คนทั่วไปที่รู้จัก Excel ไม่ดีพอมักทราบแต่เพียงว่า Excel เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการคำนวณและใช้งานได้ง่าย ตารางที่เห็นว่ามีสูตรยาวๆนั่นเป็นแค่สูตรสำเร็จรูปที่ Excel เตรียมไว้ให้ใช้อยู่แล้ว ใครๆก็ใช้ Excel ได้เหมือนกัน ไม่เห็นจำเป็นจะต้องใช้ฝีมืออะไรมากมาย แถมออกจะดูถูกคนใช้ Excel เสียอีกว่าเรื่องมาก ไม่เห็นความจำเป็นที่จะต้องส่งพนักงานไปอบรม ถึงจะส่งไปอบรมก็เลือกราคาถูกเข้าว่าเพราะมองว่าใครๆก็สอนได้เหมือนกัน ... นี่คือสถานการณ์ที่ยังคงเห็นทั่วไปของคนที่เห็นว่า Excel ก็เหมือนๆคล้ายๆกับการใช้เครื่องคิดเลขนั่นแหละ ยังคงตีค่าของ Excel ไว้น้อยเหลือเกิน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง...คนไทย

บทเรียนราคาแพงจากบริษัท Enron ในปีค.ศ. 2001 ซึ่งจะส่งผลให้เศรษฐกิจโลกล่มจมในชั่วข้ามคืนหากรัฐบาลสหรัฐไม่นำเงินออกมาช่วย ทำให้ชาวอเมริกันให้คุณค่าและความสำคัญกับ Excel เป็นอย่างยิ่ง ขนาดผู้สอบบัญชีจากบริษัทชั้นนำยังไม่สามารถตรวจสอบพิรุธที่ใช้สเปรดชีตแอบซ่อนข้อมูลขาดทุนมหาศาลไว้ จนสุดท้ายบริษัทบัญชีนั้นก็ต้องปิดกิจการตามไปด้วย ทำให้รัฐสภาสหรัฐต้องออกกฎหมาย Sarbanes Oxley Act มาบังคับให้ตัว CEO ของบริษัทจดทะเบียนต้องรับผิดชอบหากตัวเลขที่รายงานต่อสาธารณชนผิดพลาด ส่วนผู้สอบบัญชีก็บังคับให้บริษัทต้องว่าจ้างผู้ตรวจสอบอิสระมาทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของแฟ้มสเปรดชีตแทบทุกแฟ้มก่อน มิฉะนั้นจะไม่ลงนามรับรองบัญชีให้ ซึ่งต่อมาอังกฤษ ญี่ปุ่น และประเทศในยุโรปต่างออกกฎหมายทำนองนี้ออกมาบังคับใช้เช่นกัน

สาเหตุที่ผู้สอบบัญชีไม่สามารถจับพิรุธในแฟ้มสเปรดชีต ไม่ได้เป็นเรื่องแปลกเพราะขนาดคนที่เข้าใจว่าตัวเองเก่ง Excel มากๆยังนึกไปว่าใครๆที่ใช้ Excel เก่งก็ย่อมมีวิธีใช้ Excel เหมือนๆกัน ทั้งๆที่แท้จริงแล้วถึงแม้สร้างงานออกมาเป็นตารางที่ดูเหมือนๆกัน ให้ผลลัพธ์ทุกเซลล์ถูกต้องเช่นเดียวกัน แต่ถ้าดูให้ละเอียดจะพบว่าไม่เหมือนกัน และยิ่งเก่ง Excel จริงๆมากขึ้นเท่าใด ยิ่งจะสามารถตรวจสอบพบความบกพร่อง (ความผิดพลาดที่ยังไม่แสดงอาการออกมา) ได้มากขึ้นเท่านั้น และที่ยากที่สุดคือการหาคนที่เก่ง Excel จริงๆ ไม่ใช่แค่ดูว่าเหมือนจะเก่ง

แฟ้ม Excel ที่ดีต้องคำนวณถูกต้อง 100% โดยต้องผ่านการตรวจสอบแฟ้มอย่างละเอียดก่อนมิใช่ว่าอยู่ดีๆก็บอกอย่างมั่นใจว่าแฟ้มของตนไม่มีสิ่งผิดพลาดเลย และต้องยังคงความถูกต้องไว้ตลอดไม่ว่าจะนานแค่ไหน หรือใครเป็นผู้ใช้แฟ้ม หรือจะใช้แฟ้มอย่างไร

ในเบื้องต้นสำหรับคนทั่วไปที่ไม่รู้จัก Excel ดีนัก สามารถตรวจสอบแฟ้มได้เองง่ายๆดูว่ายังคงคำนวณได้คำตอบเดิมหรือไม่ โดยทดลองเปลี่ยนชื่อแฟ้มหรือชื่อชีทให้ต่างไปจากเดิม ลองโยกย้ายตำแหน่งตารางหรือย้ายเซลล์ จากนั้นทดลองเปลี่ยนค่าตัวเลขให้เป็นค่าลบบ้าง ศูนย์บ้าง เป็นค่าที่มีมีทศนิยมบ้าง หรือเปลี่ยนค่าจากตัวเลขเป็นตัวอักษรหรือกลับกัน โดยเฉพาะสูตร VLookup ที่นิยมใช้กันนั้นหากเลือกใช้ไม่เป็น จะทำงานผิดพลาดทันทีเมื่อใช้ค่าที่ไม่มีในการค้นหา เช่น เดิมรหัสมีค่าตั้งแต่ a001-a999 ซึ่งเป็นตัวอักษร 4 ตำแหน่งเท่านั้น ให้ทดลองใช้รหัส a003x ซึ่งเป็น 5 ตำแหน่งและเป็นรหัสที่ผิด ถ้าสูตร VLookup ยังคงหาค่าได้ (ไม่ใช่หาค่าไม่ได้) ย่อมแสดงว่าสร้างสูตร VLookup ไว้เหมือนจะถูกแต่ไม่ถูกเสมอไป

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top