เราทุกคนอยากเก่ง Excel อยากใช้ให้ถึงขั้นสูงด้วยกันทั้งนั้น บางคนเริ่มจากซื้อหนังสือตำรามาอ่าน บางคนอาจหา CD หรือ VDO มาเปิดดูให้ได้ฝึกใช้ตามกันไป บางคนขอหัวหน้าไปเรียน Excel ตามสถาบันจัดอบรมซึ่งเห็นเปิดกันเกลื่อนกลาด มีราคาค่าอบรมตั้งแต่ไม่กี่ร้อยบาทไปจนถึงพันหรือหมื่นบาท ซึ่งสถาบันจัดอบรมเหล่านี้มักแข่งกันด้วยการลดราคา เพิ่มเวลาอบรมให้นานขึ้น ให้สิทธิพิเศษต่างๆนานา และโฆษณาอวดอ้างหลักสูตรเนื้อหาเข้มข้นอย่างนั้นอย่างนี้ กลายเป็นตัวเลือกให้เราต้องตัดสินใจให้ดีว่าจะตกลงเรียนกับใครที่ไหนดี

Excel ขั้นต้นกลางสูง

หลักสูตรอบรม Excel ซึ่งเปิดสอนกันทั่วไป มักจัดแบ่งระดับของการเรียนรู้ Excel ออกเป็นขั้นต้น ขั้นกลาง และขั้นสูง ช่วยดึงดูดให้ผู้ที่ใช้ Excel มาได้สักพักหนึ่ง พอเริ่มใช้เมนู สูตร คำสั่งของ Excel ได้คุ้นมือ ก็เริ่มขวนขวายอยากเรียน Excel ขั้นสูง ซึ่งมักนึกว่าเป็นวิธีใช้ Excel VBA, Pivot Table, Data Table, และ Scenarios อะไรทำนองนี้ น่าสงสัยว่าพอเรียนจบหมดแล้ว จะยังมี Excel ขั้นสูงหรือขั้นไหนให้เรียนต่ออีกหรือไม่

ลองหันกลับมามองที่ตัวเราเองกันบ้าง แต่ละคนจะต้องผ่านการศึกษาในโรงเรียนมากันทีละขั้น จากอนุบาล ประถม มัธยม แล้วมาขั้นมหาวิทยาลัย ซึ่งยังแบ่งต่อไปอีกเป็นระดับปริญญาตรี โท เอก แสดงว่าระดับการศึกษาของเราไม่ได้มีแค่ขั้นต้น ขั้นกลาง และจบที่ขั้นสูงเพียงเท่านั้น เพราะยังมีเรื่องราวความรู้อีกมากมายให้เลือกเรียนกัน

ระดับการเรียนรู้ Excel ก็เช่นเดียวกันกับระดับการศึกษานั่นเอง ขอให้ผู้จัดอบรมซึ่งจะแบ่งหัวข้ออบรมเป็นระดับชั้นต่างๆ รู้จริงก่อนว่า Excel มีอะไรให้เรียนกันได้บ้าง เริ่มต้นจากผู้จัดอบรมหรือวิทยากรผู้สอนต้องรู้ว่า ยังมีความรู้อีกมากมายขนาดไหนเกี่ยวกับวิธีใช้ Excel เพื่อกำหนดเป็นขอบเขตเนื้อหา จากนั้นจัดแบ่งความรู้ที่เกี่ยวข้องกันออกเป็นกลุ่ม แล้วจึงค่อยกำหนดระดับการเรียนรู้ Excel ออกมาเป็นขั้นๆ

