นึกย้อนไปถึงตอนที่เปิดใช้โปรแกรม Lotus 1-2-3 เป็นครั้งแรก พอเห็นตารางมีช่องเต็มไปหมด ก็เกิดคำถามขึ้นมาในใจทันทีว่า นี่เราจะใช้เซลล์ไหนก่อนเพื่อนล่ะทีนี้ ถ้าไม่ใช้เซลล์ A1 แต่เว้น Column ซ้ายไปหลายๆแถวจะเป็นยังไง สมมติว่าไปเริ่มใช้เซลล์แรกกันที่เซลล์ F5 และมีเซลล์สุดท้ายขวาล่างสุดอยู่ที่เซลล์ M16 จะส่งผลทำให้ Lotus 1-2-3 ถือว่า พื้นที่ใช้งานนับกันตั้งแต่เซลล์ F5:M16 เท่านั้นหรือไม่ หรือ Lotus จะถือว่าใช้พื้นที่ตารางนับตั้งแต่เซลล์ A1:M16

โปรแกรม Lotus 1-2-3 รุ่นแรกๆยังไม่ฉลาดเท่าใดนัก แต่ละแฟ้มยังมีแค่ Sheet เดียว ยังไม่สามารถสร้างสูตร Link ไปมาข้ามแฟ้มได้เหมือนปัจจุบัน ตัวโปรแกรมเองก็สร้างขึ้นมาให้ใช้งานกันแบบง่ายๆ กะว่าให้ใช้แทนเครื่องคิดเลขได้ก็พอกระมัง ไม่มีใครคิดว่าอีกสักสิบปีต่อมา จะมีคนสนใจใช้โปรแกรม Spreadsheet อย่างซับซ้อนกันมากขึ้น โปรแกรม Lotus 1-2-3 ยุคแรกๆ กำหนดให้เซลล์ขวาล่างสุดเป็นเซลล์บอกตำแหน่งพื้นที่ตาราง และเริ่มนับตั้งแต่เซลล์ A1 เป็นต้นมา ไม่ว่าจะมีค่าบันทึกไว้หรือไม่ ถูกถือว่าเป็นเซลล์ที่ถูกใช้งานทั้งหมด ดังนั้นหากใช้เซลล์ M16 เพียงเซลล์เดียว ก็เท่ากับใช้ตารางตั้งแต่เซลล์ A1:M16 กันเลยทีเดียว ทำให้ตัวแฟ้มเองทำงานช้า และเมื่อจัดเก็บ แฟ้มจะมีขนาดใหญ่ไม่สมกับที่มีเซลล์ถูกใช้งานเพียงเซลล์เดียวเสียเลย

Excel รุ่นแรกๆไม่ได้ดีเด่นกว่า Lotus 1-2-3 เท่าใดนัก ต่อมาภายหลัง Excel จึงพัฒนาระบบการทำงานของตัวโปรแกรมให้ฉลาดขึ้น เช่น หากมีข้อความซ้ำหรือตัวเลขซ้ำกันหลายเซลล์ ขนาดแฟ้มจะไม่ใหญ่ขึ้นเท่ากับที่เรานึกไว้ เซลล์ซึ่งไม่ได้ใช้งานจะไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ตารางที่ใช้งาน ทำให้ผู้ใช้เริ่มมีอิสระมากขึ้น จะสร้างตารางวางไว้ตรงไหนก็ได้ ส่วนความสามารถในด้านการส่งต่อข้อมูลนั้น จาก Excel รุ่นเก่าๆ ซึ่งเดิมเคยใช้ระบบการ Link ข้ามแฟ้มแบบทางเดียว ต่อมาจึงพัฒนาให้สามารถ Link ค่ากลับไปกลับมาข้ามแฟ้มได้ในทันที เดี๋ยวนี้ Excel กลายเป็นโปรแกรม Spreadsheet ซึ่งดีที่สุดในโลก และให้อิสระกับผู้ใช้่งานสูงสุด สักแต่ว่าผู้ใช้ Excel จะมีความคิดสร้างสรรค์มากน้อยเพียงใด

แต่ในความอิสระซึ่ง Excel เปิดให้นี้ ยังมีเงื่อนไขอีกหลายอย่างที่เรามองข้ามหรือนึกไม่ถึง เมื่อเราใช้ Excel ผิดไปจากเงื่อนไขเหล่านั้น แม้จะไม่ส่งผลให้ Excel ทำงานผิดเพี้ยนไปก็ตาม แต่กลายเป็นการสร้างอุปสรรคให้กับตัวผู้ใช้และแม้แต่ตัวโปรแกรม Excel เอง ทำให้ไม่สามารถสร้างงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะประสิทธิภาพในด้านการคำนวณ แทนที่จะใช้เวลาคำนวณเพียงไม่ถึงวินาที กลับกลายเป็นว่า Excel ทำงานช้าลงจนเราทนไม่ได้

จากการศึกษาระยะเวลาสนองตอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ พบว่าหากระยะเวลาที่เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ในการโต้ตอบกับมนุษย์น้อยกว่า 1 ใน 10 ของวินาที ผู้ใช้คอมพิวเตอร์จะรู้สึกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานให้ผลลัพธ์ได้ทันที หากใช้ระยะเวลาโต้ตอบน้อยกว่า 1 วินาที จะรู้สึกว่าเร็ว แต่ถ้าใช้ระยะเวลาโต้ตอบนานเกินกว่า 1 วินาที จะรู้สึกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานช้า

ยุทธการพิชิตตารางถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการใช้ Excel สำคัญมากจนอยากจะย้ำอีกนับร้อยนับพันครั้งว่าสำคัญที่สุด เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยทำให้ Excel ทำงานเร็วขึ้นแล้ว เรายังใช้ยุทธการพิชิตตารางเพื่อลดเวลาของมนุษย์ที่เสียไปกับการนั่งทำงานอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งโดยทั่วไปเราจะใช้เวลากว่า 65% ของเวลาที่ใช้ Excel ทั้งหมด มัววุ่นอยู่กับการสร้างและแก้ไขตารางนี่แหละ

ในเนื้อหาของหัวข้อยุทธการพิชิตตารางซึ่งนำมาแสดงไว้ที่นี้ ขอให้แยกแยะประเด็นส่วนที่เป็นเงื่อนไขของตัวโปรแกรม Excel ซึ่งเราหลีกเลี่ยงไม่ได้ ออกจากเงื่อนไขของผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นศิลป์ที่ผู้ใช้งานแต่ละคน อาจมีความคิดสร้างสรรค์และมีรูปแบบการสร้างงานต่างกันไป บางเทคนิคเป็นความคิดเห็นเฉพาะตัวของผู้เขียน ซึ่งไม่ตรงกับที่กล่าวไว้ในตำราเล่มอื่น จึงขอให้เข้าใจประเด็นเหล่านี้ไว้ด้วย

จากประสบการณ์การสอน Excel พบว่า ปัญหาซึ่งผู้เข้าอบรมส่วนใหญ่ยกขึ้นมาถาม มักเป็นปัญหาที่สายเกินแก้ พอจะสร้างสูตรหาคำตอบให้ได้ตามต้องการก็ติดขัดไปหมด มีปัญหาจากการแยกตารางไม่เป็นบ้าง ข้อมูลในตารางซ้ำซ้อนกันบ้าง รหัสขาดหายไปบ้าง บางคนยกแฟ้มขนาดใหญ่หลายๆเมกะไบต์มาให้ช่วยแก้ไข พอเปิดขึ้นมาดูก็ต้องรอนานกว่าจะเปิดแสดงตารางให้เห็นบนหน้าจอ แถมข้อมูลในตารางไม่ได้จัดกลุ่มแยกให้เป็นระเบียบ ยากจะให้คำแนะนำได้ในระยะเวลาสั้น เพราะแค่การทำความเข้าใจว่าอะไรคืออะไร เซลล์ไหนใช้ทำอะไร ก็ต้องเสียเวลาเป็นวัน กว่าจะแยกแยะข้อมูลค้นหาตัวแปรซึ่งซ่อนไว้ กลายเป็นปัญหาซึ่งเรียกได้ทีเดียวว่า ยากกว่าการงมเข็มในมหาสมุทรเสียอีก

