กว่าสามสิบปีที่ผมใช้ชีวิตอยู่กับ Excel จนเรียกได้ว่า ผมเป็นเด็กที่เติบโตมาในยุค Excel กับคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเพิ่งเริ่มเฟื่องฟูก็ว่าได้ สิ่งที่ทำให้ Excel เป็นโปรแกรมที่เอาชนะใจคนทั้งโลกไม่ใช่หน้าตาโปรแกรม Excel ที่คุณใช้อยู่นี้หรอก หากเป็นความสามารถพื้นฐานที่ Excel รุ่นแรกๆทำได้มาตั้งนานแล้ว พอ Excel ถูกพัฒนาให้ดีขึ้นก็เพิ่มคำสั่งบนเมนูที่ทำงานได้หลากหลายมากขึ้น เอาใจคนใช้งานมากขึ้น คุณอยากได้อะไรหาอะไรก็มีคำสั่งบนเมนูให้ใช้งานได้ทันที กลับกลายเป็นว่าผู้ใช้ Excel ในยุคคอมพิวเตอร์มือถือนี้ หลงลืมเครื่องมือพื้นฐานสำคัญที่ควรใช้ให้เป็นกันไปหมด และตำรา Excel ก็หนามากขึ้นจนไม่รู้ว่าหน้าไหนเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องรีบเปิดอ่าน

เริ่มแรกที่ผมฝึกใช้ Excel หนังสือคู่มือไม่ได้มีให้เลือกมากนัก จึงจำเป็นต้องซื้อคู่มือของไมโครซอฟท์ที่อธิบายไม่ละเอียดนักมาอ่าน ทุกวันนี้คุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้ Excel ได้หลายทาง จะซื้อหนังสือตำรามาอ่านก็ได้ จะค้นคว้าจากอินเตอร์เน็ตก็มีทั้งบทความ รูปภาพ หรือแม้แต่วิดีโอจากยูทูปแสดงวิธีการใช้ Excel ให้เรียนรู้ได้เอง กลายเป็นปัญหาว่าจะเลือกทางไหนดีจึงจะเก่ง Excel ได้เร็วที่สุด แค่งานที่ได้รับมอบหมายมาให้ทำในแต่ละวันก็ล้นมืออยู่แล้ว จะใช้เวลาส่วนตัวที่เหลืออยู่นิดเดียวไปเรียนรู้ Excel อย่างไรดีจึงจะเกิดประโยชน์สูงสุด

หลักการเรียนรู้ Excel ที่ถูกต้อง ควรมุ่งรอบรู้มากกว่ารู้ลึก ควรใช้เวลากับการเปิดหูเปิดตาว่า Excel ทำอะไรได้บ้างแล้วจะพบว่ามีอีกหลายเรื่องที่นึกไม่ถึงว่า Excel ทำได้

แม้มีสื่อให้เรียนรู้ได้หลายทาง อย่างไรก็ตามผมเห็นว่าการอ่านจากหนังสือยังเป็นวิธีที่ดีที่สุด อ่านไปขีดเส้นใต้ไปหรือจะพับหน้าที่น่าสนใจเอาไว้ก็ทำได้สะดวก โดยขอให้เป็นตำรา Excel ภาษาอังกฤษ เพราะให้รายละเอียดครบถ้วนและเรียบเรียงเนื้อหาจากง่ายไปยากได้ดีกว่าตำราภาษาไทย โดยเฉพาะตำราของ John Walkenbach ซึ่งใช้ภาษาง่ายๆและมีการปูพื้นท้าวความถึงความเป็นมาของ Excel รุ่นก่อน ทำให้ผู้อ่านเข้าใจถึงที่ไปที่มาของ Excel ว่ามีอะไรที่ใหม่ขึ้น ดีกว่าหรือแย่กว่าเดิม ต้องสังเกตหรือระมัดระวังอะไรบ้าง

