ทุกวันนี้มีผู้ใช้ Pivot Table กว่า 75 ล้านคน ด้วยความง่ายเพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็ได้ตัวเลขคำตอบที่ต้องการมาแล้ว จึงทำให้นับวันจะมีผู้ใช้ Pivot Table มากขึ้นเรื่อยๆ ผู้จัดอบรม Excel ก็หนีไม่พ้นต้องหาทางจัดอบรมเรื่อง Pivot Table ให้ได้ ใครที่ใช้ Pivot Table เป็นพอนำไปอวดให้คนอื่นเห็นก็ต้องตื่นตะลึงกันทั้งนั้นเพราะ Pivot Table สามารถทำสิ่งที่ยากให้เสร็จในพริบตา โดยหารู้ไม่ว่า Pivot Table เป็นสิ่งที่ให้คุณอนันต์และสามารถให้โทษอย่างมหันต์ได้เช่นกัน

สาเหตุที่ Pivot Table มีชื่อว่า Pivot เพราะผู้ใช้ Excel สามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างตารางได้เอง จะทำให้หัวตารางด้านบนหรือด้านข้างให้แสดงเรื่องอะไรก็เลือกได้ทันที ถือเป็นความยืดหยุ่นซึ่งเป็นจุดเด่นของ Pivot Table แต่จุดเด่นนี้จะกลายเป็นจุดอ่อนทันทีเมื่อในฐานข้อมูลไม่มีรายการเรื่องนั้น เช่น เดิมมีข้อมูลของลูกค้าทั้งชายและหญิง แต่ต่อมาไม่มีข้อมูลชื่อรายการของผู้ชายในฐานข้อมูล จะส่งผลทำให้ Pivot Table แสดงเฉพาะผู้หญิงให้เห็นเท่านั้น โดยไม่มีสัญญาณเตือนให้ทราบแม้แต่น้อยว่าไม่มีผู้ชายแล้ว ถ้ามีข้อมูลนับร้อยนับพันประเภท หาก Pivot Table แสดงข้อมูลขาดไปบ้างบางประเภทย่อมไม่มีทางสังเกตเห็น ยิ่งกว่านั้นหากต่อมามีการใช้ Filter ซ่อนบางรายการย่อมทำให้ผู้ใช้งานต้องตีความหมายของผลลัพธ์ที่ได้ให้รอบคอบ นี่คือสาเหตุสำคัญที่ Excel จำเป็นต้องมี Slicer สร้างขึ้นมาช่วยใน Excel รุ่นหลัง เพื่อช่วยบ่งบอกให้เห็นชัดว่าข้อมูลอะไรที่มีและข้อมูลอะไรที่หายไป

นอกจากประเด็นที่ Pivot Table จะแสดงชื่อรายการบนหัวตารางเฉพาะเรื่องที่มีในฐานข้อมูลเท่านั้น ทำให้โครงสร้างตารางอาจต่างไปจากเดิมได้โดยไม่มีการเตือนแล้ว Pivot Table ยังแสดงคำตอบได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น ไม่สามารถดึงข้อความที่เป็นตัวอักษรซึ่งเป็นคำอธิบายมาแสดงประกอบตัวเลขยอดรวม เพราะ Pivot Table ทำงานเลียนแบบสูตรคำนวณตัวเลขประเภท Sum, Average, Max, Min แต่ไม่สามารถดึงตัวอักษรมาแสดงได้เหมือนกับสูตรประเภท Lookup

ในมุมมองของระบบสารสนเทศ รายงานที่ได้จากการใช้ Pivot Table สร้างขึ้นยังไม่ใช่ระบบที่ดีเพราะไม่สามารถควบคุมโครงสร้างตารางให้มีตำแหน่งข้อมูลเป็นมาตรฐานคงตำแหน่งเดิมไว้ตลอด ผู้ใช้ข้อมูลไม่สามารถใช้ความคุ้นเคย มองค่าที่ต้องการได้จากเซลล์ตำแหน่งเดิมเสมอไป ถ้าเปรียบกับแผนที่ก็เหมือนกับบ้านเลขที่ซึ่งย้ายซอยไปมาได้เองเสมอ กว่าจะหาบ้านเจอก็ต้องหลงไปเป็นพักๆ หรือไม่มีทางหาบ้านพบเพราะไม่มีข้อมูลของบ้านเลขที่นั้นไปแล้ว

Pivot Table จะมีประโยชน์ต่อเมื่อผู้ใช้ Excel ต้องการปรับเปลี่ยนโครงสร้างรายงานเพื่อเปรียบเทียบตัวเลขตามมุมมองที่ต่างกันไปและเป็นการใช้งานระยะสั้นเท่านั้น หากรายงานมีโครงสร้างแน่นอนตายตัวแล้วควรใช้สูตรหาคำตอบมาแสดงแทน

อย่าใช้ Pivot Table จนลืมไปว่าทุกอย่างที่ Pivot Table ทำได้ก็สามารถใช้สูตรสร้างตารางขึ้นมาได้เช่นกัน แต่กลับกันแล้วตารางที่สร้างได้ด้วยสูตร ไม่สามารถใช้ Pivot Table สร้างขึ้นมาได้เสมอไป เช่น การแสดงคำตอบที่เป็นตัวอักษร หรือแม้จะทำได้ด้วย Pivot Table แต่ก็ทำได้ยากมากๆ เช่น เมื่อต้องการนำข้อมูลจากหลายตารางมาสรุปยอดรวมกันในขณะที่ใช้สูตรได้ง่ายมาก

หากคิดจะใช้ Pivot Table แนะนำให้ผู้สร้างกับผู้ใช้ Pivot Table ควรเป็นคนเดียวกัน ควรใช้แบบง่ายๆและใช้ครั้งเดียวทิ้ง อย่าใช้ตาราง Pivot Table มาดัดแปลงหรือกำหนดเงื่อนไขซับซ้อนแล้วใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะยากที่ผู้ใช้งานจะจำเงื่อนไขที่กำหนดลงไป

ในการรักษาข้อมูลลับ หากต้องส่งข้อมูลให้ผู้อื่นไปใช้ต่อ ควรปิดระบบ drill down หรือ copy นำเฉพาะค่าไปใช้ต่อในตารางใหม่เท่านั้น ห้ามส่งตาราง Pivot Table ไปให้ผู้อื่นอย่างเด็ดขาด อย่านึกว่าตัวเลขใน Pivot Table ไม่ได้แสดงสูตรก็น่าจะปลอดภัยพอแล้ว เพราะเพียงแค่ double คลิกลงไปในยอดตัวเลขที่แสดงใน Pivot Table จะกระตุ้นให้สร้างชีทเปิดเผยรายละเอียดของรายการทั้งหมดซึ่งเป็นที่มาของตัวเลขนั้นทันที

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top