัวอักษร L ตัวเล็ก แทนเลข 1 จะพบว่าเมื่อกด Enter Excel จะให้ผลออกมาเป็น #NAME? ซึ่งแสดงว่าเกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวข้องกับการใช้ชื่อ และบน Formula Bar จะแสดงให้เห็นว่า เซลล์ D1 เกิดสูตรตามที่พิมพ์ลงไป

คราวนี้ลองพิมพ์สูตรผิดอีกครั้งหนึ่ง ลงไปในเซลล์ D2 : =al+a2+a3 โดยคราวนี้ให้ใช้ตัวอักษรตัวเล็กในการพิมพ์ จะพบว่า Excel ให้ผลผิดพลาดออกมาเป็น #NAME? เช่นเดียวกัน แต่ขอให้สังเกตสูตรที่แสดงบน Formula Bar ตัวสูตรจะเปลี่ยนเป็น =al+A2+A3 โดยคงค้างส่วนของคำว่า al เป็นตัวอักษรตัวเล็กไว้เหมือนเดิม ส่วน a2 a3 จะถูกเปลี่ยนเป็น A2 A3 ตัวใหญ่ตามลำดับ

หลักการพิมพ์สูตรด้วยตัวอักษรตัวเล็กเสมอนี้ สูตรจะเปลี่ยนจาก =al+a2+a3 กลายเป็น =al+A2+A3 แสดงให้เห็นบน Formula Bar เป็นการชี้ให้เห็นว่า เฉพาะส่วนของ al นั้นผิดอยู่ Excel จึงยังไม่ยอมรับรู้และส่งผลให้แสดงผลผิดพลาดออกมาเป็น #NAME? ช่วยชี้ข้อผิดพลาดในสูตรให้ทราบว่าเกิดขึ้นจากส่วนใด ต่างจากการใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ =Al+A2+A3 ซึ่งดูไม่ออกว่าจุดผิดพลาดเกิดจากสูตรส่วนไหน

ตัวอย่างการพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงเองด้วยตัวอักษรตัวเล็กจะไม่มีความจำเป็นต้องใช้เลย หากเราใช้วิธีสร้างสูตรด้วยวิธี Pointing โดยเริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับนำหน้าสูตรลงไปในเซลล์ D3 ก่อน แล้วใช้ mouse คลิ้กเลือกเซลล์ A1 ที่ต้องการ จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายคำนวณ + ที่ต้องการ แล้วคลิ้กเลือกเซลล์ A2 พิมพ์ + ตามด้วยคลิ้กเซลล์ A3 ที่ต้องการ จะพบว่า Excel แสดงสูตรให้เห็นบน Formula Bar ตามที่เราคลิ้กเลือกเซลล์ให้ทันที เมื่อเกิดสูตรที่ต้องการครบแล้วจึงกด Enter

สูตรที่ 2 =SUM(A1:A3)

หลักการพิมพ์สูตรด้วยตัวอักษรตัวเล็ก ยังครอบคลุมถึงตัวสูตร Function ต่างๆของ Excel ด้วย เช่น sum if max min average count เป็นต้น เมื่อจะพิมพ์สูตรลงไปในเซลล์ ขอให้อักษรตัวเล็กเสมอ เพราะเมื่อกด Enter เพื่อรับสูตรลงไปในเซลล์ Excel จะแสดงอาการรับรู้สูตรด้วยการเปลี่ยนตัวสูตรจากตัวเล็กที่พิมพ์ลงไปให้กลายเป็นตัวใหญ่

ดังนั้นวิธีสร้างสูตรที่ 2 นี้ให้เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = นำหน้าลงไปในเซลล์ D1 แล้วพิมพ์ sum( จากนั้นคลิ้กเลือกเซลล์ A1 ถึง A3 แล้วกด Enter ได้เลยโดยไม่ต้องใส่เครื่องหมายปิดวงเล็บด้านหลังสุด เพราะในกรณีที่มีวงเล็บเพียงคู่เดียว Excel ล์จะปิดวงเล็บให้เองอย่างถูกต้อง แต่ถ้าใช้วงเล็บหลายๆคู่ แนะนำให้พิมพ์วงเล็บปิดเองให้ครบ อย่าปล่อยให้ Excel หาทางปิดวงเล็บให้เอง เพราะ Excel อาจเดาผิดและจับคู่วงเล็บให้ใหม่เลยก็เป็นได้

ผลจากการพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = นำหน้าลงไปในเซลล์ D1 แล้วพิมพ์ sum( จากนั้นคลิ้กเลือกเซลล์ A1 ถึง A3 จะพบว่าบน Formula Bar แสดงสูตร =sum(A1:A3 พอกด Enter จะพบว่าสูตรในเซลล์ D1 จะเปลี่ยนเป็น =SUM(A1:A3)

คราวนี้ลองตั้งใจสร้างสูตรผิดลงไปในเซลล์ D2 แทนที่จะสะกดสูตรว่า sum ให้พิมพ์ผิดลงไปแทนเป็น suum โดยสูตรส่วนอื่นๆใช้วิธีเดิม จะพบว่าเมื่อกด Enter แล้ว Excel ให้ผลผิดพลาดออกมาเป็น #NAME?

เมื่อสังเกตตัวสูตรบน Formula Bar จะพบว่า คำว่า suum ยังคงเป็นตัวเล็กเหมือนที่พิมพ์ลงไป ช่วยชี้ให้เห็นว่า ต้องมีข้อผิดพลาดในคำว่า suum นี้แน่นอน เพราะถ้าสะกดสูตรถูกต้อง แล้วพิมพ์ด้วยตัวเล็กลงไป Excel จะยอมรับสูตรและเปลี่ยน sum ตัวเล็ก เป็น SUM ตัวใหญ่ให้เห็นทันที

สูตรที่ 3 =MYCELL1+MYCELL2+MYCELL3
สูตรที่ 4 =SUM(MYCELL1,MYCELL2,MYCELL3)

สูตรทั้งสองนี้ผิดพลาดตรงที่ใช้ชื่อเซลล์ซึ่งตั้งมาก่อนหน้าด้วยอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ชื่อที่ใช้แบบนี้เรียกว่า Range Name สร้างขึ้นโดยเริ่มคลิ้กเลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งชื่อก่อน เช่นคลิ้กเลือกเซลล์ A3 แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Name Box ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือติดกับ Formula Bar แล้วพิมพ์ชื่อ MYCELL3 ที่ต้องการลงไป แล้วกด Enter ก็จะได้ชื่อเซลล์ที่ต้องการกำกับเซลล์ A3

การตั้งชื่อด้วยอักษรตัวใหญ่ ซึ่งเป็นวิธีที่ผิดนี้ จะทำให้เราไม่สามารถแยกส่วนของชื่อสูตร ออกจากส่วนที่เป็นชื่อที่เราตั้งขึ้นมาใช้เอง ถ้าสูตรยากขึ้นยาวขึ้น จะทำให้เสียเวลาแกะสูตรนานขึ้น เช่นสูตร

=SUM(MYCELL1,MYCELL2,MYCELL3)

เป็นตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมดทั้งตัวสูตร SUM และชื่อ MYCELL1 MYCELL2 และ MYCELL3 ยิ่งถ้าตั้งชื่อเซลล์ว่า SUMM เลียนแบบชื่อสูตร SUM ด้วยแล้ว จะยิ่งทำให้แยกแกะส่วนของสูตรออกจากกันยากขึ้นไปอีก

หลักการตั้งชื่อขึ้นมาใช้ของเราเอง ไม่ว่าจะเป็น Range Name, Formula Name, Sheet Name, หรือแม้แต่ File Name ควรตั้งขึ้นโดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก และเวลาพิมพ์ชื่อที่เราตั้งนั้น ให้ใช้ตัวอักษรตัวเล็กในการพิมพ์เสมอ เพื่อให้ Excel แสดงการรับสูตรลงไปในเซลล์โดยจัดการเปลี่ยนอักษรตัวเล็ก ให้กลายเป็นตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กตามแบบที่เราตั้งขึ้น

