มีผู้เข้าอบรมท่านหนึ่งแนะนำว่า การอบรมที่ผมจัดขึ้นนั้นมีคุณภาพดีอยู่แล้ว แต่ขอติสักนิดว่า ปริมาณมากไปหน่อย ซึ่งแตกต่างจากคำแนะนำของผู้เข้าอบรมท่านอื่นที่เข้าอบรมครั้งเดียวกันนั้นว่า อยากให้อาจารย์ถ่ายทอดวิธีใช้ Excel มากกว่านี้เสียอีก ผู้เข้าอบรมต่างหากที่ควรมีพื้นฐาน ผ่านประสบการณ์ และเคยพบปัญหาในการใช้ Excel มามากพอสมควร พอมาเข้าอบรมกับอาจารย์จะได้เรียนรู้วิธีแก้ปัญหาเหล่านั้นให้ได้มากที่สุด

นับเป็นเรื่องถกเถียงกันไม่จบ ทุกครั้งที่จัดอบรมขึ้นจะได้รับคำติชมต่างๆนานา แต่ละท่านก็มีความต้องการแตกต่างกันไป แม้ผมจะแนะนำแล้วว่า ขอให้ทุกท่านถามได้ตามสบาย ไม่ต้องเกรงใจ ไม่ต้องรอให้สอนจบก่อนแล้วค่อยถาม แต่คนไทยเราคงอาย ไม่กล้ายกมือขึ้นมาถาม บางคนกล้าน้อยหน่อยจะมาถามกันส่วนตัวท้ายการอบรม ส่วนคนที่ไม่กล้าถามเลยก็จะเก็บปัญหาไว้ในใจ แล้วนำไปเขียนติชมกันในใบประเมินผลซึ่งถือว่าสายเกินแก้ ต้องนำปัญหาที่ค้างคาใจกับไปบริษัท จะใช้ Excel ทำงานให้ได้ปริมาณหรือคุณภาพตามที่ตนเรียนรู้จากการอบรมได้แค่ไหนก็ยังไม่รู้

ปริมาณ VS คุณภาพในการทำงาน

ถ้าพนักงานคนหนึ่งทำงานได้หนึ่งชิ้นภายในเวลาหนึ่งชั่วโมง ในขณะที่พนักงานคนที่สองทำงานได้สองชิ้นภายในเวลาเท่ากัน คุณคิดว่าหัวหน้าจะชอบพนักงานคนไหนมากกว่ากัน ซึ่งหากงานที่พนักงานทั้งสองคนสร้างขึ้นมาได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้ทั้งคู่ พนักงานคนที่สองใช่ไหมจะเป็นผู้เอาชนะใจหัวหน้า

ในชีวิตจริง คนเราอยู่ภายใต้การแข่งขันตลอดเวลา พอจบการศึกษามาเข้าทำงานวันแรกก็ต้องทำงานให้ได้ตามที่หัวหน้ากำหนด ไม่มีเวลาให้ไปเข้าอบรมก่อนหรอก น้อยนักที่จะมีการฝึกอบรมให้คุ้นกับงานก่อน ส่วนใหญ่จะได้เรียนรู้กันไปจากงานที่ตนทำนั่นแหละ (On the job training) ซึ่งพอได้รับมอบหมายงานมาจากหัวหน้า เราจะต้องขวยขวายหาทางแก้ปัญหานั้นเอง จะใช้วิธีใดก็ได้ เพื่อทำงานให้เสร็จและต้องมีคุณภาพตามกำหนด

เมื่อยี่สิบปีก่อน สมัยที่ผมทำงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ งานแรกที่ได้รับมอบหมายคือ ให้ศึกษาผลกระทบจากการขึ้นอัตราดอกเบี้ยในระยะเวลา 60 เดือน โดยสมมติว่ามีการปรับอัตราดอกเบี้ยจากร้อยละ 5 เพิ่มขึ้นไปทีละร้อยละ 0.25 จนถึงร้อยละ 10 ว่ามีผลต่อดอกเบี้ยรวมแต่ละเดือนอย่างไร