ยุทธการพิชิตตารางเป็นเสมือนเรื่องที่เราต้องรีบทำไว้ก่อนจะสายเกินแก้ ผู้ใช้ Excel ต้องยอมสละเวลาตั้งแต่ต้น จับเนื้อหาของงานมาแยกเป็นประเด็นต่างๆโดยใช้มุมมองของ Excel (ผู้ใช้ Excel ต้องรู้จักจัดลำดับวิธีคิดของตน ให้เข้ากับลำดับขั้นตอนการทำงานของ Excel) จากนั้นก่อนที่จะเริ่มบันทึกค่าลงไปในเซลล์แรก เราต้องกำหนดทิศทางทั้งหมดของงานให้ได้ก่อน จัดแผนการทำงานขึ้นในใจ แค่หลับตาก็รู้แล้วโดยไม่ต้องใช้ Excel สร้างไปแก้ไปว่า จากเซลล์นี้ตารางนี้ จะนำไปสู่เซลล์ไหนตารางไหน ด้วยสูตรหรือวิธีใด เพราะหากไม่รู้จักยุทธการพิชิตตารางไว้บ้าง ไม่ยอมสละเวลาตั้งแต่ต้น ในไม่่ช้าจะต้องเสียเวลาแก้ไข นำงานเก่ามาเสียเวลาอีกนานกว่าจะแกะออก หรือต้องใช้เวลามากกว่าในการสร้างตารางใหม่ เหมือนดังคำสุภาษิตที่ว่า "เดินหมากผิดตัวเดียว ล้มทั้งกระดาน"

ยุทธการพิชิตตารางมีรายละเอียดปลีกย่อย แตกต่างไปตามความต้องการอันไม่มีที่สิ้นสุดของผู้ใช้ Excel หากจะนำไปจัดอบรม เชื่อว่าสามารถแยกเป็นหลักสูตรหนึ่ง เพื่อจัดอบรมเฉพาะเฉพาะเรื่องนี้ได้ทีเดียว ดังนั้นเนื้อหาซึ่งนำมาแสดงไว้ในที่นี้ จึงเป็นจุดเริ่มแค่เพียงบางส่วน ซึ่งหากมีเวลาพอจะนำมาเสนอให้ละเอียดยิ่งขึ้นต่อไป

เป้าหมายของยุทธการพิชิตตาราง

  1. เพิ่มความแม่นยำถูกต้องในการคำนวณ
  2. เพิ่มความชัดเจนและช่วยลัดนำไปสู่ประเด็นที่ต้องการ
  3. เพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งาน ดัดแปลง และแก้ไข
  4. เพิ่มความรวดเร็วทั้งด้านตรรกการคำนวณของ Excel เองและในด้านผู้ใช้งาน
  5. เพิ่มความสะดวกในการแกะ แก้ไข และตรวจสอบความถูกต้อง

ตาราง 3 แบบ กฎ 3 ข้อ ข้อมูล 5 เรื่อง

ถ้าคอยติดตามเคล็ดการใช้ Excel จากเว็บ www.ExcelExpertTraining.com จะพบว่ามีประเด็นหนึ่งซึ่งถูกย้ำบ่อยครั้งทีเดียวว่า หากเราคิดจะใช้ Excel เลียนแบบฐานข้อมูล จะต้องออกแบบตารางโดยยึดกฎ 3 ข้อ ต่อไปนี้

  1. หัวตารางซึ่งใช้เป็นหัวเรื่องหรือ Field Name ต้องใช้ Row เดียว หากต้องการทำให้คำบนหัวตารางมีหลายบรรทัด ให้กดปุ่ม Alt+Enter เพื่อแยกคำขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม
  2. ต้องมีข้อมูล Column ใด Column หนึ่งติดต่อกันไป โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญว่าเป็นรายการของอะไร ห้ามเว้นช่องว่างเด็ดขาด หรือจำง่ายๆว่า ห้ามเว้น
  3. ห้ามนำตารางข้อมูลมาติดกับข้อมูลเซลล์อื่น หรือจำง่ายๆว่า ห้ามติด

ผลจากการสร้างตารางข้อมูลตามกฎ 3 ข้อนี้ จะช่วยให้เราใช้เมนูคำสั่ง Data ได้ทั้งหมด พอเลือกแค่เซลล์เดียวในตาราง จะส่งสัญญาณให้ Excel รู้เองว่าขอบเขตตารางอยู่ตรงไหน ช่วยให้เราไม่ต้องเสียเวลาเลือกพื้นที่ตาราง อีกทั้งช่วยให้ใช้สูตรประเภท Lookup ค้นหาข้อมูลออกมาใช้ได้ตามต้องการ

  • ในกรณีที่ข้อมูลในตารางเป็นตัวเลข หรือเป็นตัวอักษรอย่างใดอย่างหนึ่งทั้งหมด ควรทำให้หัวตารางเป็น ตัวเข้ม (Bold) เพราะจะช่วยทำให้ Excel รู้จักว่า Row แรกเป็นหัวตาราง
  • ใน Column ไม่จำเป็นต้องมีค่าติดต่อกันไปตลอดก็ได้ แต่ใน Row นั้นของ Column อื่นที่ติดกัน ต้องมีข้อมูลบันทึกไว้ ทั้งนี้เพื่อช่วยให้ Excel รู้ว่าเป็นพื้นที่ต่อเนื่องกัน (ภาพข้างล่างนี้นำมาแสดงให้ดูว่า Excel รู้จักพื้นที่ซึ่งต่อเนื่องกันอย่างไรเท่านั้น ซึ่งที่ถูกต้องนั้นห้ามเว้นเซลล์ใน Column ID เนื่องจากเป็นข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญว่าเป็นรายการของอะไร)

ทีนี้ลองนึกดูซิว่า ในโลกนี้เราใช้ตาราง Excel จัดเก็บข้อมูลอะไรกันไว้บ้าง คำตอบคือ ต่างๆนาๆใช่ไหม จึงไม่น่าจะเป็นได้ที่จะยึดกฎ 3 ข้อข้างต้นกับข้อมูลทุกแบบ ลองยกตัวอย่างงบการเงิน หรือรายงานรายได้ค่าใช้จ่าย มาเทียบกับกฎนี้ดูก็พบว่า แค่คำอธิบายรายการด้านข้างตารางในงบการเงิน มักจะจัดเยื้องไปเยื้องมาให้สวยงาม บางคนเพิ่มเซลล์คำว่า หักหรือบวก แสดงไว้ข้างเซลล์อธิบายรายการ บางคนใช้วิธี Merge เซลล์ให้ติดกันเสียอีก

นี่แสดงว่ากฎ 3 ข้อนั้นเป็นปฏิปักษ์กับความสวยงามกระนั้นหรือ คำตอบก็คือ ใช่ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด เนื่องจากเรายังต้องแบ่งออกมาเป็น 3 แบบ โดยพิจารณาตามคุณประโยชน์ของตาราง กล่าวคือ

  1. ตาราง Input หรือ ตารางฐานข้อมูล
  2. ตาราง Calculation หรือ ตารางสูตร
  3. ตาราง Output หรือ ตารางรายงานที่ใช้แสดงผล

เฉพาะตาราง Input เท่านั้น ที่ต้องยึดกฎ 3 ข้อให้มั่น ไม่ต้องปรับรูปแบบเซลล์ ไม่ต้องตีกรอบตารางก็ได้ แต่ข้อมูลต้องใช้หัวตารางบรรทัดเดียว ห้ามเว้น และห้ามติด

ส่วนตาราง Calculation และตาราง Output นั้น จะออกแบบอย่างไร ให้สวยงามแค่ไหนยังมีเงื่อนไขอื่นที่คิดไม่ถึงให้ติดตามกันต่อไป

นอกเหนือจากตาราง Input-Calculation-Output ซึ่งถือเป็นเรื่อง 3 เรื่องที่ควรหาทางแยกพื้นที่ตารางออกจากการให้ชัดเจนแล้ว ผู้สร้างงานควรจัดเตรียมพื้นที่ตารางเพื่อใช้อธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมอีก 2 เรื่อง กล่าวคือ

  1. พื้นที่สำหรับใช้เป็นคู่มือแสดงวิธีใช้งานแฟ้มนั้น ให้คลิกขวาสั่ง Insert Comment กำกับเซลล์ หรือจะใช้ Text Box หรือแยกออกเป็นตารางแสดงวิธีใช้งานโดยเฉพาะเลยก็ได้ โดยแสดงรายละเอียดต่อไปนี้
    • ชื่อแฟ้ม ชื่อผู้สร้างงาน วันที่สร้าง วันที่เริ่มใช้งาน
    • โครงสร้างและชื่อ Sheet อธิบายหน้าที่ของแต่ละ Sheet
    • ขั้นตอนวิธีใช้งาน เช่น ให้เริ่มต้นจากเซลล์ใด จากนั้นให้ทำอะไร ทีละขั้นจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
    • ข้อควรระวัง ข้อสังเกต วิธีตรวจสอบว่า คำนวณถูกต้อง
  2. พื้นที่สำหรับให้รายละเอียดสำหรับผู้สร้างงานเอง ควรจัดลำดับตามวันที่ในการสร้าง แก้ไข หรือดัดแปลงส่วนต่างๆ ควรอธิบายแนวความคิดและสาเหตุของการเลือกใช้สูตรต่างๆ อธิบายว่าทำไมจึงต้องแก้ไข ทำไมจึงต้องเปลี่ยนแปลงจากสูตรนั้นมาใช้สูตรนี้

