ในการออกแบบพื้นที่ส่วนต่างๆของตาราง Excel พื้นที่ส่วนหนึ่งที่ต้องกันแยกออกมาจากส่วนอื่นๆคือส่วนที่เป็นของกลาง เพราะหากนำของกลางไปใช้ร่วมกับของส่วนตัว ย่อมทำให้สูญเสียของกลางที่ควรเปิดให้นำมาใช้ร่วมกันเป็นสาธารณประโยชน์

ของกลางในแง่ของ Input ได้แก่ เซลล์รับค่าตัวแปรที่ต้องนำมาใช้ในการคำนวณ ซึ่งอาจเป็นเซลล์รับค่าตัวแปรเพียงตัวเดียวสำหรับนำไปใช้คำนวณทั้งแฟ้ม เช่น เซลล์รับอัตราค่าเสื่อมราคา หรือเป็นตารางรับค่าตัวแปรเพื่อใช้ในแต่ละช่วงระยะเวลา เช่น ตารางรับอัตราดอกเบี้ยในช่วงภาวะที่เศรษฐกิจผันผวน มีอัตราดอกเบี้ยไม่นิ่ง แปรเปลี่ยนได้แทบทุกเดือน ซึ่งจำเป็นต้องเตรียมตารางรับอัตราดอกเบี้ยในแต่ละเดือนไว้ด้วย ไม่ควรใช้อัตราดอกเบี้ยเพียงเซลล์เดียวค่าเดียว

ของกลางในแง่ของ Calculate หรือการคำนวณ ได้แก่ เซลล์สูตรคำนวณที่ต้องหลีกเลี่ยงไม่ให้คิดซ้ำแล้วซ้ำอีก ควรหาทางแยกสูตรคำนวณของกลางให้คำนวณเพียงครั้งเดียว จากนั้นจึงนำผลลัพธ์ที่ได้ส่งต่อไปใช้คำนวณร่วมกับการคำนวณส่วนอื่นๆ เช่น แทนที่จะสร้างสูตร =1+2+3+4 อีกเซลล์หนึ่งมีสูตร =1+2+3+5 และอีกเซลล์มีสูตร =1+2+3+6 ให้เปลี่ยนใหม่โดยแยกการคำนวณ =1+2+3 ไว้ที่เซลล์หนึ่งก่อน จากนั้นจึงนำผลลัพธ์จากเซลล์นี้ไปคำนวณบวกต่อด้วย +4, +5 หรือ +6 ต่อไป

การคำนวณที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลมีสูตรของกลางที่ควรแยกออกมา บางครั้งอาจเป็นสูตรคำนวณเพียงเซลล์เดียว บางทีอาจเป็นตารางทั้งตาราง ชีททั้งชีท หรือแฟ้มทั้งแฟ้มก็เป็นได้ โดยเฉพาะสูตรที่คำนวณหาตำแหน่งรายการโดยใช้สูตร Match ซึ่งใช้หาตำแหน่งรายการ ควรสร้างสูตร Match แยกออกมาจากสูตรอื่นเพื่อให้คืนค่าเป็นตำแหน่งรายการไว้ก่อน จะได้นำตำแหน่งรายการที่ได้นี้ไปใช้ต่อในสูตรอื่น หรืออย่างน้อยตัวเลขตำแหน่งรายการที่ได้นี้ย่อมเกิดประโยชน์ช่วยให้คนรับรู้ตำแหน่งรายการว่าอยู่ในลำดับใด เท่าที่พบเห็นว่าใช้ผิด มักจะนำสูตร Match ไปซ้อนในสูตร Index แบบนี้กัน

เมื่อต้องการหาชื่อลูกค้า =Index(CustomerRange,Match(Id,IDRange,0))
เมื่อต้องการหาวันที่ที่ลูกค้ามาซื้อ =Index(DateRange,Match(Id,IDRange,0))
เมื่อต้องการหายอดเงิน =Index(AmountRange,Match(Id,IDRange,0))

หากคิดแยกสูตรของกลางออกมา ควรใช้เซลล์แยกสูตร =Match(Id,IDRange,0) ให้คำนวณหาตำแหน่งรายการออกมาก่อนเพียงครั้งเดียว เนื่องจากรายการเดียวกันย่อมบันทึกไว้อยู่ในตำแหน่งลำดับรายการเดียวกันเสมอ จากนั้นจึงนำตำแหน่งรายการที่ได้ส่งต่าไปใช้กับสูตร Index ตามแบบต่อไปนี้ จะช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลงเพราะสูตรสั้นลงและทำให้คำนวณได้คำตอบเร็วขึ้นอย่างมาก

เมื่อต้องการหาชื่อลูกค้า =Index(CustomerRange,MatchResult)
เมื่อต้องการหาวันที่ที่ลูกค้ามาซื้อ =Index(DateRange,MatchResult)
เมื่อต้องการหายอดเงิน =Index(AmountRange,MatchResult)

ของกลางในแง่ของ Output หรือหน้ารายงาน ได้แก่ตารางคำตอบที่นำมาจัดใหม่ตามโครงสร้างที่ต้องการเพื่อใช้พิมพ์ ดูบนหน้าจอ หรือใช้ในการคำนวณในลำดับถัดไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่จะนำไปสร้างเป็นกราฟ ไม่ควรนำข้อมูลมาจากตารางคำนวณ เพราะไม่อยู่ในโครงสร้างที่เหมาะสม แต่เมื่อคำนวณเสร็จแล้ว ขอให้เลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการนำไปใช้กับกราฟแยกออกมาสร้างเป็นตารางโดยเฉพาะไว้ก่อน จากนั้นจึงนำข้อมูลในตารางนี้ไปใช้สร้างกราฟอีกต่อหนึ่ง

ของกลางที่ยกตัวอย่างมานี้ เมื่อนำไปใช้กับ Data Table จะช่วยทำให้ใช้ Excel ในการวิเคราะห์วางแผนได้อย่างยืดหยุ่น เพียงใช้ Data Table ยิงค่าใหม่ไปแทนค่าในเซลล์ของกลางที่แยกไว้

ที่แน่นอนที่สุด แฟ้มของคนที่รู้จักคิดออกแบบตารางแยกของกลางออกมา ย่อมดูดีกว่า ค้นหาข้อมูลได้ง่าย สามารถนำข้อมูลในแต่ละขั้นไปใช้ต่อให้เกิดประโยชน์

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top