ในปีพ.ศ. 2539 ที่ผมเริ่มต้นชีวิตการเป็นวิทยากรอบรม Excel Expert Training เป็นครั้งแรก มีผู้เข้าอบรมท่านหนึ่งชมว่า ความรู้ที่ผมสอนนั้นเป็นการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ ต่างจากอาจารย์คนอื่นที่สอนให้ใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด จากนั้นก็แนะนำตัวว่าเป็นผู้จัดการฝ่ายระบบสารสนเทศของการไฟฟ้านครหลวง ซึ่งเป็นคำชมที่ทำให้ผมภูมิใจเป็นอย่างมาก

การใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ให้เต็มกำลัง ขึ้นกับการวางแผนการสร้างงานที่ดี ซึ่งจะช่วยทำให้สามารถนำแฟ้มเดียว ชีทเดียว ตารางเดียว หรือเซลล์สูตรเดียวมาใช้งานซ้ำแล้วซ้ำอีกในเงื่อนไขที่ต่างไปจากเดิม ไม่ว่าผู้ใช้จะเป็นใครหรือใช้อีกเมื่อไหร่ต้องสามารถใช้งานต่อได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างใหม่หรือแก้ไขของเก่า และไม่จำเป็นต้องใช้ VBA หรือสูตรอะไรที่ยากแม้แต่น้อย

จริงอยู่ที่โปรแกรม Microsoft Excel ใช้ทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ใช่ว่าจะขึ้นชื่อได้ว่าใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ได้ทันที ผู้ใช้ Excel ที่คิดว่าตัวเองเก่งหลายคนยังคงมีพฤติกรรมที่ไม่ได้แตกต่างจากสมัยที่ใช้เครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด เช่น

  • ยุคก่อนที่ใช้เครื่องคิดเลขต้องเปลืองกระดาษกองโต แต่ยุคนี้เมื่อใช้ Excel ไม่ได้ช่วยให้ใช้กระดาษลดลงไปได้สักเท่าไรแล้วกลับมีแฟ้ม Excel เยอะแยะไปหมดจนจำไม่ได้ว่าเก็บเรื่องอะไรไว้ในแฟ้มไหน
  • แฟ้ม Excel หลายแฟ้มมีขนาดใหญ่มากๆไม่ต่างต่างกับตู้เอกสารใบใหญ่ที่ยัดเก็บข้อมูลซ้ำๆกันไว้จนล้น
  • ยังคงต้องกรอกข้อมูลที่เคยมีบันทึกไว้อยู่แล้วซ้ำแล้วซ้ำอีก พอกรอกไปกรอกมาก็สะกดผิดต่างไปจากเดิม
  • เมื่อจะคำนวณเรื่องใดก็ต้องเสียเวลาสร้างสูตรใหม่ทุกครั้ง เพราะพอ copy สูตรไปใช้ที่เซลล์อื่นกลับให้คำตอบต่างไปจนเชื่อถือไม่ได้
  • วิธีที่ใช้สร้างสูตรมีขั้นตอนที่เหนื่อยยากแสนเข็ญ ต้องเสียเวลาพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงหรือใช้เมาส์คลิกเลือกพื้นที่ตารางเพื่อได้มาซึ่งตำแหน่งอ้างอิง ซึ่งไม่แน่ว่าสูตรที่สร้างใหม่จะได้ตำแหน่งอ้างอิงถูกต้องตรงกับสูตรเดิมหรือไม่
  • พอส่งแฟ้มเป็นมรดกให้คนอื่นใช้ก็ยากจะมั่นใจว่ายังคงคำนวณถูกต้องหรือไม่ ยากต่อการตรวจสอบที่ไปที่มาเพื่อดัดแปลงแก้ไข

แม้ผู้ใช้ Excel รู้จักสูตรมากมาย รอบรู้วิธีใช้คำสั่งบนเมนู หรือขึ้นชื่อว่าเก่งมากๆเพราะใช้ VBA เป็นก็ตาม แต่ถ้ายังคงมีอาการดังกล่าวย่อมแสดงว่าขาดพื้นฐานที่ดี ไม่รู้จักคิดวางแผนการใช้ Excel เผื่อให้ถึงอนาคต ยิ่งสร้างงานด้วย Excel นานไป ยิ่งสร้างปัญหาแอบซ่อนไว้มากขึ้นเป็นเหมือนดินพอกหางหมู พอก้อนดินที่หางมีขนาดใหญ่กว่าตัวหมูก็ลาออกจากงาน โยนปัญหาไว้เป็นมรดกให้คนอื่นต่อไป

พื้นฐานความรู้ Excel ที่ดีเพียงเล็กน้อยดังต่อไปนี้ ย่อมเป็นฐานที่แข็งแกร่ง ช่วยทำให้สามารถพัฒนาตัวเองได้เร็วขึ้น ผลงานที่สร้างขึ้นย่อมมีความมั่นคงสามารถนำไปใช้งานต่อได้อีกนาน และย่อมช่วยทำให้สามารถใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ได้โดยไม่ต้องพึ่ง VBA แม้แต่น้อย

  1. สามารถคิดเลือกออกแบบแยกตาราง แยกชีท หรือแยกแฟ้มได้เหมาะสม ข้อมูลเรื่องใดที่ไม่เคยใช้พร้อมกันก็ไม่ต้องเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน แล้วฝึกการลิงก์และ change source เพื่อดึงข้อมูลเมื่อต้องการมาใช้แทน
  2. สามารถคิดสร้างสูตรที่ใส่เครื่องหมาย $ โดยกดปุ่ม F4 ที่ยืดหยุ่นสามารถ copy หรือ cut ไปใช้ต่อที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันที
  3. รู้จักวิธีแกะสูตร ตรวจสอบความถูกต้องของผลการคำนวณโดยกดปุ่ม F9 ผ่าน Formula bar ที่แสดงค่าได้ถูกต้องกว่าการแกะในเซลล์
  4. รู้จักการตั้งชื่อ (Range Name) ให้กับเซลล์เพื่อช่วยให้สามารถกดปุ่ม F3 สร้างสูตรลิงก์ไปใช้ต่อได้โดยไม่ต้องเสียเวลาคลิกย้อนกลับมาที่เซลล์ต้นทางอีก
  5. สามารถนำสูตรที่ใช้ $ และ Range Name ในแฟ้มที่สร้างไว้ไปใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยไม่ต้องสร้างใหม่ให้เสียเวลา ไม่ว่าจะ copy หรือ cut ไปใช้หรือใช้ผ่าน Data Table ก็ตาม (โดยเฉพาะ Data Table นี่แหละที่เป็นเครื่องมือพื้นฐานต้องหาทางใช้ให้เป็นตั้งแต่แรก)

พื้นฐานความรู้แค่นี้แหละพอแล้ว แต่คุณล่ะใช้เป็นหรือยัง

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top