แนวตั้งหรือแนวนอน

ลองดูตัวอย่างข้อมูลต่อไปนี้แล้วพิจารณากันหน่อยว่าจะบันทึกตามแนวไหน

  1. รถยนต์ยี่ห้อ Volvo รุ่น S40 2000 cc ราคา 1,900,000 บาท
  2. รถยนต์ยี่ห้อ Volvo รุ่น S60 2200 cc ราคา 2,700,000 บาท

เมื่อดูขนาด Column ของตารางบน จะพบว่าแต่ละ Column มีขนาดเท่ากัน ทั้งๆที่ข้อมูลเรื่องของยี่ห้อ รุ่น และ cc ไม่มีความจำเป็นต้องจัดขนาด Column ให้กว้างเท่ากันกับ Column ของราคาก็ได้ แต่มักพบว่า เราจะจัดขนาดของ Column ให้กว้างเท่ากันตลอดเพื่อความสวยงาม และถึงแม้บาง Column ยังไม่มีค่าบันทึกไว้ เรายังต้องจัดขนาด Column ให้กว้างเผื่อไว้อีกใช่ไหม

ส่วนตารางด้านล่างจะเห็นว่าค่อนข้างกะทัดรัดดี ไม่เปลืองเนื้อที่ของ Column เนื่องจากข้อมูลของยี่ห้อ รุ่น และ cc นั้นถูกบันทึกไว้ใน Column ราคาซึ่งกว้างพออยู่แล้ว หากมีข้อมูลเกี่ยวข้องกับรถแต่ละรุ่นเพิ่มเติมก็เพียงแต่บันทึกต่อลงมาข้างล่าง และไม่จำเป็นต้องขยายขนาด Column เผื่อไว้เช่นตารางด้านบนแต่ประการใด

คราวนี้ลองคิดไปให้ไกลเผื่อว่าข้อมูลของรถแต่ละรุ่น ยังต้องบันทึกเรื่องราวอื่นเพิ่มขึ้น เช่น จำนวนที่นั่ง ระบบเบรก ระบบเครื่องเสียง น้ำหนักรถ ขนาดรถ และยังมีรายการข้อมูลของรถยี่ห้ออื่นบันทึกเพิ่มเติมอีก จะเลือกใช้ตารางด้านบนหรือด้านล่างนั้น ขอให้เปรียบเทียบข้อดีข้อด้อยต่อไปนี้ก่อนแล้วจึงตัดสินใจ

  • หากต้องการใช้เมนูคำสั่ง Data ช่วยในการบันทึกงาน ต้องเลือกบันทึกแบบตารางด้านบนเสมอ
  • หากต้องการนำข้อมูลไปพิมพ์อย่างประหยัดกระดาษหรือนำไปแสดงบนเว็บ ตารางด้านล่างเหมาะสมกว่า เพราะช่วยทำให้ข้อมูลทั้งหมดสามารถพิมพ์ลงในหน้ากระดาษหน้าเดียว และผู้ใช้จอสามารถเลื่อนจอขึ้นลงตามแนวตั้งเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดพร้อมกัน
  • ถ้าอยากใช้ตารางด้านบน แต่พิมพ์และแสดงบนเว็บได้ด้วย ต้องยอมปรับขนาด Column ให้เล็กลงและไม่จำเป็นต้องกว้างเท่ากันตลอด
  • ผู้ใช้ข้อมูลเป็นใคร ชอบอ่านตารางแบบไหน

วิธีเลือกใช้ตารางแบบแนวตั้งหรือแนวนอน เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ไม่สามารถให้คำตอบชัดตัดสินไปเลยว่า ตารางอย่างนี้ต้องใช้แบบนั้น แต่ถ้าอยากใช้ตารางทั้ง 2 แบบพร้อมกันก็เพียงสร้างตารางใหม่คู่กับตารางเดิม เพียงจับตะแคงตาราง โดยมีวิธีตะแคงตาราง ดังนี้

  • ใช้คำสั่ง Copy ตารางไป Paste Special แบบ Transpose ซึ่งเหมาะกับตารางที่ไม่มีสูตร เพราะการตะแคงอาจทำให้สูตรอ้างถึงตำแหน่งผิดพลาดไปจากเดิม
  • หรือจะใช้สูตร Array =Transpose(พื้นที่ตารางเดิม) เวลาสร้างสูตรนี้ต้องเลือกพื้นที่ให้กลับข้างกับตารางต้นทางก่อน จากนั้นจึงพิมพ์สูตรลงไปแล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter เพื่อสร้างสูตรแบบ Array ลงไปพร้อมกันทีเดียวทั้งตาราง

ตำแหน่งเซลล์แรกซึ่งควรใช้บันทึกข้อมูล

ตำแหน่งเซลล์แรก คือ เซลล์ซ้ายบนสุดของตารางที่จะบันทึกข้อมูลลงไป แค่ตำแหน่งของเซลล์แรกนี่แหละที่อาจทำให้คุณเสียเวลาแก้ไขตารางอีกมากในอนาคต หลายๆคนอาจกำลังคิดเถียงในใจว่า ไม่เห็นจะเป็นปัญหาเลย อีกหน่อยถ้าอยากจะย้ายเซลล์แรกไปที่อื่น ก็แค่สั่ง Insert Row หรือ Column แทรกเข้าไปก็เสร็จแล้ว ถ้ากำลังคิดเช่นนั้น เชิญลองแก้ไขทุก Sheet และทุก File ซึ่งใช้อยู่ดูกันสักหน่อย จะเห็นว่าเสียเวลาไม่ใช่น้อย

  • ก่อนที่จะคิดถึงตำแหน่งเซลล์แรก ควรหยิบกระดาษขึ้นมาคิดออกแบบหน้าตาของตารางต่างๆที่จะใช้ เมื่อนำกระดาษมาวางทับกัน ถ้ามองทะลุกระดาษได้ ควรเห็นข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในตำแหน่งตรงกัน หรืออย่างน้อยขอให้อยู่ในแนวเดียวกัน โดยเฉพาะแนวข้อมูลซึ่งเรียงลำดับมากน้อย ลำดับของวันเวลา หรือลำดับการคำนวณแต่ละขั้นของแต่ละตาราง ควรใช้เซลล์ หรือ Row หรือ Column เดียวกันตลอด จะช่วยลดเวลาสร้างตาราง แกะสูตร และแก้ไขตารางในภายหลังอย่างมาก
  • แทนที่จะเสียเวลาสร้างตารางแรกใน Sheet หนึ่งแล้ว Copy ไปใช้ใน Sheet อื่น เราสามารถสร้างานเพียงครั้งเดียวแล้วทำให้เหมือนกันทุก Sheet โดยใช้งานแบบ Group
    • ถ้าอยากให้ Sheet1 ถึง Sheet3 เหมือนกัน ให้เริ่มต้นอยู่ใน Sheet1 ก่อนจากนั้นกดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วคลิก Tab ชื่อ Sheet3 จะพบว่า Tab ตั้งแต่ Sheet1 ถึง Sheet3 กลายเป็นพื้นสีขาว และชื่อแฟ้มด้านบนซ้ายของจอ จะมีคำว่า [Group] ต่อท้าย
    • ถ้าอยากทำให้เฉพาะ Sheet1 กับ Sheet3 เหมือนกัน ไม่เลือก Sheet2 ให้เริ่มต้นอยู่ใน Sheet1 ก่อนจากนั้นกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิก Tab ชื่อ Sheet3 จะพบว่า Tab ของ Sheet1 กับ Sheet3 กลายเป็นพื้นสีขาว และชื่อแฟ้มด้านบนซ้ายของจอ จะมีคำว่า [Group] ต่อท้าย
    • เมื่อสร้างานเสร็จ ต้องออกจาก Group โดยคลิก Tab ของ Sheet อื่น หรือคลิกขวาที่ Tab ชื่อ Sheet แล้วสั่ง Ungroup Sheets จะทำให้คำว่า [Group] ซึ่งแสดงต่อท้ายชื่อแฟ้มด้านบนซ้ายของจอหายไป
  • เมื่อตารางอยู่ในตำแหน่งตรงกัน ทำให้สามารถใช้วิธี Copy สูตรจากตารางหนึ่งไปยังอีกตารางหนึ่งใน Sheet หรือ File ต่างกัน ได้โดยตำแหน่งอ้างอิงในสูตรไม่เพี้ยน และไม่จำเป็นต้องใช้วิธี Cut
  • เมื่อตารางอยู่ในตำแหน่งตรงกัน ทำให้ประหยัดเวลาที่ใช้แกะสูตร และทำความเข้าใจในขั้นตอนการคำนวณได้ง่ายขึ้น เพียงจับหลักการที่ใช้ใน Sheet หนึ่งได้ก็สามารถเข้าใจ Sheet อื่นได้ทันที