ขั้นแรกที่ผมทำก็คือใช้ Lotus 1-2-3 สร้างตารางคำนวณดอกเบี้ย โดยใช้อัตราดอกเบี้ยร้อยละ 5 เป็นฐานคำนวณ เพื่อดูผลในระยะเวลา 60 เดือน ซึ่งแค่ตารางคำนวณดอกเบี้ยตารางเดียวก็มีขนาดใหญ่พอสมควรอยู่แล้ว ถ้าจะต้องสร้างตารางใหม่สำหรับใช้อัตราดอกเบี้ยร้อยละ 5.25, 5.5, 5.75, 6, 6.25 เรื่อยไปจนถึงอัตราร้อยละ 10 จะต้องใช้ตารางคำนวณเป็นสิบตารางทีเดียว เมื่อรวมขนาดตารางทั้งหมดแล้วจะต้องใช้แผ่นดิสก์นับสิบแผ่นเพื่อจัดเก็บ แต่ส่วนที่สำคัญที่สุดคือ สูตรคำนวณซึ่งใช้ในทุกตารางต้องเหมือนกันห้ามผิดเพี้ยน จะแตกต่างกันก็แต่เฉพาะอัตราดอกเบี้ยที่ใช้เท่านั้น

สิ่งที่หัวหน้าต้องการคือ ขอให้สรุปผลดอกเบี้ยจ่ายรายเดือนทั้งหมดเป็นตารางเดียว หัวตารางด้านบนเป็นเลขที่เดือน หัวตารางด้านซ้ายแต่ละบรรทัดเป็นอัตราดอกเบี้ยเริ่มจากร้อยละ 5, 5.25, 5.5, 5.75, 6, 6.25 เพิ่มต่อบรรทัดละ 0.25 จนถึงบรรทัดสุดท้ายร้อยละ 10 ให้แสดงยอดรวมดอกเบี้ยที่คำนวณได้ออกมาเป็นกระดาษแผ่นเดียว

ผมพบทางเลือกอยู่ 2 ทาง ทางแรกคือใช้วิธีธรรมดาทั่วไปอย่างที่เกริ่นให้ทราบไว้ก่อนแล้วว่าจะต้องใช้ตารางนับสิบตารางเพื่อคำนวณดอกเบี้ยตารางละหนึ่งอัตรา แล้วค่อยนำคำตอบมาสรุปลงในตารางสรุปดอกเบี้ยจ่ายรายเดือนทีละบรรทัด ซึ่งผมตัดสินใจเลือกอีกทางเลือกหนึ่งคือใช้ Macro เข้ามาช่วยควบคุมการคำนวณ

ก่อนหน้านั้นผมไม่เคยใช้ Macro มาก่อน แต่คิดว่างานนี้จะเป็นก้าวแรกซึ่งจะช่วยให้ผมได้มีโอกาสเรียนรู้วิธีใช้ Macro กับได้ใช้ทำงานพร้อมกันไป ซึ่งต้องใช้เวลาอ่านตำรากับลองผิดลองถูกดูนานสักสองสามสัปดาห์ จากนั้นจึงเริ่มกำหนดขั้นตอนซึ่งจะใช้ Macro ควบคุมลำดับการทำงานทีละขั้นดังนี้

  1. ส่งตัวเลขอัตราดอกเบี้ยร้อยละ 5 ลงไปในเซลล์รับค่า
  2. สั่งคำนวณ
  3. Copy คำตอบที่ได้ไปแปะแบบ Value ในตารางสรุปดอกเบี้ยจ่ายรายเดือน
  4. เริ่มขั้นตอนที่ 1 – 3 ใหม่อีก แต่ปรับอัตราดอกเบี้ยขึ้นอีกร้อยละ 0.25 ทีละรอบไปจนถึงอัตราร้อยละ 10 จึงหยุด

