อย่าว่าแต่ผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้โปรแกรม Excel เป็นครั้งแรกเลย ต่อให้คนที่ใช้ Excel มานาน พอเห็นสูตร ='C:\XL_Tip\[1_Begin.xls]UserTest'!$D$12 ซึ่งใช้ link ค่ามาจากแฟ้มอื่นก็ยังรู้สึกหนาวๆร้อนๆ พิมพ์สูตรถูกบ้างผิดบ้าง ครั้นสร้างผิดบ่อยๆก็เลิกคิดสร้างสูตรยาวๆแบบนี้กัน หมดความพยายามที่จะแบ่งแฟ้มเป็นแฟ้มย่อยๆ เพียงเพราะไม่อยากสร้างสูตร link ที่ยากแสนยากอย่างนี้อีก

ยังมีเรื่องที่ว่ายากของการใช้ Excel อยู่อีกมากมาย ที่ว่ายากเพราะพบว่าสร้างยากบ้างล่ะ มีหลายขั้นตอนซับซ้อนจนไม่อยากจะจำบ้างล่ะ บางคนทำผิดแล้วผิดอีกจนขยาดไม่อยากจะใช้อีก ทำให้เลือกใช้ Excel กับง่านง่ายๆ ใช้สูตรคำสั่งเป็นแต่แบบพื้นๆ กล้าๆกลัวๆ ไม่รู้ว่างานที่ตนใช้ Excel สร้างขึ้นจะให้ผลคำนวณถูกต้องไหม ปัญหาเหล่านี้เป็นเพราะเราเริ่มใช้ Excel แบบยาก ทำให้เรื่องที่ว่าง่ายกลับยากไปเสียอีก บางคนใช้ Excel เป็นแต่แบบยากๆนี่แหละ เลยมองตัวเองว่าเป็นเซียน Excel เพราะนึกว่าตัวเองเก่ง สามารถสร้างสูตรยากๆยาวๆ หารู้ไม่ว่ายังมีวิธีใช้ Excel แบบง่ายๆกับเรื่องแบบยากๆอยู่อีกเยอะ

เลิกจำชื่อเมนู

แถบเมนูด้านบนของ Excel แม้จะดูคล้ายกับเมนูของโปรแกรมอื่นๆ แต่เมื่อคลิ้กไล่ดูจะพบเมนูย่อยอีกมากมาย ยากจะจดจำได้หมดว่าเมนูใดอยู่ที่ไหน วิธีง่ายที่สุดในการเริ่มต้นใช้เมนู คือ ใช้เมาส์ชี้ไปที่บริเวณที่คุณต้องการใช้งาน แล้วคลิ้กขวา จะปรากฏเมนูย่อยเปิดขึ้นมาให้เลือกใช้ ไม่ว่ากำลังทำงานค้างอยู่เรื่องใด จะพบว่ามีเมนูย่อยให้เลือกใช้งานต่อไปเสมอ ช่วยอำนวยความสะดวกให้เลิกจำชื่อเมนูได้เลย

สำหรับผู้ที่ไม่ค่อยถนัดภาษาอังกฤษซึ่งมักจะเปลี่ยนระบบภาษาไปใช้เมนูภาษาไทย ขอแนะนำให้หันกลับมาฝึกใช้เมนูภาษาอังกฤษ ในตอนแรกอาจรู้สึกไม่คุ้นเพราะต้องแปลภาษาอังกฤษอยู่บ้าง แต่เมื่อใช้เมนูภาษาอังกฤษไปสักพักจะเคยชินไปเอง หาตำรา Excel ภาษาไทยหรืออังกฤษมาอ่านทำความเข้าใจได้ง่ายเพราะศัพท์ตรงกับเมนูที่เราใช้ ไม่ต้องเสียเวลาแปลไทยเป็นไทย และเมื่อต้องใช้ Macro จะเทียบรหัสภาษาอังกฤษกับชื่อเมนูคำสั่งต่างๆได้โดยตรง อีกทั้งยังช่วยให้ใช้โปรแกรมยี่ห้ออื่นซึ่งไม่ใช่ไมโครซอฟท์ได้ง่ายเพราะโปรแกรมส่วนใหญ่ใช้ชื่อเมนูเป็นมาตรฐานเดียวกัน