จากแบบตารางในกระดาษ มาถึงขั้นตอนนำตารางมาเริ่มสร้างลงไปในเซลล์ ลองนึกดูซิว่า จะเลือกใช้เซลล์ใดเป็นเซลล์แรกของตาราง

  • ถ้าคุณใช้เซลล์ A1 ให้เป็นเซลล์แรกซ้ายมุมสุดของตาราง แสดงว่าคิดง่ายไป เพราะการเลือกใช้เซลล์ A1 จะปิดโอกาสการใช้พื้นที่ด้านบนตาราง สำหรับแสดงข้อมูลอื่นในอนาคต ไม่ควรเลือกวิธี "จนมุม" นี้หรอก
  • ถ้าใช้เซลล์ B2 เป็นเซลล์แรกก็ดีขึ้นอีกหน่อย เพราะจะช่วยให้เห็นขอบตารางว่ามี Border ตีเส้นไว้หรือไม่ ส่วน Row 1 และ Column A ซึ่งเว้นว่างไว้นั้น ยังช่วยเป็น Margin เพิ่มเติมจากที่มีอยู่ใน Page Setup และใช้เป็นแถบสำหรับเลื่อนขยับไปดูตารางด้านขวาหรือด้านล่าง เช่น ถ้ามีตารางด้านล่างอยู่ที่เซลล์ B22:Z55 ให้พิมพ์วรรคลงในเซลล์ A55 จากนั้นเมื่อต้องการดูตารางนี้ ให้เริ่มจากคลิกเซลล์ A1 แล้วกดปุ่ม End ตามด้วยปุ่มลูกศรชี้ลง จะพบว่าตัวชี้จะเลื่อนไปเลือกเซลล์ A55 และผลักตาราง B22:Z55 ขึ้นมาแสดงให้เห็นบนจอ
  • ถ้าจะให้ดีกว่านั้นควรเริ่มใช้เซลล์แรกใน Column B แต่ให้เว้นส่วนหัวตารางไว้ 4-5 row หรือมากกว่านั้น เพื่อใช้สำหรับ แสดง ข้อมูลประเภทต่างๆ คือ
    1. ชื่อตารางหรือชื่อรายงาน ต้องเว้นห่างจากตารางอย่างน้อย 1 row เพื่อไม่ให้ติดกับตัวตารางฐานข้อมูล
    2. หัวตารางของปลอม สามารถใช้ Merge หรือใส่ข้อความบรรยายหลาย row ได้ตามใจ ต่างจากหัวตารางของจริงซึ่งอยู่ด้านบนสุดของตารางฐานข้อมูล
    3. ใช้แสดงตัวแปรที่ใช้ในการคำนวณ
    4. สำรองไว้ใช้กำหนดเงื่อนไขของ Advanced Filter

จะเลือกใช้เซลล์ใดเป็นเซลล์แรก ขอให้คิดตัดสินใจเลือกไว้เลยตั้งแต่ต้น ในระหว่างที่ยังไม่ได้ใช้เซลล์ด้านบนซึ่งเว้นว่างไว้นั้น ให้สั่งซ่อนเก็บไว้ก่อน ส่วนตัวอย่างที่ใช้ในการอบรมหรือแจกให้ Download ได้จาก www.ExcelExpertTraining.com ซึ่งไม่ได้ทำตามอย่างที่แนะนำนี้เลยก็เพราะว่า สายเกินไปที่จะกลับไปไล่แก้ไขเสียแล้วล่ะครับ และคงต้องเสียเวลาเขียนคำอธิบายทุก Sheet ว่า ทำไมจึงต้องเว้น Row ด้านบนไว้เพื่อกันสงสัยอีกเป็นแน่

ชิดซ้ายหรือชิดขวา

คงเห็นแล้วนะครับว่า ยุทธการพิชิตตาราง สำคัญมาก หลายประเด็นเป็นเรื่องซึ่งเกินกว่าการคาดหมาย พออ่านมาถึงตรงนี้เห็นหัวข้อว่า ชิดซ้ายหรือชิดขวา ลองทายกันก่อนว่า ที่ว่าชิดซ้ายนั้น คืออะไร ถ้าเป็นงานที่คุณกำลังใช้ Excel สร้างงานอยู่ มีอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับซ้ายหรือขวา แล้วมันสำคัญอย่างไร

ประเด็นของชิดซ้ายหรือชิดขวานี้ สร้างปัญหาขึ้นเนื่องจากความง่ายเกินไปของ Excel จากการเตรียมปุ่มบนเมนูให้คลิกเลือกว่า จะให้ค่าที่เราบันทึกลงไปในเซลล์นั้น อยู่ติดชิดขอบซ้าย หรืออยู่กลางเซลล์ หรือติดชิดขอบขวาของเซลล์ ซึ่งมักพบเห็นผู้ใช้ Excel ติดนิสัยว่า พอบันทึกค่าลงไปในเซลล์ ก็จะกดปุ่มตามต่อไปในทันที เพื่อจัดชิดซ้ายกลางขวาเพื่อความสวยงามตามใจชอบ

ตามปกตินั้น ถ้าค่าที่บันทึกลงไปในเซลล์เป็นตัวอักษรจะชิดซ้าย ถ้าเป็นตัวเลขจะชิดขวา ซึ่งอย่างน้อยก็เป็นสัญญาณเตือนให้เราทราบในทันทีว่า ค่าที่บันทึกลงไป เป็นตัวอักษรหรือเป็นตัวเลขถูกต้องตามที่ตั้งใจไว้ใช่หรือไม่ ดังนั้นถ้าอยากให้ระบบสัญญาณเตือนนี้ทำงาน ก็ขออย่าได้เผลอไปกดปรับชิดซ้ายกลางขวาให้ต่างไปเป็นอันขาด

  • ขอให้จัดชิดซ้าย กลาง หรือขวา กับเซลล์ซึ่งรับค่าเป็นตัวอักษร หรือค่านั้นไม่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ
  • ส่วนตัวเลขซึ่งใช้คำนวณต่อไปนั้น ให้คลิกขวาใช้คำสั่ง Format Cells > Number > Custom เพื่อปรับรูปแบบการแสดงผลตามต้องการ หากอยากให้ตัวเลขกระเถิบห่างจากขอบด้านขวาของเซลล์ ให้ใช้รูปแบบ Custom ซึ่งใส่วรรคต่อท้ายรูปแบบของตัวเลข เช่น #,#00.00 ;-#,##0.00 ; เป็นต้น
  • หากต้องการตรวจสอบค่าที่บันทึกลงไปว่าเป็นตัวอักษรหรือตัวเลข ให้ใช้สูตร IsText และสูตร IsNumber ร่วมกับคำสั่ง Data Validation > Custom และคำสั่ง Conditional Formatting แบบ Formula is
  • ไม่ควรใช้คำสั่ง Merge เซลล์ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคำนวณเป็นอันขาด เนื่องจากจะส่งผลให้ตำแหน่งอ้างอิงเมื่อนำ Merge เซลล์มาใช้ร่วมกับ Range Name และ Formula Name ผิดเพี้ยนได้ แต่ให้ใช้คำสั่ง Format Cells > Alignment > Horizontal > Center Across Selection แทน
  • ไม่ควรใช้คำสั่ง Format Cells > Number > Text เพียงเพื่อทำให้ตัวเลข 0123 ที่พิมพ์ลงไปแสดงเลข 0 นำหน้า เนื่องจากตัวเลข 0123 ที่ได้ จะชิดซ้ายและถูกถือว่าเป็น Text ทันที นอกจากนั้นเมื่อนำไปคำนวณหรือจัดเรียงจะให้ผลแบบตัวอักษร เครื่องมือที่จะใช้แทนเพื่อแก้ปัญหานี้ ให้ใช้คำสั่ง Format Cells > Number > Custom > Type กำหนดรูปแบบเป็น 0000 จะทำให้เลข 123 ซึ่งบันทึกลงไปแสดงเป็น 0123 ชิดขวาและยังถือเป็นตัวเลข สามารถนำไปใช้คำนวณต่อแบบตัวเลขได้ตามปกติ

ในระหว่างสร้างงานยังไม่เสร็จสมบูรณ์ ขอให้เลือกใช้คำสั่ง Format เท่าที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อช่วยให้เซลล์แสดงค่าทั้งตัวเลขหรือตัวอักษรตามค่าซึ่งต้องการ ต่อเมื่อได้ตรวจสอบความถูกต้องและพร้อมจะนำแฟ้มไปใช้งาน จึงค่อยปรับรูปแบบให้สวยงามในภายหลัง

