“แย่แล้วล่ะครับ ปล่อยไว้ได้ยังไงกันเนี่ย”

ผมต้องเจอกับเหตุการณ์ให้ตกใจแทบทุกครั้งที่ลูกศิษย์เปิดโชว์แฟ้มที่ตัวเองทำขึ้นมาให้ดู บางแฟ้มพอเปิดขึ้นมาก็มีคำเตือนแสดงขึ้นกลางจอ มุมจอด้านบนหรือล่าง หรือไม่มีคำเตือนอะไรบอกให้ผู้ใช้งานทราบเลยว่า อันตราย ระวังให้ดีนะ Excel ได้ปฏิบัติการลับของมันเองแล้ว

คำเตือนประเภท Error จากการคำนวณเป็นคำเตือนที่ผู้ใช้ Excel เห็นกันบ่อยครั้ง เช่น #REF! #NAME? #DIV/0! #NUM! #VALUE! #NULL! แสดงให้เห็นในเซลล์ว่าเซลล์นั้นไม่สามารถคำนวณหาคำตอบได้ ซึ่งในบรรดาคำเตือนเหล่านี้ #REF! เป็นคำเตือนที่ร้ายแรงที่สุด เพราะแสดงว่า คุณเผลอ Delete ตัวเซลล์ที่อ้างถึงตำแหน่งเซลล์นั้นไว้ในสูตรไปแล้ว คุณอาจลบทั้ง Row หรือลบทั้ง Column ทำให้ Excel ไม่สามารถหาเซลล์ที่เคยอ้างถึงในสูตรได้อีก และถ้าไม่ใช่แฟ้มที่คุณสร้างเอง ตัวคุณเองก็ไม่มีทางทราบได้เลยว่า เดิมทีสูตรที่สร้างไว้นั้นเคยอ้างอิงกับเซลล์ใดมาก่อน ทางแก้ก็ต้องเปิดแฟ้มเก่าที่เก็บไว้ขึ้นมาเทียบดูว่าอะไรหายไป แต่ถ้าไม่มีแฟ้มเก่าเก็บไว้เลยก็ต้องแกะหากันเองว่า เซลล์เรื่องอะไรหนอหายไป

ในตอนเปิดแฟ้มขึ้นมาใช้งาน Excel อาจเตือนคุณว่า ต้องการเปิดแฟ้มแบบ Read Only หรือไม่ ไม่ว่าคุณจะเลือกเปิดแบบ Read Only หรือเปิดแบบธรรมดาก็ตาม แล้วคุณเผลอจัดเก็บแฟ้มในชื่ออื่นก็จะทำให้สูตรที่ลิงก์ข้ามแฟ้มเสียไปทันที พอเปิดแฟ้มอื่นที่คุณคิดว่ามันน่าจะลิงก์ข้อมูลมาจากแฟ้มที่เปลี่ยนชื่อไปแล้ว ก็จะพบว่ายังคงมีสูตรลิงก์มาจากแฟ้มชื่อเดิมอีกนั่นเอง แต่ผู้ใช้ Excel ทั่วไปมักไม่รู้ตัวหรอกว่า ตัวเองได้ทำอะไรที่ผิดพลาดไปแล้วบ้าง ดังนั้นถ้าถูกเตือนให้เปิดแบบ Read Only ก็ควรปฏิบัติตาม ห้ามจัดเก็บแฟ้มในชื่ออื่น เว้นแต่คุณทราบวิธีทำให้ลิงก์ข้ามแฟ้มปรับตัวของมันเองตามชื่อใหม่ที่ตั้งให้กับแฟ้มเดิมเท่านั้น

SecurityWarning

บางแฟ้มพอเปิดขึ้นมา Excel จะแสดงคำเตือน Security Warning เป็นแถบสีส้มด้านบนซ้ายของจอใต้แถบเมนู ซึ่งคำเตือนในแถบสีส้มนี้จะต่างกันไปเพื่อเตือนให้คุณสังเกตว่าต้องระวังให้ดีในการใช้แฟ้มนั้น ถ้าคุณกดปุ่ม Enable ด้านขวาของคำเตือนไปแล้ว ลองปิดแล้วเปิดแฟ้มเดิมใหม่ จะพบว่า Excel ไม่แสดงแถบส้มๆให้เห็นอีกเลย นั่นเป็นเพราะระบบ Trust Document ของ Excel ที่จะช่วยจำว่าคุณเคยเปิดแฟ้มนี้แบบ Enable ดังนั้นเมื่อเปิดแฟ้มนี้อีก Excel ก็จะไม่เตือนให้ทราบอีก