ดังนั้นการที่เราพบว่าเขาจัดแบ่งระดับการเรียนรู้ Excel ออกเป็นแค่ขั้นต้น ขั้นกลาง และขั้นสูง จึงควรทำความเข้าใจให้ดีว่า นี่เป็นการแบ่งแบบกว้างๆ เพื่อช่วยให้ผู้สนใจซึ่งรู้จัก Excel ไม่มากนัก พอจะทราบว่า ในมุมมองของผู้จัดอบรม ถือว่าหลักสูตรอบรมนี้ มีเนื้อหายากง่ายระดับใด แต่ในมุมมองของผู้ใช้ Excel แล้ว มิได้หมายความว่า ตัวคุณเองจะได้รับประโยชน์จาก Excel ระดับนั้นสูงขึ้นตามชื่อของระดับเสมอไป

ผู้จัดอบรมส่วนมากมักจัดแบ่งอบรมเป็นขั้นๆต่อเนื่องกัน เพื่อให้สอดคล้องกับข้อจำกัดของระยะเวลาและงบประมาณของผู้เข้ารับการอบรม เช่น กำหนดเนื้อหาทั้งหมดไว้ว่า ใช้เวลาอบรมทั้งสิ้น 9 วัน จึงกำหนดให้ใช้เวลาอบรมขั้นต้นกลางสูงขั้นละ 3 วัน ช่วยให้ผู้เข้าอบรมสามารถปลีกตัวจากงานออกมาเข้าอบรมได้สะดวกขึ้น และยังมีภาระค่าอบรมแต่ละขั้นลดลง ซึ่งวิธีนี้หากเทียบเรื่องราวของ Excel กับหนังสือเล่มหนึ่ง ก็เหมือนแบ่งหนังสือเล่มนั้นเป็น 3 ส่วน แล้วจัดอบรมไล่เรียงไปจากต้นจนจบ ซึ่งจะมีเนื้อหายากง่ายเพียงใดนั้น ยังขึ้นกับว่า ภายใต้เวลาอบรมอันจำกัดนั้น ผู้จัดอบรมตั้งใจว่าจะนำเสนอเนื้อหาไว้มากเพียงไร ละเอียดแค่ไหน และมีเวลามากน้อยเพียงไรให้ได้ทดลองสร้างตัวอย่างกันเองกับมือ

เนื้อหาการอบรม Excel ขั้นต้นกลางสูง มักแบ่งเนื้อหาแต่ละขั้น ดังนี้

  1. Excel ขั้นต้น (Beginner) เหมาะสำหรับผู้เพิ่งเริ่มต้นใช้ Excel เป็นครั้งแรก มีเนื้อหาตั้งแต่แนะนำให้รู้จักหน้าตาตารางของ Excel วิธีใช้เมาส์ วิธีบันทึกค่า วิธีคำนวณอย่างง่าย และเรียกใช้เมนูในการเปิด ปิด และจัดเก็บแฟ้ม ส่วนใหญ่จะอธิบายวิธีใช้เมนู File, Edit, View, และ Insert
  2. Excel ขั้นกลาง (Intermediate) เหมาะสำหรับผู้ที่รู้วิธีใช้ Excel มาก่อนบ้าง มีเนื้อหาแนะนำสูตรคำนวณและวิธีใช้เมนู Format, Tools, Data, และ Windows
  3. Excel ขั้นสูง (Advance) เหมาะสำหรับผู้ต้องการใช้ Excel ให้ทำงานเองอัตโนมัติ โดยใช้ Excel Add-ins, Macro Recorder, Excel VBA, และ Wizard ต่างๆที่ Excel มีอยู่ เช่น Solver, Goal Seek, Scenarios, Pivot Table, และ Query เป็นต้น