เหนือ ใต้ ออก ตก

ตั้งแต่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใช้งานง่ายจนผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาเขียนโปรแกรมเอง ผู้ใช้งานสามารถใส่สีให้กับตัวอักษร วาดรูปหรือแทรกรูปลงไป ตีกรอบ หรือจัดหน้าตาตารางให้สวยงามดังใจนึก งานซึ่งเคยเน้นแต่เพียงตัวเลขและขอเพียงแต่ให้คำนวณได้ถูกต้องรวดเร็ว กลับต้องจัดรูปร่างหน้าตาให้สวยงาม ไม่ว่าจะชมกันบนจอคอมพิวเตอร์หรือบนกระดาษซึ่งพิมพ์ออกมาอีกด้วย ใครซึ่งมีหัวศิลปะมาก ย่อมได้เปรียบมากกว่าคนอื่น

แต่ไม่ว่าจะจัดหน้าจอหรือตารางให้สวยงามสักเพียงใด หากไม่สามารถสนองตอบต่อความต้องการผู้ใช้งานก็ย่อมไร้ค่า ลองดูจากเว็บที่เอาแต่เน้นโฆษณาดูก็ได้ พอเราคลิกเปิดหน้าเว็บขึ้นมาจะเห็นแต่ภาพโฆษณาเต็มไปหมด นี่ยังไม่นับถึงความช้ากว่าจะแสดงภาพให้เห็นครบ เราแทบไม่รู้เลยว่า เนื้อหาสำคัญของเว็บหน้านี้อยู่ที่ไหน แล้วพอคลิกไปดูเว็บหน้าอื่น อาจหลงทางกลับมาหน้าเดิมไม่ถูก

การออกแบบตารางสร้างงานในโปรแกรม Excel ก็ไม่ได้แตกต่างจากการสร้างเว็บเท่าใดนัก ถ้าจะว่าถึงความยากซับซ้อนแล้ว การออกแบบตารางใน Excel น่าจะยากกว่าการสร้างเว็บหลายร้อยหลายพันเท่า เนื่องจากตารางใน Sheet หนึ่ง มีเซลล์กว่า 17,179 ล้านเซลล์ ซึ่งแม้จะไม่มีใครใช้พื้นที่ทุกเซลล์ก็ตาม แต่เมื่อเทียบพื้นที่ซึ่งใช้แสดงผลบนจอได้เพียงไม่กี่สิบบรรทัด กับพื้นที่ตารางซึ่งเราอาจนำมาสร้างงานได้นับเป็นหมื่นๆบรรทัดแล้ว เหมือนกับเรามีจอไว้ดูได้แค่แผนที่กรุงเทพ ยากเหลือกเกินที่จะใช้จอเล็กๆนี้ดูแผนที่จังหวัดอื่นของประเทศไทยหรือประเทศอื่นในโลก ถ้าใครออกแบบตารางไว้ไม่ดี ก็อย่าหวังเลยว่า ผู้อื่นหรือแม้แต่ตัวคุณเองจะอยากเปิดแฟ้มขึ้นมาใช้งาน

ด้านบนของตาราง

ควรใช้แสดงสาระสำคัญ หรือบทสรุปของเนื้อหาทั้งหมด (Executive Summary) เพื่อช่วยประหยัดเวลาและอำนวยความสะดวกเมื่อเปิดหน้าตารางขึ้นมา จะได้รับคำตอบที่ต้องการในทันที ไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนไปดูที่เซลล์ด้านล่าง ถ้าตารางมีข้อมูลสลับซับซ้อนมาก ควรใช้ Sheet แรกแสดงบทสรุป

นอกจากนี้ด้านบนของตาราง ควรใช้สำหรับเซลล์รับค่าตัวแปร ควบคู่ไปกับผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณทีเดียว เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทราบผลกระทบจากตัวแปรแต่ละตัวในทันทีซึ่งมีการบันทึกเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งตัวแปรซึ่งเกี่ยวข้องกับวันที่และเวลา ควรบันทึกค่าของวันที่และเวลาในแบบที่ Excel สามารถนำค่า Date Serial Number ไปใช้คำนวณต่อได้ จากนั้นจึงปรับรูปแบบให้แสดงเฉพาะวันที่หรือเฉพาะชื่อเดือนที่ต้องการแสดง เช่น หากต้องการแสดงเป็นเดือนมีนาคม ให้บันทึกเป็น 1/3/2017 จากนั้นจึงคลิกขวาสั่ง Format Cells > Number > Custom > Type กำหนดเป็น mmmm หรือ ดดดด เพื่อแสดงเป็น March หรือ มีนาคม

สำหรับตารางฐานข้อมูล ควรใช้พื้นที่ด้านบนของตารางแสดงผลรวมของตัวเลขในฐานข้อมูล แทนที่จะสร้างสูตรหายอดรวมไว้ที่บรรทัดสุดท้าย ทั้งนี้เพื่อเปิดโอกาสให้ตารางฐานข้อมูลสามารถขยายตัว จากรายการใหม่ซึ่งบันทึกเพิ่มต่อท้ายด้านล่างต่อไปได้เรื่อยๆ

หากไม่จำเป็นแล้ว อย่าใช้เนื้อที่ด้านบนของตารางเปลืองไปกับชื่อรายงานหรือชื่อบริษัท ซึ่งบางคนจะนำรูปภาพหรือปรับตัวอักษรเป็นตัวใหญ่ตัวหนาเพื่อให้เห็นได้ชัด ขอให้ย้ายไปสร้างไว้ในส่วนของ Header ใน Page Setup แทน หรือใช้กระดาษซึ่งมีหัวชื่อบริษัทพร้อมอยู่แล้วจะดีกว่า

ด้านล่างสุดของตาราง

ควรใช้แสดงรายละเอียดเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดของงานที่สร้างขึ้น เช่น ชื่อผู้สร้างงาน ชื่อหน่วยงาน วันที่เริ่มสร้าง วันที่ปรับปรุงแก้ไข ขอบเขตระยะเวลาหรือวันหมดอายุของแฟ้ม และหมายเหตุเงื่อนไขการใช้งาน

แทนที่จะใช้เซลล์บันทึกรายละเอียดข้างต้น เราอาจใช้ Text Box บันทึกข้อมูลแทน เพื่อช่วยให้พื้นที่ตารางด้านล่างสามารถขยายตัวได้อย่างอิสระ และยังสามารถ Copy Text Box ไปใช้ในตารางอื่นได้ง่ายกว่าที่จะต้อง Copy เซลล์หลายเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดต่อกัน

หากต้องการควบคุมไม่ให้ผู้ใช้งาน Insert Column แทรกในช่วงเซลล์ใด เช่น สมมติว่า ห้าม Insert แทรก Column ระหว่าง Column A:M ให้เริ่มป้องกันการ Insert Column โดยใช้ Row ด้านล่าสุดของตาราง เช่น เซลล์ A1000:M1000 สร้างสูตร Array อะไรก็ได้ลงไป จะช่วยกันไม่ให้ Insert แทรก Column เนื่องจากสูตร Array ซึ่งเกิดขึ้นจากการเลือกเซลล์เป็นกลุ่มแล้วสร้างสูตร Array ลงไปพร้อมกัน จะไม่ยอมให้ใครมาแก้ไขหรือแทรกเซลล์ใหม่เข้าไปในพื้นที่สูตรอย่างเด็ดขาด

ด้านซ้ายและด้านขวาของตาราง

ควรใช้ด้านซ้ายของตารางเป็นเซลล์รับค่าตัวแปร จากนั้นจึงสร้างสูตรนำค่าตัวแปรไปคำนวณและสร้างเป็นรายงานที่ต้องการในพื้นที่ด้านขวาของตาราง ถ้าส่วนของการคำนวณต้องการพื้นที่ขนาดใหญ่ อาจแยกไปคำนวณใน Sheet ต่างหาก หรือสร้างสูตรลงใน Sheet เดิมแล้วให้สั่ง Hide Column สูตร เพื่อไม่ให้เห็นสูตร และยังเป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เผลอบันทึกข้อมูลทับลงไปในเซลล์สูตร

ถึงแม้คำอธิบายรายการแต่ละบรรทัด อาจไม่ได้อยู่ใน Column เดียวกัน หรือใช้คำอธิบายซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการคำนวณก็ตาม เราควรใช้ Column ด้ายซ้ายของตาราง เก็บเลขที่รหัสของแต่ละรายการไว้ เพื่อใช้อ้างอิงในสูตรประเภท Lookup หรือ SumIF ต่อไป

Column O เป็น Column รหัสซึ่งใช้กำกับรายการแต่ละบรรทัด จะช่วยให้เราสามารถใช้คำอธิบายรายการใน Column P:R ได้อิสระ จะใช้คำอธิบายยาว สั้น หรือแม้แต่ใช้คำอธิบายซ้ำกันก็ได้ เพราะเรายังมีรหัสของแต่ละรายการกำกับ คู่กับแต่ละบรรทัดไว้ใช้งานต่อไปได้เสมอ

