Paste เป็นคำสั่งใน Excel ที่ใช้กันมากที่สุด เพราะไม่ว่าจะสั่ง Copy หรือ Cut ก็ต้อง Paste จึงจะได้ข้อมูลที่คัดลอกหรือตัดเอามาใช้งานต่อ ซึ่งมักจะสอนให้กดปุ่มลัด Ctrl+v หรือถ้าจะลัดกว่านั้นแค่กดปุ่ม Enter ก็ได้แล้ว โดยหารู้ไม่ว่าความผิดพลาดในการคำนวณที่เกิดขึ้นได้ง่ายที่สุดก็เกิดจากการกดปุ่ม Crtl+v หรือ Enter เพื่อ Paste นี่แหละ ส่งผลทำให้หลายบริษัทเสียชื่อเสียงหรือถึงขั้นถูกฟ้องร้องกันเลยทีเดียว

การออกแบบ Ribbon หรือเมนูของ Excel รุ่นตั้งแต่ 2007 เป็นต้นมาผ่านการวิจัยมาอย่างดีว่า คำสั่ง Paste เป็นคำสั่งยอดนิยมที่ใช้กันบ่อยที่สุด ดังนั้นจึงถูกวางตำแหน่งไว้แรกสุดด้านซ้ายมือของคำสั่ง Home เพื่อช่วยทำให้ใช้งานได้สะดวกที่สุด

ผู้ใช้ Ctrl+v มักทราบแต่เพียงว่าเป็นปุ่มลัดที่ทำหน้าที่ Paste ทุกอย่างที่ลอกมาเหมือนกับตารางต้นทาง แต่ไม่เคยทราบมาก่อนว่า สิ่งที่ได้มาอาจไม่เหมือนกับตารางต้นทางก็ได้ หากในพื้นที่ต้นทางนั้นมีเซลล์สูตรติดมาด้วย เพราะตำแหน่งอ้างอิงที่ใส่เครื่องหมาย $ ไว้จะทำให้สูตรที่ลอกมา หาค่ามาจากตำแหน่งอ้างอิงที่ผิดเพี้ยนไปจากที่ต้องการได้เสมอ ดังนั้นใครที่ติดนิสัยกดปุ่ม Ctrl+v หรือชอบสอนให้ใช้เพราะเป็นวิธีที่ง่ายนิดเดียว อาจเคยทำให้ Excel คำนวณผิดมาแล้วก็ได้โดยไม่รู้ตัว

Ctrl+v จะปลอดภัย 100% หากตารางที่ลอกมามีแต่ค่าที่บันทึกไว้โดยไม่มีเซลล์สูตรแฝงอยู่ด้วย ก่อนที่จะลอกตารางอะไรไปใช้ต่อควรเลือกพื้นที่ตารางนั้นแล้วกดปุ่ม F5 > Special แล้วกาช่อง Formulas เพื่อค้นหาก่อนว่าไม่มีเซลล์ที่เป็นสูตรในพื้นที่ตารางนั้นด้วย

F5SpecialFormulas

อย่าคิดง่ายๆว่าไม่มีเซลล์สูตรติดไปหรอก เพราะพอลองคลิกดูเซลล์ไม่กี่เซลล์แล้วไม่เห็นมีสูตรเลยตายใจ ตารางที่คนอื่นเขาสร้างไว้อาจแอบเซลล์สูตรไว้ด้วยตรงไหนก็ได้

ถ้าตารางที่ต้องการลอกไปใช้มีเซลล์สูตรติดไปด้วย จะมีทางเลือกให้ทำต่อได้หลายอย่าง

  • ก่อนจะ Paste ให้เลือกตำแหน่งเซลล์หัวมุมตารางให้ตรงกับตารางต้นทางแล้วจึงกดปุ่ม Ctrl+v หรือ Enter เพื่อ Paste ลงไป วิธีนี้จะทำให้ตำแหน่งอ้างอิงที่ใช้ $ ย้งคงอ้างอิงตรงกับตำแหน่งเดิม
  • ถ้าเป็นสูตรที่ลิงก์ค่าเฉพาะภายในตารางเดียวกันเท่านั้น ให้ทำลายเครื่องหมาย $ ทิ้งทั้งหมดก่อนแล้วจะ Paste ลงไปที่ตำแห่งเซลล์ใดก็ได้ แต่วิธีนี้ห้ามใช้กับสูตรที่ลิงก์ข้ามตาราง ข้ามชีท หรือข้ามแฟ้มติดมาด้วย
  • แทนที่จะลอกค่าไปใช้ต่อ ให้ใช้วิธีลิงก์ค่าไปใช้โดยสั่ง Paste Special แบบ Paste Links
  • วิธีที่ปลอดภัยที่สุด ให้เปลี่ยนจากการ Paste ไปใช้ Paste Special แบบ Values เพื่อทำลายสูตรทั้งหมดให้เป็นค่าคงที่ นี่คือสาเหตุที่เมนู Paste มีปุ่มให้คลิกเลือกได้หลายอย่างได้โดยสะดวก

ผู้สร้างแฟ้มต้องออกแบบตารางและเลือกใช้การกำหนดเครื่องหมาย $ ให้พร้อมต่อการ Copy ไว้ตั้งแต่แรก ส่วนผู้ใช้งานที่ติดนิสัยกดปุ่ม Ctrl+v ควรเลิกใช้ Ctrl+v ดีกว่าครับ ถ้ายังไม่มั่นใจหรือยังสงสัยว่าเมื่อ Paste ไปแล้วจะได้อะไรขาดๆเกินๆติดมาด้วยหรือไม่

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top