เลิกพิมพ์ตำแหน่งเซลล์

สูตร link นำข้อมูลมาจากแฟ้มอื่น ='C:\XL_Tip\[1_Begin.xls]UserTest'!$D$12 ที่เห็นว่าทั้งยากทั้งยาวนี้ ตอนที่สร้างสูตรไม่ได้ยาก ไม่ได้ยาวหรอก แต่สูตร link นำข้อมูลมาจากแฟ้มอื่น จะดูยาวขึ้นเอง โดยเฉพาะเมื่อแฟ้มต้นทางยังไม่ได้เปิด ซึ่งจากสูตรนี้ แฟ้มชื่อ 1_Begin.xls เก็บไว้ที่ folder ชื่อ XL_Tip อยู่ในไดรฟ์ C ยังไม่ได้ถูกเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกับแฟ้มที่มีสูตรนี้อยู่ Excel จึงแสดงที่มาของข้อมูลไว้ละเอียด ถ้าต่อมาเปิดแฟ้ม 1_Begin.xls ขึ้น จะพบว่าสูตรสั้นลงเหลือเพียง =[1_Begin.xls]UserTest!$D$12 ซึ่งอาจดูเหมือนยากและยาวอยู่ดี แต่ไม่ได้สร้างยากอย่างที่คิดหรอก เพราะคุณไม่ต้องพิมพ์ตำแหน่งเซลล์เองแม้แต่น้อย

แทนที่จะต้องพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ ขอให้ใช้วิธีชี้ (Pointing) เริ่มพิมพ์แต่เพียงเครื่องหมายเท่ากับ = แล้วใช้เมาส์คลิ้กเลือกเซลล์ที่ต้องการ จากนั้นกด Enter ก็จะได้สูตรอ้างถึงตำแหน่งเซลล์มาใช้งานโดยไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องเสี่ยงว่าสูตรที่ได้จะผิดถูกประการใด

ถ้าอยากจะนำค่าในเซลล์ D12 จาก Sheet ชื่อ UserTest ในแฟ้มชื่อ 1_Begin.xls มาใช้ ขอให้เริ่มสร้างสูตร link ดังนี้

  1. เปิดแฟ้มชื่อ 1_Begin.xls ซึ่งสมมติว่าเป็นแฟ้มต้นทางของข้อมูล
  2. เปิดแฟ้มปลายทาง พิมพ์เครื่องหมาย = ลงไปในเซลล์รับสูตร
  3. คลิ้กเมนู View > Switch Windows > 1_Begin.xls เพื่อไปยังแฟ้มต้นทาง
  4. ในแฟ้มต้นทาง ให้คลิ้กเลือก Sheet ชื่อ UserTest แล้วคลิ้กเลือกเซลล์ D12 ที่ต้องการ จะพบว่ามีสูตร =[1_Begin.xls]UserTest!$D$12 แสดงให้เห็นบน Formula Bar
  5. กด Enter เพื่อรับสูตรที่ Excel สร้างให้ ซึ่งจะกลับไปยังเซลล์ที่ต้องการใช้สูตร link นี้ให้เอง และมีสูตร =[1_Begin.xls]UserTest!$D$12 ให้เสร็จ

ถ้าคุณต้องการสร้างสูตร link ข้าม sheet จะมีขั้นตอนง่ายกว่านี้อีก เพราะไม่ต้องเสียเวลาคลิ้กเมนู View ให้ละขั้นตอนที่ 3 ไปเลย

กรณีต้องการสร้างสูตร link นำค่ามาคำนวณติดต่อกันในเซลล์เดียว ขอให้ใช้วิธีข้างต้นนี่แหละ แต่แทนที่จะกด Enter เมื่อได้ตำแหน่งเซลล์แรก ขอให้พิมพ์เครื่องหมายบวกลบคูณหรือหารที่ใช้คำนวณ แล้วคลิ้กหาเซลล์ที่ต้องการต่อๆไป จนเมื่อได้สูตรคำนวณที่ต้องการแล้วจึงกด Enter

ขอย้ำว่า เมื่อคลิ้กเลือกเซลล์จนเห็นสูตรเกิดขึ้นบน formula bar ครบทั้งหมดตามต้องการแล้ว อย่าลืมกด Enter เสมอ เพราะผู้ใช้วิธีนี้บางคนกลัวว่าจะไม่ได้สูตรสร้างลงไปเซลล์ที่เลือกและพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับไว้ มักคลิ้กกลับไปยังแฟ้ม กลับไปที่เซลล์รับสูตรเสียก่อนจะกด Enter ทำให้สูตรผิดเพี้ยนไปจากเดิม