ถี่ หรือ ห่าง

พอมาถึงตอนนี้ เราได้ทราบแล้วว่าจะต้องเตรียมอะไรวางไว้ด้านบน ล่าง ซ้าย ขวา แต่อย่างเพิ่งใจร้อน รีบสร้างตารางลงไปใน Sheet เพราะยังมีเงื่อนไขอีกหลายอย่างทีเดียวซึ่งเราต้องหาทางจัดเตรียมและหาทางกันไว้ก่อน ไม่อย่างนั้นจะเสียใจภายหลัง ต้องเสียเวลาจับตารางมาแก้ไปแก้มาอีกนานก็ไม่รู้ด้วย

พอเริ่มใช้เซลล์ตั้งแต่ 2 เซลล์ขึ้นไป อย่างนี้ได้ชื่อว่า เกิดเป็นตารางแล้ว ก่อนที่จะใช้เซลล์มากไปกว่านี้ ขอให้จัดขนาด Column ให้เล็กลงและถี่มากที่สุด จากนั้นจึงทยอยบันทึกค่าลงไปให้ได้แนวเดียวกัน โดยไม่จำเป็นต้องไล่บันทึกค่าให้ติดต่อกันตลอดทุกเซลล์ตั้งแต่ต้นหรอก เฉพาะข้อมูลส่วนที่ควรจะติดต่อกันเท่านั้นซึ่งไล่บันทึกในเซลล์ติดต่อกันไปได้เลย ส่วนข้อมูลอื่นที่ยังไม่แน่ใจว่าจะมีเรื่องอื่นเข้ามาแรกเพิ่มเติมภายหลังหรือไม่ แนะนำให้บันทึกเว้น Column ไปเรื่อยๆ หากต่อมาภายหลังจะจับย้ายไปจัดแนวให้ตรงกับค่าใดก็ทำได้ง่าย เนื่องจากเราเตรียม Column เผื่อไว้ก่อน

บางคนอาจกำลังสงสัยว่า ในเมื่อเราสามารถสั่ง Insert Column หรือ Row ได้ทุกเมื่อ ทำไมต้องเสียเวลาจัดเตรียมอย่างที่แนะนำนี้ด้วย ขอให้ลองนึกว่า ถ้าตารางที่เราใช้อยู่ในวันนี้มีเพียง 5 Column แต่ในวันต่อมาต้องการปรับแนวข้อมูลภายใน 5 Column นั้นให้ข้อมูลแยกย่อยเป็นเรื่องต่างกัน 10 เรื่อง ถ้าไม่เตรียมจัดแบ่ง Column ไว้ก่อน คงต้องอาศัยวิธีแทรกช่องว่างระหว่างข้อความ ให้กระเถิบห่างออกจากกันให้ได้แนว คล้ายกับที่เราจัดพิมพ์แยกเป็นย่อหน้าใหญ่ย่อหน้าย่อย ซึ่งจะพบว่า แม้แนวที่เราเห็นบนจอภาพว่าตรงกันดี แต่พอจัดพิมพ์ลงในกระดาษ อาจเยื้องกันโย้ไปเย้มาทีเดียว เสียดายที่ไม่ได้แยก Column ไว้ก่อน จะได้ใช้แนวของ Column นี่แหละทำให้ข้อมูลจัดเยื้องกันได้แนวชัดเจนทั้งบนจอและเมื่อสั่งพิมพ์ลงกระดาษ

ส่วนการเว้นแนวของ Row ไม่แนะนำให้เว้น Row เพียงเพื่อทำให้ข้อมูลแยกแนวบรรทัดออกจากกันเพื่อจะได้ดูไม่อึดอัด แต่ขอให้ใช้ Row เท่าที่จำเป็นเท่านั้น แล้วจัดขนาดความสูงของ Row ให้ห่างออกจากบรรทัดบนแทน อีกทั้งยังใช้คำสั่ง Conditional Formatting > Formula is แล้วสร้างสูตร =Mod(Row(),2)=1 เพื่อกำหนดสีพื้นให้กับ Row เลขคี่ จะได้ดูต่าง Row เลขคู่ และเมื่อมีการ Insert Row แทรกจะปรับสีพื้นให้ใหม่เองทันที

แป้นลัด 3 ปุ่มครอบจักรวาล

หากอยากสร้างตารางขนาดใหญ่ เราต้องฝึกหัดใช้ปุ่มบนแป้นพิมพ์ให้คล่อง ถ้าเอาแต่ใช้เมาส์เป็นอย่างเดียวจะเลือกพื้นที่ตารางซึ่งมีขนาดใหญ่ได้ยากมาก แค่ตารางซึ่งมีขนาดใหญ่เกินกว่าขอบจอก็ยากแล้ว เพราะพอใช้เมาส์คลิกเลื่อนจอออกไป มักพบว่าเลื่อนออกไปเร็วจนหยุดไม่อยู่ กว่าจะเลือกพื้นที่ตารางได้พอดิบพอดีต้องเสียเวลาใช้เมาส์ลากไปลากมาหลายครั้ง

แป้นลัดที่ Excel จัดเตรียมไว้ใช้สำหรับการเลือกพื้นที่ตารางมีนับร้อยวิธีทีเดียว แต่เราจะใช้แค่แป้นลัด 3 ปุ่มเท่านั้นแหละ นำมาใช้งานร่วมกันได้หลากหลายแบบ

    • ปุ่ม Ctrl หมายถึง ซ้ำ
    • ปุ่ม Shift หมาถึง ตรึง หรือทำให้ตำแหน่งเซลล์หรือตำแหน่งที่เลือกไว้ตั้งแต่แรกไม่ขยับ
    • ปุ่ม End หมายถึง สุด

Ctrl+Shift+ลูกศรขวา

จะเลือกพื้นที่ตั้งแต่เซลล์แรกที่เรากดปุ่ม Shift ตรึงไว้ จากนั้นจะขยับซ้ำตามปุ่ม Ctrl ไปเรื่อยๆทางขวาจนสุด ดังนั้นจึงช่วยเลือกเซลล์ทั้งหมดตั้งแต่เซลล์แรก ไปทางขวาจนสุดทางเท่าที่เซลล์ยังติดกันอยู่ ถ้าอยากเลือกไปทิศทางใด เพียงเปลี่ยนปุ่มลูกศรขวา เป็นลูกศรชี้ไปทิศอื่นตามต้องการ

Shift+(End,ลูกศรขวา)

เมื่อกดปุ่ม Shift แช่ไว้เพื่อตรึงเซลล์แรก จากนั้นให้กดปุ่ม End เพื่อเลือกสุดทางครั้งหนึ่ง แล้วตามด้วยกดปุ่มลูกศรขวาอีกครั้งหนึ่ง จะทำงานเช่นเดียวกับการกดปุ่ม Ctrl+Shift+ลูกศรขวา ข้างต้นทุกประการ

Ctrl+คลิก

ปุ่ม Ctrl หมายถึง ซ้ำ ส่วนคลิกแปลว่าเลือก ดังนั้น Ctrl+คลิก จึงช่วยในการเลือกเซลล์หรือจะเลือกอะไรก็ได้ตามแต่ว่าเราจะคลิกเลือกต่อไป ให้ถูกเลือกซ้ำอีกไปด้วยกัน

Ctrl+Enter

ปุ่ม Ctrl หมายถึง ซ้ำ ส่วน Enter แปลว่า บันทึก ดังนั้น Ctrl+Enter จึงช่วยในการบันทึกซ้ำลงไปในพื้นที่ตารางทั้งหมดพร้อมกันทุกเซลล์

Ctrl+*

ปุ่ม Ctrl หมายถึง ซ้ำ ส่วน * เป็นเครื่องหมาย Wild Card แทนสัญลักษณ์อะไรก็ได้ไม่จำกัดจำนวน ดังนั้น Ctrl+* จึงจะเลือกซ้ำทุกอย่างในเซลล์ที่ติดต่อกัน เรียกว่า Current Region หรือใช้อีกวิธีเริ่มจากกด F5 > Special > Current Region

Ctrl+.

