PDA

View Full Version : ขอคำแนะนำการสร้างตารางฐานข้อมูล



supa pooksoon
12 May 2007, 09:10
ขออนุญาตเรียนก่อนว่าใช้Excel ไม่เก่งเลยเข้ามาเรียนรู้ที่นี่ได้ระยะหนึ่ง ใช้windows XP Excel 2003 ได้รับโจทย์จากหัวหน้าให้ควบคุมและรายงานผลการขายPackage และรายงานการเข้าใช้บริการซ่อมรถ โดย 1 Package มีงานบริการให้ 5 ระยะ คือ10000,20000,30000,40000,50000 ก.ม. ซึ่งปกติลูกค้าต้องนำรถเข้าเช็คตามระยะโดยต้องจ่ายค่าอะไหล่+น้ำมันเอง ฟรีค่าแรง แต่ฝ่ายการตลาดต้องการดึงให้ลูกค้านำรถเข้าซ่อมที่ศูนย์เราทั้ง 5 ระยะแทนที่จะไปใช้บริการที่ศูนย์อื่น ก็เลยขายPackage นี้โดยลดจากราคาปกติในราคา 6,350 บาท สรุปคือถ้าลูกค้าซื้อPackageนี้ก็เท่ากับว่าจ่ายเงินล่วงหน้าแล้วมาใช้บริการทีหลัง สิ่งที่เป็นโจทย์คือต้องคุมการขายPackageนี้500ชุด(เป็นคูปองระบุเลขที่เฉพาะคัน) ขายให้ลูกค้าใด เลขตัวถังรถอะไร รับเงินล่วงหน้าเท่าไร เข้าบัญชีใด และลูกค้ามาใช้บริการระยะใดบ้างเหมือนตัดสต๊อกไปเรื่อยๆจนกว่าลูกค้าจะใช้สิทธิครบต้องสรุปทุกสิ้นเดือนหรือตามช่วงเวลาใดเมื่อหัวหน้าต้องการค่ะ (การเข้าใช้สิทธิแต่ละระยะลูกค้าจะนำคูปองPackageระยะนั้นๆ มาแสดงแทนการจ่ายเงินค่ะ ซึ่งก็ต้องคอยเช็คและUpdateรายงานไปทุกระยะ) พยายามทำนะคะแต่ก็ติดอยู่กับการใช้Excel ไม่เก่งก็เลยทำได้แค่ตารางง่ายๆ มีเลขที่ มีชื่อลูกค้า มีจำนวนเงิน อ้างอิงเลขที่รับเงิน แล้วก็กำหนดระยะทั้ง5ระยะ คีย์จำนวนเงินที่มีการเข้าใช้บริการตัดเงินที่รับล่วงหน้า แสดงยอดคงเหลือ แต่รายงานก็ดูวุ่นวาย ไม่เข้าท่าเลยค่ะ ขอบพระคุณที่กรุณาสละเวลาอ่านจนถึงตรงนี้ ตอนนี้ภาก็พยายามสร้างตารางอยู่ และรอความอนุเคราะห์จากผู้รู้ช่วยแนะนำ ขอบพระคุณล่วงหน้าค่ะ

สมเกียรติ
12 May 2007, 10:07
จากคำถามที่ถามมานั้น ดูแล้วลายตาไปหมดครับ ช่วยจัดการแก้ไขข้อมูลที่ถามมาให่อ่านง่ายขึ้นก่อน โดยเว้นย่อหน้า จัดกลุ่มเรื่องและหัวข้อให้อ่านง่ายกว่านี้

ผมพยายามอ่านแล้วยังสงสัยว่า คำถามคืออะไร ถ้าถามกว้างๆว่าจะจัดการฐานข้อมูลอย่างไร คงตอบไม่ง่ายนัก ขอให้อ่านจากที่นี่ก่อนครับ

http://www.excelexperttraining.com/forums/showthread.php?t=50

มิตรภาพ
13 May 2007, 12:21
ขออนุญาตอาจารย์สมเกียรติ และเรียนคุณ supa pooksoon (http://www.excelexperttraining.com/forums/member.php?u=69) ครับ
ผมว่าลองแนบไฟล์ที่คุณบอกว่าเป็น"ตารางง่ายๆ"ที่คุณทำไว้นั้น มาให้หลายๆท่านในบอร์ดนี้ได้ช่วยดูก็ดีนะครับ (นับว่าเป็นสิ่งที่ดีเพราะคุณได้เริ่มต้นแล้วละครับ)

supa pooksoon
14 May 2007, 14:26
พยายามทำอยู่แต่มีเวลาเข้าNet ได้วันละชั่วโมงตอนเที่ยงเท่านั้น ในเวลางานไม่สะดวก เลยแนบFile มาให้ช้าขออภัยอาจารย์และผู้รู้ทุกท่านด้วยค่ะ มันเป็นงานใหม่ ที่ได้รับมอบหมายมา ทำบัญชีอยู่ดีๆ ก็ได้รับเกียรติให้มาตรวจสอบภายใน ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรก็ลองทำไปเรื่อยๆ แค่คำชี้แนะก็เป็นพระคุณแล้วค่ะ