เลิกพิมพ์ตัวใหญ่

ลองสังเกตว่าสูตร =[1_Begin.xls]UserTest!$D$12 ใช้อักษรตัวใหญ่ตรงไหนบ้าง ทำไม $D$12 จึงใช้ D ตัวใหญ่ แล้วทำไมชื่อแฟ้มกับชื่อ Sheet จึงใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก แล้วสูตรอื่นๆของ Excel ล์ เช่น SUM, COUNT, MAX, หรือ MIN ทำไมจึงใช้ตัวอักษรตัวใหญ่

ข้อสังเกตเรื่องอักษรตัวใหญ่ตัวเล็กนี้จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นอีกมาก เพราะชื่อเฉพาะที่ Excel ใช้อยู่จะเป็นตัวใหญ่ทั้งหมด แม้คุณจะพิมพ์สูตร sum ลงไปในเซลล์ด้วยอักษรตัวเล็ก พอกด Enter จะพบว่า Excel เปลี่ยนเป็นตัวอักษรตัวใหญ่ SUM ให้ทันที ซึ่งแสดงช่วยชี้ให้คุณเห็นว่า สะกดสูตรถูกต้อง เพราะหากพิมพ์สูตรด้วยตัวเล็กแต่สะกดผิด จะพบว่า Excel ไม่เปลี่ยนสูตรเป็นอักษรตัวใหญ่ให้แต่ประการใด จึงเป็นเครื่องชี้ว่า สูตรนั้นสะกดผิด คุณจึงมองหาแค่ส่วนของสูตรที่ยังคงเป็นตัวเล็กแล้วแก้ไขให้ถูกต้องต่อไป

ดังนั้นเพื่อทำให้ Excel ช่วยเตือนเมื่อพบสูตรที่สะกดผิด และยังช่วยแยกชื่อเฉพาะของ Excel ออกให้เห็นแตกต่างจากชื่ออื่นที่คุณตั้งขึ้นเอง จึงขอให้ตั้งชื่อที่คุณต้องการด้วยตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก เช่น ตั้งชื่อแฟ้มว่า 1_Begin.xls ตั้งชื่อ Sheet ว่า UserTest และเมื่อจะใช้ชื่อเหล่านี้พิมพ์ลงไปในสูตร ให้พิมพ์ด้วยอักษรตัวเล็กเสมอ เพื่อให้เมื่อกด Enter Excel เปลี่ยนตัวอักษรตัวเล็ก 1_begin.xls และ usertest ที่ใช้อ้างอิงในสูตรกลายเป็นชื่อซึ่งมีตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก เห็นได้ชัดว่าแตกต่างจากชื่อสูตรของ Excel ซึ่งเป็นอักษรตัวใหญ่

เลิกทำเรื่องให้ยาก

ถ้าไปขอเงินกู้มา 100 บาท ถูกคิดดอกเบี้ยร้อยละ 10 ต่อปี พอสิ้นปีก็ต้องจ่ายดอกเบี้ย 10 บาท ซึ่งคำนวณได้จากสูตร =100*0.1*1 หรือคิดในใจได้ผลลัพธ์ออกมาได้เอง ง่ายๆ และมั่นใจได้เลยว่า สูตรที่สร้างขึ้นนั้นถูกต้อง

ลองเทียบกับโจทย์เดิมแต่เปลี่ยนตัวเลขเสียใหม่ว่ากู้เงินมา 123 บาท ดอกเบี้ยร้อยละ 4.56 ต่อปี พอสร้างสูตรคำนวณ =123*0.0456*1 ได้ผลลัพธ์ 5.6088 ออกมาแล้ว จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเราสร้างสูตรคำนวณไว้ถูกต้อง บางคนต้องใช้เครื่องคิดเลขคำนวณซ้ำอีกเทียบกับผลที่ Excel คำนวณได้ อย่างนี้เรียกว่าทำเรื่องให้ยาก