ปรากฏว่าใช้เครื่อง IBM AT ซึ่งสมัยนั้นถือว่าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ดีที่สุด สั่งให้ Macro ทำงานนี้เองอย่างอัตโนมัติเป็นเวลากว่าสามชั่วโมง จึงได้คำตอบสรุปออกมาเป็นกระดาษแผ่นเดียว พอนำผลงานไปส่ง หัวหน้ายังต้องกดเครื่องคิดเลขเพื่อตรวจสอบผลซ้ำอีก พอพบว่าถูกต้องทั้งหมดแล้วก็ยกนิ้วให้ผมเลยว่าเยี่ยม เก่งมาก ผมเองก็ดีใจและภาคภูมิใจที่ตนเองสามารถทำงานนี้ได้สำเร็จลุล่วงโดยใช้ Macro ซึ่งสมัยนั้นน้อยคนนักจะใช้เป็น

อีกไม่ช้าไม่นานความภาคภูมิใจของผมก็สลายไป กลายเป็นว่าผมนั้นไม่รู้เรื่องแล้วอวดฉลาด เพราะงานนี้สามารถใช้เมนูคำสั่ง Data Table ช่วยยืมสูตรคำนวณดอกเบี้ยมาเปลี่ยนอัตราดอกเบี้ยให้เอง ซึ่งจะได้ผลลัพธ์ทันทีไม่ต้องรอนานเป็นอาทิตย์เพียงเพื่อใช้เวลาเขียนคำสั่ง Macro เช่นนั้นหรอก

บทเรียนจากครั้งนั้นช่วยให้ผมตาสว่าง บอกตัวเองว่า เราต้องรู้จักเครื่องไม้เครื่องมือทั้งหมดที่ Lotus 1-2-3 มีให้ครบก่อน ไม่จำเป็นต้องรู้ให้ลึกหรือใช้ให้เป็นก็ได้ แต่ต้องรอบรู้ก่อนว่ามีเครื่องมืออย่างนั้นอย่างนี้ ต่อไปเมื่อรับมอบหมายงานมาจะได้ตัดสินใจเลือกใช้เครื่องมือที่ถูกกับงานได้ถูกต้อง

ปริมาณ VS คุณภาพงานจากการใช้ Excel

หลังจากที่ผมย้ายงานออกจากธนาคารไทยพาณิชย์ไปที่บริษัทแห่งหนึ่งได้เพียง 2 เดือน ผมก็ย้ายงานอีกครั้งมาที่บริษัทเครือเจริญโภคภัณฑ์หรือที่รู้จักชื่อย่อกันดีว่า ซีพี บริษัทที่ผมอยู่ได้เพียง 2 เดือนนี้ขอสงวนชื่อไว้เป็นความลับก็แล้วกัน เพราะผมต้องลาออกมาเพราะเกี่ยวข้องกับ Data Table นี่เอง

หัวหน้าที่บริษัทแห่งนี้ขอให้ผมคำนวณหากำไรขาดทุนของบริษัท หากค่าไฟฟ้าปรับราคาขึ้นยูนิตละท่านั้นเท่านี้สตางค์ ผมก็รับปากว่าจะใช้สูตรคำนวณสรุปคำตอบให้เป็นกระดาษแผ่นเดียวให้หัวหน้าเลยโดยขอเวลาสัก 2 สัปดาห์ พอจะครบเวลาที่กำหนด หัวหน้ารองก็โทรมาหาที่บ้านบอกว่า หัวหน้าใหญ่เขาหาว่าผมไม่ทำงาน พรุ่งนี้จะเล่นงานผมแล้ว ขอให้ผมหาข้อแก้ตัวไว้ให้ดี ซึ่งผมฟังแล้วก็แปลกใจมาก เพราะเวลาที่ผ่านไปนั้น ผมต้องใช้เวลาไปกับการแกะสูตรคำนวณที่ลูกน้องคนเก่าเขาสร้างไว้ว่าถูกต้องหรือไม่ มีการส่งค่า สร้างสูตร link กันอย่างไร เมื่อจะใช้ Data Table ช่วยคำนวณจะได้ส่งตัวเลขใหม่ไปแทนที่ได้ถูกต้อง

