พอเปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาแล้วคนดูต้องหลับตาปี๋ เพราะในแฟ้มนั้นตกแต่งตารางโดยใช้ Font สีแดง แสด ส้ม ชมพู ฟ้า เลอะเทอะไปหมด เห็นแค่นี้ใครๆก็ดูได้ไม่ยากหรอกว่าคนที่สร้างแฟ้มนี้ใช้ไม่ได้ ถ้าเป็นงานศิลปะก็ว่าไปอย่าง แต่นี่เป็นแฟ้มที่ใช้ในงานก็ควรใช้สีและแบบตัวอักษรเท่าที่จำเป็น ทุกแฟ้มที่พนักงานใช้อยู่ควรเลือกใช้สีและแบบตัวอักษรให้เป็นมาตรฐานเหมือนกันทุกคน พอเปิดแฟ้มให้ใครดูก็จะอดชมไม่ได้ว่าบริษัทนี้เขามีระบบดีจริงๆ

ส่วนตัวผมจะชอบใช้ Font ชื่อ Tahoma เป็นหลักเพราะอ่านง่ายทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ส่วนสีก็จะใช้ Font สีดำเป็นหลัก เว้นแต่เซลล์ที่เป็นตัวแปรที่เปิดให้บันทึกค่าทับได้จะใช้ Font สีม่วงหรือชมพูเข้มๆ และถ้าแฟ้มใดที่มีการลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มเยอะมาก ก็จะใช้สี Font ในเซลล์สูตรที่ลิงก์ข้ามชีทจะใช้สีน้ำเงิน ถ้าลิงก์ข้ามแฟ้มจะใช้สีเขียว ซึ่งเมื่อกดปุ่ม Tab ไปเรื่อยๆ จะพบว่า Excel เลื่อนไปหาเซลล์ที่เป็นตัวแปรให้เองอีกด้วย ผู้ใช้แฟ้มไม่ต้องกลัวว่าจะบันทึกค่าใหม่ทับเซลล์สูตรเพราะจะบันทึกค่าใหม่ได้เฉพาะเซลล์สีม่วงหรือชมพูเข้มๆที่ใช้เป็นเซลล์รับตัวแปรเท่านั้น

InputColored

Download แฟ้มตัวอย่าง ProductSummary

ถ้าจะดูฝีมือคนสร้างแฟ้มให้ชัดขึ้นไปอีก ต้องดูวิธีที่เขาสร้างว่าเลือกใช้วิธีใด โดยเฉพาะตอนที่พิมพ์สูตรว่าเขาพิมพ์ชื่อสูตรด้วยตัวเล็กหรือตัวใหญ่ ถ้าใช้ตัวใหญ่เช่นพิมพ์ =SUM แสดงว่าฝีมือยังไม่ถึงขั้น แต่ถ้าพิมพ์ด้วยตัวเล็กทั้งหมด =sum แสดงว่าฝีมือใช้ได้เพราะถ้าสะกดชื่อสูตรผิด Excel จะไม่ยอมเปลี่ยนตัวเล็กไปเป็นตัวใหญ่ซึ่งเป็นอาการเตือนให้คนสร้างรู้ตัวทันทีว่าสะกดผิดแล้ว ส่วนคนที่ชอบใช้เมนู AutoSum กับข้อมูลที่มีนับร้อยนับพันรายการนั่นแสดงว่าเขาไม่ค่อยรอบคอบเท่าใดนัก เพราะ AutoSum อาจเลือกพื้นที่ที่ต้องการหายอดรวมไม่ครบทุกเซลล์ที่ต้องการก็ได้ แทนที่จะใช้ AutoSum น่าจะพิมพ์สูตรแล้วกำหนดขอบเขตพื้นที่เองจะมั่นใจได้ดีที่สุด

