VLookup เป็นสูตรยอดนิยมที่ผู้ใช้ Excel หลายคนอยากจะใช้ให้เป็น เพื่อช่วยทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาใช้สายตาหาเซลล์ข้อมูลให้เจอแล้วยังต้อง copy ออกไปใช้เองทีละเซลล์ แต่พอใช้สูตรนี้หาคำตอบได้แล้วมักลืมตรวจสอบว่าคำตอบที่หาได้นั้นถูกต้องหรือไม่ หรือเมื่อหาคำตอบไม่ได้กลับหาว่าสร้างสูตรผิดทั้งๆที่สร้างถูกต้องอยู่แล้ว พอมอบแฟ้มที่ใช้สูตร VLookup ให้คนอื่นใช้ต่อก็มักใช้แฟ้มต่อกันไปทันทีโดยไม่ได้สังเกตว่าสูตร VLookup ที่สร้างไว้นั้นหมดอายุแล้ว

VLookup ย่อมาจากคำว่า Vertical Lookup แปลตามตัวว่าใช้สำหรับมองค่าตามแนวตั้ง ซึ่งต้องเป็นตารางตามแนวตั้งหรือ column ที่อยู่ด้านซ้ายมือสุดของตารางที่จะใช้หาคำตอบด้วย โดย VLookup จะนำค่าที่ใช้หามาเทียบกับค่าในตารางแนวตั้งนี้ว่าเข้าเงื่อนไขตรงกับค่าที่ใช้หาในรายการใด จากนั้นจึงหาคำตอบจากตารางด้านขวามือจากแนวตั้งหรือ column ที่มีเลขลำดับที่ตรงกับเลขที่ซึ่งกำหนดไว้ในสูตร แต่ VLookup มีสูตร 2 แบบซึ่งมีวิธีคิดหาคำตอบต่างกันแล้วแต่จะเลือกใช้ให้ถูกกับประเภทของข้อมูลที่เก็บไว้ใน column แรกด้วย

สูตรแบบ Approaching Match =VLOOKUP(ค่าที่ใช้หา, A1:Z100, 2)

สูตรแบบ Exact Match =VLOOKUP(ค่าที่ใช้หา, A1:Z100, 2, 0)
(หมายเหตุ จะใช้ FALSE แทนการใส่เลข 0 ด้านท้ายของสูตรก็ได้)

VLookup เริ่มทำงานโดยนำค่าที่ใช้หาไปเทียบกับค่าในตาราง A1:A100 ว่ามีเงื่อนไขตรงกับรายการใดแล้วคืนค่าเป็นคำตอบจาก column ที่ 2 คือจาก B1:B100 ในลำดับรายการที่ตรงกับเงื่อนไข หรือถ้าเปลี่ยนเลข 2 เป็นเลข 3 หรือ 4 ก็จะหาคำตอบจาก C1:C100 หรือ D1:D100 ตามลำดับ (ทั้งนี้เลขที่ของ column คำตอบนับตามตารางพื้นที่ซึ่งอ้างอิงไว้ในสูตร เช่น ถ้าอ้างอิงกับพื้นที่ G2:K100 ก็จะถือว่า column G, H, I, J เป็น column ที่ 1, 2, 3, 4 ไม่ได้นับตามลำดับ column A, B, C, D ของตัวชีทว่าเป็น column ที่ 1, 2, 3, 4)

ถ้าใช้สูตรแบบ Approaching Match จะใช้เงื่อนไขว่ารายการใดใน A1:A100 ที่มาค่ามากที่สุดที่ยังน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ใช้หา ทั้งนี้ข้อมูลในตาราง A1:A100 นี้ต้องเรียงค่าจากน้อยไปมาก ส่วนสูตรแบบ Exact Match จะใช้เงื่อนไขเปรียบเทียบรายการที่มีค่าเท่ากับค่าที่ใช้หาโดยไม่สนใจว่าข้อมูลในตาราง A1:A100 จะเรียงค่าไว้หรือไม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเกิดจากการใช้สูตรแบบ Approaching Match แล้วไม่ได้เรียงลำดับค่าใน column ซ้ายสุดจากน้อยไปมากหรือเรียงบ้างไม่เรียงบ้างเป็นช่วงๆ ทำให้หาคำตอบเพี้ยนไป หรือนำค่าที่ไม่มีบันทึกไว้ใน column ซ้ายสุดไปค้นหา ซึ่งสูตรแบบนี้จะหาคำตอบให้ได้เสมอทั้งๆที่ไม่มีรายการนั้นบันทึกอยู่ก็ตาม ดังนั้นการใช้รหัสหรือชื่อในการค้นหาจึงเหมาะกับการใช้สูตรแบบ Exact Match เพราะหากไม่มีรหัสหรือชื่อนั้นบันทึกไว้ใน column ซ้ายสุดก็จะคือค่าออกเป็นคำเตือนว่า Not Available หรือ #NA! ให้เห็นชัดเจน

ไม่ว่าจะใช้สูตร VLookup แบบใด ค่าที่นำไปใช้ค้นหากับค่าที่บันทึกไว้ใน column ซ้ายสุดต้องมีลักษณะของข้อมูลประเภทเดียวกันด้วย กล่าวคือต้องเป็นประเภทตัวเลขเหมือนกัน หรือเป็นประเภทตัวอักษรเหมือนกัน หากนำตัวเลข 123 ไปค้นหาจากตารางที่เก็บตัวเลขแต่กำหนดรูปแบบให้เป็นตัวอักษรก็ย่อมหาคำตอบที่ต้องการไม่พบ

นอกจากนี้ตารางข้อมูลที่เหมาะสำหรับใช้กับสูตร VLookup ควรเป็นตารางซึ่งมีโครงสร้างมาตรฐานแล้วเท่านั้นเพื่อทำให้เลขที่ column ซึ่งใส่ไว้ในสูตรยังคงสามารถหาคำตอบได้ถูกต้องจาก column เดิม ตัวผู้สร้างสูตรเองต้องใส่เลขที่ column ของคำตอบที่ต้องการให้ถูกต้องตั้งแต่แรกและหลังจากนั้นห้ามทำการ Insert ย้าย หรือสลับ column ให้ต่างไปจากเดิมอย่างเด็ดขาด

ถ้าไม่มั่นใจว่าโครงสร้างตารางจะถูกเปลี่ยนหรือย้ายตำแหน่ง column ในภายหลังหรือไม่ ต้องใช้สูตร Match มาช่วยคำนวณหาเลขที่ column ให้โดยอัตโนมัติหรือเปลี่ยนไปใช้สูตร Index แทนจะเหมาะกว่า

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top