Excel จะมีประโยชน์อย่างแท้จริงต่อเมื่อสามารถคำนวณหาคำตอบได้ถูกต้อง แต่หลายครั้งทีเดียวที่พบว่าผลลัพธ์ที่ Excel แสดงออกมาให้เห็นไม่ตรงกันกับผลลัพธ์ที่ได้จากเครื่องคิดเลข บางครั้งอาจแตกต่างกันในตัวเลขหลักทศนิยม หรือต่างกันเป็นแสนเป็นล้านก็ได้หากในแฟ้มมีตัวเลขที่ใช้คำนวณกันมากมาย ซึ่ง Set precision as displayed เป็นทางออกหนึ่งที่ในหมู่นักบัญชีชอบแนะนำให้ใช้กัน โดยหารู้ไม่ว่าจะส่งผลเสียอย่างไรบ้าง

Set precision as displayed เป็นคำสั่งจากเมนู File > Options > Advanced ซึ่งตามปกติจะไม่ถูกเลือกเอาไว้ตั้งแต่แรก

SetPrecisionAsDisplayed                       

เมื่อคลิกกาช่องนี้ Excel จะแสดงคำเตือนขึ้นมาบนจอเพียงครั้งเดียวว่า Data will permanently lost accuracy แล้วจะไม่มีคำเตือนเช่นนี้แสดงขึ้นมาอีก และไม่มีการแสดงให้เห็นที่ส่วนใดบนหน้าจอเลยว่าแฟ้มนี้กำลังใช้คำสั่งนี้อยู่ ซึ่งเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่งเพราะผู้ใช้แฟ้มไม่มีทางจำได้เลยว่าแฟ้มใดบ้างที่ใช้คำสั่งนี้ (หากแนะนำให้ใช้คำสั่งนี้กับทุกแฟ้มก็ยิ่งสร้างผลเสียหายร้ายขึ้นไปอีก)

Set precision as displayed เป็นคำสั่งที่มีผลเฉพาะแฟ้มที่กาเลือกใช้คำสั่งนี้เท่านั้นและจะไม่มีผลกับแฟ้มอื่น ทำให้เฉพาะเซลล์ซึ่งถูกกำหนดรูปแบบ Format ไว้เท่านั้นจะมีค่าเท่าที่แสดงให้เห็น ซึ่งน่าจะเขียนว่า Set precision as displayed by format จะให้ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

Set precision as displayed ไม่มีผลกับเซลล์ซึ่งไม่ได้ถูกกำหนดรูปแบบ และไม่มีผลกับค่าที่อยู่ระหว่างการคำนวณในสูตร

Set precision as displayed ไม่มีผลกับเซลล์ซึ่งไม่ได้ถูกกำหนดรูปแบบ เช่น ถ้าสร้างสูตร =MOD(123.45,1) จะแสดงคำตอบเป็น 0.45 ซึ่งแสดงตัวเลขทศนิยม 2 หลักให้เอง แต่ตราบใดที่ยังไม่ได้กำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยม 2 หลัก จะยังคงมีค่าที่แท้จริงเท่ากับ 0.450000000000003 ซึ่งไม่เท่ากับ 0.45 ตามที่เห็น

Set precision as displayed ไม่มีผลกับค่าที่อยู่ระหว่างการคำนวณในสูตร เช่น =IF( 22.3-22.2 = 2.3-2.2, 100, 200) ยังคงให้คำตอบเท่ากับ 200 (เนื่องจาก Excel คำนวณค่า 22.3-22.2= 0.100000000000001 และคำนวณค่า 2.3-2.2= 0.0999999999999996 ซึ่งมีค่าไม่เท่ากัน)

แต่ถ้าสร้างสูตรในเซลล์ A1 =22.3-22.2 และเซลล์ A2 =2.3-2.2 แล้วสูตร =IF(A1=A2, 100, 200) จะให้คำตอบเท่ากับ 100 ทั้งนี้ต้องใช้คำสั่ง Set precision as displayed และกำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยมจนแสดงค่า 0.1 ที่เท่ากันให้เห็นด้วย ซึ่งในความเป็นจริงจะไม่มีทางทราบล่วงหน้าเลยว่า ต้องกำหนดรูปแบบตัวเลขให้แสดงทศนิยมกี่หลักไว้ก่อนจึงจะทำให้ได้ค่าตามที่ต้องการ

หากใช้คำสั่ง Set precision as displayed ต้องมั่นใจว่าทุกเซลล์ถูกกำหนดรูปแบบตามต้องการและต้องกระจายการคำนวณแต่ละขั้นลงไปในเซลล์ที่ถูกกำหนดรูปแบบไว้แล้วเท่านั้น ห้ามสร้างสูตรที่คำนวณหลายขั้นในเซลล์เดียวเป็นอันขาด ที่สำคัญที่สุดคือต้องจำให้ได้ด้วยว่าแฟ้มใดบ้างใช้คำสั่งนี้อยู่และประกาศให้ผู้ใช้แฟ้มทุกคนทราบโดยทั่วถึงกัน

ถ้าวันหนึ่งมีการบันทึกค่า 123.456 โดยมีเจตนาต้องการเก็บตัวเลขตามที่บันทึกไว้ใช้งานลงไปในเซลล์ที่ใช้รูปแบบทศนิยม 2 หลัก จะไม่มีใครเตือนให้ทราบเลยว่าตัวเลขกลายเป็น 123.46 ไปเสียแล้ว

Set precision as displayed เป็นคำสั่งที่ควรใช้เฉพาะกิจเป็นครั้งคราว ต่อเมื่อมีงานเร่งด่วนต้องการปรับตัวเลขที่แสดงให้มีค่าที่จะนำไปใช้ต่อเท่ากับค่าที่เห็นจากการกำหนดรูปแบบลงไป จากนั้นให้ Copy ตัวเลขไปวางแบบ Paste Special แบบ Values ลงไปในแฟ้มอื่น

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักบัญชีหรือไม่ หากต้องการให้ Excel คำนวณผลลัพธ์ถูกต้อง วิธีที่ดีกว่าและรัดกุมกว่าควรใช้สูตร Round, Trunc, Int, Ceiling, หรือ Floor ปรับค่าในแต่ละเซลล์แทนการใช้ Set precision as displayed แม้จะต้องเสียแรงเสียเวลาสร้างสูตรปรับค่าในทุกเซลล์ที่จำเป็นก็ตาม

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top