พอถึงรุ่งเช้าผมก็รีบใช้ Data Table สรุปคำตอบเตรียมไว้ให้หัวหน้าใหญ่ตามที่ผมสัญญาไว้ พอหัวหน้าใหญ่ได้รับกระดาษคำตอบแผ่นนั้นก็พูดออกมาคำเดียวว่า นี่หรือสูตรที่ผมว่าไว้แล้วโยนกระดาษคำตอบของผมทิ้งจะเดินออกไปจากห้อง ทั้งนี้เป็นเพราะท่านไม่เชื่อถือคำตอบที่ผมคำนวณให้ อาจคิดว่าผมหาทางสร้างสูตรประมาณค่ามาให้แทนกระมัง

หลังจากนั้นไม่นานก็มีการสืบสวนที่ไปที่มาพบว่า หัวหน้าใหญ่ไม่เคยใช้คอมพิวเตอร์มานักหรอก ได้แต่สั่งงานให้ลูกน้องทำให้ ส่วนลูกน้องคนเก่าซึ่งเคยคำนวณคำตอบให้หัวหน้าใหญ่นั้น รู้จัก Data Table แต่ใช้ไม่เป็น และใช้ Macro ไม่เป็นอีกด้วย จึงต้องใช้วิธีแทนค่าลงไปเองด้วยมือ สั่งคำนวณเอง แล้วลอกคำตอบบรรทัดสุดท้ายเองทีละบรรทัดมากรอกในตารางสรุป ขั้นตอนที่ทำเองทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลานั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์นานจากเช้าจนเย็น ต้องสั่งพิมพ์กระดาษหนาเป็นปึก แล้วเสียเวลามานั่งลอกพิมพ์คำตอบแล้วตรวจทานซ้ำอีกหลายครั้ง ต้องทำงานล่วงเวลากว่าจะได้ผลงานสรุปออกมาเป็นกระดาษเพียงแผ่นเดียว จึงเป็นที่มาของข้อหาที่ว่า ผมไม่ได้ทำงาน เพียงเพราะผมเลือกวิธีทำงานที่ฉลาดกว่า เบากว่า และเหนื่อยน้อยกว่า

ประสบการณ์เรื่องนี้จึงเป็นอุทาหรณ์ให้ได้คิดกันว่า ปริมาณและคุณภาพงานจากการใช้ Excel ช่วยในการทำงานนั้น อย่าดูแต่เพียงผลงานซึ่งพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษได้ถูกต้องแต่อย่างเดียว หากต้องพิจารณาเปรียบเทียบวิธีที่เราเลือกใช้ให้เหมาะกับงานและปริมาณงานเป็นข้อสำคัญกว่า วิธีที่เลือกใช้ต้องยืดหยุ่น สามารถนำไปดัดแปลงแก้ไขเพียงเล็กน้อยก็นำไปใช้กับงานอื่นต่อไปได้โดยง่าย ช่วยประหยัดเวลาและความเหนื่อยยากของผู้ใช้งาน ซึ่งผู้บริหารจะต้องเข้าใจและสนับสนุนให้เกิดลักษณะงานที่ Work Smart แทน Work hard เช่นแต่ก่อน แล้ววัดผลงานจากปริมาณงานมากที่สุดซึ่งทำได้เทียบกับเวลาที่ใช้น้อยที่สุดทั้งในปัจจุบันและอนาคตหากต้องใช้งานกรณีเช่นนั้นอีก

บริษัทหลายแห่งจัดการทดสอบภายใน ให้พนักงานแข่งกันทำข้อสอบ Excel หากใครผ่าน Excel ขั้นสูงจะได้เลื่อนขั้นเลื่อนเงินเดือนมากว่าคนอื่น บ่อยครั้งจะพบว่าข้อสอบ Excel ขั้นสูงที่ยกขึ้นมาถามนั้น เป็นคำสั่งที่ไม่ค่อยมีประโยชน์ต่อการใช้งาน หรือเป็นคำสั่งใหม่ซึ่งเกิดขึ้นใน Excel รุ่นล่าสุด ไม่ค่อยมีใครทราบกันหรอกยกเว้นแต่จะหาซื้อตำราภาษาอังกฤษมาอ่านกัน จึงขอแนะนำให้ใช้สิ่งที่มักพบเห็นบ่อยๆในงานมาตั้งเป็นข้อสอบกันดีกว่า จัดลำดับพนักงานตามลำดับของความสามารถใช้เวลาน้อยที่สุดและแก้ปัญหาได้มากที่สุด คำถามไม่ต้องยากมาก แต่ต้องใช้ทั้งความฉลาดและความเฉลียว เมื่อเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมจะสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที แต่ถ้าเลือกใช้วิธีผิด ต่อให้ใช้เวลาเป็นชั่วโมงก็ยังแก้กันไม่เสร็จ