หลักการใช้ Excel ที่ดี ขอให้เริ่มต้นจากใช้ตัวเลขง่ายๆในการคำนวณก่อน โดยใช้เซลล์รับตัวแปรแยกออกมาจากเซลล์สูตร แล้วจึงสร้างสูตรนำค่าจากเซลล์รับตัวแปรมาคำนวณ พอเห็นว่าได้ผลลัพธ์ถูกต้องตามตัวเลขง่ายๆที่ใช้แล้ว จึงค่อยแทนค่าลงไปในเซลล์รับตัวแปรด้วยตัวเลขจริงต่อไป แม้จะได้ผลลัพธ์ที่คิดในใจไม่ออกก็ตามแต่น่าเชื่อได้ว่า ได้ผลลัพธ์ถูกต้องเพราะสูตรเคยให้ผลลัพธ์ตามตัวเลขง่ายๆถูกต้องมาก่อน

ดังนั้นแทนที่จะสร้างสูตรคำนวณดอกเบี้ย =100*0.1*1 ขอให้สร้างสูตร =C3*C4*C5 โดยรับค่าเงินต้น อัตราดอกเบี้ย และระยะเวลา มาจากเซลล์ C3 C4 และ C5 ตามลำดับ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงค่าเงินต้น อัตราดอกเบี้ย และระยะเวลาเป็นค่าอื่นๆได้ตามต้องการโดยไม่จำเป็นต้องกลับไปแก้ไขสูตรคำนวณอีกเลย

เลิกรอ

ชีวิตการทำงานต่างจากชีวิตวัยเรียนของเรามาก พอหัวหน้ามอบหมายงานมา เราก็ต้องหาทางทำงานนั้นให้เสร็จเร็วที่สุด ต้องใช้ทุกอย่างที่ Excel มีอยู่นำมาใช้ทำงานให้เต็มที่เท่าที่จะทำได้ ต่างจากสมัยเรียนหนังสือซึ่งแบ่งการสอบเป็นขั้นๆ เรียนถึงเรื่องไหนก็สอบแค่เรื่องนั้น

ตำรา Excel ส่วนใหญ่จะแบ่งเนื้อหาเรียงเป็นเรื่องๆไป พอได้หนังสือมาถ้ามัวรอให้อ่านจนจบเล่มก่อน เห็นทีไม่ได้ใช้ Excel ในการทำงานแล้วกระมัง ยิ่งเปิดตำราอ่านไปทีละบทแล้วต้องเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทดลองทำไปด้วยแล้ว กว่าจะอ่านจบหมดทั้งเล่ม เห็นทีจะกินเวลานานเป็นปี อาจต้องโยนตำราเล่มเก่าทิ้งไปเพราะบริษัทหันไปใช้ Excel รุ่นใหม่แทนเสียแล้ว โดยทั่วไปไมโครซอฟท์จะออกโปรแกรมรุ่นใหม่ทุก 18 เดือนหรือประมาณปีครึ่งเท่านั้นเอง

ขอแนะนำให้ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วเปิดตำรา Excel ลุยอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ ยังไม่ต้องสนใจว่าตนจะจำได้หรือไม่ แต่ขอให้ผ่านหูผ่านตาว่าในตำราเล่มนั้นมีเรื่องนั้นเรื่องนี้อยู่ จากนั้นเวลารับมอบหมายงานมาจึงค่อยนึกย้อนคิดว่า Excel มีเครื่องมืออะไรบ้างที่ตรงกับงานที่รับมอบมา จากนั้นจึงค่อยเปิดตำราหน้าสารบัญและหน้าดัชนีท้ายเล่ม หาว่าเครื่องมือ Excel ที่ต้องการอยู่บทไหนหน้าไหน แล้วจึงเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้นมาทดลองใช้งาน

Excel มีทั้งคำสั่งบนเมนูและสูตรให้เลือกใช้มากมาย คำสั่งบางคำสั่งหรือสูตรบางสูตรถูกเรียงไว้ในตำราหน้าเกือบสุดท้าย ทั้งๆที่ไม่ได้เป็นของยากอะไรเลย และสามารถใช้กับงานได้ดีกว่าเร็วกว่าเครื่องมืออื่นๆซึ่งเรียงไว้ในตำราหน้าแรกๆด้วยซ้ำไป ถ้าอยากใช้ Excel ในการทำงานให้ได้ผลงานเร็วที่สุด จึงขอแนะว่า ให้เลิกรอ อย่าเสียเวลาอ่านมากเกินไป อย่าเสียเวลารู้ให้ลึกก่อนที่จะรู้ให้รอบว่า Excel มีอะไรไว้ให้คุณเลือกใช้ได้บ้าง

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top