ถ้าชื่อที่ตั้งขึ้นใช้อักษรตัวใหญ่ทั้งหมด แล้วเราต้องการแก้ไขให้ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กแทน สามารถสั่งเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้จากเมนู Formulas > Name Manager ให้คลิ้กชื่อเก่าที่แสดงอยู่ แล้วกดปุ่ม Edit พิมพ์ชื่อใหม่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กแทน จากนั้นกดปุ่ม OK

ในการสร้างสูตรลงไปในเซลล์ เมื่อเริ่มต้นด้วยการพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = นำหน้าลงไปแล้ว นอกจากวิธีพิมพ์ชื่อ mycell1 mycell2 หรือ mycell3 ด้วยตัวอักษรตัวเล็กลงไปในสูตรเอง ยังสามารถใช้วิธีกดปุ่ม F3 เพื่อเลือกชื่อที่ต้องการ หรือถ้าเราเห็นเซลล์ที่ต้องการใช้บนหน้าจออยู่แล้ว จะใช้วิธีคลิ้กลงไปในเซลล์ชื่อนั้นเลย จะเป็นการนำชื่อมาใส่ต่อในสูตรให้เอง จึงไม่ต้องห่วงว่าจะสะกดชื่อผิดแต่อย่างใด

ผลจาการกดปุ่ม F3 จะเปิดกล่อง Paste Name แสดงชื่อทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์นั้น ให้คลิ้กเลือกชื่อที่ต้องการแล้วกด OK หรือจะดับเบิ้ลคลิ้กที่ชื่อที่ต้องการเลยก็ได้ Excel จะนำชื่อนั้นไปต่อในสูตรให้ทันที

ดังนั้น หากเซลล์ A1 A2 และ A3 มีค่าเป็นตัวเลข 10 20 30 ตามลำดับ ถ้าคิดจะพิมพ์สูตรตามตัวอย่างทั้ง 4 ให้ถูกต้อง จะพิมพ์ตามแบบ ดังนี้

  • สูตรที่ 1 =a1+a2+a3
  • สูตรที่ 2 =sum(a1:a3

เครื่องหมายวงเล็บปิด ไม่ต้องใส่ เพราะ Excel จะใส่ปิดเครื่องหมายวงเล็บท้ายให้เองเมื่อกด Enter

ให้ตั้งชื่อเซลล์ A1 A2 และ A3 ว่า MyCel1 MyCell2 และ MyCell3 ตามลำดับ เพื่อนำไปใช้พิมพ์ในสูตรที่ 3 และ 4 ดังนี้

  • สูตรที่ 3 =mycell1+mycell2+mycell3
  • สูตรที่ 4 =sum(mycell1,mycell2,mycell3

เครื่องหมายวงเล็บปิด ไม่ต้องใส่ เพราะ Excel จะใส่ปิดเครื่องหมายวงเล็บท้ายให้เองเมื่อกด Enter

ต่อจากนี้ไปขอให้ตั้งชื่อทุกอย่างที่คุณตั้งเองได้โดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก แล้วคราวจะนำชื่อไปใช้ ขอให้พิมพ์ลงไปในเซลล์ด้วยอักษรตัวเล็ก เรื่องเล็กๆเหล่านี้แหละจะช่วยให้คุณใช้ Excel กับงานใหญ่ๆได้สนุกขึ้น สามารถค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในสูตรได้เองทันที เวลาจะหาที่พึ่งที่ปรึกษาเพื่อสอบถามปัญหา Excel กับใคร ก็ขอให้ลองสังเกตวิธีที่เขาใช้ Excel ดูก่อนว่า เขามองข้ามเรื่องเล็กที่เป็นเรื่องใหญ่ ซึ่งใช้อักษรตัวเล็กเพื่อให้ Excel แปลงเป็นอักษรตัวใหญ่นี้หรือไม่

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top