ตื่นเถอะครับ ที่ว่ากันว่า Pivot Table สามารถสร้างตารางคำตอบได้โดยคลิกเพียงไม่กี่คลิกนั้นไม่เป็นความจริงหรอก ที่ว่าทำได้ก็เป็นเพียงความเพ้อฝันในจินตนาการ ทำกันให้ดูในห้องฝึกอบรม ใช้กับตัวอย่างที่เขาชงมาให้เรียบร้อยแล้ว แต่ถ้าลงสนามไปเจอกับชีวิตจริง กว่าจะใช้ Pivot Table หาคำตอบตามที่หัวหน้าต้องการได้ก็ต้องรอ รอ และรอ

ในโลกแห่งความเป็นจริงมีบริษัทไหนบ้างที่ลงทุนกับระบบคอมพิวเตอร์อย่างสมบูรณ์ ส่วนใหญ่มักซื้อแค่โปรแกรมสำเร็จรูปราคาไม่กี่หมื่นมาใช้ หลายบริษัทแค่ซื้อโปรแกรมราคาหลักพันมาใช้ก็คิดว่าแพงเกินไป แม้บริษัทขนาดใหญ่ที่มีโปรแกรม SAP ชั้นดีใช้กันก็ใช่ว่าจะใช้กันเป็น ต่อให้ใช้โปรแกรมราคาหลักแสนหลักล้าน แต่ก็มาพังเพราะขาดคนใช้งานที่มีคุณภาพ

ข้อสมมติฐานสำคัญที่จะทำให้ใช้ Pivot Table สร้างตารางคำตอบได้ในไม่กี่คลิกขึ้นอยู่กับความพร้อมของข้อมูลที่นำมาใช้ อย่างน้อยต้องมีโครงสร้างถูกต้องครบตามกฎ 3 ข้อ ต่อไปนี้

  1. หัวตารางบรรทัดแรกที่เป็นชื่อประเภทของข้อมูลต้องมี row เดียว
  2. ห้ามมีเซลล์ว่าง โดยเฉพาะระหว่างหัวตารางกับรายการแรก และข้อมูลสำคัญต้องบันทึกไว้ครบถ้วนทุกรายการ เช่น รหัสชื่อ วันที่ เลขที่รายการ ห้ามเว้นเป็นเซลล์ว่างเด็ดขาด
  3. โดยรอบของพื้นที่ตารางฐานข้อมูลต้องห้ามติดกับเซลล์ข้อมูลเรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

แค่กฎ 3 ข้อนี้ก็ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงกว่าจะปรับโครงสร้างตารางฐานข้อมูลให้พร้อม เพราะข้อมูลของจริงไม่ได้มีขนาดเล็กๆอย่างที่ยกมาเป็นตัวอย่างให้ทำกันหรอก บางงานมีข้อมูลนับพันนับหมื่นรายการและมีหลาย column ที่ต้องเลื่อนหน้าจอไปดูว่าเป็นเซลล์ว่างแทรกไว้บางเซลล์หรือไม่ บางรายการก็ถูก merge ไว้เสียอีก ต่อให้เป็นข้อมูลที่ export ออกมาจากโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงก็ใช่ว่าจะนำมาใช้กับ Pivot Table ได้ทันที โปรแกรมราคาไม่แพงนักที่จ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนให้ก็มักได้ข้อมูลที่คนเขียนโปรแกรมเขาไม่ได้คิดเผื่อให้ใช้กับ Excel ติดออกมาเสมอ

นอกเหนือจากโครงสร้างตามกฎ 3 ข้อแล้ว ยังมีปัญหาจากตัวข้อมูลที่บันทึกไว้หรือที่ export ออกมาจากโปรแกรมอื่นอีกมากมายที่ต้องเสียเวลาอีกนานกว่าจะนำมาใช้กับ Pivot Table ได้

  • วันที่ซึ่งไม่ใช่วันที่ซึ่ง Excel ยอมรับ อาจถูกบันทึกไว้ในแบบวัน.เดือน.ปี หรือ เดือน.วัน.ปี หรือแบบอื่นๆซึ่งดูง่ายๆว่าไม่ได้ชิดข้างขวาของเซลล์
  • ชื่อลูกค้าที่บันทึกซ้ำ หรือดูผาดๆว่าเป็นลูกค้าคนเดียวกันแต่อาจใส่วรรคขาดวรรคเกินไว้ด้านหน้า ด้านหลัง หรือแทรกตรงกลาง
  • ที่อยู่ลูกค้าที่บันทึกไว้เกือบเหมือนกันแต่ไม่เหมือนกันทั้งหมด เช่น ใส่รหัสไปรษณีย์ไว้บ้าง ไม่ใส่บ้าง
  • ตัวเลขที่ไม่ใช่ตัวเลข บางทีมีเครื่องหมายฝนทอง ‘ นำหน้า บางทีแม้ไม่มีเครื่องหมายฝนทองแต่ทำให้ตัวเลขที่ปรากฏในเซลล์ชิดซ้ายเซลล์และแก้อย่างไรก็ไม่หาย
  • เซลล์ว่างที่ไม่ใช่ว่างจริง เพราะถูกใส่ฝนทองหรือเคาะวรรคเอาไว้ ทำให้ใช้ Excel ค้นหาเซลล์ว่างแบบนี้อย่างไรก็หาไม่มีทางพบ

ปัญหายังมีอีกเยอะแยะครับ ขอเลิกฝันแล้วออกไปสู่โลกแห่งความเป็นจริงก่อนดีกว่า ถ้าใครผ่านงานมามากจะต้องบอกหัวหน้าว่า “พี่รอไปก่อนนะ Pivot Table ที่พี่อยากได้ไม่ได้ทำง่ายๆ ขอเวลาสักวันสองวันก็แล้วกัน” ถ้าสั่งปุ้บแล้วอยากได้ปั้บ Pivot Table ทำให้ได้ก็จริง แต่ผิดหรือถูกไม่รู้ด้วยนะ

คนที่โชคดีสามารถใช้ Pivot Table ได้เสร็จในไม่กี่คลิก ในโลกแห่งความเป็นจริงมีเพียงไม่กี่กลุ่มเท่านั้น ขอให้สังเกตว่าเขามักทำงานในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีระบบข้อมูลที่ดีเท่านั้น

หากใครเอาแต่เชียร์ให้ใช้ Pivot Table หรือยืนยันว่า Pivot Table ง่ายที่สุด ขอโทษด้วย ที่ต้องปลุกให้ตื่นได้แล้ว

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top