ปริมาณ VS คุณภาพในการอบรม Excel

เร็วๆนี้ได้รับการติดต่อจากบริษัทแห่งหนึ่ง เอ่ยชื่อไปแล้วทุกท่านต้องรู้จักกันดี ขอให้ผมเข้าไปสอนวิธีใช้ Excel ตามหัวข้อที่บริษัทต้องการ ซึ่งผมต้องปฏิเสธไปเพราะกว่า 20 หัวข้อซึ่งกำหนดมาให้อบรมเสร็จภายใน 1 วันนั้น แม้ทางบริษัทชี้แจงว่า ผู้เข้าอบรมมีพื้นฐานดีกันมาก่อน อยากให้ผมเพิ่มเคล็ดลับให้สูตรสำเร็จรูปเพื่อนำไปใช้ได้ทันที แต่ผมเห็นว่าต้องใช้เวลาอบรมกันอย่างน้อย 3 วัน ถ้าให้ใช้เวลาอบรมแค่วันเดียว เพื่อเอาปริมาณ จะไม่ได้คุณภาพอย่างที่ตั้งใจไว้ เพราะผู้เข้าอบรมจะได้แต่ลอกหรือท่องจำวิธีใช้สูตร แต่ไม่เข้าใจที่ไปที่มาว่าทำไมจึงได้ผลอย่างนั้น ไม่สามารถคิดตามทันว่า ทำไมจึงไม่ใช้สูตรนั้นสูตรนี้แทน

จากการจัดอบรม Excel ให้แก่ผู้เข้าอบรมหลายพันคนได้พบว่า ผู้เข้าอบรมแต่ละคนประเมินระดับความรู้พื้นฐานของตนแตกต่างกันอย่างมาก บางคนเก่ง Excel ที่สุดในบริษัท จนถึงขึ้นเรียกตนเองเป็นเซียน Excel แล้วก็จะประเมินความรู้พื้นฐานของตนไว้สูงมาก บางคนใช้ Excel มานานนับสิบปีมักจัดชั้นตัวเองไว้สูงเช่นกัน แม้ทั้งคู่ไม่เคยกดปุ่ม F4 เพื่อเปลี่ยนเครื่องหมาย $ ในสูตรอ้างอิง บางคนเก่ง VBA แต่ไม่เคยใช้สูตร Array มาก่อน ซึ่งวิธีใช้งานเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่า ถ้าไม่มีการเปรียบเทียบระหว่างกัน หรือเคยเห็นงานซึ่งใช้ความรู้ Excel ขั้นมืออาชีพมาก่อน จะเป็นเรื่องยากมากที่จะบอกว่าใครมีพื้นฐาน Excel มาก่อนแล้วถึงขั้นไหน

หากจะจัดลำดับความรู้ความสามารถในการใช้ Excel โดยดูจากประสบการณ์การเรียนรู้และพัฒนาความสามารถของตนเอง จะจัดแบ่งระดับได้ดังนี้

  1. ฉลาดใช้เมนูคำสั่งที่จำเป็นของ Excel
  2. ฉลาดใช้สูตรคำนวณที่จำเป็น
  3. ฉลาดใช้เมนูคำสั่งและสูตรคำนวณมาใช้งานร่วมกัน
  4. ฉลาดสร้างสูตรคำนวณให้เกินกว่าที่ Excel มีอยู่
  5. ฉลาดใช้ Macro Recorder และเขียนรหัส VBA
  6. ฉลาดใช้ Macro และ VBA ร่วมกับเมนูคำสั่งและสูตร
  7. ฉลาดใช้ Excel ในวิธีที่ตนเองค้นพบเกินกว่าวิธีที่มีอยู่ในตำรา