การแบ่งหลักสูตรอบรมแบบนี้มีจุดประสงค์ให้ผู้เข้าอบรมรู้จักเครื่องมือ เมนูคำสั่ง และสูตรของ Excel ให้มากที่สุด เพื่อทราบถึงแนวทางกว้างๆว่า เราจะใช้ Excel ทำอะไรได้บ้าง ถ้าเปรียบเทียบ Excel กับเครื่องคิดเลข ต้องนับว่าเป็นการแนะนำให้รู้จักปุ่มฟังก์ชันต่างๆ สามารถกดเครื่องคิดเลขเพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ แต่ถ้าลองพิจารณาเปรียบเทียบกับระดับการเรียนการศึกษาว่าผ่านการศึกษาขั้นใด จะผ่านระดับอนุบาล ประถมศึกษา หรือจะถือว่าผ่านขั้นมัธยมศึกษามหาวิทยาลัยได้เต็มตัวหรือไม่นั้น ต้องดูเนื้อหาซึ่งเลือกเฟ้นมาและความเข้มข้นของการอบรมอีกว่ากำหนดมาตรฐานไว้สูงหรือต่ำ และใช้เวลาอันจำกัดในการอบรมได้เต็มที่หรือไม่ อีกทั้งยังต้องพิจารณาถึงตัวผู้เข้ารับการอบรมด้วยว่า มีความเข้าใจและสามารถนำความรู้ที่เรียนกลับไปใช้กับงานของตนได้มากน้อยเพียงไร

Excel ขั้นสูง จริงๆเป็นอย่างไร

ขอเรียนให้ทราบเลยว่า Excel จะเป็นขั้นสูงเพียงไร ไม่ได้ขึ้นกับตัวโปรแกรม Excel แต่ขึ้นกับฝีมือของมนุษย์ผู้ใช้ Excel ต่างหาก โดยไม่ต้องกล่าวอ้างว่า Excel รุ่นใหม่ต่างจากรุ่นเก่ากว่าอย่างไรด้วย แค่ Excel รุ่นเก่าคร่ำคร่าที่ใช้อยู่นั้นก็ยังหาทางใช้งานได้ไม่เต็มที่ด้วยซ้ำไป และอย่านึกไปว่า การหาทางใช้ Excel ให้เต็มที่หมายถึงต้องรู้จักใช้เครื่องมือสูตรคำสั่งทั้งหมดที่ Excel มีอยู่ หรือต้องผ่านการอบรม Excel ขั้นสูงตามแบบการแบ่งเป็นขั้นต้นกลางสูงมาก่อน แค่สูตรบวกลบคูณหารธรรมดาๆนี่แหละ ยังมีวิธีพลิกแพลงใช้สูตรคำนวณอีกมากมาย แค่สูตร SUM สูตรเดียวยังมีวิธีดัดแปลงใช้งานได้หลายแบบ ต้องใช้เวลาอธิบายเป็นวันกันทีเดียว

หลายคนอาจนึกว่าตนเองใช้ Excel ขั้นสูงแล้วล่ะเพียงเพราะสามารถใช้ Excel Visual Basic for Applications (VBA) หรือใช้เครื่องมือใหม่ๆใน Excel รุ่นล่าสุดเป็น แต่สิ่งที่ตนเองใช้เป็นนั้นสามารถใช้สร้างประโยชน์ได้มากอย่างที่เรียกว่าขั้นสูงหรือไม่

ถ้าอยากขึ้นชื่อว่า Excel ขั้นสูงจะต้องสามารถใช้ก่อประโยชน์ได้สูงตามขึ้นไปด้วย จะเป็นขั้นสูงแค่ไหน ต้องขึ้นกับโจทย์ในการทำงานด้วยว่า งานนั้นงานนี้จะแก้ไขปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นโดยการใช้ Excel ได้อย่างไร มุ่งลดทั้งเวลาของมนุษย์ซึ่งเสียไปกับการนั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ และเวลาที่คอมพิวเตอร์ใช้ในการทำงานให้เหลือนิดเดียว ซึ่งวิธีคิดวิธีมองและแก้ไขปัญหาของมนุษย์จะเป็นตัวแปรสำคัญในการหาทางประยุกต์ใช้กับงาน ซึ่งหลายคนอาจคิดว่าไม่สามารถใช้ Excel กับงานนั้นมาก่อน

