โปรแกรม Excel เป็นเสมือนเครื่องยนต์ที่ใช้ทำงาน มีความแตกต่างจากเครื่องยนต์ที่ติดตั้งในรถซึ่งวิ่งบนท้องถนน ตรงที่ Excel เป็นเครื่องยนต์ใช้งานบนคอมพิวเตอร์ ซึ่งถ้ามีแค่โปรแกรมระบบปฏิบัติการ โดยปราศจากโปรแกรม Excel หรือโปรแกรม Office อื่นติดตั้งอยู่ด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์จะไร้ค่าหมดความหมายไปเลยใช่ไหม พอเราติดตั้งโปรแกรม Excel ลงไป เจ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ จะดูมีค่าขึ้นมาทันที แต่จะมีค่าจริงหรือไม่ ยังขึ้นกับว่าเราจะควบคุมเครื่องยนต์ตัวน้อยนี้ให้ทำงานได้มากแค่ไหน ถ้าเปรียบกับการขับรถยนต์ก็ต้องดูต่อไปว่า จะขับรถเลี้ยวซ้ายเลี้ยวขวาได้ดังใจหรือไม่ และถ้าคนขับเก่งจริง ต้องสามารถขับรถได้ทุกสภาพถนน ไม่ว่าฝนตก แดดออก หรือถนนหนทางเป็นหลุมเป็นบ่อแค่ไหน คนเก่งต้องรู้จักนำพาหนะของตนไปถึงที่หมายปลายทางได้โดยสวัสดิภาพ ไม่ขับเร็วไปช้าไป ไม่ขับหวาดเสียว และยิ่งยุคนี้น้ำมันแพง ก็ต้องหาทางประหยัดน้ำมันให้ได้ไปในตัว

ยุทธศาสตร์และยุทธวิธีซึ่งจะนำมากล่าวต่อไปนี้ ไม่ใช่สักแต่ว่าขอให้ใช้ Excel รุ่นใหม่ล่าสุดและทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งทำงานได้เร็วสุดๆเท่านั้น เพราะ "คุณ" หรือผู้ที่ใช้ Excel ต่างหากเล่า จะต้องเป็นพระเอก เป็นผู้หาทางใช้ Excel แม้ต่อให้เป็นรุ่นเก่าโบราณคร่ำคร่า ก็ต้องสามารถนำ Excel มาประยุกต์ใช้ในงานได้ดีกว่าผู้อื่นซึ่งเอาแต่ก้มหน้าก้มตาทำงาน ไม่ได้ดููทิศทาง ไม่รู้จักว่าจะหมุนพวงมาลัยไปทิศใด

จากประสบการณ์จัดอบรม Excel มาหลายปี ผู้เข้าอบรมส่วนใหญ่ตั้งความฝันไว้ก่อนมาเข้าอบรมว่า พอจบการอบรมหลักสูตรนั้นหลักสูตรนี้ไปแล้ว ตนจะได้รับโปรแกรมกลับไปใช้แก้ปัญหาของตนได้ทันที เหมือนกับว่าความรู้ที่เรียนไปกลายเป็นคาถาวิเศษ เสกให้ Excel กลายเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปได้อย่างนั้น ทำให้ผู้เข้าอบรมซึ่งไม่เคยมีประสบการณ์ใช้ Excel มาก่อนผิดหวังไปตามๆกัน เมื่อพบว่า Excel จะทำอะไรได้นั้น ทั้งหมดอยู่ที่ตัวคุณเอง คุณนั่นแหละซึ่งต้องเหนื่อยยากต่อไปอีกเยอะ กว่าจะหาทางนำสิ่งที่เรียนไปดัดแปลงให้เข้ากับงานของตน

