“อาจารย์สอนสูตร VLookup กับ Pivot Table หรือเปล่าคะ”

นี่เป็นคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาอบรมที่ผมเจอประจำ แต่ยังมีเรื่องอื่นที่สำคัญกว่าซึ่งไม่มีใครสงสัยถามกัน คงเป็นเพราะผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่นึกไม่ถึงว่าจะใช้ Excel ทำได้ หรือมองข้ามไปเพราะไม่ทราบว่ามีวิธีการอะไรที่สำคัญกว่าอยู่อีก

ถ้าเปรียบเทียบกับการขับรถ VLookup กับ Pivot Table ก็เหมือนกับรถที่ขับจนถึงที่หมายปลายทาง สามารถให้คำตอบที่ต้องการ แต่กว่าจะขับรถถึงที่หมายนั้นยังต้องอาศัยรถที่มีเครื่องยนต์ที่ดี ขับง่าย นั่งสบาย ให้ความสุขตลอดเส้นทางอีกด้วย

ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่มักคุ้นเคยกับวิธีการธรรมดาๆที่คนทั่วไปใช้กัน ไม่เคยเห็นแฟ้มที่สร้างขึ้นมาอย่างดีมาก่อน และแทบไม่เคยมีโอกาสเห็นการสร้างงานแต่ละลำดับกันเลย

ผู้ใช้ Excel ที่ว่าเก่ง ก็เก่งแค่รู้วิธีใช้สูตรนั้นสูตรนี้หรือวิธีใช้คำสั่งนั้นคำสั่งนี้บนเมนู น้อยคนนักที่จะรู้ว่าควรใช้แต่ละส่วนร่วมกันอย่างไร ครั้นนำแฟ้มที่สร้างงานจริงเปิดขึ้นมาให้ดูก็มีข้อมูลซับซ้อนจนยากที่จะไล่ที่ไปที่มาเสียอีก แยกลำดับการสร้างงานไม่ออกว่าอะไรเกิดขึ้นก่อนหลัง

ก่อนจะถึงที่หมายซึ่ง VLookup หาคำตอบที่ต้องการได้นั้น ต้องผ่านขั้นตอนการออกแบบแฟ้มว่าควรแยกข้อมูลออกเป็นกี่เรื่อง จะแยกข้อมูลออกเป็นกี่ตาราง กี่ชีท และกี่แฟ้ม เมื่อแยกข้อมูลออกจากกันแล้วจะใช้วิธีการใดที่จะค้นหาข้อมูลแต่ละส่วนได้ง่ายที่สุด เมื่อใช้สูตรไม่ว่าสูตรใดจะสามารถลิงก์พื้นที่ตารางตามตำแหน่งอ้างอิงที่ถูกต้องได้ทันที อีกทั้งยังต้องเลือกวิธีการใช้ Excel ให้เหมาะกับผู้ใช้แฟ้มไม่ให้ยากเกินไปหรือง่ายเกินไปจนเสี่ยงต่อการใช้งานผิดพลาด

สำหรับผู้ใช้แฟ้มที่เป็นระดับบริหาร ผู้สร้างแฟ้มควรสร้างสูตร VLookup หรือสูตรที่สามารถหาคำตอบให้กับผู้บริหารได้ทันที อย่าปล่อยให้ผู้บริหารซึ่งไม่เก่ง Excel ใช้ Pivot Table

อย่างน้อยผู้ใช้ Pivot Table ต้องทราบว่าเครื่องยนต์ที่ทำให้ Pivot Table วิ่งได้เร็วนั้น สิ่งที่สำคัญกว่าความเร็วคือ cache ที่เป็นตัวกลางในการหาข้อมูล เมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเข้ามาต้องสั่ง refresh ก่อนเสมอเพื่อปรับข้อมูลใน cache โดยตัว cache เองยังแยกในรายละเอียดต่อไปอีกว่าเป็น cache แบบแยกหรือแบบร่วมหรือแบบไม่มี cache ส่วนสูตร VLookup ที่หาค่าได้ทุกครั้งก็อาจเป็นเพราะใช้สูตร VLookup ผิดประเภท

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top