เมื่อเอ่ยถึงเรื่องเวลาที่เกี่ยวข้องกับการใช้ Excel เรามักนึกถึงแต่เวลาที่ใช้ในการคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ พอคนอื่นมีเครื่องรุ่นใหม่ความเร็วสูง จะทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราดูเหมือนทำงานช้าลงไป สุดท้ายก็เสนอเจ้านายขอซื้อเครื่องใหม่เรียกว่า เพื่อนำมาแข่งความเร็วกันแท้ๆ แล้วเมื่อ Excel ออกรุ่นใหม่ก็จะเทียบกันอีกว่า รูปร่างหน้าตาของ Excel ดูดีขึ้นหรือไม่ และมีคำสั่งลัดๆบนเมนูให้เราเลือกใช้กันมากขึ้นหรือเปล่า ความเร็วที่เกิดขึ้นนี้จึงกล่าวได้ว่า เป็นสิ่งที่เกิดจากความก้าวหน้าของ Hardware และ Software ส่วนเรื่องความเร็วที่เกิดจากการใช้งานของมนุษย์ (Humanware) กลับไม่ค่อยมีใครสนใจพูดถึงกันนัก

ประเด็นสำคัญซึ่งทำให้เราไม่ค่อยนำเวลาที่เสียไปของมนุษย์ในการใช้ Excel แต่ละครั้งมาพิจารณากันนั้น เห็นจะเป็นเพราะเราไม่ค่อยคิดว่า เมื่อใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว เราจะต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงวิธีทำงานจากเดิมไปมากแค่ไหน ผู้ที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มักนำเครื่องคอมพิวเตอร์ มาใช้แทนเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด ส่วนวิธีทำงานยังเป็นแบบเดิม เช่นเดียวกับสมัยที่ยังใช้เครื่องคิดเลขและเครื่องพิมพ์ดีดนั่นเอง หลักการพัฒนาระบบงานที่ถูกต้องนั้น ต้องหาทางดัดแปลงวิธีทำงานขึ้นใหม่ พร้อมๆไปกับการปรับปรุงแบบรายงานที่เป็นผลลัพธ์จากการทำงานไปด้วย เรียกว่า ต้องปรับปรุงพัฒนาทั้งในส่วนของการจัดเตรียม Input และในส่วนของผลิตผลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ Output พร้อมกันไปกับการปรับปรุงระบบงาน

ส่วนขั้นตอนการทำงานของมนุษย์ในการใช้ Excel นั้น ผู้ใช้งานมักมีทัศนคติที่ผิดว่า ไม่ว่าใครก็สามารถใช้ Excel ได้พอๆกัน หรืออีกนัยหนึ่ง มนุษย์ไม่สามารถปรับปรุงพัฒนาวิธีทำงานของตนได้มากกว่าที่คนส่วนมากทำงานกันอยู่ ซึ่งความเข้าใจเช่นนี้เป็นความเข้าใจที่ผิดมาก ต้นตอที่ทำให้เกิดทัศนคติดังกล่าว เกิดขึ้นจากความไม่รอบรู้ของผู้ที่ใช้งานว่า Excel ยังมีทางเลือกหรือวิธีใช้งานวิธีอื่นอยู่อีก อีกทั้งหลักสูตรการเรียนการสอนทั่วไป มักเน้นแต่การแนะนำเมนูคำสั่งของ Excel แต่ละเลยการพัฒนาวิธีทำงานของมนุษย์ให้สอดคล้องกับเทคโนโลยีสมัยใหม่

ผู้ใช้ Excel ควรมุ่งพัฒนาปรับปรุงวิธีการสร้างงานที่ใช้ Excel ให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เริ่มต้นจากการเน้นการลดเวลาที่ใช้สร้างงานด้วยพนักงาน ให้มีความสำคัญกว่า การลดเวลาที่ใช้ในการคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เพราะเวลาส่วนใหญ่ที่เสียไปมักเกิดขึ้นจากการใช้งานแบบไม่ถูกต้องของมนุษย์ ทั้งในช่วงขั้นตอนของการสร้างแรกสุด การนำมาใช้งาน และการนำงานเก่ามาปรับปรุงแก้ไขเพื่อใช้งานใหม่อีกครั้งหนึ่ง

การเรียนรู้เคล็ดลับหลายอย่างจะช่วยทำให้คุณรู้สึกว่า Excel ไม่ได้ยากเหมือนเมื่อก่อน โดยเฉพาะในเรื่องของการสร้างสูตรซึ่งเป็นหัวใจที่จะทำให้คุณนำ Excel ไปประยุกต์ใช้กับงานแทบทุกประเภท เมื่อคุณสามารถสร้างสูตร ที่มีความสลับซับซ้อนมากขึ้น และคุณหมดความกลัวสูตรยาวๆ คุณจะเริ่มมองเห็นแนวทางนำส่วนต่างๆของ Excel มาใช้งานร่วมกันได้มากกว่าเดิม แต่ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนการพัฒนา ที่ต้องใช้เวลาต่อไปอีกมากในอนาคต ช่วยเปิดประตูนำคุณไปสู่โลกกว้างอย่างไร้พรมแดนของ Excel

ที่มา http://www.excelexperttraining.com/i4zr/excel/tip/tip4.html

เขียนไว้ตั้งแต่ปี 2544 นำมาปรับใหม่เล็กน้อย

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top