ในบรรดาสูตรสำเร็จรูปของ Excel หรือ Excel Function ที่มีหลายร้อยสูตรนั้น มีเพียงไม่กี่สูตรที่ต้องฝึกใช้ให้เป็นและทำความเข้าใจให้ดีว่าจะเลือกใช้สูตรไหน เมื่อไหร่ และเพราะอะไร ซึ่งสูตรเหล่านี้ผมนำมาอธิบายไว้ทั้งบนเว็บและฟอรัมบ่อยครั้ง ใครที่ขยันติดตามอ่านก็แทบไม่ต้องซื้อตำราหรือไปเข้าอบรมที่ไหนเสียด้วยซ้ำ

สูตรที่ติดไม้ติดมือไว้ตลอด ได้แก่ IF IsError And OR Choose Vlookup Match Index CountIF SumIF SumArray SumProduct และ Offset

การเลือกใช้สูตรต้องไม่เอาแต่ใจตัวเองหรือเลือกใช้เพราะเป็นสูตรที่ตัวเองถนัด แต่ต้องเลือกใช้โดยมีเหตุผล ซึ่งเหตุผลของแต่ละคนอาจเหมือนกันหรือแตกต่างกันก็ได้แล้วแต่สถานการณ์และสภาพแวดล้อม

ถ้าสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานครั้งเดียวแล้วทิ้ง จะเลือกใช้สูตรใดก็ได้ที่หาคำตอบได้เหมือนกัน แต่ถ้าแฟ้มนั้นต้องนำมาใช้บ่อยก็จำเป็นต้องเลือกสูตรที่ใช้ให้ต่างไปจากแฟ้มที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้นานๆครั้งก็เป็นได้ เพราะพอไม่ได้ใช้แฟ้มใดเป็นประจำ ในไม่นานก็จะลืมไปแล้วว่าอะไรเป็นอะไรในแฟ้มที่มีเยอะแยะไปหมดใช่ไหม

หากเลือกสร้างสูตรที่ต้องซ้อนสูตรกันยาวเหยียดก็ย่อมยากที่จะจำได้ว่าทำไมจึงต้องเอาสูตรนั้นมาซ้อนกับสูตรนี้ด้วย กว่าจะแกะสูตรออกต้องเสียเวลานานมาก

ในบรรดาสูตรติดไม้ติดมือนั้น เริ่มแรกให้คิดถึงสูตร IF ก่อน ถ้าจำเป็นต้องใช้สูตร IF มาซ้อนกันก็ขอให้ซ้อนกันเพียงไม่กี่ชั้น แต่ถ้าต้องซ้อนกันหลายชั้นจึงจะหาคำตอบได้ ควรหนีสูตร IF ไปใช้สูตรอื่นกันดีกว่า

สูตร IF กับ Choose เหมาะกับข้อมูลที่ต้องนำมาเป็นเงื่อนไขและหาคำตอบเป็นค่าที่กระจายกัน ไม่ได้อยู่ติดกันเป็นตารางที่เดียว

สูตร VLookup Match Index เป็นสูตรที่ช่วยทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้น แกะ แก้ไข ตรวจสอบความถูกต้องก็ง่ายกว่าค่าที่กระจาย โดยใช้กับข้อมูลในแบบตารางที่นำเงื่อนไขและคำตอบมาไว้ในตารางเดียวกัน ซึ่ง Index ยืดหยุ่นกว่า VLookup เพราะ Index สามารถใช้กับตารางที่แยกกันอยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันก็ได้โดยต้องใช้ Match หาเลขตำแหน่งรายการให้ได้ก่อน ส่วน VLookup เหมาะกับการค้นหาข้อมูลจากตารางที่มีโครงสร้างเป็นมาตรฐานซึ่งมีตำแหน่งของ column แต่ละเรื่องคงเดิม (หาก insert column แทรกจะทำให้สูตร VLookup หาคำตอบเพี้ยนผิดพลาดได้ทันที)

สูตร VLookup Match Index สามารถใช้หาคำตอบที่เป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร แต่จุดอ่อนของสูตร VLookup Match Index จะหาค่าคำตอบได้ถูกต้องต่อเมื่อในตารางนั้นไม่มีค่าที่ซ้ำกันเลย หากมีรายการที่ซ้ำกันก็จะหาคำตอบได้เฉพาะรายการแรก ซึ่งสูตรที่จะทำหน้าที่ตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ำกันหรือไม่ก็คือสูตร CountIF

ถ้าต้องการหารายการข้อมูลที่ซ้ำกันแต่ละรายการมาแสดงต้องพึ่งสูตร Multiple Match ซึ่งทำงานแบบ Array เพื่อหาเลขที่ตำแหน่งรายการมาแสดงก่อนจากนั้นจึงใช้ Index หารายละเอียดแต่ละรายการ