แทนที่จะแข่งกันเปรียบเทียบว่า ฉันรู้จักวิธีใช้ VBA เธอรู้จักใช้ Pivot Table แล้วเขารู้จักใช้เครื่องมือรุ่นใหม่ของ Excel หรือไม่ เราควรหันมาแข่งขันกันใช้ Excel ด้วยเครื่องมือหรือสูตรใดก็ได้ที่ตนชำนาญกับโจทย์ปัญหาที่มักพบเห็นกันแทบทุกวันว่า ใครสามารถใช้ Excel ทำงานได้สำเร็จลุล่วงมากกว่ากัน บางคนอาจใช้สูตรธรรมดา วิธีคำนวณก็ธรรมดา แต่จัดหน้าตากลับตารางเสียใหม่ ก็สามารถทำงานได้เสร็จก่อนเพื่อนโดยไม่ต้องใช้ VBA หรือเครื่องมือที่น้อยคนจะใช้เป็นแต่อย่างใด

ข้อจำกัดของ Excel ขั้นสูงมิได้อยู่ที่ตัวโปรแกรม Excel หากกลับขึ้นกับตัวผู้ใช้ Excel ว่าจะหาทางประยุกต์ใช้ Excel ได้มากแค่ไหน บางโจทย์ไม่ได้คิดแก้ไขกันง่ายๆ ต้องคิดแก้ไขปัญหากันเป็นเดือน ถ้ายังใช้ Excel ไม่ชำนาญอาจต้องคิดแก้โจทย์กันเป็นปี

การจัดอบรม Excel ขั้นสูงจึงไม่ควรจำกัดที่ระยะเวลาอบรมหรือไล่เรียงจัดเนื้อหาอบรมกัน เพียงเพื่อแนะนำเครื่องไม้เครื่องมือของ Excel ให้เราใช้กันเป็นทั้งหมด แต่ควรใช้เวลาอบรมซึ่งมีอยู่อย่างจำกัด เลือกเฟ้นเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต้องรู้ นำมาตีแผ่ทั้งข้อดีข้อเสียเพื่อให้รู้จริงและรู้ลึก สามารถเลือกใช้ได้ถูกกับปัญหา และสร้างมุมมองให้เห็นแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ เพื่อช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ขวนขวายหาทางประยุกต์ใช้ Excel ในแบบต่างๆซึ่งแต่ละคนไม่เคยคิดมาก่อนว่าเป็นไปได้

ลักษณะผลงานจาก Excel ขั้นสูง

เราจะรู้ตัวว่าเก่ง มั่นใจว่าตนเองสามารถใช้ Excel ได้ถึงขั้นสูงแล้วจริงก็ต่อเมื่อมีโอกาสได้เห็นวิธีใช้ Excel และเปรียบเทียบผลงานกับคนอื่น ซึ่งโอกาสของแต่ละคนมีมากน้อยต่างกันออกไป บางคนทำงานมีเพื่อนฝูงที่ใช้ Excel มากมาย แต่ไม่เคยแอบดูคนอื่นเขาใช้ Excel ไม่ลองเปิดไฟล์ของคนอื่นมาเปรียบเทียบกันบ้าง จะไม่มีโอกาสรู้ตัวเองเลยว่าใช้ Excel ได้ถึงขั้นใด แล้วอาจพากันหลงตัวเองว่า ฉันนี่เป็นเซียน Excel แล้วเพียงเพราะตนเองสามารถสร้างสูตรยากๆยาวๆ โดยหารู้ไม่ว่ายังมีแนวทางอื่นที่ดีกว่าอยู่อีก