แต่ละระดับขั้นต้องใช้เวลาศึกษากันเป็นปี ต้องใช้เวลานานกว่าสิบปีทีเดียวกว่าจะพัฒนาจนมาถึงระดับที่เจ็ด จึงเป็นไปไม่ได้เลยที่จะใช้เวลาอบรมเพียง 12-18 ชั่วโมง เพียงแต่ต้องเลือกเฟ้นเนื้อหาและวิธีการอบรมที่เหมาะสม ให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้พื้นฐานและสาระที่มีประโยชน์ สามารถพัฒนาตนเองต่อไปได้เองในอนาคต

ปริมาณความรู้

ปริมาณในที่นี้หากใช้กับการอบรมจะหมายถึง จำนวนหัวข้อซึ่งเราจะได้เรียนรู้ ซึ่งดูได้จากใบโบรชัวร์โฆษณาหลักสูตรอบรมหรือในหน้าสารบัญของคู่มือประกอบการอบรมว่ามีหัวข้ออะไรบ้าง ถ้ามีหัวข้อมากก็จะใช้เวลาในการอบรมมาก แต่ถ้ามีหัวข้อกำหนดไว้น้อย อาจใช้เวลาอบรมมากหรือน้อยก็เป็นไปได้ขึ้นกับความละเอียดของเนื้อหา

ส่วนปริมาณความรู้ซึ่งเราแต่ละคนควรมีไว้ใช้สำหรับทำงานให้เสร็จลุล่วงไปนั้น นอกเหนือจากจะต้องเลือกรู้จักเมนูคำสั่งและสูตรเฉพาะส่วนที่จำเป็นของ Excel แล้ว ผู้ใช้ Excel ควรมีความรู้ในงานของตนมากพอควรอีกด้วย ถ้าหากเคยผ่านร้อนผ่านหนาว เคยทำผิดทำถูกมาก่อนด้วยแล้วยิ่งดี เพราะจะช่วยให้เราสามารถตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมกับงานได้ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถจับประเด็นและนำงานของตนมาเปรียบเทียบ ไม่ต้องเสียเวลามาลองผิดลองถูก

ผู้ใช้ Excel ควรตั้งหลักให้ตนเองรอบรู้ก่อนรู้ลึก เพื่อรู้จักว่า Excel มีเครื่องไม้เครื่องมืออะไรไว้ให้เราเรียกใช้บ้าง แนะนำให้หาตำรา Excel ภาษาอังกฤษมาเปิดอ่านตั้งแต่หน้าแรกจบหน้าสุดท้ายโดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อทดลองทำตาม ขอให้อ่านผ่านตา เพียงเพื่อให้เรารู้เสียก่อนว่า Excel ทำงานอย่างนั้นอย่างนี้ได้นะ จากนั้นพอได้รับมอบหมายงานมาจะได้นึกออกว่า Excel ใช้กับงานนั้นได้หรือไม่ แล้วค่อยเปิดหนังสือ Excel เปิดไปที่หน้าสารบัญและหน้าดัชนีท้ายเล่มเพื่อเปิดไปศึกษาเรื่องนั้นพร้อมกับใช้คอมพิวเตอร์ทดลองทำงาน

ถ้าคุณเปิดอ่านหนังสือไปแล้วทดลองใช้คอมพิวเตอร์พร้อมกันไป กว่าจะอ่านจบเล่มก็พอดี Excel รุ่นใหม่ออกวางตลาดก่อนแล้ว โดยทั่วไป Excel รุ่นใหม่จะออกวางตลาดทุก 18 เดือน ซึ่งนี่เป็นสาเหตุที่แนะนำให้หาหนังสือภาษาอังกฤษมาอ่านแทนภาษาไทยเหมือนกัน เพราะตำราไทยที่มีอยู่มีเนื้อหาไม่ค่อยละเอียด แต่ละเล่มจะบาง บางเล่มหนาหน่อยแต่จะสอดรูปภาพไว้เยอะแยะแต่มีเน้อหาจริงๆน้อยมาก