ปุ่ม Ctrl หมายถึง ซ้ำ ส่วนเครื่องหมายจุด . แปลว่า ถึง ดังนั้น Ctrl+. จึงช่วยเลือกเซลล์หัวมุมตาราง เพื่อบอกให้เห็นซ้ำว่าในพื้นที่ซึ่งเลือกไว้นั้น มีหัวมุมตารางจากไหนถึงไหน

พอมาถึงขั้นนี้ ไม่ว่าตารางที่จะสร้างมีขนาดใหญ่แค่ไหนก็ไม่สำคัญ เราสามารถใช้ปุ่ม 3 ปุ่มนี้แทนการใช้เมาส์ ช่วยในการเลือกพื้นที่และใช้งานกับพื้นที่นั้นได้ตามต้องการ

ตารางหลายกลุ่มย่อย

ลองนำข้อมูลต่อไปนี้มาสร้างตารางกันหน่อย คุณคิดว่าจะบันทึกข้อมูลแบบตารางด้านบนหรือล่าง

  1. สายงานปฏิบัติการ ฝ่ายบุคคล แผนกฝึกอบรม จำนวนพนักงาน 15 คน
  2. สายงานปฏิบัติการ ฝ่ายบุคคล แผนกสรรหา จำนวนพนักงาน 7 คน
  3. สายงานปฏิบัติการ ฝ่ายบุคคล แผนกค่าจ้างเงินเดือน จำนวนพนักงาน 5 คน
  4. สายงานปฏิบัติการ ฝ่ายบัญชี แผนกงบประมาณ จำนวนพนักงาน 10 คน
  5. สายงานปฏิบัติการ ฝ่ายบัญชี แผนกบัญชีลูกหนี้ จำนวนพนักงาน 5 คน

ถ้าคุณเลือกสร้างแบบตารางด้านบน คงไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะผู้ใช้ Excel มักเลือกสร้างตารางแบบที่ผิดนี้กันเป็นส่วนมาก แทบจะพูดได้เลยว่า เกือบจะร้อยเปอร์เซ็นต์ทีเดียวที่จัดเก็บข้อมูลแบบนี้ โดยละข้อมูลส่วนที่เห็นว่าซ้ำทิ้งออกไป ไม่ต้องบันทึกชื่อสายงานและฝ่ายที่ซ้ำลงไปก็ได้ ผู้ใช้มักรู้กันเองว่า ข้อมูลส่วนที่ไม่มีชื่อสายงานหรือฝ่ายกำกับ ยังเป็นข้อมูลของสายงานหรือฝ่ายของรายการบรรทัดเหนือขึ้นไปนั่นเอง

การบันทึกข้อมูลแบบตารางบนเป็นการใช้ตารางตามแบบของมนุษย์ ไม่ได้สนับสนุนให้เราสามารถใช้สูตรหรือเมนูคำสั่งของ Excel ช่วยทำงานแม้แต่น้อย ไม่สามารถใช้สูตร SumIF เพื่อคำนวณหาจำนวนพนักงานแต่ละสายงาน ไม่สามารถใช้คำสั่ง Data Validation หรือ Data SubTotal ช่วยจัดกลุ่มข้อมูล เช่นที่สามารถใช้กับตารางด้านล่าง เช่น

  1. ใช้สูตร =SumIF(DataRange, เงื่อนไข, SumRange)



  2. ใช้คำสั่ง Data > Filter เพื่อกรองหา Row เฉพาะที่มีข้อมูล



  3. ใช้คำสั่ง Data > SubTotal เพื่อแยกหายอดรวมแต่ละฝ่าย และสร้าง Outline ให้อัตโนมัติ



สำหรับวิธีการแก้ไขตารางด้านบนให้มีข้อมูลส่วนที่ละไป กลับมาบันทึกครบสมบูรณ์เหมือนตารางด้านล่าง ให้ทำดังนี้

  1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางด้านบน
  2. กดปุ่ม Ctrl+* เพื่อเลือก Current Region
  3. กดปุ่ม F5 > Special > Blanks เพื่อเลือกเฉพาะเซลล์ที่ไม่มีข้อมูล
  4. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกเลือกเซลล์ด้านบนเหนือขึ้นไป 1 บรรทัด
  5. กดปุ่ม Ctr+Enter เพื่อสร้างสูตรลงไปพร้อมกันทีเดียวในเซลล์ที่เป็น Blank จะได้สูตรนำค่าที่อยู่ด้านบนลงมาใช้ในเซลล์ที่เคยว่างไว้
  6. ควร Copy Column ของสายงานและฝ่าย แล้วนำกลับมา Paste Special แบบ Value ทับที่เดิม เพื่อทำลายสูตรซึ่งถูกสร้างขึ้นในขั้นที่ 4-5

ส่วนคนที่คิดหวังดี เตรียมตารางแยกเป็นฝ่ายไว้เลยเช่นตารางต่อไปนี้ แม้จะดูดี ดูเหมือนว่าใช้งานง่าย แต่ถ้าต้องการปรับเปลี่ยน เพิ่มรายการ หรือหายอดรวมแต่ละฝ่าย จะต้องใช้เวลาแก้ไขนานพอสมควรทีเดียว

หากจัดเก็บข้อมูลตามแบบตารางฐานข้อมูล จำเป็นต้องสร้างตารางตามแบบที่ Excel กำหนด ห้ามทำขาด ห้ามทำเกิน ห้ามนำตารางแบบรายงานมาปนกับตารางแบบฐานข้อมูลเป็นอันขาด

ตารางฐานข้อมูล vs ตารางรายงาน

ผู้ใช้ Excel ส่วนมากใช้ตาราง Excel แบบรายงานกันเป็นส่วนมาก ถ้าอยากจะพิมพ์ลงในกระดาษให้มีหน้าตาแบบใด ก็มักสร้างเตรียมตารางไว้ให้เหมือนกับหน้ากระดาษที่จะพิมพ์ แล้วถ้ามีรายงานซึ่งต้องพิมพ์ยาวนับร้อยนับพันแผ่น เราก็มักจะเตรียมสร้างตารางยาวเหยียดนับร้อยนับพัน Row อีกใช่ไหม ทั้งหมดนี้ทำเพื่อให้พิมพ์ตารางลงบนกระดาษแล้ว จะได้แยกพิมพ์ทีละหน้าได้ตามแบบที่เตรียมไว้ในตาราง

วิธีการดังกล่าวแม้จะดูง่ายและสะดวกดี แต่จะทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่และคำนวณช้า เนื่องจากมีข้อมูลและสูตรซ้ำกันเต็มไปหมด

ลองคิดดูว่า หากเราสามารถใช้สูตรเลือกนำข้อมูลเฉพาะหน้าที่ต้องการมาแสดงบนจอแล้วสั่งพิมพ์เฉพาะหน้านั้นออกไป จะช่วยให้แฟ้มเล็กลงได้มากทีเดียวใช่ไหม แต่เราต้องรู้จักแยกข้อมูลออกเป็นตารางฐานข้อมูลย่อยๆ จากนั้นจึงใช้สูตรกลุ่ม Lookup ช่วยนำข้อมูลจากตารางต่างๆมารวมกันเมื่อต้องการ ช่วยส่งข้อมูลมาที่หน้า Template ซึ่งเป็นหน้าตารางหน้าเดียวซึ่งเตรียมไว้สำหรับใช้ดูหน้านั้นบนจอแล้วสั่งพิมพ์

สมมติว่า ในหน้ากระดาษหน้าหนึ่งมี 20 บรรทัด ดังนั้นแต่ละหน้าจะเริ่มตั้งแต่บรรทัดที่ 1-20, 21-40, 41-60, 61-80 เรื่อยไป สูตรหาเลข 1, 21, 41, 61 ซึ่งเป็นเลขที่บรรทัดแรกของแต่ละหน้า สามารถคำนวณได้จากสูตร ต่อไปนี้

เลขที่บรรทัดแรก = ((เลขที่หน้า-1)*จำนวนบรรทัดต่อหน้า) + 1

เช่น พออยากจะหาข้อมูลหน้า 3 ต้องเริ่มตั้งแต่บรรทัดที่ 41-60 ซึ่งเลขที่บรรทัดแรก 41 นั้น คำนวณได้จาก ((3-1)*20)+1 = 41 ส่วนบรรทัด 42, 43, 44, ...60 ก็เพียงแต่นำเลขบรรทัดแรก 41 บวกด้วย 1, 2, 3 เรื่อยไปจนสุดหน้า

จะแยกกันอยู่ หรือ อยู่รวมกัน

ข้อดีที่เห็นได้ชัดของการแยกข้อมูลของเป็นตารางฐานข้อมูลแต่ละเรื่อง คือ

  1. สามารถใช้เมนูคำสั่ง Data ทั้งหมดช่วยงาน
  2. แฟ้มมีขนาดเล็กลง เนื่องจากข้อมูลไม่ซ้ำซ้อน
  3. แฟ้มคำนวณเร็วขึ้น

แต่ผู้ใช้งานจะต้องมีความสามารถในการเลือกใช้สูตรและคำสั่ง เพื่อนำข้อมูลที่กระจายเก็บไว้ต่างตาราง กลับมารวมกันเป็นรายงานที่ต้องการ ซึ่งนับเป็นขั้นตอนที่ยุ่งยากสำหรับผู้ซึ่งไม่ชำนาญการใช้ Excel เท่าใดนัก โดยเฉพาะผู้ใช้ Excel ระดับบริหาร