ถ้ายกคำถามว่า Excel รุ่นใหม่เป็นยังไง คนที่ใช้ Excel ถึงขั้นสูงจะตอบว่า แค่ Excel รุ่นเก่า เขายังไม่สามารถนำมาใช้งานได้เต็มที่เลย แค่สูตรบวกกันนี่ยังเรียนกันไม่จบ ส่วนคนที่นึกว่าตัวเองเก่ง Excel หลงตัวเองว่าเป็นเซียน Excel ไปแล้ว จะตอบว่า Excel รุ่นใหม่ดีกว่ารุ่นเก่าอย่างนั้นอย่างนี้ แล้วคุยถึงเครื่องมือใหม่ให้เราฟังเป็นคุ้งเป็นแคว ทั้งๆที่เครื่องมือนั้นไม่ค่อยได้นำออกมาใช้งานกันเท่าใดนัก

คนที่รู้จัก Excel ดีจะพบว่า ยิ่งตนใช้ Excel มากขึ้น ตนจะรู้จัก Excel น้อยลงไปเรื่อยๆ เนื่องจากโลกของการใช้ Excel ไม่ได้จำกัดอยู่แต่เพียงเครื่องมือสูตรคำสั่งที่ Excel เตรียมไว้ให้ใช้ หากยังขึ้นกับแนวทางใช้งานของมนุษย์ซึ่งมีการพัฒนาหาทางประยุกต์ใช้ Excel ในวิธีที่ต่างออกไปจากเดิมอย่างไม่มีวันจบสิ้น

ลักษณะผลงานขั้นสูงต่อไปนี้จะเป็นตัวบ่งชี้ให้เห็นว่า คุณเก่ง Excel ถึงขั้นที่เราเรียกกันโดยทั่วไปว่าขั้นสูงแล้วหรือยัง หรือใช้ตรวจสอบว่า หลักสูตรอบรมซึ่งเรียกตัวเองว่าเป็นหลักสูตรขั้นสูงสมควรที่จะเป็นขั้นสูงจริงหรือไม่ อย่างไรก็ตามขอย้ำอีกครั้งหนึ่งว่า Excel ขั้นสูงนั้นไม่มีหรอก เพราะนับวันมนุษย์จะหาทางใช้ Excel ให้สูงขึ้นไปเรื่อยๆ

สร้างง่ายและใช้งานง่าย

ผู้ที่ใช้ Excel ขั้นสูงต้องสามารถทำเรื่องยากให้เป็นง่าย รู้จักวิธีลัดขั้นตอนในการสร้างสูตรและเรียกคำสั่งมาใช้งาน รูปแบบตารางดูกะทัดรัด มีความชัดเจน เพียงเปิดไฟล์ขึ้นมาก็สามารถใช้งานต่อไปได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาหาทางใช้งาน ไม่ต้องค้นหาเซลล์ที่ผู้ใช้ต้องพิมพ์ตัวเลขใหม่ลงไป ลำดับการคำนวณไล่เรียงทีละขั้น สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย

เครื่องมือซึ่งช่วยให้เราสร้างงานได้ง่ายขึ้น ได้แก่

  • ปุ่มแป้นลัด F2 F3 F4 F5 F9
  • การกำหนดให้ Edit บน Formula Bar แทนที่จะ Edit ในเซลล์
  • การ Unlock เซลล์รับตัวแปร
  • การใช้ Comment และ Data Validation
  • การตรวจสอบที่ไปที่มาของสูตรโดยใช้ Auditing Toolbar
  • การแยกส่วน Input Calculate Output

ยืดหยุ่น

Excel เป็นโปรแกรม Spreadsheet ซึ่งได้เปรียบกว่าโปรแกรมอื่นตรงที่เราสามารถเห็นผลการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีบนพื้นที่ตาราง ไม่ต้องรอให้พิมพ์ออกมาดูบนกระดาษ สูตรที่ใช้คำนวณสามารถคลิ้กดูได้โดยตรงในเซลล์ ผู้ใช้งานสามารถค้นหา แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วเห็นผลทันที ซึ่งเรียกกันว่า What you see is what you get ( WYSIWYG อ่านว่า วิส ซี่ วิก )