นอกจากนี้ถ้าหายอดรวมของค่าสำคัญๆที่ห้ามคำนวณผิดพลาด โดยเลือกใช้สูตร Sum, SubTotal, หรือ SumProduct โดยอ้างอิงถึงพื้นที่ตารางโดยตรงก็อาจสร้างความเสียหายได้โดยไม่รู้ตัวหรือเปิดช่องทางให้ทุจริต เพราะสูตรเหล่านี้จะคำนวณผิดพลาดได้ทันทีหากตัวเลขที่บันทึกไว้ไม่ใช่ตัวเลขจริงแต่กลับบันทึกตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษร เช่น ใช้เครื่องหมายฝนทองพิมพ์นำหน้าตัวเลข ‘10 หรือกำหนด Format แบบ Text

SumNotCorrect

สูตรหายอดรวมเหล่านี้ถือเป็นสูตรยอดนิยมและจำเป็นต้องใช้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยเฉพาะสูตร Sum แต่ก่อนจะใช้ต้องตรวจสอบข้อมูลตัวเลขที่ตัวเองไม่ได้เป็นผู้บันทึกเองก่อนว่ามีสถานะเป็นตัวเลขจริงหรือไม่โดยเลิกจัดให้แสดงข้อมูลชิดข้างใดข้างหนึ่งของเซลล์ ซึ่งตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวเลขจะชิดขวา ส่วนตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษรจะชิดซ้ายของเซลล์ให้เห็นเองทันที อย่าเอาแต่จัดข้อมูลให้ดูสวยงามอย่างเดียว เช่น เซลล์ B2:B4 ตามภาพข้างบนนี้ หรือต้องเพิ่มการใช้วิธีตรวจสอบว่าสูตร Count เท่ากับ CountA หรือไม่ หากไม่เท่ากันแสดงว่ามีข้อมูลบางเซลล์ที่ไม่ได้มีสถานะเป็นตัวเลขแฝงอยู่

พวกเราทราบกันบ้างไหมว่าสูตรอะไรที่สามารถคำนวณหายอดรวมได้ถูกต้องไม่ว่าตัวเลขจะบันทึกไว้แบบใด แถมถ้ามีใครพิมพ์ตัวอักษรแทนที่จะเป็นตัวเลขลงไป Excel จะแสดงคำเตือนขึ้นมาทันทีว่าผิดแล้ว ขอให้ลองหาคำตอบกันเอง รับรองว่าเป็นสูตรง่ายแสนง่ายที่ทุกคนใช้เป็นกันอยู่แล้วแต่นึกไม่ถึง
Download แฟ้มเฉลยคำตอบ

ถ้าเป็นคนที่สร้างสูตรเป็นประจำ อย่างน้อยต้องรู้วิธีใช้เครื่องหมาย $ เพื่อกำหนดตำแหน่งอ้างอิง และต้องรู้ด้วยว่าสามารถกดปุ่ม F4 เพื่อเปลี่ยนการใส่ $ ได้หลายแบบให้เอง บางคนทราบวิธีกดปุ่ม F4 โดยรู้เพียงว่ากด F4 เพียงครั้งเดียว เช่น ทำให้ A1 กลายเป็น $A$1 แล้วต้องเสียเวลาคลิกย้อนไปลบ $ ทิ้งเองให้เป็น A$1 หรือ $A1

นอกจากดูที่ตัวแฟ้มกับวิธีที่สร้างสูตรแล้ว ที่ง่ายกว่านั้นอีกให้ยกมือขวาของคนที่ใช้ Excel ขึ้นมาดู ถ้าปลายนิ้วชี้กับปลายนิ้วกลางห่างกัน และนิ้วกลางเอียงไปติดกับนิ้วนางล่ะก้อแสดงว่า เขาน่าจะเก่งคอมพิวเตอร์เพราะการที่นิ้วชี้ห่างจากนิ้วกลางยิ่งห่างมากๆ ยิ่งแสดงว่าใช้มือจับเมาส์เป็นประจำนั่นเอง

 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top