เวลาอ่านหนังสือก็ขอให้ปิดคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องเสียเวลาทำตาม พยายามอ่านวันละ 2 -3 หน้าเป็นอย่างน้อย อ่านแบบผ่านหูผ่านตาว่า Excel มีอะไรไว้ให้ใช้บ้างเพื่อจบเล่มให้เร็วที่สุด หลังจากนั้นเมื่อได้รับมอบหมายงานจึงค่อยเปิดสารบัญเปิดหน้าที่ตรงกับปัญหาที่สุดมาทดลองใช้กับตัวอย่างง่ายๆให้เป็นก่อน พอทำตัวอย่างจนมั่นใจแล้วจึงค่อยใช้กับงานจริง

ถ้าอ่านไปพลางแล้วทดลองทำตามไปพลาง ผมเชื่อว่าเมื่อเวลาผ่านไปสักปีครึ่งก็ยังอ่านไม่ถึงครึ่งเล่ม พอดี Excel ออกรุ่นใหม่ก็มีตำราเล่มใหม่มาให้เปิดอ่านไปทำไปทีละหน้าอีกแล้ว สุดท้ายเลยไม่ได้สูตรหรือคำสั่งที่ง่ายกว่าแต่อธิบายไว้ตอนท้ายๆเล่มเสียที

ในทำนองเดียวกันกับการอ่าน ถ้าอยากจะศึกษาจากการดูวิดีโอหรือเข้าอบรมก็ควรมุ่งให้รอบรู้ก่อนรู้ลึก ต้องเลือกเรียนรู้จากคนที่ไว้ใจได้ว่ารู้รอบและรู้จริง หลายครั้งทีเดียวที่ผมดูวิดีโอที่เผยแพร่กันแล้วพบว่า วิธีใช้ Excel ที่แสดงไว้นั้นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด วิธีลัดบางอย่างทำให้ Excel ทำงานเร็วขึ้นแต่ก็เสี่ยงต่อการทำผิดพลาดได้มากขึ้น และมักอธิบายไม่ครบถ้วนสมบูรณ์เพราะมีข้อจำกัดด้วยเวลานั่นเอง บางวิดีโอที่ผมดูแล้วต้องส่ายหน้าเพราะผู้สอนมือยังไม่ถึงขั้น แม้จะทำไปด้วยความหวังดีอยากให้ความรู้ฟรีๆแก่สังคมก็ตาม

ใช้เวลาศึกษาวิธีใช้ Excel จากทุกสื่อให้มากที่สุด อ่านตำราทุกเล่มที่ขวางหน้า ดูจากเว็บ ดูวิดีโอ ค้นหาคำถามคำตอบจาก Google นำความรู้ที่ได้มาเปรียบเทียบกัน ทดลองใช้งานซ้ำหลายๆครั้ง และเลือกวิธีที่เหมาะที่สุดกับแต่ละปัญหา

ในการฝึกอบรม สิ่งที่เสียเวลามากที่สุดและจำยากที่สุดในการใช้ Excel เห็นจะเป็นการเลือกใช้คำสั่งบนเมนู เริ่มจากจำชื่อเมนูให้ได้ จำลำดับการสั่งงานทีละขั้นว่ามีอย่างไร ถ้าอยากจะทดลองทำเองจนกว่าจะคล่องก็ต้องเสียเวลาจนทำให้เรียนได้ไม่กี่เรื่อง จึงควรใช้เวลาไปกับการทดลองใช้คำสั่งบนเมนูแต่ละเมนูให้น้อยที่สุด แต่ใช้เวลาเรียนโดยการสาธิตของวิทยากรเพื่อรู้จักเมนูให้ได้หลายเมนูมากที่สุดว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง ส่วนการฝึกใช้เมนูให้คล่องควรเก็บไปใช้เวลาฝึกต่อเองที่บ้าน