ขอแนะนำให้เลิกใช้ระบบ Trusted Documents ในคำสั่ง File > Options เพื่อปล่อยให้ Excel เตือนให้ทราบทุกครั้งที่เปิดแฟ้ม และถ้าคุณไม่ใช่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องนั้นคนเดียวก็อย่างไปกำหนดให้โฟลเดอร์ใดเป็น Trusted Locations เป็นอันขาดเพราะ Excel จะหยุดปล่อยสัญญาณเตือนทุกอย่างที่เคยเตือนตอนเปิดแฟ้ม ไม่ว่าจะเป็น Security Warning หรือการ Update Links หรือเตือนเรื่องอื่นใด Excel จะทำการเปิดแฟ้มนั้นให้แล้วเตรียมให้คุณใช้แฟ้มได้ทันทีโดยไม่เตือนใดๆทั้งสิ้น และอะไรที่ Excel ทำให้คุณตอนเปิดแฟ้มก็ไม่มีอะไรบอกคุณด้วย ทำไปแล้วจะย้อนกลับมา Undo ไม่ได้เสียด้วย จึงควรมีแฟ้มเก่าเก็บไว้เสมอ

CalculateWarning

ตรงมุมด้านล่างซ้ายของจอคุณเคยสังเกตบ้างไหมว่ามีคำว่า Calculate แสดงไว้หรือไม่ ตามปกติคำเตือน Calculate นี้จะแสดงต่อเมื่อแฟ้มนั้นใช้ระบบการคำนวณแบบ Manual ซึ่งพอกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งให้ Excel คำนวณ เมื่อคำนวณเสร็จแล้วคำเตือนนี้ก็จะหายไป แต่ถ้ากดปุ่ม F9 กี่ครั้งๆแล้วยังพบคำเตือนนี้แสดงอยู่ล่ะก้อนั่นแสดงว่า ในแฟ้มนั้นอาจมีการคำนวณที่ลิงก์กลับไปกลับมาซึ่งเรียกกันว่า การอ้างอิงแบบวงกลม และมีการกาช่อง Enable iterative calculation ใน Options

SetPrecisionAsDisplayedWarning

สัญญาณเตือนของ Excel บางอย่างจะเตือนแค่ครั้งเดียวแล้วไม่เตือนอีกเลย เช่น การใช้คำสั่ง Set precision as displayed หรือการใช้คำสั่ง Break Link โดยเฉพาะการใช้คำสั่ง Set precision as displayed นั้นจะทำให้การคำนวณให้ผลลัพธ์รวนไปหมดและจะไม่รู้ตัวเลยว่าแฟ้มที่คุณใช้อยู่นั้นถูกใช้คำสั่งนี้มาก่อน อย่ามาหาเรื่องว่า Excel คำนวณผิดทีเดียวนะ เพราะ Excel เคยเตือนให้ทราบแล้วแค่ครั้งเดียวและจะไม่เตือนให้ทราบซ้ำอีกหรอก

ส่วนอาการร่อแร่ร้ายแรงที่สุด คุณอาจกำลังใช้แฟ้มที่หมดอายุเลย expired date ไปแล้วโดยไม่มีสัญญาณเตือน โดย Excel ยังคงทำงานของมันเองตามปกติ ไม่มีอาการผิดปกติแสดงขึ้นมาให้เห็น เว้นแต่คุณตรวจสอบเข้าไปในเซลล์ทุกเซลล์ที่สร้างสูตรเอาไว้ ให้ตรวจสอบในวงเล็บของทุกสูตรว่ามีการใส่ค่าคงที่หรืออะไรๆที่คงที่เอาไว้บ้าง คนสร้างแฟ้มเดิมเขาอาจกำหนดอัตราดอกเบี้ยคงที่ไว้ในวงเล็บของสูตรหรือกำหนดขอบเขตพื้นที่ตารางจำกัดไว้ ซึ่งปัจจุบันดอกเบี้ยก็เปลี่ยนไปแล้วและข้อมูลก็มีจำนวนรายการมากกว่าพื้นที่ตารางเดิมที่กำหนดไว้

ยังมีอาการอีกมากมายที่ผู้ใช้ Excel กำลังอยู่ในสภาพร่อแร่แล้วแต่ไม่รู้ตัว ยิ่งถ้าคุณกำลังใช้แฟ้มมรดกที่คนสร้างเขาทิ้งไว้ให้ใช้โดยไม่ได้อธิบายวิธีใช้งานแบบละเอียดพร้อมข้อควรระวัง ยิ่งน่ากลัวเหลือเกิน ซึ่งจะไม่มีทางรู้ตัวได้เลยเว้นแต่ว่าจะส่งแฟ้มมาให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบให้เท่านั้น ตัวผู้เชี่ยวชาญเองก็ยากจะหาคนที่เก่งจริงเสียอีก นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่ทำให้ Excel กลายเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อันตรายที่สุดในโลก

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top