ยังมีเสียงเรียกร้องมาจากผู้เข้าอบรมอีกกลุ่ม ซึ่งอยากให้จัดอบรมเฉพาะเรื่อง ขอให้ประยุกต์ใช้ในงานแต่ละประเภทไปเลย เช่น อยากเรียนวิธีประยุกต์ใช้ Excel ในงานบัญชีการเงิน ไม่อยากเรียนวางแผนการเงิน บางคนอยากเรียนวางแผนการเงิน แต่ไม่สนใจบัญชี บางคนอยากเรียนเฉพาะเรื่องวางแผนการตลาด ถ้าชื่อหลักสูตรไม่ได้ระบุชัดว่าวางแผนเรื่องใดก็จะไม่สนใจ หรือแม้ใช้ชื่อหลักสูตรเป็นวางแผนการขาย ก็จะถูกฝ่ายการตลาดเมินไปเสียอีก สุดท้ายก็จะเป็นภาระของผู้สอน ต้องหาทางสร้างหลักสูตรเฉพาะเรื่องที่ต้องการ แต่พอเปิดสมัครเข้าอบรม เนื่องจากเป็นหลักสูตรสำหรับเฉพาะกลุ่มลูกค้า จึงมีจำนวนผู้สนใจจากแต่ละกลุ่มงานน้อยมาก จนไม่คุ้มที่จะเปิดอบรม และแล้วจึงไม่มีใครได้อย่างที่หวังกันสักที

ขอย้อนกลับไปเปรียบเทียบ Excel กับเครื่องยนต์ต่ออีกสักหน่อย เครื่องยนต์เครื่องนี้ทำหน้าที่หลักในด้านการคำนวณใช่ไหม ขอให้ลองย้อนไปดูอดีตของตัวคุณเองสมัยที่เรียนชั้นประถมมัธยม สมัยนั้นเราเรียนวิธีบวกเลข บวกลบคูณหาร แล้วต่อมาพอเข้ามหาวิทยาลัยหรือเข้าทำงาน เราก็ยังใช้วิธีบวกเลขเหมือนที่เคยใช้สมัยเด็กๆใช่หรือไม่ จะต่างกันตรงโจทย์จะยากกว่า และแยกปัญหาไปเป็นเรื่องนั้นเรื่องนี้ตามคณะวิชา ซึ่งจะเห็นได้ว่า ไม่ว่าจะนานแค่ไหน เราก็ยังต้องใช้เครื่องยนต์ช่วยในการคำนวณ แค่เปลี่ยนจากเดิมซึ่งเคยใช้สมองเป็นเครื่องยนต์คิดเลขในใจหรือใช้เครื่องคิดเลข แล้วหันมาใช้ Excel คำนวณแทนเท่านั้นเอง ประเด็นปัญหาการประยุกต์ใช้ Excel จึงอยู่ที่ว่า เราตีปัญหาแตกไหม ต้องเปลี่ยนแนวคิดจากเดิมที่คิดบนกระดาษ ค่อยๆไล่ปัญหาแล้วจับใส่ลงไปในตาราง Excel จากนั้นก็สร้างสูตรคำนวณหาผลลัพธ์ให้ได้ ไม่ว่าจะเป็นงานบัญชีการเงิน งานธุรการบุคคล งานวางแผนการตลาด หรือการขาย ไม่ว่าจะเป็นงานใดๆ ก็ยังต้องพึ่งตารางกับสูตรเหมือนกันนี่เอง

ยุทธศาสตร์และยุทธวิธีในการใช้ Excel หากจะกล่าวให้เข้าใจง่ายขึ้นก็คือ วิธีวางแผนและวิธีเลือกใช้เครื่องมือ เพื่อใช้ตารางและสูตรของ Excel เพื่อเอาชนะปัญหาในการคำนวณให้ได้ ต้องเก่งทั้งบู้และบุ๋น ฉลาดเลือกใช้กระบวนยุทธ์ รู้จักใช้เคล็ดวิชาแม้มีเพียงไม่กี่อย่าง สามารถนำไปพลิกแพลงสร้างประโยชน์ได้สารพัด อย่ามองปัญหาแค่ชื่อของปัญหา แต่ให้จับปัญหามาแยกแยะเป็นส่วนย่อยลงแล้วจะพบว่า ไม่ว่าจะเป็นปัญหาของงานใด ก็มีตัวเนื้อของปัญหาอย่างเดียวกันนั่นเอง

เคล็ดวิชาเพียงท่าเดียว นำไปดัดแปลงได้นับร้อยนับพันท่า

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top