ในแง่ของความจำนั้น จากระยะเวลาอบรม Excel เพียงไม่กี่วันหรือไม่กี่ชั่วโมง แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่ผู้เข้าอบรมจะจำขั้นตอนการใช้คำสั่งบนเมนูได้ขึ้นใจและสามารถใช้ทุกเมนูได้คล่อง แม้ผู้เข้าอบรมมีโอกาสได้ทดลองทำเองก็ตาม แต่พอออกจากห้องอบรมไปแล้วไม่ได้ใช้ในการทำงานบ่อยๆก็ลืมเสียอีก ยิ่งผู้ที่ใช้ Excel น้อยมาก ไม่ได้ใช้ Excel ทุกวัน ยิ่งลืมเร็ว

ส่วนเรื่องการสร้างสูตรควรยอมเสียเวลาให้รู้จักวิธีสร้างสูตร แกะสูตร แก้สูตร และตรวจสอบความถูกต้องของสูตร ซึ่งพอทำเป็นแล้วก็ไม่ควรเสียเวลาทดลองกับสูตรอื่นอีกหรอกเพราะแต่ละสูตรล้วนมีขั้นตอนเหมือนๆกัน คุณควรใช้เวลาอบรมไปกับหลักการคิดเลือกสูตรให้เหมาะกับงานจะเกิดประโยชน์มากกว่า ควรใช้เวลาศึกษาข้อดีข้อด้อยของสูตรที่ทำงานคล้ายกันโดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างเอง เรียนรู้สูตรจากการทดสอบผลลัพธ์ที่คำนวณได้เมื่อตัวแปรเปลี่ยนไป

ในแง่ของเวลาที่วิทยากรใช้ไปในการอบรม Excel ไม่ควรเสียเวลามากเกินไปกับการปล่อยให้ผู้เข้าอบรมลองทำซ้ำแล้วซ้ำอีกแล้วตัววิทยากรเองก็เดินไปเดินมาไปตามโต๊ะผู้เข้าอบรมเพื่อช่วยดูว่าทำได้หรือไม่ แค่มีผู้เข้าอบรมสัก 10 คนก็ต้องเสียเวลาอบรมไปไม่น้อยกว่าจะอบรมเรื่องใดเรื่องหนึ่งแล้วเสร็จ แม้จะได้รับผลการประเมินการอบรมว่าเป็นการอบรมที่วิทยากรให้ความใกล้ชิด ผู้เข้าอบรมได้ใช้เวลาลองทำจนพอใจ แต่พอจบวันก็อบรมได้ไม่กี่เรื่อง หรือถ้าจะอบรมให้ได้หลายเรื่องวิทยากรก็ต้องใช้วิธีเลือกสอนแต่เรื่องเบาๆ กลายเป็นเรื่องที่ผู้เข้าอบรมหาอ่านเองก็ได้

ในชั่วชีวิตของคนบางคน อาจมีโอกาสเข้าอบรม Excel แค่ครั้งเดียว ดังนั้นความรู้เรื่องอะไรที่สำคัญต้องรีบถ่ายทอดความรู้ให้ทราบไว้

แทนที่จะใช้เวลาไปกับการสอนให้จำซึ่งต้องเสียเวลาทำเรื่องเดิมซ้ำหลายๆครั้ง ควรใช้เวลาสอนให้ทราบวิธีคิดหาเหตุผลว่าทำไมจึงต้องทำวิธีนี้ ทำไมไม่ทำวิธีนั้น ซึ่งความเข้าใจนี่แหละจะช่วยทำให้จำได้เร็วขึ้นหรือไม่ต้องจำก็ยังหาทางทำได้เองในภายหลัง วิทยากรเพียงแสดงตัวอย่างให้ผู้เข้าอบรมดูว่า Excel มีเครื่องมือและสูตรคำนวณที่จะช่วยแก้ปัญหาได้ จะเป็นการกระตุ้นให้ผู้เข้าอบรมเกิดความอยากแล้วหาทางใช้ Excel แก้ปัญหาได้ด้วยตัวเอง

 

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top