การที่คนไทยไม่กล้าแปลหรือแต่งหนังสือให้ละเอียดก็เพราะต้องแข่งกับช่วงเวลา 18 เดือนนี่แหละ ถ้าออกหนังสือเล่มใหม่มาแล้วขายไม่หมดภายใน 18 เดือน พอ Excel รุ่นใหม่ออกวางตลาดแล้วจะไม่มีใครสนใจหนังสือ Excel ตกรุ่นอีกต่อไป ซึ่งต่างจากคนแต่งหนังสือชาวฝรั่ง เขาจะได้รับเชิญให้เข้าไปลองใช้ Excel รุ่นใหม่ก่อนออกวางตลาด จึงสามารถออกหนังสือมาวางตลาดก่อนที่ Excel รุ่นใหม่จะปรากฏโฉมเสียอีก

คุณภาพความรู้

คุณภาพความรู้เป็นเรื่องที่เราวัดกันได้ยาก เช่น สูตร SUM สูตรเดียวนี้ ถ้าจะสอนกันแบบฉาบฉวยพอให้ใช้บวกเลขได้จะสอนจบกันภายในเวลาไม่กี่นาที แต่ถ้าจะให้รายละเอียดถึงข้อดี ข้อเสีย ข้อจำกัด พร้อมกับเปรียบเทียบกับสูตรอื่นซึ่งทำงานได้คล้ายกับสูตร SUM เช่น SUBTOTAL, SUMPRODUCT, SUMIF, SUM ARRAY หรือแม้แต่วิธีนำตัวเลขมาบวกลบต่อกันไป จะต้องใช้เวลาเปรียบเทียบกันนานนับชั่วโมงหรือเป็นวันกันทีเดียว

ถ้าจะไล่ย้อนไปถึงที่มาของตัวเลขที่ใช้ในสูตร SUM ก็ต้องพิจารณาต่อไปอีกว่า ตัวเลขนั้นเป็นตัวเลขจริงๆ หรือเป็นตัวเลขที่เป็น Text และหากไม่มีตัวเลขในเซลล์ที่นำมา SUM เราจะเลือกใส่ตัวเลข 0 ลงไปแทน หรือจะปล่อยให้ว่างไว้ หรือจะใส่คำว่า NA (หมายถึง not available) ลงไป หรือบางคนใส่เครื่องหมาย Null Text =”” ซึ่ง Excel ถือว่าเป็นตัวอักษร ไม่สามารถนำมาใช้ในสูตร SUM แต่สามารถใช้สูตรบวกกันธรรมดาแทนได้

พอได้ผลลัพธ์จากสูตร SUM ก็ต้องนำมาจัดรูปแบบตัวเลขตามต้องการ บางคนเลือกใช้คำสั่ง Format > Cells > Number กำหนดให้ปัดตัวเลขทศนิยมแล้วกลับหาเรื่อง Excel ว่าบวกเลขผิดก็มี ทั้งนี้เพราะเราไม่ได้ใช้สูตรปัดตัวเลข ROUND หรือสูตรตัดตัวเลข TRUNC เพื่อปรับค่าก่อนแล้วจึงค่อยใช้คำสั่ง Format

นี่เป็นเพียงตัวอย่างง่ายที่สุดของสูตรที่เราใช้กันทั่วบ้านทั่วเมือง ถ้าจะให้ใช้งานได้จริงๆจะต้องใช้งานอย่างมีคุณภาพ สามารถคำนวณได้ผลลัพธ์ถูกต้อง ซึ่งผู้ที่ไม่รู้จักสูตร SUM นี้ดีพอจะมีมาตรฐานคุณภาพความรู้ของตนต่างกันออกไป ทำให้นึกไม่ถึง มองภาพไม่ออกเลยว่าทำไมจึงต้องขอเวลาอบรมสัก 3 ชั่วโมงเป็นอย่างน้อยกับแค่สูตร SUM สูตรเดียวนี้