สมเกียรติ
15 May 2007, 14:02
ตารางที่แนบมา ไม่ควรทำหัวตารางให้มีคำว่า 30000km. น่าแก้เป็น 30000 เฉยๆ อย่าเอาตัวเลขตัวอักษรมาปนกัน

สูตร Sum ด้านล่างสุด รวมยอดรายการ =SUM(G4:G13) ลองคิดต่อไปเองว่า ถ้าวันหนึ่งข้อมูลมีมากขึ้น เราจะทำอย่างไรให้สูตรสามารถหายอดรวมทั้งรายการที่เพิ่มต่อได้เอง ลองนึกถึงอนาคตให้มากๆไว้ครับ เราต้องไม่แก้สูตรอีกเลย จะทำอย่างไรหนอ

ทำไมหัวตารางต้องมีจุดต่อท้ายบ้างไม่มีบ้าง

ตารางส่วนลดมีคำว่า 20% นั้น ถ้าวันหนึ่งอัตราเปลี่ยนไป จะทำอย่างไรที่เราจะไม่ต้องย้อนกลับมาแก้ข้อความใหม่อีก

แนะนำให้ย้อนกลับไปอ่านบทความในเว็บนี้ให้มากๆๆๆๆๆๆๆก่อนครับ เรื่องการออกแบบตารางนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องทำไปแก้ไป เก็บประสบการณ์ไปเรื่อยๆ มันขึ้นกับหลายอย่างว่าตารางจะออกแบบไว้อย่างไร เพื่อใครใช้ เพื่องานใด เพื่อเวลาใด

ขอให้คิดฝันตั้งแต่ต้นจนจบออกมาให้ได้ก่อนตั้งแต่เริ่มต้นคนกรอกข้อมูล ใช้สูตรคำนวณ แล้วออกตารางรายงาน จะต้องมีขั้นตอนอย่างไร ต้องเผื่ออะไรไว้บ้าง

worachai_p
15 May 2007, 15:10
ให้ลองศึกษาใช้ pivot table จะดีกว่านะครับ เพียงแต่ให้กำหนดใช้อยู่ที่ 1 ไฟล์ต่อ 1 ปี
หรือดูจากลักษณะของข้อมูล ถ้ามีจำกัดที่เท่านี้ คือ id package 500 รายการ โดยมีจำนวนต่อรายการเท่ากับ 5 ครั้ง (ระยะเช็ค10000-50000) ก็สามารถใช้ได้หลายปีทีเดียว

ต้องขออภัยที่ไม่สามารถส่งเป็นตัวอย่างไฟล์แนบให้ได้ครับ

สมเกียรติ
15 May 2007, 17:13
Pivot Table นั้นจะเหมาะสมต่อเมื่อออกแบบตารางไว้ถูกต้องก่อน

คำถามในกระทู้นี้เป็นเรื่องของการออกแบบตาราง จึงขอให้ช่วยกันเน้นคำตอบในเรื่องการออกแบบตารางก่อนครับ และที่ใช้คำว่า "ให้ลองศึกษาใช้ pivot table จะดีกว่านะครับ" น่าจะแก้ไขเป็น "ให้ลองศึกษาใช้ pivot table ด้วยนะครับ" เพราะผู้ที่ไม่เคยใช้ Pivot Table อาจอ่านแล้วเข้าใจไปว่าใช้ Pivot Table ดีกว่าการออกแบบตาราง ซึ่งต่างประเด็นกัน

ฝากคุณ worachai_p ระมัดระวังในการถามตอบให้ชัดเจนมากขึ้นครับ

chatchat
16 May 2007, 08:44
สวัสดีครับ

1. ตามไฟล์แนบที่ให้มานั้น คุณควรจะแยก ระหว่าง sheet ข้อมูล กับ sheet คำนวณ หรือ sheet สรุปยอด ออกจากกัน เช่น ให้ sheet 1 เก็บข้อมูลดิบ ( raw data ) อย่างเดียว โดยคำนึงถึง ความซ้ำซ้อนของข้อมูล เช่น ลูกค้าชื่อนี้ ไม่สามารถ ที่จะนำรถมาเช็คที่ระยะ 30000 ซ้ำกันในตารางได้ ( แค่ยกตัวอย่างนะครับ จริงๆลูกค้าคนนี้อาจมีรถมากกว่า 1 คันก็เป็นไปได้ )
2. ใน sheet ที่เก็บ data นี้ ต้องควบคุมความถูกต้องของข้อมูลด้วย เช่น จะตรวจเช็ค ที่ระยะ 50000 แล้วมาเช็คที่ ระยะ 30000 ทีหลังไม่ได้ หรือรถ Serial No. นี้ จะมีลูกค้ามากกว่า 1 คนไม่ได้ เป็นต้น
3. หัวตารางควรแก้ไขแบบที่อาจารย์แนะนำด้วยนะครับ และขออนุญาตเพิ่มเติม เกี่ยวกับหัวตารางตามตัวอย่างที่ให้มานั้น คำว่า Remark ที่เป็นหัวตาราง มีซ้ำกันถึง 4 ที่ ตอนทำสรุป หรือ คำนวณทีหลัง คุณจะงงเองนะครับ
สุดท้ายหาก ฐานข้อมูลออกแบบได้ถูกต้องและครบถ้วนแล้ว คุณก็สามารถสร้าง sheet สรุปคำนวณ หรือ แม้แต่ pivot table ก็ง่ายขึ้นแล้วล่ะครับ รวมถึงคิดเผื่อกรณี ข้อมูลมีมากขึ้น เราก็สามารถที่จะ export ข้อมูลไปใช้ที่อื่นได้ทันที เช่น access หรือแม้แต่ SQL ได้โดยปรับแก้ไขเพียงเล็กน้อยเท่านั้น

