เวลาติดปัญหา Excel ขึ้นมา เรามักจะหันไปถามเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์เพราะเข้าใจผิดว่าเขาต้องมีความรู้ Excel มากกว่าคนอื่นในบริษัท ซึ่งความคิดเช่นนี้ไม่ได้มีแต่ผู้ใช้ Excel หากยังเป็นความเข้าใจผิดของผู้บริหารอีกด้วย ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ๆอาจมีหน่วยงาน IT Support หรือ Help Desk ที่ตั้งแยกขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่ช่วยแก้ปัญหาให้กับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ส่วนบริษัทเล็กมักมีพนักงานเพียงคนเดียวทำหน้าที่ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย ซึ่งไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ สุดท้ายแล้วเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานนี้กลับต้องรับภาระจิปาถะ ทุกอย่างที่ขึ้นชื่อว่าใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะมีสายหรือไร้สาย มีปุ่มหรือไม่มีปุ่ม ไปๆมาๆอะไรก็ตามที่ใช้ไฟฟ้าก็หนีไม่พ้นหน้าที่ของ IT Support

ปัญหา Excel ที่ควรเป็นหน้าที่ของ IT Support ควรจำกัดเพียงแค่ปัญหาที่เกิดจากการติดตั้งโปรแกรมให้เหมาะสมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ อาจขยายหน้าที่ให้ความรู้กับผู้ใช้ Excel ในการเปิดปิดโปรแกรมและวิธีจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง ช่วยแก้ปัญหาเมื่อเปิดคอมพิวเตอร์แล้ว Excel ไม่ทำงานหรือหน้าจอค้างขึ้นมาหรือพิมพ์ไม่ออกแค่นี้เท่านั้น เว้นแต่จะตั้งหน่วยงานที่ชื่อว่า Excel Support ขึ้นมาโดยตรง

ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทุกคนต้องเข้าใจพื้นฐานความรู้ของคนที่เรียนมาทางสายคอมพิวเตอร์ว่า เขาอาจจบการศึกษามาทางวิทยาการคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ วิศวคอมพิวเตอร์ หรือวิศวกรรมซอฟต์แวร์ มิใช่ทุกคนที่เรียนรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ธุรกิจและแม้เรียน Excel มาก็เป็นเพียงแค่พื้นฐานเท่านั้น ถึงเรียนมาอย่างละเอียดแต่ไม่ได้นำมาใช้งานบ่อยๆก็ลืม และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีใครที่เก่งกาจรู้ลึกในทุกโปรแกรมทั้ง Excel, Access, PowerPoint, และ Word ต่อให้ไปถามปัญหา Excel กับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมที่เคยสอนวิธีใช้โปรแกรมต่างๆให้กับคุณ เขาก็ไม่มีทางรู้ลึกในวิธีการนำ Excel ไปประยุกต์ใช้ในงานด้านต่างๆได้เลย

การฝึกอบรมพนักงานให้เรียนรู้ Excel ให้มากที่สุดมักเป็นนโยบายที่หลายบริษัทใช้กันแต่ต้องหาขอบเขตให้ชัดเจนด้วยว่าต้องใช้ Excel เป็นแค่ไหนจึงจะพอและจำเป็นต้องอบรมทุกคนที่ใช้ Excel หรือไม่ กว่าพนักงานจะนำความรู้ที่เรียนไปลองผิดลองถูกจนสามารถสร้างงานที่ใช้การได้ต้องเสียเวลานาน ถ้าปล่อยให้พนักงานสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้กันเองแบบตัวใครตัวมันย่อมทำให้ขาดมาตรฐานและยังเสี่ยงที่จะสร้างสูตรผิดขึ้นมาใช้งานโดยไม่รู้ตัว

หากผู้บริหารต้องการสร้างหน่วยงาน IT Support ให้ทำหน้าที่ช่วยตอบปัญหา Excel ได้ดีที่สุดก็ต้องเป็นบุคคลที่เชี่ยวชาญเป็น user specialist เฉพาะ Excel โดยดึงพนักงานที่แสดงฝีมือด้าน Excel ขึ้นมาทำหน้าที่นี้อย่างน้อย 2 คน(เพื่อมีตัวแทนกันได้)แล้วพยายามส่งเสริมพัฒนาความรู้ความสามารถให้เต็มที่ นอกจากจะทำหน้าที่ช่วยแก้ปัญหาให้แล้วยังรับหน้าที่สร้างแฟ้ม Excel ให้คนอื่นนำไปใช้ต่อ จะช่วยทำให้มีมาตรฐานในการสร้างงานและลดภาระค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานได้อย่างมาก โดยให้ความรู้พนักงานทั่วไปเพียงแค่รู้จักใช้แฟ้ม Excel ให้ถูกต้องต่อไปก็พอแล้ว

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top