ผู้ใช้ Excel ขั้นสูงต้องรู้จักแสวงประโยชน์จากความได้เปรียบในเรื่องความยืดหยุ่นนี้ได้ดี ตารางที่ออกแบบมาต้องสามารถจัดรูปแบบใหม่ตามแบบที่ต้องการได้ง่าย ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขดัดแปลงได้ทันทีโดยไม่ส่งผลเสียต่อสูตรหรือตารางคำนวณอื่นๆ ตัวสูตรต้องมีความยืดหยุ่น สามารถใช้สูตรเดียวกับการคำนวณทั้งตาราง ยามที่จะแก้ไขสูตรก็สามารถค้นหาสูตรที่จะแก้ไขได้ง่าย พร้อมรับมือต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

เครื่องมือซึ่งช่วยสร้างความยืดหยุ่น ได้แก่

  • การใช้ Smart Formula
  • การใช้สูตรช่วยการตัดสินใจ เช่น IF Choose Vlookup
  • การแยกตัวแปรออกนอกสูตร
  • การใช้ Range Name, Formula Name, Constant Name
  • การใช้ Data Table ร่วมกับสูตร Array แทน Pivot Table

ถูกต้อง แม่นยำ ตามใจผู้บริหาร

แม้มีคำกล่าวว่า ลูกค้าคือพระเจ้า แต่หัวหน้านี่แหละสำคัญยิ่งกว่าลูกค้าเสียอีก เพราะถ้าเราทำงานไม่ถูกใจหัวหน้า ไหนเลยจะได้ขึ้นเงินเดือนได้เลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง สิ่งใดที่ผู้บริหารต้องการ ผู้ใช้ Excel ขั้นสูงต้องหาทางขวยขวายสร้างงานให้ได้ตามความต้องการของหัวหน้าเสมอ รายงานที่สร้างขึ้นไม่ใช่เพียงแต่ดูสวยงาม ถูกต้อง ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังต้องสามารถสนองตอบต่อความต้องการหลากหลายประเภทของผู้บริหารได้อีกด้วย พอหัวหน้าสั่งงานมา เราต้องสามารถหาคำตอบให้ได้ในทันที

เครื่องมือซึ่งใช้ช่วยตามใจผู้บริหาร ได้แก่

  • การแยกตัวแปรออกนอกสูตร
  • การใช้สูตร Round, Int, และ Trunc ก่อนกำหนด Format
  • การใช้สูตรและคำสั่ง What-IF-Analysis
  • การสร้างตารางฐานข้อมูลเป็นตารางตัวเลือก
  • การจัดลำดับการ Link เพื่อลดเวลาที่ใช้คำนวณ
  • การใช้ Conditional Formatting

ใช้เครื่องมือได้เหมาะสมกับงาน

ประเด็นสำคัญที่สุดของการใช้ Excel ขั้นสูง คือ ต้องสามารถใช้ Excel ได้เหมาะสมกับงาน สามารถเลือกใช้เครื่องมือ สูตร และคำสั่งบนเมนูได้ถูกต้อง โดยไม่ทำเรื่องเล็กให้เป็นเรื่องใหญ่ งานใดซึ่งใช้แต่เพียงสูตรคำนวณได้ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ VBA

การรอบรู้ว่า Excel มีเครื่องมือ สูตร คำสั่งอะไรเตรียมไว้ให้เราเลือกใช้งานบ้าง ถือเป็นสิ่งสำคัญระดับแรกก่อนความพยายามที่จะเรียนรู้แต่ละเรื่องให้ลึก พอได้รับมอบหมายงานมาก็สามารถวิเคราะห์แยกแยะปัญหาออกเป็นส่วนย่อย ตามลำดับการคำนวณ แล้วเลือกเครื่องมือ สูตร หรือคำสั่งบนเมนู ประยุกต์ใช้เป็นขั้นเป็นตอน

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top