supa pooksoon
16 May 2007, 09:44
ขอบพระคุณผู้ให้คำแนะนะทุกท่านเลยค่ะ จะแก้ไข และตอบโจทย์ของอาจารย์ให้ได้ทุกข้อก่อน ต้องอ่านไปแก้ไขไปจนกว่าจะได้รายงานที่สมบูรณ์ที่สุดค่ะเพราะภาเองก็ต้องนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารอ่านแล้วเข้าใจ และมีรายละเอียดเพียงพอ แต่พอเข้าใจที่อาจารย์ให้คำแนะนำว่าต้องกลับไปทำอะไรบ้าง รวมทั้งPivot Table ก็สนใจแต่ต้องศึกษาก่อนเพราะรายงานไม่ได้ต้องการเพียงบทสรุปยอดอย่างเดียว คงต้องอิงความต้องการของผู้ใช้อย่างที่อาจารย์ว่า แต่สนใจและเคยอ่านเจอPivot Table แต่บางครั้งเรื่องง่ายๆ ของผู้รู้ ก็เป็นเรื่องที่ภาต้องใช้เวลามากกว่าคนอื่นเพราะพื้นฐานไม่แข็งแรงพอ ขอบพระคุณทุกคำแนะ และเวลาที่สละมาให้จริงๆ ค่ะ

supa pooksoon
16 May 2007, 10:25
จะเข้าไปอ่านมากๆ เพื่อตอบโจทย์ของอาจารย์ทุกข้อให้ได้ค่ะ และจะแก้ไขตามคำแนะนำ เพื่อให้ได้รายงานที่สมบูรณ์ที่สุดค่ะ ส่วนPivot Table ก็สนใจค่ะเคยอ่านเจอแต่ยังไม่เคยได้ลองใช้ อาจด้วยพื้นฐานที่ไม่แข็งแรง เรื่องง่ายๆ สำหรับผู้รู้ แต่สำหรับภาอาจต้องใช้เวลามากกว่าท่านอื่นๆ อ่านไป ทำไป แก้ไขไป งานไหนที่มีเวลาจำกัดก็อาจต้องรบกวนผู้รู้ช่วยแนะนำ ต้องออกตรวจงานสาขาต่างอำเภอด้วยเวลาที่จะคิดสร้างสรรค์ หาความรู้เพิ่มเลยจำกัดสักหน่อย ตัวเป็นเกลียว หัวเป็นน๊อตเลยค่ะ ต้องขอความกรุณาจากผู้รู้ด้วย นึกว่าเอ็นดูเด็กบ้านนอกสักคนนะคะ ขอบพระคุณทุกคำแนะนำจะพยายามต่อค่ะ

supa pooksoon
16 May 2007, 11:10
จะเข้าไปอ่านเพิ่มเติมมากๆ และแก้ไข เพื่อตอบโจทย์ของอาจารย์ทุกข้อให้ได้ก่อนค่ะ ส่วนPivot Table ก็สนใจเคยอ่านเจอแต่ขอสร้างตารางให้สมบูรณ์ก่อนนะคะ ขอบพระคุณอาจารย์และผู้รู้ที่กรุณาสละเวลาให้คำแนะนำ บางทีเรื่องง่ายๆ สำหรับผู้รู้ แต่สำหรับภาอาจต้องใช้เวลามากกว่าท่านอื่นเพราะพื้นฐานExcel ไม่แข็งแรง แต่จะพยายามต่อไปค่ะ ขอบพระคุณอีกครั้งสำหรับคำแนะนำที่เกิดประโยชน์อย่างยิ่ง

supa pooksoon
16 May 2007, 16:21
จะหาเวลาเข้าไปอ่านเพิ่มเติมมากๆ และทำความเข้าใจเพื่อให้พื้นฐานExcel แข็งแรงขึ้น แล้วจะค่อยๆ แก้ไข ตอบโจทย์ของอาจารย์ให้ได้ทุกข้อค่ะ จะพยายามจนกว่าจะสมบูรณ์นะคะ ขอบพระคุณสำหรับทุกคำแนะนำ และทุกนาทีที่กรุณาสละเวลาให้นะคะ ขอบพระคุณจริงๆ พอนึกอะไรออกมากขึ้นค่ะ