ดังนั้นเราจึงต้องเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของการแยกเก็บข้อมูลนี่ให้รอบคอบ ควรพิจารณาถึงความสามารถของผู้ใช้งานด้วย หากเขาไม่สันทัดในการใช้สูตร ไม่รู้จักสูตร Array ไม่เคยกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter หรือไม่เคยใช้สูตรกลุ่ม Lookup มาก่อน ในเมื่อมีเงื่อนไขในการใช้งานเช่นนี้ การนำข้อมูลมาบันทึกรวมกันไว้ในตารางเดียวจะช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

แยกตาราง แยก Sheet หรือแยก File

ในยุคแรกที่ Excel File หนึ่งมีแค่ Sheet เดียวนั้น เมื่อต้องการสร้างตารางข้อมูลใหม่ต้องสร้างให้เยื้องกับตารางเดิม เช่น ตารางเดิมอยู่ที่เซลล์ B2:M5 ตารางใหม่ต้องวางไว้ที่ N7:Z10 ไม่ให้แนวของตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้งอยู่ในแนวเดียวกัน เพื่อช่วยทำให้แต่ละตารางมีความอิสระ สามารถ Insert หรือ Delete Row หรือ Column ได้โดยไม่ส่งผลกระทบกับตารางอื่นซึ่งวางเยื้องกัน แต่การวางเยื้องเช่นนี้ทำให้การขยับหน้าจอไปดูข้อมูลแต่ละตารางทำได้ยาก

วิธี Cut และ Copy เป็นวิธีที่ง่าย ช่วยให้แยกเก็บข้อมูลไปไว้ต่าง Sheet หรือต่างแฟ้มกันได้ในขั้นตอนเดียว แต่เมื่อต้องการนำข้อมูลซึ่งแยกเก็บไว้นั้นมาจัดทำรายงาน เราจะต้องรู้จักใช้สูตรประเภท Lookup และสูตร Array อีกทั้งต้องคอยระวังไม่ให้ข้อมูลซึ่งแยกเก็บถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงอย่างผิดวิธี อันอาจทำให้แต่ละตารางขาดความสัมพันธ์ (Relationship) หรือทำให้ความสันพันธ์คลาดเคลื่อนต่างไปจากที่ควรจะเป็น ดังนั้นก่อนที่จะคิดแยกตาราง แยก Sheet หรือแยกแฟ้มจัดเก็บข้อมูล เราควรคำนึงถึงความยากง่ายและผลกระทบที่จะเกิดขึ้นตามมา กล่าวคือ

  1. หากไม่จำเป็นแล้ว ขอให้เก็บข้อมูลอยู่ในตารางเดียวใน Sheet เดียวเท่านั้น เมื่อข้อมูลมีมากขึ้นจนทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่และทำงานช้าลง แนะนำให้เพิ่มหน่วยความจำ RAM ซึ่งปัจจุบันมีราคาถูกลงมาก และหมั่นจัดเรียงข้อมูลโดย Defragment Harddisk เป็นประจำ เพื่อทำให้ลดเวลาของเครื่อง ในการค้นหาข้อมูลมาประมวลผล จะสังเกตได้ว่า ไฟแสดงการทำงานของ Harddisk จะกระพริบน้อยลงและสั้นขึ้น
  2. แยกข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานเป็นประจำ หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาหนึ่งเวลาใด หรือเกี่ยวข้องกับเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ แยกจัดเก็บไว้เป็นแฟ้มแต่ละระยะเวลาหรือแต่ละเรื่อง ต่อเมื่อต้องการนำข้อมูลมาใช้ ให้สั่ง Data > Edit Links > Change Source เพื่อเปลี่ยนแฟ้มต้นทางแฟ้มเก่าเป็นแฟ้มใหม่ตามต้องการ
  3. ให้เลือกใช้วิธีจัดเก็บแยก Sheet ในแฟ้มเดียวกัน ต่อเมื่อต้องการแยกประเภทข้อมูลแต่ละเรื่องออกจากกัน เพื่อเพิ่มความสะดวกของผู้ใช้งาน หรือจัดแยกตารางแยก Sheet ตามแบบรายงาน
  4. หากเลือกวิธีแยก Sheet หรือแยกแฟ้ม ต้องระวังการแก้ไขเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้
    • การย้าย Row ไม่ว่าด้วยวิธี Delete หรือ Insert หรือ Cut ในตารางใด ควรจัดให้ข้อมูลเรื่องที่มีความสัมพันธ์กันในตารางอื่น ขยับ Row ไปอยู่ตำแหน่งรายการที่ตรงกันเสมอ
    • ไม่ควรใช้วิธี Delete หรือ Insert หรือ Cut Column เนื่องจากอาจส่งผลกระทบต่อตำแหน่งของหัวตารางที่กำหนดไว้ในสูตร Lookup
  5. กรณีแยกแฟ้มและมีสูตร Link เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแฟ้ม ให้เปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ Link กันขึ้นมาพร้อมกัน แม้ว่าต้องการแก้ไขเพียงแฟ้มเดียวเท่านั้นก็ตาม จากนั้นจึงเริ่มแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ เพื่อช่วยให้ Excel ปรับตำแหน่งอ้างอิงตามการแก้ไขให้โดยอัตโนมัติ และเมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ควรจัดเก็บแฟ้มต้นทางก่อนแฟ้มปลายทาง

ตารางยืดได้หดได้

ผู้ใช้ Excel มักชอบกำหนดพื้นที่ตารางในสูตรหรือ Range Name ให้มีขนาดตารางใหญ่เกินกว่าที่จะใช้จริงไว้ก่อน ทั้งนี้เพื่อทำให้ไม่ต้องเสียเวลามาปรับขนาดพื้นที่ตาราง ให้สามารถรองรับรายการที่เพิ่มขึ้นในภายหลัง โดยไม่ทราบถึงผลที่จะตามมาว่า จะทำให้ Excel ทำงานช้าลง เพราะหากสูตรที่ใช้มีตำแหน่งอ้างอิงเกี่ยวข้องกับพื้นที่ตารางหรือชื่อ Range Name จะทำให้เมื่อมีการคำนวณ Excel ต้องเสียเวลาไล่ตำแหน่งเซลล์ในพื้นที่ตาราง ทั้งที่มีค่าบันทึกไว้หรือเป็นเซลล์ว่างไม่มีข้อมูลไว้ก็ตามเสมอ (ส่วนพื้นที่ใน Range Name ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับสูตรคำนวณ จะไม่ทำให้ Excel เสียเวลาเพิ่มขึ้น)

เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว แทนที่จะกำหนดพื้นที่ตารางใหญ่เกินกว่าความจำเป็น ยังมีทางเลือกอื่น ดังนี้

  1. กำหนดขนาดตารางให้กว้างเกินกว่าที่จะใช้จริงสักเล็กน้อย จากนั้นเมื่อข้อมูลมีมากขึ้นใกล้ถึงขอบตาราง จึงใช้วิธี Insert Row ด้านล่างสุดหรือ Column ด้านขวาสุดให้ขยายออกไป และอาจใช้สูตร Rows หรือสูตร Columns เพื่อนับขนาดจำนวน Row และ Column นำมาเทียบกับตัวเลขจำนวนรายการที่บันทึกไว้จริง โดยใช้สูตร CountA ซึ่งเมื่อใดตัวเลขที่ได้จากสูตร CountA เริ่มเข้าใกล้กับตัวเลขจากสูตร Rows หรือ Columns ก็แสดงว่าตารางเริ่มใกล้เต็มแล้ว
  2. หรือ ผู้ใช้กำหนดขอบเขตตารางเอง แล้วนำไปใช้ในสูตร Indirect แทนการอ้างถึงตำแหน่งตารางตายตัว เช่น
    • เซลล์ A1 บันทึกค่า F5:M500 เป็น Text ซึ่งบอกตำแหน่งขอบเขตตารางที่ต้องการใช้
    • จากนั้นเมื่อต้องการอ้างถึงตำแหน่งเซลล์ F5:M500 ให้ใช้สูตร Indirect(A1) แทน
    • เมื่อใดที่ต้องการปรับขนาดตาราง ให้พิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงใหม่ทับลงไปในเซลล์ A1
    • อาจตั้งชื่อ Constant Name เพื่อใช้แทนตำแหน่งเซลล์ A1 เช่น กำหนดชื่อว่า MyRange และ Refers to ="F5:M500" จากนั้นนำไปใช้ในสูตร =Indirect(MyRange)
  3. หรือ สร้างสูตร Dynamic Range โดยใช้สูตร Offset(เซลล์อ้างอิง, 0, 0, ความสูง, ความกว้าง) ซึ่งปรับให้รับตัวเลขความสูงความกว้างตามขนาดตารางที่เปลี่ยนไป โดยใช้สูตร CountA นับจำนวนรายการของข้อมูลตามแนวตั้งเพื่อหาความสูงของตาราง และนับจำนวนเซลล์หัวตาราง เพื่อใช้เป็นความกว้างของตาราง
Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top