ปริมาณ VS คุณภาพ ภายใต้เวลาจำกัด

Excel เป็นโปรแกรมตารางคำนวณที่ดีที่สุดในโลกเพราะมีเครื่องไม้เครื่องมือทุกอย่างที่เราต้องการเตรียมไว้พร้อมสรรพ ถ้าไม่มีเครื่องมือที่ตรงกับงานก็ยังสามารถดัดแปลงสูตรคำสั่งและ VBA นำมาใช้ร่วมกัน Excel ขั้นสูงที่ว่ายากจึงไม่ได้ขึ้นกับตัวโปรแกรม Excel เอง แต่ขึ้นกับโจทย์ที่เราต้องการนำ Excel เข้าไปประยุกต์ใช้ บางโจทย์เราคิดง่ายๆได้ในใจ แต่พอจะใช้ Excel กลับต้องใช้วิธีต่างจากที่คิดไว้ ส่วนโจทย์ยากๆซึ่งคิดว่า Excel คงทำให้ไม่ได้หรอก ก็อาจใช้สูตรง่ายๆหลายๆสูตรมาจัดลำดับการคำนวณทีละชั้นก็แก้ปัญหาได้แล้ว ปริมาณและคุณภาพจึงขึ้นกับฝีมือมนุษย์ด้วยว่าจะมีความคิดสร้างสรรค์เพียงใดภายใต้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด

ขอให้หลักไว้ว่า เราสามารถใช้ Excel ประยุกต์กับงานได้ทุกชนิด ทุกอย่างที่มนุษย์คิดได้ก็สามารถนำ Excel มาประยุกต์ใช้ได้เสมอ พยายามหลีกเลี่ยงคำว่า “ Excel ทำไม่ได้” เปลี่ยนคำพูดใหม่เป็น “ตอนนี้ยังคิดไม่ออก” บางโจทย์อาจต้องใช้เวลาคิดหาทางใช้ Excel เป็นวัน บางทีอาจใช้เวลาคิดเป็นเดือนหรือปีก็เป็นได้ ถ้ารีบเร่งต้องการคำตอบก็อาจสร้างสูตรแบบทื่อๆยาวเหยียดไว้ใช้งานก่อน จากนั้นจึงค่อยหาทางอื่นที่ลัดตัดตอนหาทางสร้างสูตรให้สั้นลง

ยกตัวอย่างเช่น เราต้องการบวกเลขในตารางชื่อ MyTable เมื่อบวกเลขได้ผลลัพธ์แล้วไม่ต้องการผลรวมเกินกว่า 100 ถ้าเกินกว่า 100 ให้แสดงผลลัพธ์แค่ 100 แต่ถ้าได้ผลลัพธ์ต่ำกว่านั้นเช่น 90 ให้ตอบ 90

หากเลือกใช้สูตร IF จะใช้สูตรต่อไปนี้

=IF(SUM(MyTable)>100,100,SUM(MyTable))

แต่ถ้าเลือกใช้สูตร MIN ซึ่งดูแล้วไม่น่าจะเกี่ยวข้องกับโจทย์นี้เลย จะใช้สูตรต่อไปนี้ซึ่งสั้นกว่ามาก

=MIN(SUM(MyTable),100)

เรื่องนี้สอนให้รู้ว่า หากคิดจะใช้ Excel ให้ยืดหยุ่น สามารถนำมาดัดแปลงประยุกต์ใช้กับงานสารพัด ก่อนที่เราจะเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ลงมือสร้างสูตร ผู้ใช้ Excel ควรมีอาวุธหลายๆแบบไว้ให้เลือกใช้ติดไม้ติดมือไปออกรบ ถ้าเอาแต่เจาะลึกสูตรใดสูตรหนึ่ง เอาแต่คุณภาพมากเกินไป ภายใต้ข้อจำกัดของเวลาซึ่งมีไม่มากนัก จะเป็นตัวชี้วัดให้เองว่า อาวุธอันทรงคุณภาพเหลือล้นที่เรามีอยู่ แต่ใช้เป็นเพียงอย่างเดียวนั้น จะใช้ทำงานได้สำเร็จลุล่วงทันเวลาหรือไม่

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top