หากข้อมูลซ้ำกันและมีค่าเป็นตัวเลข ก็ให้ใช้สูตรหายอดรวมแยกประเภทของตัวเลขที่มีรายการซ้ำกัน เช่น ชื่อลูกค้าซ้ำ เลขที่บัญชีซ้ำ วันที่ซ้ำ ว่ามียอดขายเป็นเท่าไร โดยใช้สูตร SumIF, Sum-IF Array, Sum Array, หรือ SumProduct ซึ่งจะนำมาอธิบายต่อในภายหลัง

แผนผังต่อไปนี้เดิมทีผมเขียนไว้ด้วยมือ ลูกศิษย์ช่วยปรับแต่งมาให้เห็นชัดเจนขึ้น

ExpertGuide

พอผมเผยแพร่ผังนี้ออกไปก็มีผู้ชายคนหนึ่งที่ชอบใช้นามแฝงแปลงตัวเป็นผู้หญิง (เขาใช้ชื่อผู้หญิงสำหรับตำหนิคนอื่น ซึ่งผมขอเก็บชื่อผู้หญิงที่เขาใช้ไว้ก่อน) เขากับเธอได้ให้ความเห็นไว้ดังนี้

โปรดอ่านด้วยความระมัดระวัง อย่าคล้อยตามไปเสียทั้งหมด ยิ่งผัง Function Tip ไม่มีใครกล้ายืนยันว่าที่ออกมาเช่นนั้นถูกต้อง ผู้ทีใช้ Array เก่งๆ สามารถดัดแปลงประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบ ไม่จำกัดว่าเงื่อนไขจะเป็นอย่างไร ที่กล้าเขียนเช่นนี้เพราะได้รับคำตอบจากผู้ที่เชื่อว่าเป็นผู้หนึ่งในที่นี้ที่เก่ง Array มากๆ และได้สอบถามเป็นการส่วนตัวถึงความสามารถของ Array ทราบมาว่าการใช้สูตร Array นั้นขึ้นกับความสามารถของผู้ใช้เป็นหลัก ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเสมอไป

Sumproduct ที่ Coerce ด้วย -- ก็สามารถแกะได้เป็นปกติ อยู่ที่ว่าแกะเป็นหรือไม่ การแกะสูตรไม่ได้มีวิธีเฉพาะกดแป้น F9 อย่างเดียวค่ะ
จากคุณ : gmrxitmko - [ 29 มี.ค. 50 00:14:57 ]

ช่วงแรกๆเห็นข้อความนี้ทีไรก็จะหมดเรี่ยวแรง บั่นทอนกำลังใจที่จะให้คำแนะนำกับใครอีก ซึ่งนี่เป็นเพียงเศษเสี้ยวของความคิดเห็นเยอะแยะที่ผมได้รับ เดี๋ยวนี้ทำใจให้ด้านขึ้นเยอะเพราะเข้าใจแล้วว่าการติชมเป็นเรื่องธรรมดา ต่อให้ทำดีแสนดี ตรวจแล้วตรวจอีกว่าถูกต้อง คนที่มีนิสัยชอบติก็ยังหาเรื่องมาตำหนิได้นั่นเอง ซึ่งยุคนี้ปล่อยให้ใช้นามแฝงแปลงกายกันได้ ก็ยิ่งติและใช้คำรุนแรงกันได้ง่ายมากเพราะไม่คิดว่าตัวเองต้องรับผิดชอบกับการกระทำของตน

พระท่านสอนว่า ให้ดูใบไม้บนต้นไม้ บางใบมันก็เกิดขึ้นมาแบบห่อเหี่ยวไม่สมบูรณ์ คนเราก็เหมือนกัน คนบางคนตั้งแต่เกิดมาเป็นคนชอบติ เขาก็ติได้ทุกเรื่อง ต่อให้ดีแค่ไหนเขาก็ติ

ปัญหาที่เกิดขึ้น จะทำให้เราเข้มแข็งและเก่งขึ้นกว่าเดิม

มองในแง่ดี ที่เขามีความเห็นมาเช่นนี้คงเพราะไม่ได้ติดตามอ่านบทความของผมที่เขียนไว้เยอะแยะมาก จึงให้ความเห็นไปโดยไม่ทราบที่มา และเพื่อประโยชน์ของคนทั่วไป ผมขอให้ทุกคนอ่านทุกเรื่องที่ผมเขียนด้วยความระมัดระวัง ห้ามคล้อยตามหรือหลงเชื่อจนกว่าจะพิสูจน์ด้วยตัวเองก่อนว่าใช้ได้จริง

ถ้าไม่มีใครให้ความรู้กับคุณแบบนี้บ้าง ก็ขอให้เชื่อผมไปพลางก่อน น่าจะมีประโยชน์บ้างดีกว่าการใช้สูตรโดยไม่มีแนวทางอะไรเลย

 

 

 

 

 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top